Wszystkie funkcje niezbędne do poprawnego administrowania w zakresie dodawania i usuwania nowych baz danych oraz wykonywania i odtwarzania kopii bezpieczeństwa.

Dodawanie nowej firmy

Przycisk Dodaj (lub klawisz <INSERT>) na liście baz danych służy do tworzenia nowej bazy danych dla nowej firmy. Pomimo, że baza danych jest tworzona na serwerze baz danych, użytkownik nie musi posiadać żadnej wiedzy z zakresu administrowania serwerem, gdyż dostępny w programie asystent pozwoli na proste wykreowanie bazy danych. Po wciśnięciu przycisku Dodaj, program zada kilka pytań, które pozwolą mu skompletować informacje niezbędne do utworzenia bazy danych.

Dodanie nowej bazy danych

W celu utworzenia nowej bazy Użytkownik powinien podać dane potrzebne do zalogowania się do serwera SQL z uprawnieniami administratora – poprzez login SQL bądź przez domenę NT.

W kreatorach podłączania, odtwarzania i tworzenia baz danych następuje weryfikacja wprowadzanej nazwy serwera SQL. Jeżeli nie zgadza się ona z nazwą, z jaką został zainstalowany serwer SQL (nazwa zwrócona z serwera poprzez zmienną @@SERVERNAME), wówczas program zaktualizuje wprowadzoną nazwę oraz w razie potrzeby założy odpowiedni alias w systemie Windows.

Jeżeli program nie jest uruchomiony na prawach Administratora, wówczas pojawia się komunikat: Aby skonfigurować połączenie z serwerem [nazwa wpisana przez użytkownika] należy utworzyć alias o nazwie [nazwa zwrócona z serwera]. Aby go utworzyć program zostanie uruchomiony na prawach Administratora. Po kliknięciu przycisku OK program jest uruchamiany ponownie w trybie Administratora, co umożliwia mu samodzielnie założyć alias do serwera.

Następnie należy podać nazwę firmy, dla której tworzona jest baza danych. Można również uzupełnić opis dla nowo tworzonej bazy danych.

Zaznaczenie parametru Zablokuj dostęp do tej firmy pozostałym operatorom systemu powoduje dodanie blokady do tworzonej bazy dla wszystkich operatorów oprócz tego, który tę bazę zakłada.

Po zaakceptowaniu za pomocą przycisku ,  następuje tworzenie bazy danych na serwerze.

Na zakończenie operacji tworzenia nowej bazy program uzupełni listę baz danych o nowo utworzona pozycję.

Podczas pierwszego zalogowania do nowo utworzonej bazy pojawia się kreator Konfiguracja parametrów firmy. W kolejnych krokach można uzupełnić podstawowe ustawienia dotyczące firmy, jak pieczątka firmy, rachunek bankowy, urząd skarbowy, rodzaj prowadzonej księgowości, itp.

Pomiędzy poszczególnymi oknami poruszamy się przy pomocy przycisków   oraz .

Podczas pierwszego logowania do nowo dodanej bazy firmowej, przed uruchomieniem Kreatora konfiguracji parametrów firmy, następuje automatyczne pobranie listy banków i urzędów. W tym czasie wyświetlane jest okno informacyjne z treścią: “Trwa konfiguracja nowej firmy. Może to potrwać kilka minut. Proszę czekać…”.

Warunkiem pobrania danych jest aktywne połączenie z Internetem oraz aktualna gwarancja na program.

Poniżej opis poszczególnych kroków kreatora.

Krok 1. Witamy w kreatorze nowej firmy.

Pierwszy krok działania kreatora. W przypadku zaznaczenia parametru Nie chcę przechodzić przez okna kreatora. Uzupełnię dane z poziomu konfiguracji, dane można uzupełnić w późniejszym okresie w odpowiednich gałęziach Konfiguracji Firmy bądź na odpowiednich listach w programie (np. Ogólne/ Urzędy, Księgowość/ Plan kont, itp).

Krok 2. Uzupełnij podstawowe dane Twojej firmy.

W tym kroku kreatora należy uzupełnić dane firmy – bądź ręcznie bądź pobierając dane z bazy REGON na podstawie wskazanego numeru NIP. W kreatorze podpowiadany jest numer NIP na podstawie klucza wykorzystanego podczas logowania do bazy. Jeżeli na kluczu znajdują się licencje dla różnych podmiotów (klucz wielofirmowy), wówczas po kliknięciu w pole NIP można wskazać jeden z nich. Po wskazaniu numeru NIP i przejściu do innego pola, następuje pobranie danych firmy z bazy REGON. Dane te zostaną zaczytane do Pieczątki firmy znajdującej się w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy, jak również do Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/PIT-4R, CIT‑8, ZUS DRA.

Krok 3. Podaj numer rachunku bankowego Twojej firmy.

W tym kroku możliwe jest uzupełnienie numeru rachunku bankowego firmy. Po wpisaniu numeru rachunku program uzupełni na tej podstawie bank z pobranej na początku działania kreatora listy banków. Można również wskazać najpierw odpowiedni bank z listy i uzupełnić powyżej numer rachunku bankowego (program podpowie początek numeru rachunku bankowego na podstawie wybranego banku – należy uzupełnić tylko 16 ostatnich cyfr numeru rachunku).

Krok 4. Podaj dane właściciela/przedstawiciela i Urzędu Skarbowego.

Możliwie jest uzupełnienie imienia i nazwiska, numeru PESEL oraz daty urodzenia właściciela/przedstawiciela Firmy (pola PESEL i Data urodzenia są widoczne, jeżeli jest to firma osoby fizycznej). W tym kroku można wskazać urząd skarbowy z pobranej na początku działania kreatora listy aktualnej listy urzędów skarbowych.

W tym kroku możliwe jest również określenie indywidualnego rachunku podatkowego firmy korzystając z Generatora mikrorachunku. Określony tu mikrorachunek przenoszony jest do Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje i pełnomocnictwa.

Jeżeli w kroku kreatora Uzupełnij podstawowe dane Twojej firmy zaznaczono opcję Osoba fizyczna, numer indywidualnego rachunku podatkowego jest uzupełniany na podstawie numeru NIP.

Krok 5. Podaj dane dotyczące rozliczeń z ZUS.

Ten krok umożliwia konfigurację danych dotyczących rozliczeń z ZUS poprzez uzupełnienie skróconej nazwy firmy, kodu terminu składania deklaracji ZUS, określenie procentu składki wypadkowej oraz tego czy pracodawca wypłaca zasiłki ZUS. Możliwe jest również wskazanie indywidualnego rachunku składkowego dla deklaracji ZUS DRA dla pracowników.

Krok 6. Teraz możemy skonfigurować dla Ciebie program.

Ostatni krok działania kreatora konfiguracji parametrów firmy. Po kliknięciu przycisku Zakończ kreator jest zamykany, a użytkownik zostaje zalogowany do nowo utworzonej firmy.

Odłączanie lub kasowanie bazy danych

Jeżeli baza danych nie będzie już w programie używana, wówczas możliwe jest jej odłączenie z programu lub jej fizyczne usunięcie z serwera MS SQL. Służy do tego przycisk  Odłącz lub skasuj bazę danych (lub klawisz <DELETE>).

Możliwe są dwa tryby usunięcia bazy danych:

Dołączanie istniejącej bazy

Jeżeli na serwerze znajduje się baza danych, która nie jest zarejestrowana w programie, możemy ją zarejestrować używając przycisku  Podłącz istniejącą bazę firmy (lub klawiszami <SHIFT> + <INSERT>). Sytuacja taka może wystąpić, jeżeli np. uprzednio wykonaliśmy funkcję usuwania bazy danych z programu, bez jej fizycznego skasowania (patrz rozdział dotyczący odłączania bazy danych).

Po uruchomieniu funkcji dołączania program wyświetli serię pytań, które pozwolą na określenie położenia interesującej nas bazy danych.

Po zatwierdzeniu następuje sprawdzenie, czy wskazana baza danych jest rzeczywiście poprawną bazą programu Comarch ERP Altum HR i jeżeli tak, to zostanie ona zarejestrowana w programie, tzn. na liście firm pojawi się nowa pozycja.

Wykonywanie kopii bezpieczeństwa

Do wykonania kopii bezpieczeństwa służy przycisk  Utwórz kopię bezpieczeństwa danych (klawisz <F11>). Po wciśnięciu przycisku pojawia się formularz służący do określenia miejsca wykonania kopii.

Dołączony do programu asystent pomaga utworzyć kopię bezpieczeństwa. W kolejnych pojawiających się oknach:

Pole edycyjne Nazwa pliku kopii danych zawiera pełną nazwę (wraz ze ścieżką dostępu) do pliku kopii danych. Utworzenie kopii bezpieczeństwa jest proponowane zawsze w katalogu, w którym była tworzona poprzednia kopia bezpieczeństwa dla tej firmy. Jako nazwa pliku kopii proponowana jest nazwa bazy z dołączoną informacja o dacie i godzinie wykonania kopii oraz wersji bazy danych, w formacie: NazwaBazy_wersjaBazyDanych_RRMMDDggmm.BAC

Wciskając przycisk Wybór pliku otwierane jest okno pozwalające na wygodny wybór katalogu, w którym będzie utworzona kopia bezpieczeństwa.

Po kliknięciu ikony Wybór pliku, jeżeli serwer baz danych znajduje się na innym komputerze oraz procedura xp_cmdshell jest włączona na serwerze, pokazywany jest komunikat:

Aby przeglądać foldery na serwerze zdalnym potrzebne jest odblokowanie na serwerze SQL użycia procedury xp_cmdshell. Czy chcesz, aby została teraz odblokowana?

Po wciśnięciu przycisku Tak, następuje odblokowanie procedury xp_cmdshell i pokazywane jest okno z listą dysków i folderów na serwerze. Po wciśnięciu przycisku Nie następuje powrót do okna kreatora.

• Weryfikacja archiwum – program pyta, czy wykonana kopia ma dodatkowo zostać sprawdzona pod względem poprawności.
• Parametry kopii bezpieczeństwa – prawidłowo wprowadzone dane należy potwierdzić. Utworzona kopia bezpieczeństwa będzie widoczna w kartotece bazy na zakładce [Archiwum].

Odtwarzanie kopii bezpieczeństwa

Do odtworzenia kopii bezpieczeństwa danych służy przycisk Odtwarzanie kopii bezpieczeństwa (klawisz <CTRL> + <F11>).Po jego wciśnięciu program zada kilka pytań, które pozwolą mu skompletować informacje niezbędne do odtworzenia bazy danych z kopii bezpieczeństwa.

Parametry kopii bezpieczeństwa – po potwierdzeniu podanych informacji program odtworzy kopię bezpieczeństwa. [/su_list]

Aby odtworzyć kopię bazy konfiguracyjnej należy:

1. Zamknąć i uruchomić ponownie program.
2. Po pojawieniu się okna logowania do programu zamykamy je klawiszem .
3. Wciskamy na pasku narzędziowym klawisz zmiany konfiguracji .
4. Potwierdzamy chęć podłączenia bazy konfiguracyjnej oraz nazwę serwera, w którym chcemy kopię odtworzyć (program proponuje odpowiednią nazwę).
5. W kolejnym oknie wybieramy opcję Odtworzenie bazy z kopii bezpieczeństwa
6. Podczas odtwarzania kopii bazy konfiguracyjnej (pod nową nazwą) usuwane są wpisy na liście firm, co umożliwia łatwe podłączenie baz firmowych pod nazwami, pod którymi figurowały w momencie wykonywania kopii bazy konfiguracyjnej. Jeśli nadpisujemy istniejącą bazę konfiguracyjną (odtwarzamy pod tą samą nazwą) to wpisy nie są usuwane.

Optymalizacja indeksów bazy danych

Funkcja jest uruchamiana po wciśnięciu klawisza  znajdującego się z prawej strony okna z listą baz danych.

Zadaniem tej funkcji jest odbudowa indeksów bazy danych w celu optymalizacji pracy bazy danych. Funkcja jest zawsze wykonywana dla podświetlonej bazy danych.

Konwersja bazy danych

Kolejne wersje programu mogą obsługiwać różne formaty bazy danych – zmiana formatu może być wymuszona zmianą lub rozszerzeniem funkcjonalności programu. Dostosowanie bazy do formatu obsługiwanego przez aktualną wersję programu (czyli konwersja) odbywa się z menu bazy danych, po podświetleniu wybranej bazy danych i wciśnięciu przycisku . Próba wykonania konwersji na bazie danych, która już posiada właściwy format kończy się odpowiednim komunikatem.

Informacje o rozmiarze bazy danych oraz danych binarnych

Na liście firmowych baz danych widoczne są kolumny: Wielkość bazy (MB) oraz Rozmiar danych binarnych (MB). Do odświeżenia informacji o rozmiarach baz firmowych służy przycisk  Odśwież informację o rozmiarach baz i danych binarnych. Informacje dotyczące rozmiaru bazy konfiguracyjnej są wyliczane na bieżąco. Jeżeli Operator ma zakaz do danej bazy, wówczas w miejsce danych w tych kolumnach jest pokazywane „—–”.

Pod listą firmowych baz danych znajduje się informacja o rozmiarze bazy konfiguracyjnej oraz o dacie ostatniego wykonania jej kopii bezpieczeństwa.

W menu kontekstowym po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na bazie dostępna jest funkcja Pokaż rozmiar tabel w bazie danych. Po jej wybraniu otwierane jest okno prezentujące informacje dotyczące tabel bazy danych: rodzaj i nazwa tabeli, ilość wierszy oraz ilość MB zajętych przez dane, indeksy oraz przestrzeń nieużywaną w tabeli.

Różnica w sumie poszczególnych tabel, a całej bazy danych wynika z wolnej przestrzeni w pliku bazy danych, która nie jest wykorzystywana przez żaden obiekt w bazie, ale jest zarezerwowana.