• Liczbę nadgodzin ustali program poprzez porównanie kalendarza nominalnego (planu pracy) z  zapisami o  obecnościach i nieobecnościach, które wprowadzi się w kalendarzu (czas pracy). Rozliczenie wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach i odpowiednich dopłat odbywa się automatycznie. W tym przypadku dla poprawnego ustalenia liczby nadgodzin konieczna jest odpowiadająca rzeczywistości definicja kalendarza i szczegółowa, wprowadzona do programu informacja o czasie pracy (dzień po dniu).
• Liczba nadgodzin wprowadzana zostanie bezpośrednio przez użytkownika systemu. Ten sposób związany jest z ewidencją czasu pracy według zestawienia. Pozwala on znacznie zyskać na czasie, gdyż na zestawieniu sumarycznie odnotowuje się czas przepracowany w podanym okresie oraz czas przepracowanych nadgodzin. Niestety rozwiązanie to ma jedną istotną wadę – utracimy możliwość drukowania z poziomu programu szczegółowej ewidencji czasu pracy. Decyzja należy do użytkownika.

• Norma dobowa (wymiar) – podpowiada się 8:00. Zmienna ta oznacza, ilość godzin pracy powyżej których naliczane będą nadgodziny w dni robocze, jeśli rozliczanie kalendarza będzie ustalone według normy dobowej i średniotygodniowej. Norma dobowa jest brana także do ustalenia nadgodzin w dni wolne od pracy oraz świąteczne.
• Norma średniotygodniowa – użytkownik ma możliwość modyfikowania wymienionej normy. W szczególności modyfikacja przyjętych norm czasu pracy może odbywać się poprzez zapisanie ich bezpośrednio w kalendarzu.
• Norma według kalendarza – po zaznaczeniu parametru za normę czasu pracy przyjmowany będzie czas odczytany z nominalnego kalendarza (planu pracy).

Z uwzględnieniem przedłużonych dobowych wymiarów z planu pracy (równoważny czas pracy) – parametr domyślnie nie jest zaznaczony. Odznaczenie pola Norma według kalendarza powoduje uaktywnienie normy dobowej (8h) i tygodniowej (40h) oraz tego parametru, ale bez automatycznego zaznaczenia. Użytkownik sam decyduje o jego zaznaczeniu.

W niektórych systemach czasu pracy dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru ponad 8h (np. W równoważnym systemie czasu pracy, w systemie skróconego tygodnia pracy, czy w systemie pracy weekendowej). Wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (ponad 8h) powinno być rekompensowane skróceniem dobowego wymiaru czasu pracy (poniżej 8h) w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy. W takich sytuacjach, parametr ten powinien być zaznaczony, co spowoduje inny  sposób naliczania nadgodzin dobowych z uwzględnieniem przedłużonych dobowych wymiarów czasu pracy określonych w planie pracy pracownika (w stosunku do normy dobowej określonej w definicji kalendarza), co pośrednio wpłynie na wyliczenie nadgodzin wynikających z przekroczenia normy średniotygodniowej (nadgodziny dobowe  nie są uwzględniane w sprawdzaniu, czy doszło do przekroczenia normy).

Po zaznaczeniu tego parametru, praca w godzinach nadliczbowych dobowych będzie liczona następująco:

• W dniach pracy – program będzie sprawdzał oprócz normy dobowej określonej w definicji kalendarza (np. 8h) również dobowy wymiar czasu pracy ustalony w planie pracy (grafiku) pracownika . W dniach przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy (np. 12h) – nadgodziny dobowe wystąpią po przekroczeniu tego wymiaru (czyli po 12h).  Natomiast w dniach skróconego dobowego wymiaru czasu pracy (np. 6h)  – nadgodziny dobowe wystąpią po przekroczeniu dobowej normy czasu pracy określonej w definicji kalendarza, czyli po przekroczeniu 8h.
• W dniach wolnych od pracy (nieświątecznych, które nie są ustalone jako wolne w zamian za pracę w niedzielę lub święto) – program będzie sprawdzał tylko normę dobową określoną w definicji kalendarza (np. 8h), czyli czas pracy po przekroczeniu tej normy będzie zaliczany do nadgodzin dobowych. Natomiast czas przepracowany w obrębie (do) normy dobowej będzie uwzględniany w algorytmie sprawdzania przekroczenia normy średniotygodniowej.
• W dniu świątecznym – program będzie sprawdzał normę dobową określoną w definicji kalendarza (np. 8h), czyli czas pracy po przekroczeniu tej normy będzie zaliczany do nadgodzin dobowych. Natomiast czas przepracowany w obrębie (do) normy dobowej będzie uwzględniany w algorytmie sprawdzania przekroczenia normy średniotygodniowej.

Z uwzględnieniem standardowych świąt – parametr wpływa na wyliczenie normy do nadgodzin. Działanie parametru:

• Zaznaczony – norma do nadgodzin jest pomniejszana o standardowe święta zaszyte w programie przypadające w okresie rozliczeniowym, niezależnie od tego czy zostały naniesione w kalendarzu,
• Niezaznaczony – norma jest pomniejszana tylko o święta naniesione w planie pracy w dniach innych niż niedziela w okresie rozliczeniowym określonym w definicji kalendarza.

Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe – parametr umożliwia podział dopłat do nadgodzin na dobowe i średniotygodniowe. Działanie parametru:

• Zaznaczony – w przypadku okresu rozliczeniowego dłuższego niż miesiąc dopłaty do nadgodzin dobowych są naliczane w miesiącu wystąpienia nadgodzin, natomiast dopłaty do nadgodzin średniotygodniowych na koniec okresu rozliczeniowego. Jako rozliczenie nadgodzin w wypłacie generują się standardowe typy wypłat: Dopłata do nadgodzin dobowych 50%, Dopłata do nadgodzin dobowych 100%, Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100%.
• Niezaznaczony (domyślne ustawienie) – dopłaty do nadgodzin są naliczane w wypłacie za ostatni miesiąc okresu rozliczeniowego. Jako rozliczenie generują się standardowe elementy Dopłaty do nadgodzin 50%, Dopłaty do nadgodzin 100%.

Rozliczenie (Konfiguracja okresu rozliczeniowego) – funkcjonalność dostępna dla użytkowników posiadających moduł Płace i Kadry Plus.

W module tym program domyślnie przyjmuje rozliczenie nadgodzin co 1 miesiąc, czyli wypłata nadgodzin następuje w miesiącu, w którym one wystąpiły. Długość okresu rozliczeniowego podaje się w miesiącach. Kodeks pracy dopuszcza stosowanie 6-miesięcznego okresu rozliczeniowego nadgodzin oraz, w uzasadnionych sytuacjach, pozwala wydłużyć go do 12 miesięcy. Za określenie okresu rozliczeniowego odpowiada parametr Rozliczenie Co, który przyjmuje wartości z zakresu 0 – 12.

Rozliczenie z przesunięciem dotyczy okresów co najmniej 2 miesięcznych. Jest to przesunięcie okresu rozliczania nadgodzin względem początku roku:

• 0 miesięcy – pierwszy okres rozliczeniowy w roku rozpoczyna się w styczniu,
• 1 miesiąc – pierwszy okres rozliczeniowy w roku rozpoczyna się w lutym (jest przesunięty o 1 miesiąc względem stycznia)
• 2 miesiące – pierwszy okres rozliczeniowy w roku rozpoczyna się w marcu (jest przesunięty o 2 miesiące względem stycznia, dotyczy okresów rozliczeniowych co najmniej 3 miesięcznych).

Rozliczenie z opóźnieniem – oznacza przesunięcie wypłat nadgodzin względem ostatniego dnia okresu rozliczeniowego. Oznacza, co ile miesięcy będą rozliczane nadgodziny.

• 0 miesięcy – rozliczenie nadgodzin następuje w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego
• 1 miesiąc – rozliczenie następuje w pierwszym miesiącu po zakończeniu okresu rozliczeniowego (okres rozliczeniowy styczeń – marzec zostanie rozliczony w kwietniu).

Dopłaty do nadgodzin rozliczane są zgodnie z ustawieniami zadeklarowanymi w kalendarzu. Przy wyliczaniu dopłat program bierze pod uwagę stawkę zaszeregowania pracownika z miesiąca, w którym następuje rozliczenie. Brane są pod uwagę również inne składniki, jeśli w ustawieniu tych typów wypłat zaznaczony jest parametr Uwzględniaj przy dopłatach za nadgodziny (Konfiguracja/ Płace/ Typy wypłat/ Szczegółowe).

• zaznaczając pole Do dnia, program umożliwi bezpośrednie wpisanie daty „do”,
• zaznaczając pole Powtórzenia, program automatycznie poda datę „do” na podstawie wprowadzonej liczby powtórzeń, gdyż seria nanoszona jest zawsze w całości.

Ponadto należy ustalić, czy w czasie nanoszenia serii podlegają modyfikacji zdefiniowane już dni, niedziele i święta oraz dni wolne. Jest to istotne w przypadku zdefiniowania serii, która ustawia w niedziele, święta, dni wolne – dni pracy. Konieczne jest wtedy wyłączenie standardowo zaznaczonych opcji pozostawienia bez zmian niedziel i świąt oraz dni wolnych.

Zakładka [Seria] – należy rozwinąć listę serii dostępną w polu Wykorzystaj serię, wybrać serię i zaakceptować. Proces nanoszenia serii na kalendarz rozpoczyna się klawiszem  Wykonaj.

Procedura zalecana – najpierw nanosi się serię, później uzupełnia listę świąt i dni dodatkowo wolnych od pracy, poprzez naciśnięcie ikony  Wstawianie świąt.

Niedziele, święta i dni wolne mogą na kalendarz być nanoszone na okres jednego, wybranego miesiąca (Okres, Wybrany miesiąc) lub roku (Okres, Wybrany rok). Można również przenieść na kalendarz definicje: niedziel, świąt lub wolnych sobót (zaznaczając odpowiednio). Standardowe ustawienia programu:

• Okres – proponowany jest wybrany rok,
• Wstaw – zaznaczone są święta,
• Zamieniaj zdefiniowane dni – program nanosi serię nie sprawdzając czy dni były już wcześniej zdefiniowane (wszystkie dni zostaną zdefiniowane zgodnie z wykorzystywaną serią – pole standardowo zaznaczone). Jeśli pole nie będzie zaznaczone, wówczas przy nanoszeniu serii modyfikacji podlegają tylko te dni, które nie były wcześniej definiowane.

Ostatni etap definicji kalendarza obejmuje naniesienie lokalnych modyfikacji. Te modyfikacje mogą dotyczyć zarówno podmiany definicji dni (na przykład pracująca sobota zamiast dnia wolnego), jak i korekt w obrębie dnia (skrócenie bądź wydłużenie zaproponowanego czasu pracy). Mogą być wykonane poprzez edycję konkretnych dni lub za pomocą funkcji kopiowania zdefiniowanych dni.

Edycja lub modyfikacja konkretnego dnia obejmuje:

• Wskazanie kursorem wybranego dnia i naciśnięcie “Lupy” lub poprzez dwukrotne kliknięcie myszką,
• Wybór z listy typu dnia (lista dostępna jest po kliknięciu na polu lewym klawiszem myszki lub <STRZAŁKI W DÓŁ>)
• Ewentualne modyfikacje godziny rozpoczęcia pracy (Od godziny) i czasu jej zakończenia (Do godziny) oraz rodzaju czasu pracy (Strefa).

Kopiowanie zdefiniowanych dni

Kopiowanie polega na zaznaczeniu jednego lub kilku zdefiniowanych dni i wybraniu z menu kontekstowego opcji Kopiuj lub naciśnięciu skrótu klawiszowego <CTRL>+<C>. Aby zaznaczyć kilka dni należy trzymając wciśnięty klawisz <CTRL> kliknąć kursorem na dowolne dni. W przypadku zaznaczenia dnia niezdefiniowanego lub dni zdefiniowanych i niezdefiniowanych opcja Kopiuj jest niedostępna.

Po skopiowaniu dnia/dni można jego/ich definicję wstawić na inne, dowolne dni. Wstawianie polega na zaznaczeniu dnia/dni i wybraniu z menu kontekstowego opcji Wklej lub naciśnięciu skrótu klawiszowego <CTRL>+<V>. Wklejanie wykonywane jest dla zaznaczonych dni niezależnie od tego, czy były wcześniej zdefiniowane, czy niezdefiniowane.

W przypadku kopiowania jednego dnia można go wkleić na inny dzień lub dowolne dni (nie muszą być kolejne). Jeśli kopiowane było kilka dni, wklejanie jest dostępne po zaznaczeniu tylko jednego dnia. Oznacza to, że z jednego dnia można skopiować ustawienia na dowolną liczbę innych zaznaczonych dni, z kolei kopiowanie ustawień z grupy dni może być wykonane na grupę (serię dni) zaczynających się od dnia zaznaczonego przed wybraniem opcji Wklej.

Po wykonaniu wklejania każdy ze wskazanych dni będzie miał takie same ustawienia, dotyczące typu dnia oraz listy wejść z przypisanymi godzinami i strefami, jak dzień, z którego zrobiono kopię.

Kopiowanie i wklejanie zdefiniowanych dni jest dostępne w obrębie jednego kalendarza, ale z możliwością kopiowania ustawień z dnia/dni z jednego miesiąca na dzień/dni w innych miesiącach.

Podsumowanie

Definicja pierwszego kalendarza obejmuje zazwyczaj:

• Weryfikację parametrów globalnych (Konfiguracja Firmy/ Płace/ Konfiguracja kalendarzy).
• Pogrupowanie dni w serie (Konfiguracja Firmy/ Płace/ Serie kalendarzy).
• Określenie parametrów lokalnych kalendarza (nazwa, interpretacja) – Konfiguracja Firmy/ Płace/ Kalendarze.
• Uzupełnienie kalendarza przy pomocy przygotowanych uprzednio serii (dostępne od wersji 3.0).
• Naniesienie na kalendarz lokalnych modyfikacji, odstępstw od serii (Konfiguracja Firmy/ Kalendarze/ zakładka [Kalendarz]).

Definiując kolejne kalendarze:

• Korzysta się zazwyczaj z istniejącej już listy serii.
• Powiela się kalendarze wykorzystując do tego celu wcześniej zdefiniowany kalendarz np. standard (STD).