Wypełnienie numeru KSeF na dokumentach podczas wiązania z dokumentem zaimportowanym z KSeF

Proces wiązania i usuwania powiązania dokumentów zaimportowanych z KSeF z fakturami w systemie został rozbudowany o automatyczną aktualizację numeru KSeF.

Dodanie powiązania dla dokumentów w buforze

Na liście Zakup -> Import KSeF po wybraniu dokumentu i użyciu opcji Dołącz ze wskazaniem faktury, system wykonuje następujące czynności:

• Jeśli numer KSeF jest pusty, zostaje on zaktualizowany na fakturze oraz na powiązanym dokumencie FZV/KFZV.
• Pole numeru KSeF jest uzupełniane wartością z pola KsefReferenceNumber zawartego w pliku XML.
• System wyświetla komunikat: Dokument został poprawnie powiązany. Zaktualizowano numer KSeF dokumentu oraz dodano załącznik do faktury.
• W przypadku, gdy numer KSeF był już wypełniony, system go nie modyfikuje.

Modyfikacja ta dotyczy wiązania z dokumentami typu: FZ, KWFZ, KIFZ, KDFZ, FZL, KFZL, korekty ręczne oraz w rejestrze VAT: FZV, KFZV.

Dodanie powiązania dla dokumentów zatwierdzonych lub zaksięgowanych

Obsługa numeru KSeF zależy od uprawnień operatora:

• Brak uprawnienia do edycji numeru KSeF na zatwierdzonym dokumencie: System dołącza jedynie załącznik, nie zmieniając danych w polu numer KSeF.
• Posiadanie uprawnienia do edycji numeru KSeF na zatwierdzonym dokumencie: System aktualizuje numer KSeF na fakturze oraz dokumentach VAT. Po aktualizacji numeru na dokumentach VAT automatycznie następuje zmiana Rodzaju dokumentu JPK. Jeśli dokument jest zaksięgowany, aktualizacja obejmuje również zapisy na poleceniu księgowania (PK).

Usunięcie powiązania

Przy usuwaniu powiązania za pomocą przycisku Odłącz, system wyświetla zapytanie o usunięcie numeru KSeF. Zasady usuwania przedstawia poniższa tabela:

Numer KSeF i Rodzaj dokumentu JPK na fakturach wygenerowanych do Zawiadomienia ZD

Podczas generowania dokumentów korygujących do Zawiadomienia ZD obowiązują następujące zasady przenoszenia danych:

• Jeśli dokument źródłowy (FZV, FSV, KFZV, KFSV) posiada numer KSeF, zostaje on przeniesiony na dokument korygujący.
• Rodzaj dokumentu JPK jest ustawiany zgodnie z wartością na dokumencie źródłowym.
• W przypadku, gdy Rodzaj dokumentu JPK na dokumencie źródłowym był ustawiony BRAK, na korekcie ustawiana jest wartość BFK.
• Na dokument przenoszony jest również Status KSeF oraz Numer KSeF faktury korygowanej.

Nowa schema JPK_V7M(3)

W systemie wprowadzono obsługę nowej struktury pliku JPK_V7M(3), która obowiązuje dla deklaracji składanych od lutego 2026 roku.

Zasady stosowania definicji pliku

Wybór definicji zależy od okresu, za który przeliczana jest deklaracja. Dodana schema JPK_V7M(3) ustawiana jest w plikach JPK_V7M przeliczanych od 02.2026.

Zakładka Deklaracja

W nowej wersji deklaracji wprowadzono zmiany w strukturze pól i sposobie ich wyliczania:

• Dodano pole P_360 (Wysokość podatku od niezwróconej kaucji pobranej za produkty w opakowaniach na napoje objęte systemem kaucyjnym, podlegająca wpłacie przez podmiot reprezentujący, o którym mowa w art. 17b ustawy), w którym wykazywana jest suma kwot z ewidencji sprzedaży zaokrąglona do pełnych złotych.
• Zmodyfikowano wyliczenie pola P_38 poprzez uwzględnienie wartości z pola P_360 – stanowi ono sumę kwot należnych pomniejszoną o wartości z pól P_35, P_36 oraz P_360.
• Usunięto wiersz zawierający pole P_57.
• Wartości w polach Podatek należny oraz Podatek należny z wyłączeniem faktur FP są pomniejszane o sumę kwot podatku z systemu kaucyjnego.

Zakładka Ewidencja sprzedaży

W części ewidencyjnej sprzedaży wprowadzono nowe kolumny służące do poprawnego raportowania dokumentów:

• Numer KSeF – kolumna wypełniana automatycznie na podstawie danych z pola Numer KSeF na dokumencie VAT.
• OFF – zaznaczony, jeśli na dokumencie VAT w parametrze Rodzaj dokumentu JPK wskazano wartość OFF.
• BFK – zaznaczony, jeśli na dokumencie VAT w parametrze Rodzaj dokumentu JPK wskazano wartość BFK.
• DI – zaznaczony, jeśli na dokumencie VAT w parametrze Rodzaj dokumentu JPK wskazano wartość DI.
• K_360 VAT system kaucyjny – kolumna dodatkowa, wypełniana sumą kwot VAT z elementów dokumentów, dla których ustawiono rodzaj System kaucyjny.

W przypadku, gdy Rodzaj dokumentu JPK ma wartość BRAK, kolumna Numer KSeF pozostaje pusta, a kolumny OFF, BFK oraz DI przyjmują wartość Nie. W takim przypadku na dokumencie VAT należ zmodyfikować Rodzaj dokumentu JPK.

Zakładka Ewidencja zakupu

Ewidencja zakupu została rozbudowana o poniższe kolumny pozwalające na identyfikację rodzaju dokumentu:

• Numer KSeF – kolumna wypełniana automatycznie na podstawie danych z pola Numer KSeF na dokumencie VAT.
• OFF – zaznaczony, jeśli na dokumencie VAT w parametrze Rodzaj dokumentu JPK wskazano wartość OFF.
• BFK – zaznaczony, jeśli na dokumencie VAT w parametrze Rodzaj dokumentu JPK wskazano wartość BFK.
• DI – zaznaczone, jeśli na dokumencie VAT w parametrze Rodzaj dokumentu JPK wskazano wartość DI.

Poprawność danych w kolumnie Numer KSeF jest weryfikowana przez schemę pliku podczas generowania pliku .xml.

Wydruk deklaracji JPK_V7M(3)

Dla struktury JPK_V7M(3) przygotowano dedykowany wydruk części deklaracyjnej, który uwzględnia zmiany wprowadzone w aktualnej schemie.

Wydruki z rejestrów VAT

Z poziomu listy Rejestr VAT dla wydruków : Rejestr VAT – zakup wg pól JPK_V7M oraz Rejestr VAT – sprzedaż wg pól JPK_V7M wprowadzono następujące zmiany:

• parametrach wydruków dodano możliwość uruchomienia wydruku zgodnie z nową schema JPK_V7M(3),
• na obu tych wydrukach dodano nową kolumnę z Numerem KSeF dokumentu,
• na wydruk po stronie sprzedaży dodano pole K_360 z listą faktur które w nim zostały ujęte.

Aktualizacja procesu seryjnej zmiany parametrów VAT

Zaktualizowano proces BPM Seryjna zmiana parametrów JPK, który umożliwia zbiorczą aktualizację parametrów VAT na dokumentach. Funkcjonalność ta została wprowadzona w celu usprawnienia obsługi nowego parametru Rodzaj dokumentu JPK.

Proces dostępny jest do pobrania ze stron walidowanych dla Partnerów.

Zmiany dotyczące parametrów na karcie kontrahenta

W systemie wprowadzono modyfikacje na karcie kontrahenta oraz nowe ustawienia parametrów związanych z Krajowym Systemem e-Faktur.

Dla kontrahentów o statusie Odbiorca detaliczny i kontrahentów o typie: Unijny oraz Pozaunijny udostępniono następujące parametry:

• Odbiór faktur przez KSeF – określa możliwość wysyłki dokumentów do systemu KSeF dla danego podmiotu.
• Wysyłka maila o fakturze w KSeF – parametr (wcześniej pod nazwą Wysyłka maila o FS w KSeF) odpowiedzialny za powiadomienia drogą elektroniczną.

Wysyłka faktur do KSeF uwzględnia stan parametru Odbiór faktur przez KSeF:

• Jeśli parametr jest odznaczony, wysyłka dokumentów dla danego kontrahenta jest zablokowana.
• Jeśli parametr jest zaznaczony, system zezwala na wysyłkę do KSeF.

Zmiana w obsłudze wydruków faktur KSeF

W systemie wprowadzono mechanizmy uzależniające proces drukowania faktur od statusu kontrahenta oraz parametru na karcie kontrahenta Odbiór faktur przez KSeF. Funkcjonalność ta ma na celu zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi Krajowego Systemu e-Faktur oraz eliminację błędów przy wystawianiu dokumentów poza systemem.

Obsługa kontrahentów niebędących odbiorcami KSeF

W przypadku kontrahentów, którzy posiadają odznaczony parametr Odbiór faktur przez KSeF, proces wydruku przebiega następująco:

Przy próbie wydruku wyświetlany jest komunikat: Kontrahent nie jest odbiorcą KSeF. Wydrukowanie dokumentu zablokuje możliwość przesłania dokumentu do KSeF lub ponownego przesłania w przypadku odrzucenia wysłanego dokumentu. Czy drukować dokument?
Operator ma do wyboru dwie opcje:

• NIE – następuje powrót do poprzedniego widoku bez wykonania wydruku.
• TAK – system zezwala na wykonanie tradycyjnego wydruku faktury bez kodów QR.

Obsługa kontrahentów będących odbiorcami KSeF

Dla kontrahentów z zaznaczonym parametrem Odbiór faktur przez KSeF, system wymusza rejestrację dokumentu przed wykonaniem ostatecznego wydruku.

Przy próbie wydruku dokumentu, który nie został jeszcze zarejestrowany, pojawia się komunikat: Wykonanie wydruku nie jest możliwe ponieważ dokument nie został zarejestrowany jeszcze w KSeF. Czy chcesz wysłać dokument do KSeF i wykonać wydruk?

Operator ma do wyboru dwie opcje:

• NIE – następuje powrót do poprzedniego widoku bez wykonania wydruku.
• TAK – następuje eksport faktury do KSeF oraz próba pobrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO).

W przypadku wybrania opcji TAK, dalszy przebieg procesu zależy od uzyskania statusu z serwerów Ministerstwa Finansów:

• Pobrano UPO: Generowany jest wydruk zawierający kod QR.
• Brak UPO: System wyświetla zapytanie, czy wydrukować potwierdzenie transakcji lub wizualizację faktury (zależnie od typu transakcji). Wydruk jest realizowany zgodnie z odpowiedzią użytkownika.

Oznaczenie dokumentów sprzedaży znacznikiem Tryb KSeF

W systemie wprowadzono mechanizm oznaczania dokumentów sprzedaży nowym parametrem określającym tryb pracy z Krajowym Systemem e-Faktur. Wartość parametru jest ustawiana automatycznie podczas zatwierdzania dokumentu w zależności od aktywnego trybu w systemie.

Widoczność na listach dokumentów i rejestrach

Informacja o trybie wystawienia dokumentu została udostępniona w następujących miejscach:

• Lista faktur sprzedaży – kolumna Tryb KSeF. Prezentuje ona wartości tekstowe: Online, Niedostępność, Awaria, Awaria całkowita lub Offline24. Pozostaje pusta, jeśli dokument nie podlega wysyłce do KSeF:
  • Status -> Nie wysłano, dokument wystawiony w trybie Online, kontrahent na fakturze to odbiorca detaliczny
  • Status -> Nie wysłano, kontrahent na fakturze to podmiot gospodarczy o typie Unijny lub Pozaunijny.

• data wystawienia dokumentu jest przed datą wskazaną w polu Obsługa KSeF na formularzu firmy

• Rejestry VAT sprzedaży – w sekcji rejestrów typu sprzedaż dodano kolumnę Tryb KSeF, która prezentuje wartość pobraną z dokumentu źródłowego.

Oznaczenie Rodzaju dokumentu JPK na fakturach i korektach VAT dodawanych w rejestrze VAT

Podczas dodawania dokumentów bezpośrednio w rejestrach VAT stosowane są następujące zasady przypisywania wartości w polu Rodzaj dokumentu JPK:

• Rejestr proponowany – ustawiana jest wartość pobrana z definicji rejestru z możliwością jej edycji.
• Rejestr obowiązkowy – ustawiana jest wartość pobrana z definicji rejestru bez możliwości zmiany.
• Dokument wewnętrzny – po zaznaczeniu parametru Dok. wewnętrzny na dokumencie w rejestrze proponowanym, następuje automatyczna zmiana rodzaju dokumentu JPK na DI.

W sytuacji, gdy wskazana zostanie wartość KSeF, system weryfikuje ustawienia definicji firmy oraz wypełnienie pola Numer KSeF:

Oznaczenie Rodzaju dokumentu JPK podczas generowania FZV/KFZV z dokumentów handlowych

W momencie generowania dokumentów FZV/KFZV do dokumentów handlowych weryfikowane jest uzupełnieni pola Numer KSeF.

Zasady automatycznego ustawiania parametru, jeśli:

• Numer KSeF jest wypełniony, dla parametru Rodzaj dokumentu JPK ustawiana jest wartość KSeF.
• Numer KSeF nie jest wypełniony, system sprawdza rodzaj transakcji na dokumencie:
  • Dla transakcji Krajowa – na wygenerowanym dokumencie ustawiana jest wartość OFF.
  • Dla transakcji innej niż krajowa – na wygenerowanym dokumencie ustawiana jest wartość BFK.

Podczas konwersji bazy danych dla istniejących dokumentów FZV oraz KFZV stosowane są poniższe reguły:

• Dla dokumentów z uzupełnionym Numerem KSeF ustawiana jest wartość KSeF.
• Dla dokumentów z niewypełnionym Numerem KSeF parametr pozostaje jako BRAK.

Oznaczenie Rodzaj dokumentu JPK podczas generowania FSV/KFSV z dokumentów handlowych

W momencie generowania dokumentów FSV/KFSV z handlowych następuje weryfikacja pola Status KSeF na dokumencie. Jeśli Status KSeF przyjmuje wartość Nie wysłano, sprawdzany jest parametr Tryb KSeF:

• Niedostępność lub Awaria – na dokumencie VAT w polu Rodzaj dokumentu JPK ustawiana jest wartość OFF.
• Offline24 – na dokumencie VAT w polu Rodzaj dokumentu JPK ustawiana jest wartość DI.
• Awaria całkowita lub wartość <pusta>  – na dokumencie VAT w polu Rodzaj dokumentu JPK ustawiana jest wartość BFK.
• Online – na dokumencie VAT w polu Rodzaj dokumentu JPK ustawiana jest wartość KSeF.

W pozostałych przypadkach, jeśli na dokumencie Status KSeF ustawiony jest jako:

• Nie podlega -na dokumencie VAT ustawiana jest wartość BFK.

• Wysłano, DEMO_wysłano, Pobrano UPO, DEMO_Pobrano UPO, POS/MOS pobrano dane z UPO lub POS/MOS demo pobrano dane z UPO –  dokumencie VAT ustawiana jest wartość KSeF.
• Jeśli na dokumencie Status KSeF posiada status Odrzucono lub DEMO_Odrzucono, Rodzaj dokumentu JPK – na dokumencie VAT nie ulega zmianie i pozostaje jako KSeF.

Aktualizacja pola Rodzaj dokumentu JPK następuje automatycznie w momencie zmiany pola Status KSeF oraz Tryb KSeF na dokumencie źródłowym.

Jeśli FSV/KFSV generowana zostanie do dokumentu ZSD/KSD na dokumencie VAT w Rodzaju dokumentu JPK ustawiana jest wartość DI.

Podczas konwersji bazy danych dla dokumentów FSV i KFSV wartości są ustawiane w następujący sposób:

• Dla Statusu KSeF: KSeF Wysłano, DEMO_wysłano, Pobrano UPO, DEMO_Pobrano UPO, POS/MOS pobrano dane z UPO, POS/MOS demo pobrano dane z UPO, Odrzucono, DEMO_Odrzucono – Rodzaj dokumentu JPK przyjmuje wartość KSeF.
• Dla Statusu KSeF: Nie wysłano – Rodzaj dokumentu JPK przyjmuje wartość pustą BRAK.

Pozostałe zmiany wprowadzone w KSeF

Na definicji firmy na zakładce KSeF umożliwiona została opcja wysyłania numeru obcego dokumentu ZS, w przypadku gdy parametr Wysyłaj numer obcy z dokumentu ZS jest:

• zaznaczony – do KSeF zostanie wysłana wartość z pola Numer Obcy, w przypadku gdy wartość ta będzie pusta wysłany zostanie numer systemowy
• odznaczony – do KSeF zostanie wysłany numer systemowy

Obsługa Rodzaju dokumentu JPK

W związku z koniecznością odpowiedniego oznaczania w pliku JPK_V7M(3) dokumentów nieposiadających Numeru KSeF, w systemie wprowadzono nowy parametr VAT: Rodzaj dokumentu JPK. Parametr ten jest możliwy do edycji wyłącznie dla rejestrów oraz nagłówków dokumentów VAT. Nie jest on dostępny na podrejestrach ani elementach dokumentów VAT.

Konfiguracja parametru VAT

W sekcji Parametry VAT dla opcji Rodzaj dokumentu JPK dodano poniższe opcje:

• KSeF – faktura zarejestrowana w Krajowym Systemie e-Faktur
• OFF – faktura, o której mowa w art. 106nf ustawy, która nie ma przydzielonego numeru identyfikującego w Krajowym Systemie e-Faktur oraz nie została do niego przesłana
• BFK – faktura elektroniczna lub faktura w postaci papierowej
• DI – inny dowód niż faktura wystawiona za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur
• BRAK – faktura wystawiona przed wprowadzeniem obowiązku rejestrowania w Krajowym Systemie e-Faktur

Zasady oznaczania w rejestrze VAT

Wartość parametru jest uzależniona od ustawień na definicji firmy oraz rodzaju transakcji:

• Dla firm z grupą stawek VAT: PL:
  • dla transakcji Krajowa domyślnie ustawiana jest wartość KSeF.
  • przy zmianie transakcji na Wewnątrzwspólnotowa lub Pozaunijna wartość zmienia się na BFK.
  • po konwersji parametry w rejestrach zostaną ustawione według powyższych reguł (KSeF dla transakcji krajowych, BFK dla pozostałych).
• Dla firm z grupą stawek VAT inną niż PL – ustawiana jest wartość BRAK, niezależnie od rodzaju transakcji.

Obsługa dokumentów i weryfikacja Numeru KSeF

Podczas dodawania dokumentów bezpośrednio w rejestrach VAT obowiązują następujące zasady:

• Rejestr proponowany – wartość pobierana jest z definicji rejestru z możliwością zmiany. Zaznaczenie parametru Dok. wewnętrzny automatycznie zmienia rodzaj dokumentu na DI.
• Rejestr obowiązkowy – wartość pobierana jest z definicji rejestru bez możliwości zmiany.

W przypadku, gdy wybrana wartość to KSeF, a na definicji firmy włączona jest Obsługa KSeF, system weryfikuje uzupełnienie pola Numer KSeF podczas zapisu. Przy braku numeru wyświetlony zostanie komunikat dotyczący oznaczenia go jako Faktura KSeF jednak nie podano Numeru KSeF. W przypadku wybrania opcji:

• Tak – dokument zostanie zapisany
• Nie lub zamknięcie okna – pozostawia dokument w trybie edycji

Zmiany w obszarze Krajowego systemu e-Faktur

Zmiany w logowaniu

Wprowadzono mechanizm, który podczas logowania do systemu (jeśli włączona jest obsługa KSeF) wyświetla komunikat pozwalający na natychmiastowe zalogowanie się do KSeF. Użytkownik ma do wyboru dwie metody: Certyfikat lub Token KSeF. Jeśli użytkownik nie skorzysta z tej opcji przy uruchomieniu systemu, może wywołać okno logowania ręcznie, wybierając nową opcję [Uwierzytelnianie] dostępną w Menu Główne -> w grupie przycisków KSeF.

Logowanie do KSeF możliwe jest za pomocą certyfikatu kwalifikowanego lub certyfikatu KSeF, które zapisywane są w magazynie certyfikatów Windows.

Status połączenia z KSeF

• Zielona kropka – KSeF jest w trybie Online i użytkownik jest uwierzytelniony
• Żółta kropka – KSeF jest w trybie Online i użytkownik nie jest uwierzytelniony
• Czerwona kropka – włączony został tryb Offline z opcją Niedostępność lub Awaria
• Czarna kropka – włączony został Offline z opcją Awaria całkowita

W przypadku włączenia trybu Offline i powrotu po czasie niedostępności do trybu Online, koniecznym jest wykonanie ponownego uwierzytelnienia, w tym celu wystarczy wejść z poziomu Menu Główne wybrać opcję Uwierzytelnianie. Jeśli nie upłynął 7 dniowy okres dla refresh tokena, nie będzie konieczności ponownego uwierzytelniania.

Zmiany na Firmie

Z pozycji Konfiguracja -> Struktura firmy -> Firma na zakładce KSeF zostały dodane nowe sekcje:

• Certyfikat Offline – pozwala na wskazanie certyfikatu offline, dzięki któremu będzie możliwość wydrukowania dokumentów w przypadku, gdy KSeF został ustawiony w tryb Offline.
• Komunikacja KSeF – zawiera dostępną opcję Połączenie, z możliwymi wartościami: Online (opcja domyślna), Offline. Po wybraniu opcji Offline, dostępne są dodatkowe pola, pozwalające określić przyczyny i czas niedostępności:
  • Tryb – pozwala określić przyczynę braku dostępności: Niedostępność, Awaria, Awaria całkowita
  • Data początkowa/Data końcowa – pozwala określić przedział czasowy niedostępności KSeF.

Obsługa trybu Offline i Online w KSeF

Tryb Offline

Tryb Offline to mechanizm zapewniający ciągłość pracy i możliwość wystawiania oraz zatwierdzania faktur w sytuacjach, gdy występują trudności techniczne w komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Umożliwia to minimalizację przerw w procesie fakturowania spowodowanych problemami z jakością sieci transmisyjnej lub brakiem połączenia z Internetem lub awarią wywołaną ze strony serwerów ministerstwa

Tryb offline od strony biznesowej i prawnej oznacza kilka możliwych procedur ze strony KSeF. Wynikają one z zaistniałych okoliczności np. problemów z połączeniem po stronie podatnika albo awarii czy prac serwisowych w KSeF. W zależności od przesłanek, pomimo stosowania od strony technicznej wysyłki w trybie offline, mogą wystąpić różne terminy późniejszego dosłania faktury do systemu, odmienne reguły ich udostępnienia nabywcy czy opatrywania kodami QR. Dlatego wyróżniamy kilka trybów pracy Offline: Offline24 (tryb automatyczny), Niedostępność, Awaria i Awaria całkowita.

W przypadku, gdy będąc online próba wysyłki/zatwierdzenia faktury do KSeF (np. z powodu chwilowego braku połączenia z Internetem zakończy się niepowodzeniem, system wyświetli odpowiedni komunikat i faktura zostanie automatycznie wystawiona w trybie Offline24 i oznacza to że musi zostać przesłana do KseF najpóźniej w kolejnym dniu roboczym.

Pozostałe tryby pracy zależą od działania platformy KSeF i powinny być konfigurowane/włączane przez użytkownika na podstawie komunikatów zawartych w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP).

Dostępne rodzaje trybu offline różnią się terminem przesłania dokumentów do KSeF, w przypadku wybrania opcji:

• Niedostępność – dokumenty należy dostarczyć do KSeF do następnego dnia roboczego od momentu zakończenia niedostępności KSeF
• Awaria – do 7 dni roboczych od momentu zakończenia niedostępności KSeF dla awarii
• Awaria całkowita – brak konieczności wysyłki dokumentów do KSeF.

Tryb online

W przypadku zakończenia trybu offline (minął wyznaczony termin niedostępności/awarii/awarii całkowitej lub został zakończony przed upływem tej daty) należy wykonać ręczną zmianę trybu w systemie. W tym celu należy przejść na formularz firmy na zakładkę KSeF i zaznaczyć parametr Online.
W przypadku gdy zakończy się okres trwania trybu offline użytkownik, który loguje się do systemu – otrzyma dedykowany komunikat z informacją o konieczności zmiany trybu na formularzu firmy. Zmiana trybu na online będzie skutkowała pojawieniem się komunikatu o konieczności wysłania faktur oznaczonych trybem offline przy kolejnym zalogowaniu.

Wydruki

Wydruk dokumentu offline będzie zależał zarówno od rodzaju włączonego trybu offline, a także od rodzaju kontrahenta czy też rodzaju transakcji.

Podczas wykonywania wydruku dokumentu, który został wystawiony dla:

• podmiotu gospodarczego z NIP i rodzaju transakcji: Krajowa
• oznaczony statusem Nie wysłano i wystawiony w trybie offline
• oznaczony statusem Wysłano, ale bez numeru KSeF np. w sytuacji gdy nie pobrano jeszcze UPO

Użytkownik będzie musiał zdecydować, czy taki wydruk powinien zostać wykonany:

Po wybraniu opcji:

• NIE – wydruk nie zostanie wykonany
• TAK – przygotowany zostanie wydruk:
  • z adnotacją o trybie offline
  • opatrzony adnotacją POTWIERDZENIE TRANSAKCJI, a nie Faktura podstawowa Wygenerowanymi dwoma kodami QR

Podczas wykonywania wydruku dokumentu, który został wystawiony na:

• kontrahenta bez NIP (podmiot gospodarczy/odbiorca detaliczny) i rodzaj transakcji: Krajowa
• kontrahenta zagranicznego (podmiot gospodarczy/odbiorca detaliczny) i rodzaj transakcji: Wewnątrzwspólnotowa, Pozaunijna
• oznaczony statusem Nie wysłano i wystawiony w trybie offline
• oznaczony statusem Wysłano, ale bez numeru KSeF/UPO

Po wybraniu opcji:

• NIE – wydruk nie zostanie wykonany
• TAK – przygotowany zostanie wydruk:
  • z wygenerowanymi dwoma kodami QR

Zbiorcze pobieranie UPO

Wprowadzono możliwość pobrania UPO dla wielu dokumentów za dany okres – po wybraniu przycisku [Pobierz UPO za okres] prezentowane jest dodatkowe okno do uzupełnienia szczegółów eksportu:

• Pole Dzień/Zakres dat – pozwala określić daty dla których ma zostać pobrane UPO

• Pole Właściciel – umożliwia pobranie UPO dla dokumentów wystawionych we wskazanym centrum
• Przycisk [Pobierz] oraz[ Anuluj] – mechanizm weryfikacji możliwości pobrania UPO analogiczny jak dla przycisku [Pobierz UPO]

Nowe uprawnienie na grupie operatorów

Na formularzu grupy operatorów (Konfiguracja -> Grupy operatorów), na zakładce Inne uprawnienia, dodano pozycję:

• Kontrola niewysłanych faktur KSeF – włączenie kontroli pozwala na wyświetlenie monitu podczas zmiany centrum/wylogowania/zamknięcia systemu, dotyczącego istniejących w systemie faktur niewysłanych do KSeF, które posiadają status Zatwierdzony i zostały wystawione po dacie wskazanej w polu Obsługa KSeF na formularzu firmy.

Zakładka Pracownik na dokumentach

W związku ze zmianami wprowadzonymi w schemie FA(3) KSeF wprowadzona została możliwość wskazania pracownika na dokumentach sprzedażowych, który dokonał zakupu na rzecz odbiorcy. W tym celu na zakładce Kontrahenci w sekcji Odbiorca dodana została podzakładka Pracownik. Informacja o takim pracowniku jest wysyłana w sekcji Podmiot3 z rolą Pracownik w Schemie FA(3). Pola Imię oraz Nazwisko mają charakter obligatoryjny, natomiast pozostałe pola są opcjonalne. Edycja danych pracownika jest możliwa wyłącznie na dokumencie w stanie Zainicjowanym lub Niezatwierdzonym.

Dodatkowo wykonując import dokumentu z KSeF jeśli wskazany został Podmiot Inny z rolą Pracownik, informacja ta jest oznaczona w kolumnie Pracownik (zaznaczony parametr). Podczas importowania jej jako faktury zakupu na zakładce Kontrahenci -> w sekcji Pracownicy istnieje możliwość jego wskazania.

Termin płatność

Na dokumencie faktury zakupu oraz korektach dodane zostało nowe pole Opis terminu płatności, pole to pełni rolę informacyjną.

Synchronizacja parametrów KSeF z Comarch POS

Podczas synchronizacji do Comarch POS przesyłana jest:

• wartość parametru Obsługa KSeF z konfiguracji firmy wraz z datą jej aktywacji
• wartość parametru Odbiór faktur przez KSeF na kartotece kontrahenta
• wartość pola Numer KSeF dokumentu synchronizowanych faktur sprzedaży oraz ich korekt
• informacja o trybie offline wraz z jedną z opcji Niedostępny, Awaria, Awaria całkowita
• informacja o serwerze i licencji KSeF dla stanowiska POS
• informacja dotycząca sposobu uwierzytelniania.

Zmiany w obszarze Krajowego systemu e-Faktur

Zmiany w logowaniu

Wprowadzono mechanizm, który podczas logowania do systemu (jeśli włączona jest obsługa KSeF) wyświetla komunikat pozwalający na natychmiastowe zalogowanie się do KSeF. Użytkownik ma do wyboru dwie metody: Certyfikat lub Token KSeF. Jeśli użytkownik nie skorzysta z tej opcji przy uruchomieniu systemu, może wywołać okno logowania ręcznie, wybierając nową opcję [Uwierzytelnianie] dostępną w Menu Główne -> w grupie przycisków KSeF.

Logowanie do KSeF możliwe jest za pomocą certyfikatu kwalifikowanego lub certyfikatu KSeF, które zapisywane są w magazynie certyfikatów Windows.

Status połączenia z KSeF

• Zielona kropka – KSeF jest w trybie Online i użytkownik jest uwierzytelniony
• Żółta kropka – KSeF jest w trybie Online i użytkownik nie jest uwierzytelniony
• Czerwona kropka – włączony został tryb Offline z opcją Niedostępność lub Awaria
• Czarna kropka – włączony został Offline z opcją Awaria całkowita

W przypadku włączenia trybu Offline i powrotu po czasie niedostępności do trybu Online, koniecznym jest wykonanie ponownego uwierzytelnienia, w tym celu wystarczy wejść z poziomu Menu Główne wybrać opcję Uwierzytelnianie. Jeśli nie upłynął 7 dniowy okres dla refresh tokena, nie będzie konieczności ponownego uwierzytelniania.

Zmiany na Firmie

Z pozycji Konfiguracja -> Struktura firmy -> Firma na zakładce KSeF zostały dodane nowe sekcje:

• Certyfikat Offline – pozwala na wskazanie certyfikatu offline, dzięki któremu będzie możliwość wydrukowania dokumentów w przypadku, gdy KSeF został ustawiony w tryb Offline.
• Komunikacja KSeF – zawiera dostępną opcję Połączenie, z możliwymi wartościami: Online (opcja domyślna), Offline. Po wybraniu opcji Offline, dostępne są dodatkowe pola, pozwalające określić przyczyny i czas niedostępności:
  • Tryb – pozwala określić przyczynę braku dostępności: Niedostępność, Awaria, Awaria całkowita
  • Data początkowa/Data końcowa – pozwala określić przedział czasowy niedostępności KSeF.

Obsługa trybu Offline i Online w KSeF

Tryb Offline

Tryb Offline to mechanizm zapewniający ciągłość pracy i możliwość wystawiania oraz zatwierdzania faktur w sytuacjach, gdy występują trudności techniczne w komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Umożliwia to minimalizację przerw w procesie fakturowania spowodowanych problemami z jakością sieci transmisyjnej lub brakiem połączenia z Internetem lub awarią wywołaną ze strony serwerów ministerstwa

Tryb offline od strony biznesowej i prawnej oznacza kilka możliwych procedur ze strony KSeF. Wynikają one z zaistniałych okoliczności np. problemów z połączeniem po stronie podatnika albo awarii czy prac serwisowych w KSeF. W zależności od przesłanek, pomimo stosowania od strony technicznej wysyłki w trybie offline, mogą wystąpić różne terminy późniejszego dosłania faktury do systemu, odmienne reguły ich udostępnienia nabywcy czy opatrywania kodami QR. Dlatego wyróżniamy kilka trybów pracy Offline: Offline24 (tryb automatyczny), Niedostępność, Awaria i Awaria całkowita.

W przypadku, gdy będąc online próba wysyłki/zatwierdzenia faktury do KSeF (np. z powodu chwilowego braku połączenia z Internetem zakończy się niepowodzeniem, system wyświetli odpowiedni komunikat i faktura zostanie automatycznie wystawiona w trybie Offline24 i oznacza to że musi zostać przesłana do KseF najpóźniej w kolejnym dniu roboczym.

Pozostałe tryby pracy zależą od działania platformy KSeF i powinny być konfigurowane/włączane przez użytkownika na podstawie komunikatów zawartych w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP).

Dostępne rodzaje trybu offline różnią się terminem przesłania dokumentów do KSeF, w przypadku wybrania opcji:

• Niedostępność – dokumenty należy dostarczyć do KSeF do następnego dnia roboczego od momentu zakończenia niedostępności KSeF
• Awaria – do 7 dni roboczych od momentu zakończenia niedostępności KSeF dla awarii
• Awaria całkowita – brak konieczności wysyłki dokumentów do KSeF.

Tryb online

W przypadku zakończenia trybu offline (minął wyznaczony termin niedostępności/awarii/awarii całkowitej lub został zakończony przed upływem tej daty) należy wykonać ręczną zmianę trybu w systemie. W tym celu należy przejść na formularz firmy na zakładkę KSeF i zaznaczyć parametr Online.
W przypadku gdy zakończy się okres trwania trybu offline użytkownik, który loguje się do systemu – otrzyma dedykowany komunikat z informacją o konieczności zmiany trybu na formularzu firmy. Zmiana trybu na online będzie skutkowała pojawieniem się komunikatu o konieczności wysłania faktur oznaczonych trybem offline przy kolejnym zalogowaniu.

Wydruki

Wydruk dokumentu offline będzie zależał zarówno od rodzaju włączonego trybu offline, a także od rodzaju kontrahenta czy też rodzaju transakcji.

Podczas wykonywania wydruku dokumentu, który został wystawiony dla:

• podmiotu gospodarczego z NIP i rodzaju transakcji: Krajowa
• oznaczony statusem Nie wysłano i wystawiony w trybie offline
• oznaczony statusem Wysłano, ale bez numeru KSeF np. w sytuacji gdy nie pobrano jeszcze UPO

Użytkownik będzie musiał zdecydować, czy taki wydruk powinien zostać wykonany:

Po wybraniu opcji:

• NIE – wydruk nie zostanie wykonany
• TAK – przygotowany zostanie wydruk:
  • z adnotacją o trybie offline
  • opatrzony adnotacją POTWIERDZENIE TRANSAKCJI, a nie Faktura podstawowa Wygenerowanymi dwoma kodami QR

Podczas wykonywania wydruku dokumentu, który został wystawiony na:

• kontrahenta bez NIP (podmiot gospodarczy/odbiorca detaliczny) i rodzaj transakcji: Krajowa
• kontrahenta zagranicznego (podmiot gospodarczy/odbiorca detaliczny) i rodzaj transakcji: Wewnątrzwspólnotowa, Pozaunijna
• oznaczony statusem Nie wysłano i wystawiony w trybie offline
• oznaczony statusem Wysłano, ale bez numeru KSeF/UPO

Po wybraniu opcji:

• NIE – wydruk nie zostanie wykonany
• TAK – przygotowany zostanie wydruk:
  • z wygenerowanymi dwoma kodami QR

Zbiorcze pobieranie UPO

Wprowadzono możliwość pobrania UPO dla wielu dokumentów za dany okres – po wybraniu przycisku [Pobierz UPO za okres] prezentowane jest dodatkowe okno do uzupełnienia szczegółów eksportu:

• Pole Dzień/Zakres dat – pozwala określić daty dla których ma zostać pobrane UPO

• Pole Właściciel – umożliwia pobranie UPO dla dokumentów wystawionych we wskazanym centrum
• Przycisk [Pobierz] oraz[ Anuluj] – mechanizm weryfikacji możliwości pobrania UPO analogiczny jak dla przycisku [Pobierz UPO]

Nowe uprawnienie na grupie operatorów

Na formularzu grupy operatorów (Konfiguracja -> Grupy operatorów), na zakładce Inne uprawnienia, dodano pozycję:

• Kontrola niewysłanych faktur KSeF – włączenie kontroli pozwala na wyświetlenie monitu podczas zmiany centrum/wylogowania/zamknięcia systemu, dotyczącego istniejących w systemie faktur niewysłanych do KSeF, które posiadają status Zatwierdzony i zostały wystawione po dacie wskazanej w polu Obsługa KSeF na formularzu firmy.

Zakładka Pracownik na dokumentach

W związku ze zmianami wprowadzonymi w schemie FA(3) KSeF wprowadzona została możliwość wskazania pracownika na dokumentach sprzedażowych, który dokonał zakupu na rzecz odbiorcy. W tym celu na zakładce Kontrahenci w sekcji Odbiorca dodana została podzakładka Pracownik. Informacja o takim pracowniku jest wysyłana w sekcji Podmiot3 z rolą Pracownik w Schemie FA(3). Pola Imię oraz Nazwisko mają charakter obligatoryjny, natomiast pozostałe pola są opcjonalne. Edycja danych pracownika jest możliwa wyłącznie na dokumencie w stanie Zainicjowanym lub Niezatwierdzonym.

Dodatkowo wykonując import dokumentu z KSeF jeśli wskazany został Podmiot Inny z rolą Pracownik, informacja ta jest oznaczona w kolumnie Pracownik (zaznaczony parametr). Podczas importowania jej jako faktury zakupu na zakładce Kontrahenci -> w sekcji Pracownicy istnieje możliwość jego wskazania.

Termin płatność

Na dokumencie faktury zakupu oraz korektach dodane zostało nowe pole Opis terminu płatności, pole to pełni rolę informacyjną.

Synchronizacja parametrów KSeF z Comarch POS

Podczas synchronizacji do Comarch POS przesyłana jest:

• wartość parametru Obsługa KSeF z konfiguracji firmy wraz z datą jej aktywacji
• wartość parametru Odbiór faktur przez KSeF na kartotece kontrahenta
• wartość pola Numer KSeF dokumentu synchronizowanych faktur sprzedaży oraz ich korekt
• informacja o trybie offline wraz z jedną z opcji Niedostępny, Awaria, Awaria całkowita
• informacja o serwerze i licencji KSeF dla stanowiska POS
• informacja dotycząca sposobu uwierzytelniania.