Zamykanie dzienników cząstkowych

Zapisy księgowe można zamknąć:

• Dla całego okresu obrachunkowego
• Dla cząstkowego okresu obrachunkowego do konkretnego dnia
• W konkretnych dziennikach cząstkowych

Funkcjonalność zamykania dzienników księgowych jest dostępna tylko w przypadku, gdy na formularzu okresu obrachunkowego wybrano parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym. Jest ona ściśle powiązana z danym okresem obrachunkowym.

Parametr Zamykanie dzienników jest widoczny na formularzu okresu, jeśli operator posiada uprawnienie do zamykania okresów obrachunkowych (Konfiguracja → Struktura firmy → Grupy operatorów → Inne uprawnienia → Zamykanie okresów obrachunkowych). Jeżeli chociaż jeden z dzienników zostanie zamknięty, nie ma możliwości odznaczenia danego parametru.

Dzienniki cząstkowe można zamykać z dwóch poziomów:

• Konfiguracja → Księgowość → Okresy obrachunkowe → edycja dziennika

Przykład

Użytkownik ustawia na dzienniku stan Zamknięty wstępnie na 28-02-2019 następnie próbuje zmienić datę zamknięcia wstępnego dziennika na 15-01-2019 – nie jest to możliwe.

Użytkownik ustawia na dzienniku stan Zamknięty wstępnie na 28-02-2019, następnie próbuje zmienić datę zamknięcia wstępnego dziennika na 31-03-2019 – jest to możliwe.

Użytkownik ustawia na dzienniku stan Zamknięty wstępnie na 28-02-2019, następnie próbuje zmienić stan na Zamknięty na 31-01-2019 – jest to możliwe.

• Księgowość → Dziennik → Zamknięcie dziennika

Przy zaznaczonym parametrze Zamykanie dzienników, na liście zapisów księgowych w menu głównym wyświetlany jest przycisk [Zamknięcie dziennika].

Jeżeli w filtrze wybrano Dzienniki <Wszystkie> przycisk [Zamknięcie dziennika] umożliwia zamknięcie wszystkich dzienników. Jeżeli nie można zamknąć któregoś z dzienników (bo znajdują się zapisy w buforze), zostają zamknięte tylko dzienniki możliwe do zamknięcia i zostaje wyświetlona informacja o niezamkniętych dziennikach. Nie ma możliwości usunięcia dziennika, który został zamknięty.

Przykład

Jeżeli użytkownik zamknął przynajmniej jeden dziennik w stanie Zamknięty wstępnie do danego dnia i przy ponownej edycji próbuje zamknąć wszystkie dzienniki do dnia wcześniejszego, nie jest to możliwe. Zmiana stanu na Zamknięty wstępnie jest możliwa na dzień późniejszy niż data ostatniego zamknięcia oraz późniejszy niż data ostatniego zamknięcia wstępnego chociaż jednego z dzienników.

Jeżeli użytkownik zamknął przynajmniej jeden dziennik w stanie Zamknięty do danego dnia i przy ponownej edycji próbuje zamknąć wszystkie dzienniki do dnia wcześniejszego, nie jest to możliwe. Zmiana stanu na Zamknięty jest możliwa z datą późniejszą niż data ostatniego zamknięcia.

Zamknięcie zapisów księgowych w dzienniku może przyjąć stan:

• Zamknięty wstępnie – użytkownik posiadający uprawnienie do zamykania okresów obrachunkowych może dodawać, modyfikować, usuwać, zatwierdzać, stornować i renumerować zapisy księgowe w dziennikach zamkniętych wstępnie. Operatorzy bez danego uprawnienia mogą wyłącznie renumerować zapisy księgowe oraz przenosić zapisy do księgi głównej i wykonywać ich storno z datą księgowania równą dacie zamknięcia.
• Zamknięty – stan ten jest ostatecznym zamknięciem zapisów w danym dzienniku. Wszyscy operatorzy, niezależnie od uprawnienia do zamykania okresu, mają zablokowane dodawanie, modyfikację, usuwanie, przenoszenie do księgi głównej oraz wykonywanie storna i renumerację zapisów księgowych.

Zaznaczenie parametru Zamknij do automatycznie ustawia domyślny stan Zamknięty wstępnie, z możliwością wyboru tylko stanu Zamknięty.

Uwaga

Jeżeli dziennik został już zamknięty, nie ma możliwości zmiany jego stanu na Otwarty.

Zamykanie okresu obrachunkowego lub zamykanie okresu cząstkowego jest nadrzędne w stosunku do zamykania dzienników. Jeżeli użytkownik w danym okresie obrachunkowym zaznaczy parametr Zamykanie dzienników, to funkcja Zamykania okresów cząstkowych będzie działała jako zamknięcie ostateczne wszystkich dzienników księgowych do dnia zamknięcia okresu cząstkowego (stan Zamknięty na wszystkich dziennikach). Zamknięcie okresu zamyka wszystkie dzienniki do ostatniego dnia okresu obrachunkowego.

Jeżeli jakiś dziennik został zamknięty z datą późniejszą niż zamknięcie okresu cząstkowego, to data zamknięcia nie zostanie przestawiona na datę wcześniejszą. Data zamknięcia nie jest w tym przypadku aktualizowana.

W przypadku zaznaczonego parametru Łącz okresy handlowe z okresami obrachunkowymi (System → Konfiguracja → Handel), operator chcąc zamykać dzienniki cząstkowe, musi posiadać uprawnienia do zamykania okresów operacji handlowych (Konfiguracja → Struktura firmy → Grupy operatorów → Inne uprawnienia → Zamykanie okresów operacji handlowych).