Stany dokumentów

Podstawowe stany dokumentów:

  • Zainicjowany – dokument jest w trakcie tworzenia, nie został jeszcze zapisany
  • Niezatwierdzony – dokument jest zapisany ale można dokonywać na nim wszelkich zmian
  • Zatwierdzony – na zatwierdzonym dokumencie użytkownik z nadanym uprawnieniem Aktualizacja danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach ma możliwość aktualizacji danych kontrahenta oraz jego adresu; pozostałe pola są nieedytowalne i można jedynie podejrzeć szczegóły dokumentu i pozycji; takiego dokumentu nie można usunąć, a jedynie anulować.
  • Anulowany – dokument jest wyświetlany na liście, ale nie pociąga za sobą żadnych innych konsekwencji, np. anulowany dokument PZ nie zwiększa zasobów artykułu na magazynie
  • Zaksięgowany – dokumentu zaksięgowanego nie można modyfikować; można jedynie podejrzeć szczegóły dokumentu i pozycji; nie można go usunąć ani anulować

Uwaga
Anulowanie dokumentu zaksięgowanego jest możliwe po usunięciu lub wystornowaniu zapisu księgowego.

Dodatkowe stany dokumentów, występujące tylko na niektórych dokumentach:

  • W realizacji – dotyczy:
    • zamówień zakupu/sprzedaży
    • zamówień wewnętrznych
    • reklamacji

występuje w momencie wygenerowania, na podstawie dokumentu źródłowego, innego dokumentu, który nie został jeszcze zatwierdzony, lub wygenerowany i zatwierdzony dokument realizuje tylko część zamówienia/reklamacji

  • Zrealizowany – dotyczy:
    • zamówień zakupu/sprzedaży
    • zamówień wewnętrznych
    • reklamacji
    • prognozy popytu

występuje, gdy na wszystkie pozycje dokumentu zostały wygenerowane i zatwierdzone dokumenty handlowe lub magazynowe; w przypadku PP dokumenty ZZ

  • Zamknięty – dotyczy:
    • zamówień zakupu/sprzedaży
    • zamówień wewnętrznych
    • reklamacji
    • inwentaryzacji

otrzymują go zamówienia, z których realizacji operator zrezygnował celowo, reklamacje, których proces reklamacyjny dobiegł końca oraz te dokumenty inwentaryzacji, które użytkownik zamknął po wygenerowaniu wszystkich możliwych dokumentów PW/RW

  • Odrzucony – dotyczy:
    • zapytania ofertowego zakupu/sprzedaży
    • oferty zakupu/sprzedaży

otrzymują go dokumenty, które nie zostaną zrealizowane ponieważ zostały odrzucone z określonej przyczyny, np. niezainteresowanie klienta

  • Przyjęty – dotyczy
    • ofert zakupu/sprzedaży

otrzymują go te oferty, które zostały zaakceptowane przez kontrahenta

  • Zafiskalizowany – dotyczy:
    • paragonu
    • faktur sprzedaży
    • faktur zaliczkowych sprzedaży

oznacza, że dokument został wydrukowany na kasie/drukarce fiskalnej; nie można go już edytować, usunąć ani anulować

  • Zaksięgowany zafiskalizowany – dotyczy:
    • paragonu
    • faktur sprzedaży
    • faktur zaliczkowych sprzedaży

oznacza, że dokument został zaksięgowany i przeszedł przez kasę/drukarkę fiskalną; nie można go już edytować, usunąć ani anulować

  • Zatwierdzony ilościowo – dotyczy:
    • przyjęć zewnętrznych
    • przyjęć wewnętrznych

oznacza, że ilość z dokumentu została wprowadzona na magazyn i może podlegać sprzedaży bez ustalonego kosztu zakupu. Szczegółowe informacje na temat zatwierdzania ilościowego znajdują się w artykułach: Zatwierdzanie ilościowe FIFO i LIFO oraz Zatwierdzanie ilościowe AVCO.

  • Złożony – dotyczy:
    • zamówienia wewnętrznego

oznacza, że dokument został zatwierdzony przez centrum wystawiające dokument i oczekuje na zatwierdzenie centrum docelowego.

Istnieje możliwość zarządzania stanami dokumentów, jakie może on przyjmować, poprzez modyfikację diagramu stanów. Szczegóły znajdują się w artykule Konfiguracja – definicja dokumentu.