Każda z firm powinna posiadać unikalny:

• numer NIP
• certyfikat

W przypadku wystawienia faktury z firmy A na firmę B należy:

1. Wystawić fakturę sprzedaży w firmie_A na kontrahenta firma_B
2. Po zatwierdzeniu wykonać eksport faktury do KSeF oraz pobrać UPO
3. Następnie z poziomu firmy_B wykonać import faktury zakupu z poziomu Zakup -> Import KSeF
4. Wybrać przycisk [Import] lub [Import za okres]
5. Po pobraniu faktur zakupu, zaznaczyć fakturę zaimportowaną z KSeF.
6. Aby powiązać ją z istniejącą fakturą zakupu należy wybrać przycisk [Dołącz] -> [FZ]
7. Z poziomu listy faktur zakupu wskazać fakturę wystawianą w firmie A.

1. Włączenie obsługi KSeF i nadanie uprawnień

• Weryfikacja ustawień: Upewnij się, że na formularzu firmy Grupa stawek VAT ma ustawioną wartość PL.
• Aktywacja parametru: Na formularzu firmy w sekcji Handel zaznacz parametr Obsługa KSeF od i wskaż datę rozpoczęcia.
• Wybór środowiska: W zakładce KSeF na formularzu firmy wybierz środowisko pracy: Demo lub Produkcyjne.
• Uwierzytelnienie: Z poziomu Menu Główne -> KSeF wybierz opcję Uwierzytelnianie. Zaloguj się przy użyciu Certyfikatu. Prawidłowe uwierzytelnienie zasygnalizowane jest zieloną kropką w prawym dolnym rogu systemu.
• Uprawnienia operatora: Aby użytkownik miał możliwość wysyłania faktur, przejdź do Konfiguracja -> Struktura firmy -> Grupy operatorów. Na formularzu grupy, w zakładce Inne uprawnienia, zaznacz parametr Wysyłanie faktur do KSeF (domyślnie jest on odznaczony). Bez tego uprawnienia przyciski eksportu będą niedostępne.

2. Dodanie i weryfikacja dokumentu

• Wystawienie faktury: Utwórz nową fakturę sprzedaży (FS) lub jej korektę. Aby dokument mógł trafić do KSeF, musi zostać Zatwierdzony.
• Weryfikacja: Podczas zatwierdzania system automatycznie sprawdzi zgodność faktury obowiązującą schemą w KSeF (jeśli włączono parametr automatycznej weryfikacji na formularzu firmy, zakładka KSeF). Wynik widoczny jest w infobarze (Weryfikacja KSeF: pozytywna/negatywna).
• Automatyczna wysyłka (opcja): Jeśli na definicji dokumentu zaznaczono parametr Automatycznie prześlij do KSeF, zatwierdzony i poprawnie zweryfikowany dokument zostanie wysłany samoczynnie.

3. Eksport do KSeF (Wysyłka ręczna)

• Jeżeli faktura nie została wysłana automatycznie, przejdź na listę faktur sprzedaży.
• Zaznacz dokument o statusie Nie wysłano lub Odrzucono.
• W grupie przycisków KSeF na wstążce wybierz przycisk [Eksport].
• Po udanej wysyłce status dokumentu zmieni się na Wysłano.

4. Pobranie UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru)

• Na liście faktur lub formularzu dokumentu (dla dokumentu o statusie Wysłano) kliknij przycisk [Pobierz UPO].
• Po otrzymaniu odpowiedzi z KSeF:
  • Status zmieni się na Pobrano UPO.
  • W polu Numer KSeF pojawi się nadany numer identyfikujący fakturę.
  • Plik xml z UPO zostanie zapisany jako załącznik (jeśli zaznaczono odpowiedni parametr w konfiguracji).

5. Podgląd QR i Wydruk

• Generowanie kodu QR: Kod QR generuje się automatycznie w momencie pobrania UPO i nadania numeru KSeF. Można go również wygenerować ręcznie przyciskiem [Generuj kod QR].
• Wydruk standardowy: Na standardowych wydrukach (np. Faktura sprzedaży) automatycznie umieszczany jest kod QR oraz link weryfikacyjny.
• Wydruk ustrukturyzowany: Dostępny jest typ wydruku Faktura ustrukturyzowana KSeF (format xml KSeF), który wizualizuje fakturę zgodnie ze wzorem Ministerstwa Finansów.

1. Włączenie obsługi KSeF i nadanie uprawnień

• Weryfikacja ustawień: Upewnij się, że na formularzu firmy Grupa stawek VAT ma ustawioną wartość PL.
• Aktywacja parametru: Na formularzu firmy w sekcji Handel zaznacz parametr Obsługa KSeF od i wskaż datę rozpoczęcia.
• Wybór środowiska: W zakładce KSeF na formularzu firmy wybierz środowisko pracy: Demo lub Produkcyjne.
• Parametry importu: W zakładce KSeF na formularzu firmy zaznacz parametr Proponuj artykuły z bazy przy imporcie FZ (wspomaga automatyczne łączenie towarów) oraz wskaż domyślne rejestry VAT dla faktur i korekt.
• Uwierzytelnienie: Z poziomu Menu Główne -> KSeF wybierz opcję Uwierzytelnianie. Zaloguj się przy użyciu Certyfikatu. Prawidłowe uwierzytelnienie zasygnalizowane jest zieloną kropką w prawym dolnym rogu systemu.
• Uprawnienia operatora: Przejdź do Konfiguracja -> Struktura firmy -> Grupy operatorów. Na formularzu grupy, w zakładce Inne uprawnienia, zaznacz parametr Pobieranie faktur z KSeF. Bez tego uprawnienia import będzie zablokowany.

2. Pobranie faktur (Import)

• Przejdź do menu głównego Zakup, a w grupie Dokumenty wybierz listę Import KSeF.
• Na wstążce kliknij przycisk:
  • Importuj – dla pobrania bieżących danych.
  • Importuj za okres – aby pobrać dokumenty z konkretnego przedziału dat (wg daty przesłania lub przyjęcia).
• System zweryfikuje uprawnienia operatora i pobierze dokumenty, prezentując m.in. NIP, nazwę sprzedawcy i kwoty.

3. Podgląd dokumentu

• System wyświetli wizualizację faktury ustrukturyzowanej bez konieczności logowania do portalu KSeF.

4. Generowanie Faktury Zakupu (FZ)

• Zaznacz pobraną fakturę na liście Faktury zakupu KSeF.
• W sekcji Generowanie kliknij przycisk [Faktura].
• Identyfikacja towarów: Jeśli włączono parametr Proponuj artykuły z bazy przy imporcie FZ, system spróbuje dopasować towary. W przypadku braku dopasowania pojawi się okno do ręcznego przypisania artykułu z bazy, które zostanie zapamiętane dla przyszłych importów.
• Ręczne wprowadzenie towarów: W przypadku gdy parametr Proponuj artykuły z bazy przy imporcie FZ nie jest włączony to należy ręcznie wprowadzić artykuły na podstawie podglądu FS z KSeF.
• Weryfikacja kwot: Podczas zapisu FZ system automatycznie porówna kwoty z dokumentem źródłowym KSeF i wyświetli ostrzeżenie w przypadku różnic.

5. Opcje dodatkowe (Faktura VAT / Dołączanie)

• Faktura VAT: Jeśli chcesz wprowadzić dokument tylko do rejestru VAT (bez FZ), użyj przycisku [Faktura VAT].
• Powiązanie z istniejącym dokumentem: Jeżeli faktura została już wprowadzona do systemu ręcznie – nie generuj nowej. Użyj przycisku [Dołącz] (w sekcji Lista), aby powiązać wpis z KSeF z istniejącą w systemie fakturą.