Tworzenie raportów kasowych/bankowych

Raporty kasowe i bankowe są zestawieniem wszystkich operacji kasowych lub bankowych w ciągu określonego okresu.

Lista raportów kasowych/bankowych

Lista raportów kasowych/bankowych dostępna jest z poziomu menu Finanse pod przyciskiem [Kasowe]/[Bankowe].

Na liście znajdują się Standardowe przyciski oraz dodatkowo:

  • [Otwórz raport] – przycisk aktywny wyłącznie dla raportu będącego w stanie zamkniętym; pozwala otworzyć wskazany na liście raport oraz raporty wprowadzone do tego samego rejestru z późniejszą datą
  • [Renumeruj raporty] – służy do uzyskania poprawnej numeracji raportów w przypadku powstania luk w numeracji
  • [Księguj poprzez konto przeciwstawne] – służy do automatycznego księgowania zamkniętego raportu z wykorzystaniem konta i dziennika cząstkowego rejestru oraz kont przeciwstawnych wskazanych na operacjach

Na liście widoczne są wyłącznie te raporty, które są wystawione w rejestrach dostępnych w danym centrum.

Lista Raporty kasowe

Lista raportów składa się z kolumn:

  • Numer – wprowadzany przez system automatycznie zgodnie z definicją numeratora
  • Numer obcy – numer obcy dla raportu kasowego oraz numer wyciągu dla raportu bankowego
  • Kasa/rachunek – rejestr, do którego należy dany raport
  • Data otwarcia raportu – data i godzina założenia raportu
  • Data zamknięcia raportu – data i godzina zamknięcia raportu
  • Saldo otwarcia
  • Przychody – kwota przychodów w raporcie
  • Rozchody – kwota rozchodów w raporcie
  • Saldo zamknięcia raportu
  • Waluta raportu
  • Stan – stan raportu: Otwarty, Zamknięty lub Zaksięgowany
  • Waluta systemowa (domyślnie ukryta)

Dodawanie raportu kasowego/bankowego

Sposób wypełniania formularzy raportów jest taki sam dla raportów kasowych oraz bankowych.

W celu dodania raportu należy wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków Lista.

Formularz raportu kasowego

Formularz raportu składa się z elementów:

Zakładka Nagłówek

  • Numer obcy/Numer wyciągu – dowolny numer ewidencyjny wprowadzany przez użytkownika. Dla raportów kasowych jest to Numer obcy, dla raportów bankowych jest to Numer wyciągu.
  • Kasa gotówkowa/Rachunek bankowy – rejestr, do którego należy dany raport. Dla raportów kasowych podpowiadają się wyłącznie rejestry typu Kasa, natomiast dla bankowych rejestry typu Bank. Lista jest zawężona do rejestrów, do których użytkownik ma dostęp w danym centrum struktury firmy.
  • Otwarcia – saldo otwarcia raportu. W przypadku pierwszego (najstarszego) raportu w danym rejestrze pole to jest aktywne i użytkownik ma możliwość wprowadzenia kwoty otwarcia. Kwota Otwarcia na pierwszym raporcie może zostać także uzupełniona poprzez wybranie z menu Dodatki –> Funkcje Specjalne przycisku Odbudowa stanów kas. Podczas dodawania kolejnych raportów pole Otwarcia jest wyszarzone – kwota otwarcia raportu jest automatycznie uzupełniana na podstawie kwoty zamknięcia poprzedniego raportu w tym rejestrze i nie podlega edycji. W przypadku raportów w walucie innej niż systemowa, zmiana wartości salda dla pierwszego raportu jest przeliczana na wartość systemową po kursie waluty podanym na formularzu. W przypadku wystąpienia zaburzeń sald, użytkownik ma możliwość ich naprawy za pomocą funkcji Odbudowy stanów kas.
  • Przychody – kwota przychodów w raporcie
  • Rozchody – kwota rozchodów w raporcie
  • Zamknięcia – saldo zamknięcia raportu
  • Data otwarcia – data i godzina założenia raportu
  • Data zamknięcia – data i godzina zamknięcia raportu
  • Stan – określa stan, w jakim znajduje się raport. Do wyboru są dwa stany: Otwarty oraz Zamknięty.

Uwaga
Istnieje możliwość wprowadzenia kilku raportów tego samego dnia w tym samym rejestrze, pod warunkiem, że ich daty otwarcia i zamknięcia nie będą na siebie nachodzić. Ponadto, system nie wymusza ciągłości dat.

 

Przykład

Użytkownik wprowadził raporty dzienne z datami:

  • 1.01.2019 (poniedziałek)
  • 2.01.2019 (wtorek)
  • 3.01.2019 (środa)
  • 4.01.2019 (czwartek)
  • 5.01.2019 (piątek)
  • 8.01.2019 (poniedziałek)
  • 9.01.2019 (wtorek)

System nie wymusza, aby 6.01.2019 i 7.01.2019 były wprowadzone raporty.

Okres trwania raportu jest uzależniony od ustawień na definicji rejestru. Raporty mogą być tworzone, jako dzienne, tygodniowe, miesięczne, bądź w okresie dowolnym.

 

Przykład

Data systemowa: 23.01.2019. Na definicji rejestru ustawiony jest jako okres raportu Miesiąc.

W rejestrze nie ma żadnych raportów. Użytkownik dodaje raport, daty podpowiadają się następująco:

  • Data otwarcia: 01.01.2019
  • Data zamknięcia: 31.01.2019

Użytkownik zmienia okres raportu w rejestrze na Tydzień. Użytkownik dodaje kolejny raport, daty podpowiadają się następująco:

  • Data otwarcia: 01.02.2018 (piątek)
  • Data zamknięcia: 03.02.2018 (niedziela)

Użytkownik dodaje kolejny raport, daty podpowiadają się następująco:

  • Data otwarcia: 04.02.2018 (poniedziałek)
  • Data zamknięcia: 10.02.2018 (niedziela)

Użytkownik zmienia okres raportów w rejestrze na Miesiąc. Użytkownik dodaje kolejny raport, daty podpowiadają się następująco:

  • Data otwarcia: 11.02.2018
  • Data zamknięcia: 28.02.2018

 

Przykład

Na definicji rejestru ustawiony jest jako okres raportu Miesiąc. W rejestrze jest wprowadzony raport miesięczny z datami:

  • Data otwarcia: 01.10.2018
  • Data zamknięcia: 31.10.2018

Użytkownik dodaje nowy raport – daty podpowiadają się następująco:

  • Data otwarcia: 01.11.2018
  • Data zamknięcia: 30.11.2018

 

Przykład

Na definicji rejestru ustawiony jest jako okres raportu Miesiąc. W rejestrze jest wprowadzony raport miesięczny z datami:

  • Data otwarcia: 01.01.2019
  • Data zamknięcia: 14.01.2019

Użytkownik dodaje nowy raport – daty podpowiadają się następująco:

  • Data otwarcia: 15.01.2019
  • Data zamknięcia: 31.01.2019

 

Uwaga
W przypadku raportów obejmujących operacje z więcej niż jednego dnia, zalecane jest księgowanie pojedynczych operacji, aby daty rozrachunków były poprawne. W przeciwnym razie mogą wystąpić rozbieżności pomiędzy rozliczeniami i rozrachunkami.

 

Dla raportu należącego do rejestru w walucie innej niż systemowa, na formularzu raportu pojawiają się dodatkowe pola dla kwot: Otwarcia, Przychody, Rozchody, Zamknięcia, prezentujące przeliczenie wartości na walutę systemową.

Dodatkowe pola dla raportu należącego do rejestru w walucie innej niż systemowa

 

Uwaga
Jeżeli raport firmy jest zdefiniowany w jej walucie systemowej, to dodatkowe kontrolki dotyczące waluty nie są wyświetlane, bez względu na walutę systemową firmy, w której raport jest wyświetlany.

 

Przeliczenie wartości w walucie rejestru na walutę systemową nie jest możliwe w przypadku braku kursu na dzień otwarcia raportu. Przy zmianie typu kursu użytkownik jest informowany o braku notowania podanego kursu waluty i ma możliwość określenia wartości kursu na dzień otwarcia raportu dla waluty rejestru. System umożliwia zdefiniowanie kursu zarówno dla typu kursu sprzedaży, jak i zakupu.

Zakładka Operacje

Na zakładce Operacje możliwe jest dodawanie operacji bezpośrednio do danego raportu na zasadach opisanych w artykule Dodawanie operacji kasowych/bankowych.

Zakładka Operacje

Uwaga
Dla operacji niedostępnych w danym centrum niektóre kolumny podlegają maskowaniu. Saldo otwarcia, saldo zamknięcia, przychody i rozchody danego raportu są zawsze liczone po uwzględnieniu wszystkich operacji – dostępnych i niedostępnych w danym centrum.

 

Dla operacji niedostępnych w danym centrum maskowaniu podlegają następujące kolumny:

  • Numer dokumentu
  • Kod podmiotu
  • Nazwa podmiotu
  • Dostępność
  • Właściciel
  • Tytułem
  • Konto przeciwstawne
  • Forma płatności
  • Numer obcy
  • Opis
  • Rodzaj bonu
  • Numer bonu

Raport z operacjami z zamaskowanymi danymi

Zakładki Atrybuty, Historia zmian, Załączniki

Szczegółowy opis zakładek znajduje się w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.