Przydatna – najczęściej – w jednostkach budżetowych, gdy pracownik zatrudniony jest na dwóch lub więcej etatach u danego pracodawcy.

W celu rozpoznania kilku etatów pracownika wprowadzono rozróżnienie na:

Takie rozwiązanie wieloetatowości pozwala na prawidłową kontrolę zapisów w bazie, generowanie deklaracji do Urzędu Skarbowego, ZUS i in., a także na potrzeby raportowania.

Spójne informacje dotyczące pracownika ‘wieloetatowego’ takie, jak: dane personalne, identyfikacyjne, adresy można skopiować z Etatu podstawowego na Etaty dodatkowe. Natomiast informacje dotyczące konkretnego etatu pracownika tj.: wymiar etatu, stawka zaszeregowania, stanowisko, wydział itp. zwykle są różne, zależne od zawieranej umowy stąd też każdorazowo wymagają uzupełnienia.

Zawarcie z pracownikiem kolejnej umowy (etat dodatkowy)

1. Należy wyświetlić Listę pracowników (Kadry), edytować Formularz danych kadrowych pracownika (zakładka [Ogólne]).

2.  Na Formularzu danych kadrowych pracownika / zakładka Ogólne – należy zaznaczyć Etat podstawowy dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach [v]. Automatycznie zostanie ukryte pole dotyczące etatu dodatkowego. Zapisać zmianę ikoną . Na Liście pracowników w Kadrach pracownik z zaznaczonym Etatem podstawowym Przy pracowniku z zaznaczonym Etatem podstawowym [v] pojawi się na Liście pracowników w kolumnie Wieloetatowość symbol  (czerwona chorągiewka).

Uwaga

Jeśli pracownik nie będzie miał zaznaczonej flagi Etat podstawowy dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach [ ], jego nazwisko nie będzie dostępne pod przyciskiem  (przycisk na formularzu danych kadrowych).

3.  Następnie z poziomu Listy pracowników przy przycisku  rozwinąć menu dostępnych opcji i wybrać Dodaj pracownika jako etat dodatkowy. Dodawanie pracownika tą metodą spowoduje, że pojawi się nowy formularz danych kadrowych pracownika (czyli Etat dodatkowy). Będzie miał automatycznie wypełnione dane: identyfikacyjne, adresowe w taki sam sposób, jak w etacie podstawowym oraz wypełnione pole Etat dodatkowy powiązany z (zakładka [Ogólne]). Należy uzupełnić pozostałe zakładki formularza zgodnie z zawartą drugą (kolejną) umową o pracę tj. zakładka [Etat], [Ubezpieczenie (etat)] i inne. Zapisać zmiany . Przy pracowniku z Etatem dodatkowym pojawi się na Liście pracowników w kolumnie Wieloetatowość symbol  (niebieska chorągiewka).

Uwaga

Jeśli nie wybrano funkcji Dodaj pracownika jako etat dodatkowy tylko Operator kliknął bezpośrednio ikonę  lub nacisnął <INS> pojawi się pusty formularz danych kadrowych. W polu  należy wybrać Akronim pracownika z odnotowanym Etatem podstawowym. Następnie z prawej strony kliknąć przycisk  Kopiuj dane kadrowe z etatu podstawowego. Tylko na formularzu pracownika zarejestrowanego jako Etat dodatkowy dostępna jest funkcja kopiowania danych.

W przypadku, gdy w edytowanym formularzu Etatu dodatkowego pracownika zostanie zaznaczony Etat podstawowy dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach [v] pojawi się pytanie, które przy udzieleniu odpowiedzi:

Dla jednego pracownika oznaczonego jako Etat podstawowy może być podpiętych wiele Etatów dodatkowych. Aby dodać pracownikowi kolejny Etat dodatkowy, należy ustawić kursor na nazwisku, przy którym w kolumnie Wieloetatowość jest symbol (czerwona chorągiewka) Etat podstawowy i powtórzyć wszystkie opisane powyżej kroki.

W sytuacji edycji formularza Etatu podstawowego, który jest powiązany z jakimkolwiek Etatem dodatkowym przy próbie usunięcia zaznaczenia pola Etat podstawowy dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach pojawi się pytanie: Czy chcesz zmienić status dla etatu podstawowego i odpiąć od niego wszystkie etaty dodatkowe?. Odpowiedź:

Etat dodatkowy – zmiana statusu na – Etat podstawowy

W przypadku pracownika wieloetatowego w razie rozwiązania umowy o pracę będącej Etatem podstawowym i dalszego trwania umowy zawartej jako Etat dodatkowy, należy jako Etat podstawowy ustawić ten trwający nadal etat.

1. Należy edytować Formularz danych kadrowych pracownika, który był dotychczasowym Etatem podstawowym i odnotować datę zwolnienia, wyrejestrowanie z ubezpieczeń (przykład 31.05.2016). Zapisać zmiany.
2. Na Liście pracowników ustawiamy kursor na Etacie dodatkowym, który docelowo będzie Etatem podstawowym i naciskamy przycisk Aktualizacja zapisu . Uzupełniamy datę aktualizacji (przykład 1.06.2016) i ją akceptujemy. Pojawi się Formularz danych kadrowych pracownika, wprowadzamy zmiany (przykład zmieniamy wymiar etatu, stawkę). Na zakładce [Ogólne] zaznaczamy Etat podstawowy dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach [v]. Zapisujemy zmiany.
3. Po wykonaniu wyżej wymienionych operacji, pierwotny Etat podstawowy będzie miał w kolumnie Wieloetatowość znacznik (niebieska chorągiewka). Można go dodatkowo zarchiwizować, czyli zaznaczyć pole Archiwalny [v].

Wynagrodzenie chorobowe

33 dni wynagrodzenia chorobowego, które w trakcie roku kalendarzowego finansuje pracodawca, wyliczane jest odrębnie dla każdego z odnotowanych pracownikowi etatów.

W przypadku zatrudnienia pracownika na drugi lub kolejny etat, a w tym samym roku na dotychczasowym etacie pracownik korzystał ze zwolnienia chorobowego, to w dodawanym etacie konieczne jest odnotowanie bilansu otwarcia na Formularzu danych kadrowych zakładka [Inne informacje] (postępujemy podobnie, jak w przypadku zatrudnienia w trakcie roku pracownika, który wcześniej w tym roku pracował u innego pracodawcy i miał wypłacone wynagrodzenie za czas choroby).

Kopiowanie schorzeń pracownika

Aby skopiować listę schorzeń z etatu podstawowego należy:

1. Sprawdzić, czy w Formularzu danych kadrowych pracownika oznaczonego jako Etat podstawowy [v] są wypełnione Schorzenia.
2. Następnie z Listy pracowników (Kadry) edytować Formularz danych kadrowych Etatu dodatkowego.
3. Przy ikonie , z menu dostępnych opcji wybrać Schorzenia. Pojawi się okno, w którym po lewej stronie będzie dostępny przycisk  Kopiuj listę schorzeń z etatu podstawowego, należy go kliknąć. Na liście schorzeń pojawią się zapisy – skopiowane z Etatu podstawowego. Listę schorzeń należy Zatwierdzić , następnie zapisać cały formularz .

Kopiowanie historii wykształcenia

Aby skopiować historię wykształcenia z etatu podstawowego należy:

1. Sprawdzić, czy w Formularzu danych kadrowych pracownika oznaczonego jako Etat podstawowy [v] jest wypełniona Historia wykształcenia.
2. Następnie z Listy pracowników (Kadry) edytować Formularz danych kadrowych Etatu dodatkowego.
3. Przy ikonie , z menu dostępnych opcji wybrać Historia wykształcenia. Pojawi się okno, w którym po lewej stronie będzie dostępny przycisk Kopiuj historię wykształcenia z etatu podstawowego, należy go kliknąć. Na liście Historii wykształcenia pojawią się zapisy – skopiowane z Etatu podstawowego. Listę Historia wykształcenia należy Zatwierdzić , następnie zapisać formularz .

Kopiowanie historii zatrudnienia

Aby skopiować historię zatrudnienia z etatu podstawowego należy:

1. Sprawdzić, czy w Formularzu danych kadrowych pracownika oznaczonego jako Etat podstawowy [v] jest wypełniona Historia zatrudnienia.
2. Następnie z Listy pracowników (Kadry) edytować Formularz danych kadrowych Etatu dodatkowego.
3. Przy ikonie , z menu dostępnych opcji (czarna strzałka) wybrać Historia zatrudnienia. Pojawi się okno, w którym po lewej stronie będzie dostępny przycisk  Kopiuj historię zatrudnienia z etatu podstawowego, należy go kliknąć. Na liście Historii zatrudnienia pojawią się zapisy – skopiowane z Etatu podstawowego. Listę Historia zatrudnienia należy Zatwierdzić  , następnie zapisać formularz .

Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach

Na formularzu Historii zatrudnienia dostępny jest parametr Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach: 

Zapis w Historii zatrudnienia Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach [v] może być również wykorzystywany do odnotowania okresu zatrudnienia sprzed wielu lat, dla osoby zatrudnionej na jednym etacie. Taka możliwość dotyczy również modułu Płace i Kadry, w którym nie jest dostępna wieloetatowość

Zapis stażu oznaczony jako Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach jest traktowany na równi ze stażem wynikającym z okresu zatrudnienia na formularzu etatu. Oznacza to, że:

Status archiwalny pracownika wieloetatowego

Zmiana statusu Etatu podstawowego pracownika na Archiwalny [v] możliwa jest tylko wtedy, gdy:

Powiązanie wielu etatów z listami płac

Pracownik zatrudniony na wielu etatach może być powiązany z różnymi wydziałami

Wypłaty pracowników z wieloma etatami

Sposób naliczania wypłat jest analogiczny, jak przy zwykłych pracownikach. Należy zdefiniować listę płac, następnie przejść do okna Wypłaty pracowników, wybrać zdefiniowaną wcześniej listę płac i naliczyć wypłatę.

Zatrudnieni na wielu etatach w oknie Wypłaty pracowników także rozróżniani są według znaczników w kolumnie Wieloetatowość:

Wypłaty etatowe tj.: wynagrodzenie zasadnicze, rozliczanie nieobecności, dodatki, spłaty: pożyczek, zaliczek i in. rozliczane są zgodnie z etatem, którego dotyczą, czyli odrębnie dla każdego etatu.

Wypłaty z tytułu zawartej umowy cywilno-prawnej – wypłata dotyczy tego nazwiska (pracownika), który ma wprowadzoną umowę (Lista umów cywilnoprawnych).

Wypłaty inne: można je naliczyć dla każdego istniejącego w bazie pracownika, niezależnie czy jest to Etat podstawowy, czy Etat dodatkowy.

Koszty uzyskania przychodu mogą być odliczane na dwa sposoby, w zależności od ustawienia parametru Koszty uzyskania dla wieloetatowca liczone oddzielnie dla każdego etatu (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry / Naliczanie wypłat). Działanie:

Ulga podatkowa odliczane są w wysokości zadeklarowanej w Etacie podstawowym. Jeśli w pierwszej naliczonej wypłacie nie zostały odliczone w pełnej wysokości (niski przychód), to zostają odliczone w kolejnej wypłacie wchodzącej do tego samego miesiąca deklaracji. Niezależnie od tego czy będzie to wypłata związana z etatem podstawowym, czy dodatkowym.

Formularz wypłaty etatów dodatkowych / zakładka [Podatki] – Kwoty wyświetlane w polach:

Procent wynagrodzenia zasadniczego, od którego liczone są 50% koszty uzyskania przychodu pobierany jest oddzielnie dla każdego etatu (podstawowego/ dodatkowego).

Przekroczenie progu podatkowego, rocznego progu składek emerytalno – rentowych (30-krotność), a także zaokrąglenia naliczonych od-do podatków / składek: składki ZUS i podatek dochodowy są liczone łącznie dla wypłat z wszystkich etatów powiązanych danego pracownika w obrębie miesiąca deklaracji.

Z poziomu okna Wypłaty pracowników możliwy jest podgląd wszystkich wypłat pracownika. Ułatwia on wyszukanie naliczonej wypłaty za dany okres. Aby zobaczyć Listę wszystkich wypłat pracownika wieloetatowego należy:

1. Wyświetlić okno Wypłaty pracowników,
2. Ustawić się kursorem na danym nazwisku (etacie pracownika),
3. Następnie kliknąć  Lista wszystkich wypłat pracownika, pojawi się okno z listą wypłat z danego etatu pracownika,
4. Na pasku zadań pojawi się przycisk  Lista wszystkich wypłat pracownika oraz wypłat etatów powiązanych. Otworzy się nowe okno z wszystkimi wypłatami pracownika wieloetatowego (rysunek poniżej). Dla ułatwienia przeglądania tej listy wyświetlane są na niej akronimy pracowników i symbole określające Etat podstawowy i etat dodatkowy (czerwona/niebieska chorągiewka). Funkcja dostępna wyłącznie dla pracowników wieloetatowych.

Deklaracje PIT-11/PIT-8C

Deklarację PIT-11, PIT-40, PIT-8C naliczamy z poziomu Etatu podstawowego pracownika wieloetatowego lub etatów dodatkowych.

Deklaracja wyliczona dla etatu podstawowego uwzględnia przychody z tego etatu i wszystkich powiązanych z nim etatów dodatkowych.

Pracownik zatrudniony na Etaty: podstawowy i dodatkowy mający kilka wypłat etatowych w danym miesiącu deklaracji w liczbie podatników na deklaracji: zaliczka na PIT-4R (pomocnicza, miesięczna), jak i PIT-4R (roczna) jest wliczany jako 1 podatnik.

Deklaracje rozliczeniowe ZUS

Deklaracja ZUS DRA – Liczba ubezpieczonych – pole III.01 – pracownik zatrudniony na wielu etatach jest wykazywany jako jeden ubezpieczony.

Raport ZUS RCA – wypłaty pracownika wieloetatowego naliczone z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia i wchodzące do tego samego miesiąca deklaracji wykazywane są na jednym łącznym raporcie RCA zawierającym zsumowane podstawy i zsumowane składki. Taka sama zasada obowiązuje w przypadku raportu ZUS RZA.

Raport ZUS RSA. Nieobecności pracownika wieloetatowego z tym samym kodem świadczenia/przerwy przypadające w tym samym okresie wykazywane są jako jedna pozycja na raporcie RSA. W przypadku niezerowych rozliczeń nieobecności (wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy itp.) na takim połączonym raporcie RSA są zsumowane kwoty świadczeń wypłaconych za ten sam okres, z tym samym kodem.

Deklaracja ZUS IWA, pole IV.02 – Liczba osób poszkodowanych w wypadkach. Pracownik wieloetatowy, który miał zwolnienie lekarskie (przyczyna wypadek w pracy/choroba zawodowa) wliczany jest jako jeden poszkodowany.

Raport ZUS RPA /ZUS RIA – dla pracowników wieloetatowych wykazywana jest suma elementów spełniających określone warunki z wszystkich etatów. W sekcji dotyczącej pracy nauczycielskiej wymiar zajęć jest sumą wymiarów z wszystkich etatów, w których zaznaczony jest parametr Nauczyciel (zakładka 5. Ubezpieczenie cd).

Deklaracje PFRON (SODiR Offline)

Deklaracje imienne INF-D-P i INF-U-P (plik *.xml) dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach powstają na podstawie połączonych danych (kwot, wymiarów etatów) z wszystkich etatów powiązanych spełniających kryteria umieszczenia w danej deklaracji PFRON.

Wymiar etatu na deklaracji imiennej INF-D-P jest zawężany do 1 dla pracowników wieloetatowych.

Wydruki dla pracowników wieloetatowych

Lista pracowników/ Wydruki/ Wydruki seryjne płacowe – pracownicy wieloetatowi.  Działa dla ustawienia filtru Lista pracowników – Wszyscy. Dostępne są:

Sumowanie odbywa się dla zaznaczonych pozycji etatów.
Aby wydruk zawierał sumaryczne przychody pracownika wieloetatowego, należy zaznaczyć wszystkie jego Etaty (podstawowy i dodatkowe).
Karty przychodów i karty wynagrodzeń zawierają dodatkowe, charakterystyczne pole: Stanowisko – Wszystkie.

Formularz danych kadrowych pracownika/ Wydruki/ Wydruki płacowe – pracownicy wieloetatowi. Dostępne są:

Rp – 7 Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Wymiar etatu sumowany jest z etatów powiązanych. Sumowanie dotyczy wszystkich etatów, trwających w okresie za który generowany jest wydruk. Do wymiaru etatu na ‘ostatnim zajmowanym stanowisku’ sumowane są wymiary etatu tylko z tych etatów, które nie mają wpisanej daty zwolnienia, albo mają Datę zwolnienia większą lub równą Dacie Do podanej do wydruku Rp-7. Wydruk Rp-7 załącznik – zestawienie zasiłków nie jest dostępny.

Formularz danych kadrowych pracownika/ Wydruki/ Wydruki do Worda (XML) – pracownicy wieloetatowi. Zaświadczenie o dochodach wg deklaracji i wg okresu. Wydruki te nie sumują przychodów wykazanych na listach płac BO (Bilans otwarcia).

Wydruki

Na wydrukach pojawiają się następujące oznaczenia pracowników wieloetatowych:

Dodatkowo wydruki uzupełniono o akronimy pracowników (oprócz imienia i nazwiska) by ułatwić jednoznaczną identyfikację pracowników wieloetatowych.

Lista pracowników/ Wydruki/ Wydruki kadrowe/ Staż pracy – uwzględniają zapisy dotyczące stażu na etatach dodatkowych.

Niepełnosprawność sprawdzana jest z formularza danych kadrowych Etatu podstawowego.

Lista pracowników/ Wydruki/ Wydruki do GUS
Pracownik wieloetatowy jest traktowany jako jedna osoba, jeśli suma wymiarów etatów z wszystkich etatów powiązanych to co najmniej 1/1 (pełny etat), to jest wykazywany jako pełnozatrudniony (np. Etat podstawowy na ½ etatu i dodatkowy ½ etatu – to jeden pełnozatrudniony)

Praca rozproszona

Import/ Eksport z pliku *.xml uwzględnia dane personalne pracowników wieloetatowych tj.;