Zakazy do rejestrów w module Kasa/Bank
W niektórych firmach do obsługi poszczególnych kas czy rachunków bankowych wyznaczeni są poszczególni operatorzy. Pozostali zaś nie powinni mieć do nich dostępu. Przykładem może być schemat, gdzie kasjerka prowadząca kasę gotówkową nie ma dostępu do informacji o operacjach dokonywanych na rachunku bankowym. Dlatego w module Kasa/Bank wprowadzono blokady dostępu w sposób analogiczny jak np. dostęp do dzienników cząstkowych czy wybranych kont księgowych w module Księga Handlowa.
Blokada dotyczy podglądu oraz wykonywania jakichkolwiek operacji w danym rejestrze (zarówno na zapisach kasowych jak i w Preliminarzu płatności) przez wskazanego operatora.
Z poziomu zakładki [Zakazy] można ustawić blokadę dla wybranych operatorów.
Aby zablokować dostęp do rejestru należy wpisać operatora na listę dostępną z poziomu tej zakładki. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski. Po wciśnięciu przycisku Dodaj należy z dostępnej listy wybrać kod operatora, który będzie miał założoną blokadę.
- operator aktualnie zalogowany do programu,
- operatorzy, którzy bieżący rejestr mają zdefiniowany jako kasę domyślną na swojej karcie.
Jeśli operator ma założoną blokadę na dostęp do wybranego rejestru – zapisy z tego rejestru nie są widoczne na Listach zapisów KB oraz w Preliminarzu płatności, niezależnie od wybranej zakładki. Operator nie ma również możliwości automatycznego rozliczania takich zapisów i zdarzeń (funkcja Rozliczenia).
Firma posiada dwa konta bankowe – w PKO BP S.A. oraz w BPH S.A.. Dla każdego banku warto więc założyć odrębne rejestry – ułatwi to kontrolę przepływu środków na danym koncie.
Zakładamy więc dwa rejestry typu konto bankowe o symbolach: PKO oraz BPH. Zgodnie z założonym wcześniej systemem numeracji dokumentów numery kolejne zapisów zawierać będą odpowiednio skróty PKO i BPH.
W firmie zatrudnionych jest dwóch kasjerów, którzy dokonują rozliczeń gotówkowych. Również dla każdego z nich zakładamy odrębny rejestr, tym razem typu kasa. Symbolem rejestru mogą być np. inicjały kasjerów (będą one obecne również w numeracji zapisów kasowych).
Zakazy do rejestrów w module Kasa/Bank Plus
W przypadku rozbudowanych instalacji istnieje potrzeba nadawania operatorom blokad dostępu do konkretnych czynności w ramach rejestru kasowego/bankowego. Przykładowo, aby operator mógł dodawać zapisy w rejestrze KASA, natomiast w rejestrze BANK, aby mógł jedynie podglądać zapisy celem ich rozliczenia. Funkcjonalność rozbudowanych blokad do rejestrów kasowych/bankowych jest dostępna wyłącznie w module Kasa/Bank Plus. Funkcjonalność ta obejmuje m.in. możliwość blokowania dostępu tylko do raportów kasowych/bankowych konkretnego rejestru – jednocześnie dostęp do Preliminarza płatności; blokowanie tylko rozliczeń; umożliwienie rozliczania, ale bez wglądu w cały raport kasowy/bankowy; możliwość blokowania dodawania zapisów w konkretnym rejestrze określonemu operatorowi; blokowanie dodawania zapisów powodujących ujemne saldo.
Tabela Zakazy zawiera następujące informacje: kolumnę Operator z rozwijalną listą aktywnych operatorów oraz kolumny z zakazami do poszczególnych elementów: rejestru, raportu, zdarzenia oraz zapisu.
Istnieje możliwość zaznaczenia wszystkich zakazów <CTRL>+<A> oraz odznaczenia wszystkich zakazów <CTRL>+<O>.
Zaznaczenie dowolnej blokady operatorowi w module Kasa/Bank Plus powoduje, że ma on całkowity zakaz do rejestru przełączając się na moduł Kasa/Bank. Zaznaczenie blokady operatorowi w module Kasa/Bank powoduje, że ma on zaznaczone blokady do wszystkich formularzy i list danego rejestru w module Kasa/Bank Plus.
Działanie blokad
| Formularz/lista | Symbol | Opis |
|---|---|---|
| Rejestr k/b | ||
| L | Zakaz do listy rejestrów k/b. Jeżeli zaznaczony – operator nie widzi danego rejestru na liście w menu Kasa/Bank -> Rejestry kasowe/bankowe | |
| P | Zakaz podglądu. Jeżeli zaznaczony – operator nie może podglądnąć formularza rejestru k/b w menu Kasa/Bank -> rejestry kasowe/ bankowe. | |
| Z | Zakaz zmiany. Jeżeli zaznaczony – operator nie może dokonywać zmian na formularzu rejestru k/b. Będzie mógł go podglądać w trybie tylko do odczytu. | |
| R | Zakaz rozliczania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może rozliczać dokumentów wprowadzonych do danego rejestru. Jeżeli odznaczony i jednocześnie operator posiada zakaz podglądu zdarzeń k/b i/lub zapisów k/b – w menu Kasa/Bank -> Rozliczenia podmiotu i Dokumenty nierozliczone – operator będzie widział zapisy k/b i zdarzenia k/b w celu ich rozliczenia. Przy próbie rozliczenia zapisu lub zdarzenia znajdującego się w rejestrze do którego operator ma zakaz rozliczania oraz przy próbie wyboru do rozliczenia zapisu bądź zdarzenia znajdującego się w rejestrze do którego operator ma zakaz rozliczania pojawi się komunikat: „Bieżący operator posiada zakaz wykonywania akcji rozliczanie na obiektach typu rejestr k/b w rejestrze [nazwa rejestru]." |
|
| U | Zakaz usuwania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może usunąć danego rejestru k/b. | |
| S | Zakaz dodawania zapisów powodujących ujemne saldo. Jeżeli zaznaczony - operator będzie mógł dodawać zapisy przychodowe (KP), natomiast zapisy rozchodowe (KW) tylko w sytuacji, gdy na rejestrze nie ma ujemnego salda i kiedy dodanie danego zapisu nie spowoduje ujemnego salda. Jeżeli Operator ma zaznaczoną blokadę, to taki rejestr można przypisać jako domyślną kasę/ domyślny bank na karcie operatora (System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy). Blokada działa dla zapisów kasowych/bankowych dodawanych ręcznie, zapisów generowanych automatycznie (do dokumentów gotówkowych z Rejestru VAT, Ewidencji Dodatkowej, listy Faktury/Handel) oraz zapisów generowanych z poziomu Preliminarza płatności funkcją Rozlicz i Rozlicz pojedynczo. Blokada jest również sprawdzana podczas importu zapisów za pomocą Comarch ERP Migrator i przy imporcie z pliku VAT_R.txt. Dla faktur zakupu z naliczoną kaucją generowane są dwie płatności i dla obu saldo jest wyliczane niezależnie. Blokada nie działa przy imporcie poleceń przelewu z piku z banku, za pomocą usługi sieciowej (webservice) oraz przy imporcie Pracą Rozproszoną, IWD, zapisów z Detalu oraz Mobile. W przypadku gdy operator z zaznaczoną blokadą edytuje zapis kasowy/bankowy i zmienia na nim datę/ kwotę, przy próbie zapisania sprawdzane jest saldo rejestru. Jeżeli dany zapis powodowałby występowanie ujemnego salda, dokumentu nie uda się zapisać, pojawi się komunikat Zapis k/b nie może zostać zapisany. W rejestrze [REJESTR] wystąpiłoby ujemne saldo (przekroczenie o [KWOTA]). Operator nie posiada uprawnień do zapisu dokumentów powodujących ujemne saldo w zadanym rejestrze. W przypadku edycji w Rejestrze VAT i Ewidencji dodatkowej dokumentu gotówkowego, który został automatycznie rozliczony, przy próbie zapisu sprawdzana jest zmiana salda jakie spowoduje zapisanie zmienionego dokumentu. Jeżeli po zapisaniu dokumentu saldo w rejestrze byłoby ujemne i mniejsze niż przed zmianą dokumentu, to dokumentu nie uda się zapisać (pojawi się odpowiedni komunikat błędu informujący o ujemnym saldzie). |
|
| Raport k/b | ||
| D | Zakaz dodawania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może dodawać nowych raportów dla danego rejestru. | |
| P | Zakaz podglądu. Jeżeli zaznaczony – operator nie widzi listy raportów k/b danego rejestru. Rejestr nie jest widoczny w polu z rozwijalną listą rejestrów na liście raportów – pole Rejestr. | |
| Z | Zakaz zmiany. Jeżeli zaznaczony – operator nie może dokonywać zmian na formularzu raportu k/b. Będzie mógł go podglądać w trybie tylko do odczytu. | |
| U | Zakaz usuwania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może usunąć raportu k/b danego rejestru. | |
| Zapis k/b | ||
| D | Zakaz dodawania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może dodawać nowych zapisów dla danego rejestru. Zakaz dotyczy zarówno zapisów dodawanych w menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe, jak również zapisów dodawanych automatycznie, poprzez menu kontekstowe z Preliminarza płatności lub listy faktur oraz przy imporcie wyciągów bankowych. | |
| P | Zakaz podglądu. Jeżeli zaznaczony – operator nie widzi zapisów k/b danego rejestru w menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe. W polu Rejestr, rejestr do którego jest zakaz jest niewidoczny dla operatora. Operator nie widzi również zapisów k/b tego rejestru w menu Magazyn walut (brak możliwości wybrania takiego rejestru z listy rejestrów), Dokumenty nierozliczone zakładka Na dzień, Dokumenty rozliczone, Różnice kursowe. Przy próbie wygenerowania Potwierdzenia Salda pojawi się komunikat: „Bieżący operator posiada zakaz wykonywania akcji podgląd na obiektach typu zdarzenie lub zapis k/b w rejestrze –nie określono-." Dla Dokumentów rozliczonych i Różnic Kursowych, jeżeli rozliczenie zawiera zapis z rejestru z zakazem podglądu i drugi zapis/zdarzenie z rejestru bez zakazu podglądu - zapisy z rejestru z zakazem podglądu wyświetlane będą bez numeru dokumentu i kwoty oraz bez możliwości podglądu takiego zapisu. Jeżeli operator potrzebuje całkowity zakaz, czyli również zakaz do rozliczania z listy Dokumenty nierozliczone zakładka Ogólne oraz Rozliczenia podmiotu zakładka Nierozliczone należy zaznaczyć operatorowi również zakaz rozliczania na rejestrze. |
|
| Z | Zakaz zmiany. Jeżeli zaznaczony – operator nie może dokonywać zmian na formularzu zapisu k/b. Będzie mógł go podglądać w trybie tylko do odczytu. | |
| U | Zakaz usuwania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może usunąć zapisu k/b danego rejestru. | |
| Zdarzenie k/b | ||
| D | Zakaz dodawania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może dodawać zdarzeń z poziomu menu Kasa /Bank/ Preliminarz płatności zakładka Preliminarz rejestru . Blokada dotyczy wyłącznie ręcznych zdarzeń w Preliminarzu płatności. | |
| P | Zakaz podglądu. Jeżeli zaznaczony – operator nie widzi zdarzeń k/b daneg o rejestru w menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności . Wybierając rejestr z listy dostępnych rejestrów ten, do którego ustanowiono zakaz nie będzie widoczny na liście. Operator nie zobaczy również zdarzeń k/b tego rejestru w menu Dokumenty nierozliczone zakładka Na dzień, Dokumenty rozliczone, Różnice kursowe. Przy próbie wygenerowania Potwierdzenia Salda pojawi się komunikat: „Bieżący operator posiada zakaz wykonywania akcji podgląd na obiektach typu zdarzenie lub zapis k/b w rejestrze –nie określono-." Podczas generowania Noty odsetkowej i Ponaglenia zapłaty, w oknie proponowanych dokumentów nie będą podpowiadały się te, które znajdują się w rejestrach do których operator ma blokadę. Dla Dokumentów rozliczonych i Różnic Kursowych, jeżeli rozliczenie zawiera zdarzenie z rejestru z zakazem podglądu i drugi zapis/zdarzenie z rejestru bez zakazu podglądu - zdarzenia z rejestru z zakazem podglądu wyświetlane będą bez numeru dokumentu i kwoty oraz bez możliwości podglądu takiego zdarzenia. Jeżeli operator potrzebuje całkowity zakaz, czyli również zakaz do rozliczania z listy Dokumenty nierozliczone zakładka Ogólne oraz Rozliczenia podmiotu zakładka Nierozliczone należy zaznaczyć operatorowi również zakaz rozliczania na rejestrze. |
|
| Z | Zakaz zmiany. Jeżeli zaznaczony – operator nie może dokonywać zmian na formularzu zdarzenia k/b. Będzie mógł go podglądać w trybie tylko do odczytu. | |
| U | Zakaz usuwania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może usunąć zdarzenia k/b danego rejestru w menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności . |
Wpływ blokad na rejestrze k/b na pozostałe funkcje w programie
Operator, który ma jakikolwiek zakaz podglądu, nie może eksportować raportów k/b poprzez Eksport do Comarch ERP Klasyka.
Blokada podglądu zapisów/zdarzeń uniemożliwia podgląd zapisu/zdarzenia z poziomu listy dokumentów rozliczających dostępnej z list i formularzy w rejestrze VAT, ewidencji dodatkowej oraz dokumentów w module Handel. Przy próbie podglądu dokumentu pojawia się komunikat: „Bieżący operator posiada zakaz wykonywania akcji podgląd na obiektach typu zapis k/b w rejestrze [nazwa rejestru].”
Operator, który ma zakaz podglądu do rejestru, zapisu k/b lub zdarzenia k/b nie widzi zapisów i zdarzeń z danego rejestru na zakładce [Kalendarz].
Natomiast operator, który ma jakikolwiek wpis w blokadach do danego rejestru ma zablokowany dostęp do informacji bieżących z Kasy/Banku dotyczących danego rejestru.
Wydruki w module Kasa/Bank Plus uwzględniają zakazy podglądu zapisów i/lub zdarzeń kasowych/bankowych.
Przykłady wykorzystania blokad
Dla operatora a można skonfigurować następujące zakazy:
Zakaz zmiany i usuwania do rejestru PKO – operator widzi rejestr np. może sprawdzić numer rachunku bankowego, ale nie może nic zmieniać na formularzu tego rejestru oraz nie może tego rejestru usunąć.
Brak zakazu do Rozliczeń – operator widzi zapisy w menu Rozliczenia podmiotu i Dokumenty nierozliczone – zakładka Ogólne. Nie mając blokady do rozliczeń zdarzeń może rozliczać zapisy i zdarzenia z tych list.
Pełny zakaz do raportów tego rejestru – zakaz dodawania, podglądu, zmiany i usuwania raportów. Operator nie może dodawać raportów, nie widzi raportów rejestru PKO a więc nie ma dostępu do obrotów i salda tego rachunku oraz nie może ich zmieniać ani usuwać.
Pełny zakaz do zapisów k/b rejestru PKO – zakaz dodawania, podglądu, zmiany i usuwania. Operator nie może dodawać zapisów, nie widzi zapisów tego rejestru w menu Zapisy kasowe/bankowe, Dokumenty rozliczone, Różnice kursowe, Magazyn walut, Dokumenty nierozliczone zakładka Na dzień, nie może ich modyfikować ani usuwać.
Brak zakazów do zdarzeń k/b – operator widzi zdarzenia w Preliminarzu i na innych listach. Może rozliczać z menu Rozliczenia podmiotu, Dokumenty nierozliczone oraz z Preliminarza z menu kontekstowego. Nie może rozliczać z formularza zdarzenia, ponieważ ma blokadę do listy zapisów k/b danego raportu.
Użytkownik A ma móc tylko podglądać zapisy w rejestrze KASA, bez możliwości dodawania, zmiany i usuwania.
Dla operatora a można skonfigurować następujące zakazy:
Dla formularza rejestru KASA – zakaz zmiany i usuwania.
Dla formularza raportu k/b rejestru KASA zakaz dodawania, zmiany i usuwania.
Dla formularza zapisu k/b rejestru KASA zakaz dodawania, zmiany i usuwania.
Dla operatora a można skonfigurować następujące zakazy:
Dla formularza rejestru KASA – zakaz do listy, podglądu, zmiany, rozliczania i usuwania.
Dla formularza raportu k/b rejestru KASA – pełny zakaz, czyli: zakaz dodawania, podglądu, zmiany i usuwania.
Dla formularza zapisu k/b rejestru KASA – zakaz podglądu, zmiany i usuwania.
Dla formularza zdarzenia k/b rejestru KASA – pełny zakaz, czyli: zakaz dodawania, podglądu, zmiany i usuwania.