Dokumenty w systemie Comarch ERP Altum HR zostały podzielone ze względu na moduł, którego dotyczą. W każdym module została stworzona lista dokumentów o różnej klasie. W obrębie danej klasy występują dokumenty o podobnych właściwościach. Taki podział dokumentów pozwala na ustalenie dowolnej numeracji dla poszczególnych dokumentów dostępnych w systemie.

Dokumenty klasy wypłata wpływają na stan finansów firmy (np. konta bankowego czy kasy) pomniejszając ich saldo.

Użytkownik ma możliwość oznaczenia wybranej definicji dokumentów jako Nieaktywnej. Na formularzu definicji dokumentu znajduje się parametr Nieaktywna. Po jego zaznaczeniu definicja nie jest dostępna na rozwijalnej liście schematów numeracji na danym dokumencie.

Standardowo, program Comarch ERP Altum HR wyposażony jest w następujące klasy podzielone na grupy (według modułów):

• KSIĘGOWOŚĆ:

Bilans otwarcia – dokumenty bilansu otwarcia, wprowadzające stany początkowe na konta księgowe.

Ewidencja kosztów – dokumenty ewidencji kosztów. Dokumenty generujące koszty, nie kwalifikujące się do wprowadzenia do rejestrów VAT zakupów (np. polisy ubezpieczeniowe, dokumenty SAD).

Ewidencja przychodów – dokumenty ewidencji przychodów. Dokumenty generujące przychody, nie kwalifikujące się do wprowadzenia do rejestru VAT sprzedaży.

Identyfikator księgowy – unikalny numer nadawany przez program automatycznie: na etapie wprowadzania dokumentu do ewidencji pomocniczych np. Faktury do rejestru VAT (w przypadku wszystkich rodzajów księgowości), podczas „ręcznego” dodawania zapisów w dziennikach księgowych oraz podczas księgowania schematami dokumentów źródłowych (w przypadku Księgowości kontowej).

Nota odsetkowa – standardowo zdefiniowana nota odsetkowa (wprowadzana z poziomu Księgowość/ Rozrachunki) to NODS.

PK kompensaty - standardowo zdefiniowany symbol dla dokumentu kompensaty (generowanego z poziomu Księgowość/ Rozrachunki) to KOMPK.

Ponaglenie zapłaty – ponaglenia zapłaty dla klientów, którzy przekroczyli termin płatności. Standardowo zdefiniowane ponaglenie zapłaty (wprowadzane z poziomu Księgowość/ Rozrachunki) to PZAP.

Potwierdzenie salda – potwierdzenia sald na dany dzień. Standardowo zdefiniowane potwierdzenia salda (wprowadzane z poziomu Księgowość/ Rozrachunki) to PSLD.

Różnica kursowa - standardowo zdefiniowany symbol dla dokumentu różnicy kursowej (generowanego z poziomu Księgowość/ Rozrachunki) to RKKH.

Serie dokumentów – lista serii, które można przypisać do dokumentów z modułu Księgowość.

• OBIEG DOKUMENTÓW:

Biblioteka dokumentów – dokumenty firmowe, rejestrowane w systemie w postaci różnego rodzaju plików. Użytkownik może dowolnie opisać plik, nadać status i skojarzyć z elementem systemu Comarch ERP Altum HRlub dowolnym podmiotem. Predefiniowany schemat dla dokumentów firmowych to OBD/numer/rok.

Serie dokumentów – lista serii, które można przypisać do dokumentów z modułu Obieg dokumentów.

• PŁACE:

Lista płac – listy płac, do których przypinane będą kolejne wypłaty na rzecz pracowników. Standardowo zdefiniowano 8 schematów według wzoru SYMBOL/ROK/MIESIĄC/NUMER. Są to listy płac typu: Etat, Inna wypłata, Pożyczka, Umowa zlecenie, Właściciel, Zaliczki, Zaliczki brutto.

Lista płac, która różni się nieco wzorem to lista płac Bilans Otwarcia – jej wzór jest poszerzony o serię - SYMBOL/ROK/MIESIĄC/NUMER/SERIA.

W schemacie numeracji listy płac można jeszcze wykorzystać dwa dodatkowe człony:

• wydział - symbol wydziału wpisywany na formularzu wydziału (dostępny tylko w module Płace i Kadry Plus),
• seria – umożliwia bardziej szczegółowe opisanie list płac.

Lista płac korygująca – z domyślnie zdefiniowanym schematem listy płac korygującej EKOR (etat korygująca). Jeśli u użytkownika zaistnieje konieczność założenia nowego schematu dla korekt można przez <CTRL>+<INS> skopiować istniejący schemat (wystarczy zmienić pola: Symbol, Nazwa) i zapisać.

Serie dokumentów - seria dokumentu wykorzystana jest w schemacie numeracji list płac. Serie można zdefiniować odrębnie dla umów cywilnoprawnych, w tym celu w oknie należy wybrać filtr Umowa. Domyślnie pokazuje się ustawienie Lista płac. Zdefiniowano 11 serii domyślnych o nazwach odpowiadającym symbolom list płac: E, I, P, U, W, Z. Serie CHOR, PIT, RP7, URL, ZUS domyślnie wykorzystywane są przez program do generowania list płac typu Bilans Otwarcia (BOWYP) w przypadku wykonania migracji danych (przez program Comarch MIGRATOR) z programów Comarch ERP Klasyka PIK, Comarch ERP Klasyka PLP lub Comarch ERP Klasyka PL do programu Comarch ERP Altum HR, ale mogą również posłużyć do definiowania list płac użytkownika.

Umowa – zawiera schemat numeracji dla listy płac, na której będą rozliczane umowy cywilnoprawne – symbol UMW (standardowo). Można również zdefiniować własne symbole list płac dla umów.

• ŚRODKI TRWAŁE:

Arkusz inwentaryzacyjny ŚT - arkusze inwentaryzacyjne pomocne w przeprowadzeniu inwentaryzacji środków trwałych. Predefiniowanym dokumentem jest AIST (arkusz inwent. ST).

Arkusz inwentaryzacyjny WYP - arkusze inwentaryzacyjne pomocne w w przeprowadzeniu inwentaryzacji wyposażenia. Predefiniowanym dokumentem jest AIWP (arkusz inwent. WYP).

Serie dokumentów - lista serii, które można przypisać do dokumentów z modułu Środki trwałe.

Lista definicji dokumentów

Wszystkie dostępne klasy dokumentów wypisane są w lewej części okna w grupie Definicje dokumentów. Przesuwając się kursorem na poszczególne pozycje w prawej części okna widoczne są dokumenty zdefiniowane w obrębie tej klasy.

Lista obsługiwana jest standardowymi przyciskami:

 - dodanie pozycji <INSERT> – pozwala na dodanie nowego typu dokumentu w obrębie wskazanej klasy,

 - edycja pozycji <ENTER> – wyświetla szczegóły na temat wskazanej pozycji. Zapis zmian dotyczących definicji dokumentu jest możliwy tylko wówczas, gdy nie ma w systemie wystawionego żadnego dokumentu wskazanego typu,

 - usunięcie pozycji <DELETE> – jest możliwe tylko w przypadku, gdy nie ma w systemie wystawionego żadnego dokumentu wskazanego typu.