Rejestr zgód

Rejestr zgód umożliwia zarządzenie wszystkimi zarejestrowanymi w systemie zgodami na przetwarzanie danych, umożliwiając szybką weryfikację uzyskanych oświadczeń.

Rejestr zgód dostępny jest z poziomu menu CRM -> Rejestr zgód. Po wybraniu przycisku [Dodaj] otworzony zostaje formularz zgody.

Przed dodaniem zgody, w pierwszej kolejności należy zdefiniować wartości słownika uniwersalnego Treść zgód (Konfiguracja -> Słowniki Uniwersalne ->  Przetwarzanie danych osobowych -> Treści zgód). Treści zgody mogą być wiązane z kategoriami zgód, wybranym regulaminem oraz powiązanymi kanałami komunikacji, których dotyczą.

Formularz zgody
Formularz zgody

Aby zapisać nową zgodę wymagane jest uzupełnienie następujących pól:

  • Wyrażający – pole z udostępnioną listą kontrahentów/pracowników/osób kontaktowych.
  • Kategoria zgody – wartości pobierane ze słownika uniwersalnego (Konfiguracja -> Słowniki Uniwersalne->  Przetwarzanie danych osobowych -> Kategorie zgód). Operator ma możliwość dodania dodatkowych wartości do słownika oraz oznaczenia jednej z wartości jako domyślnej.
  • Tytuł – wartości pobierane ze słownika uniwersalnego (Konfiguracja -> Słowniki Uniwersalne ->  Przetwarzanie danych osobowych -> Treści zgód). Lista zawężona jest do tytułów zgód powiązanych z wybraną wcześniej kategorią zgody, których data określona w polu Obowiązuje od w słowniku uniwersalnym nie jest późniejsza od daty bieżącej.

Na formularzu dostępne są również pola:

  • ID – unikalny numer zgody nadawany automatycznie w momencie jej utworzenia
  • Data wyrażenia – domyślnie data bieżąca (nie może być ona późniejsza niż data bieżąca) określająca datę wprowadzenia zgody.
  • Źródłolista pozwalająca na wskazanie wartości zdefiniowanej przez użytkowników w słowniku uniwersalnym (Konfiguracja -> Słowniki Uniwersalne -> Przetwarzanie danych osobowych -> Źródła uzyskania zgody). Domyślnie pobierana jest wartość określona jako domyślna w słowniku lub w przypadku jej braku – centrum, do którego zalogowany jest operator.
  • Powiązane adresy lista pozwalająca na wskazanie jednego spośród aktywnych danych adresowych danego obiektu. Pole pozostaje puste i nieaktywne w przypadku gdy:
    • nie wskazano wartości w polu Tytuł
    • w wartości słownika uniwersalnego Treści zgód w parametrze Dotyczy kanału komunikacji nie zaznaczono opcji Adresy. Słownik dostępny jest z poziomu Konfiguracja -> Słowniki Uniwersalne -> Przetwarzanie danych osobowych -> Treści zgód.
  • Powiązany kontakt lista pozwalające na wskazanie jednego spośród aktywnych danych kontaktowych danego obiektu. Pole pozostaje puste i nieaktywne w przypadku gdy:
    • nie wskazano wartości w polu Tytuł
    • w wartości słownika Treści zgód w parametrze Dotyczy kanału komunikacji nie zaznaczono opcji Kontakty
  • Powiązany regulamin pole umożliwiające wskazanie załącznika. Jako wartość domyślna wskazana jest nazwa załącznika powiązana z wartością słownika Treści zgód.

Przykład

Podczas zakładania konta lojalnościowego, firma otrzymała drogą elektroniczną od swojego nabywcy Sklepu ABC zgodę na wysłanie informacji marketingowych na powiązany z kontem adres email. Aby zarejestrować taką zgodę w systemie należy:

  1. Dodać nową wartość do słownika Treść zgód (Konfiguracja -> Słowniki uniwersalne -> Przetwarzanie danych osobowych -> Treści zgód) na przykład:
  • Tytuł: Otrzymywanie oferty promocyjnej
  • Treść zgody: Zgoda na otrzymywanie aktualnej oferty marketingowej drogą elektroniczną.
  • Kategoria: Marketing
  • Obowiązuje od: data bieżąca
  • Powiązany regulamin: brak
  • Dotyczy kanału komunikacji: Tak – kontakty
  • Powiązane kanały komunikacji: email

2. Dodać nową wartość „email” do słownika Źródła uzyskania zgody

3. Dodać nowy formularz zgody

  • Wyrażający: Sklep ABC
  • Data wyrażenia: data bieżąca
  • Kategoria zgody: Marketing
  • Tytuł: Otrzymywanie oferty promocyjnej (wartość słownika zdefiniowana w pkt 1)
  • Źródło: email (wartość słownika zdefiniowana w pkt 2)
  • Powiązany adres: brak
  • Powiązany kontakt: email pobrany z karty kontrahenta Sklep ABC

Po zapisaniu formularza, zgoda będzie zarejestrowana w systemie.