Lista raportów kasowych/bankowych jest dostępna z menu Kasa/Bank/ Raporty kasowe/bankowe. Na liście wyświetlane są raporty, które dotyczą wskazanego przez użytkownika rejestru. Rejestr wybieramy w lewym dolnym rogu okna (pole Rejestr:) z listy zdefiniowanych wcześniej rejestrów. Podwójne kliknięcie na raport otwiera listę jego zapisów kasowych/bankowych. Jeżeli w polu Rejestr wybrano opcję -wszystkie-, na liście będą widoczne raporty z wszystkich rejestrów kasowych i bankowych.
Na liście, dla każdego raportu wyświetlane mogą być poniższe kolumny:
Numer raportu – kolejny numer raportu.
Data otwarcia – data otwarcia raportu.
Stan poprzedni – stan końcowy poprzedniego, zamkniętego raportu. Jest on jednocześnie saldem otwarcia bieżącego raportu. Dla pierwszego raportu w rejestrze jest to Saldo B.O. tego rejestru. Jeśli poprzedzający raport jest otwarty – wpisywane jest zero lub wyliczana jest wartość, jest to zależne od parametru w Konfiguracji firmy.
Obroty – suma przychodów i rozchodów wg zapisów kasowych/bankowych w tym raporcie.
Przychody – suma wpłat w danym raporcie kasowym/bankowym.
Rozchody – suma wypłat w danym raporcie kasowym/bankowym.
Stan końcowy – stan poprzedni + obroty. Jeśli dany lub poprzedzający raport jest otwarty – wpisywane jest zero lub wyliczana jest wartość, jest to zależne od parametru w Konfiguracji firmy.
Data zamknięcia – data, kiedy raport został lub powinien zostać zamknięty.
Stan raportu (otwarty, zamknięty, zaksięgowany) na liście rozróżniane jest kolorami:
- Zielony kolor oznacza raport otwarty,
- Czarny kolor oznacza raport zamknięty, ale nie zaksięgowany,
- Niebieski kolor oznacza raport zaksięgowany.
Listę obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski:
– renumeracja raportów kasowych/bankowych.
– księgowanie – możliwe jest jedynie, jeśli użytkownik posiada równocześnie moduł Księga Handlowa.
Zakres dat – listę można zawęzić do raportów obejmujących podany okres czasu. Zaznaczenie parametru uaktywnia pola, gdzie można podać datę początkową i końcową.
Ukryj zamknięte oraz Ukryj zaksięgowane – listę można zawęzić ukrywając raporty zamknięte i/lub zaksięgowane.
– lista zapisów kasowych/ bankowych raportu.
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.
Zasady otwierania i zamykania raportów kasowych/bankowych:
- Data otwarcia kolejnego raportu musi być późniejsza, niż data zamknięcia poprzedniego. Oznacza to w szczególności, że nie da się otworzyć dwóch raportów w ciągu jednego dnia.
- W chwili otwarcia nowej bazy danych w domyślnym rejestrze KASA otwarty jest raport kasowy bez określonej daty zamknięcia. Przed otwarciem kolejnego raportu w rejestrze KASA należy określić datę zamknięcia tego raportu.
- Bilans otwarcia (Stan poprzedni) dla danego raportu zostanie wyliczony (i będzie widoczny na ekranie) tylko wtedy, gdy wszystkie poprzedzające go raporty będą zamknięte lub po zaznaczeniu odpowiedniego parametru w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry.
- Zamknięcie raportu może zostać wykonane tylko wówczas, gdy wszystkie poprzedzające go raporty są zamknięte.
- Możliwe jest dodanie nowego raportu kasowego/bankowego, w sytuacji gdy istnieją już kolejne zamknięte i zaksięgowane raporty. Aby Stan po przedni i Stan końcowy w kolejnych raportach były wyświetlane poprawnie, nowo dodany raport należy zamknąć, a następnie wykonać Odbudowę stanów raportów k/b, dostępną w menu Narzędzia / Korekty danych.