Kompensata pozwala na zewidencjonowanie wzajemnego potrącenia wierzytelności/wymagalnych należności, czyli powiązania pomiędzy należnościami a zobowiązaniami danego podmiotu lub ich grupy.

Kompensaty mogą być dokonywane poprzez rejestrację dokumentu kompensaty lub za pomocą przycisków [Powiąż] lub [Skompensuj].

Aby użytkownik mógł wykonywać kompensaty we wszystkich dostępnych miejscach w systemie, z poziomu Konfiguracja –> Struktura firmy –> Grupy operatorów –> edycja określonej grupy operatorów –> Inne uprawnienia, należy zaznaczyć parametr Wykonywanie kompensat. Możliwość odczytu, dodawania, modyfikacji oraz usuwania kompensat uzależniona jest natomiast od zaznaczenia parametrów dostępnych z poziomu Konfiguracja –> Struktura firmy –> Grupa operatorów –> edycja określonej grupy operatorów –> Obiekty –> obiekt Kompensata. Aby możliwe było kompensowanie wszystkich obiektów (operacji/płatności) użytkownik musi posiadać także uprawnienia do odczytu płatności oraz operacji kasowych/bankowych.

Kompensata za pomocą przycisku [Powiąż]

Kompensaty za pomocą przycisku [Powiąż] można dokonać z poziomu:

• szczegółów operacji kasowej/bankowej
• szczegółów płatności

Mechanizm wykonywania kompensaty jest taki sam zarówno z poziomu szczegółów operacji, jak również płatności. W celu dokonania kompensaty z poziomu szczegółów operacji należy:

• edytować formularz danej operacji
• zaznaczyć parametr Kompensaty dostępny na zakładce Rozliczenia nad listą dokumentów do rozliczenia. Po zaznaczeniu tego parametru na liście Dokumenty do rozliczenia zostaną wyświetlone operacje o przeciwnym typie. Oznacza to, że w przypadku rozliczania operacji przychodowej na liście zostaną wyświetlone dodatkowo wszystkie nierozliczone operacje rozchodowe, a w przypadku rozliczania operacji rozchodowej, lista wyświetli dodatkowo wszystkie nierozliczone operacje przychodowe.
• na liście dokumentów do rozliczenia zaznaczyć operację, z którą ma zostać skompensowany edytowany dokument
• z grupy przycisków Rozliczenia wybrać przycisk [Powiąż]. Taki sam efekt można uzyskać poprzez dwukrotne kliknięcie na daną operację/płatność.

Po dokonaniu kompensaty na liście Dokumenty rozliczone pojawi się dokument rozliczający daną operację. Dodatkowo, jeżeli dokument ten został całkowicie rozliczony, przestanie być on wyświetlany na liście Dokumenty do rozliczenia.

Kompensata za pomocą przycisku [Skompensuj]

Kompensatę za pomocą przycisku [Skompensuj] można dokonać z poziomu:

• preliminarza
• szczegółów operacji kasowej/bankowej
• szczegółów płatności
• listy rozliczeń z nabywcami/dostawcami
• listy należności/zobowiązań

Mechanizm dokonywania kompensaty jest analogiczny z wszystkich poziomów.

W celu dokonania kompensaty płatności z poziomu preliminarza należy zaznaczyć na liście płatność i wybrać przycisk [Skompensuj]. Zostanie otwarta lista wszystkich nierozliczonych płatności przeciwnego typu powiązanych z tym samym kontrahentem, z której należy wybrać dokument lub dokumenty do kompensaty. Po zaznaczeniu płatności należy wybrać przycisk [Powiąż].

Dokumenty kompensat pozwalają na zaewidencjonowanie wzajemnego potrącenia wierzytelności/wymagalnych należności, czyli dokonanie powiązania pomiędzy należnościami a zobowiązaniami danego podmiotu lub ich grupy.

Funkcjonalność rejestrowania dokumentów kompensat jest dostępna wyłącznie w przypadku, gdy na definicji firmy został zaznaczony parametr Rejestracja kompensat. Parametr ten jest:

• włączony na bazach wygenerowanych w języku polskim, z możliwością jego wyłączenia w dowolnym momencie
• wyłączony na bazach wygenerowanych w języku angielskim i niemieckim, z możliwością jego włączenia w dowolnym momencie
• wyłączony na bazach wygenerowanych w języku francuskim i hiszpańskim, bez możliwości jego włączenia

Lista dokumentów kompensat dostępna jest z poziomu Finanse pod przyciskiem [Kompensaty].

Dokument kompensaty jest widoczny na liście, jeżeli:

• został wystawiony przez centrum, w ramach którego użytkownik jest aktualnie zalogowany
• został wystawiony przez centrum podrzędne w stosunku do bieżącego
• został wystawiony przez centrum, które udostępnia go (poprzez określenie widoczności dla typu dokumentu) centrum bieżącemu lub podrzędnemu w stosunku do bieżącego

Na liście znajdują się standardowe przyciski opisane w artykule Standardowe przyciski.

Lista składa się z kolumn:

• Numer dokumentu
• Data wystawienia
• Data kompensaty
• Kod podmiotu
• Nazwa podmiotu
• Adres – adres podmiotu wskazanego na kompensacie
• Wartość – kwota kompensaty
• Waluta
• Stan – stan dokumentu kompensaty (Zainicjowany, Niezatwierdzony, Zatwierdzony, Zaksięgowany, Anulowany)

Oraz kolumn domyślnie ukrytych:

• Numer obcy – numer służący dodatkowej identyfikacji dokumentu
• Skompensuj dokumenty – pozwala filtrować dokumenty kompensat ze względu na wartość parametru Skompensuj dokumenty
• Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą dokumentu

Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.

W celu dodania dokumentu kompensaty należy z poziomu Finanse –> Kompensaty wybrać przycisk [Dodaj]. Zostanie otwarty formularz kompensaty.

Na formularzu kompensaty znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo:

• [Skompensuj dokumenty] – wybranie przycisku powoduje utworzenie płatności dokumentu kompensaty oraz powiązanie ich z płatnościami dokumentów wskazanych na elementach kompensaty. Dodatkowo, w panelu bocznym formularza kompensaty automatycznie zaznaczony zostaje parametr Skompensuj dokumenty.
• [Preliminarz] – przycisk dostępny wyłącznie, jeżeli w panelu bocznym dokumentu jako podmiot wskazano kontrahenta Wybranie przycisku powoduje otwarcie listy preliminarza, przefiltrowanej ze względu na danego kontrahenta.
• [Podgląd] – przycisk dostępny wyłącznie, jeżeli w panelu bocznym dokumentu jako podmiot wskazano kontrahenta. Po wybraniu przycisku wyświetlona zostaje karta danego kontrahenta.
• [Historia] – przycisk dostępny wyłącznie, jeżeli w panelu bocznym dokumentu jako podmiot wskazano konkretnego kontrahenta. Wybranie przycisku powoduje otwarcie historii wszystkich transakcji dokonywanych z udziałem danego kontrahenta.

Formularz dokumentu kompensaty składa się z elementów:

Panel boczny

• Stan dokumentu – stan, w jakim jest aktualnie otwarty dokument
• Numer – wprowadzany przez system automatycznie, zgodnie z definicją numeratora
• Wartość – kwota kompensaty
• Należności – suma kwot należności dokumentu
• Zobowiązania – suma kwot zobowiązań dokumentu
• Pozostaje – suma kwot Pozostaje elementów dokumentu
• Numer obcy – numer służący dodatkowej identyfikacji dokumentu
• Podmiot – wskazanie podmiotu z listy: kontrahentów, pracowników, banków lub urzędów. Wypełnienie pola podmiot na formularzu kompensaty jest nieobowiązkowe, jednakże ułatwia rejestrację kompensaty dokonywanej z jednym podmiotem.
• Data wystawienia – domyślnie ustawiana jest data systemowa, z możliwością zmiany
• Data kompensaty – domyślnie ustawiana jest data systemowa, z możliwością zmiany. Jeżeli dokument nie zawiera elementów, to w przypadku zmiany daty wystawienia program automatycznie zmienia datę kompensaty na taką samą.
• Data potwierdzenia – domyślnie ustawiana jest data systemowa, z możliwością zmiany do momentu zaksięgowania dokumentu kompensaty
• Skompensuj dokumenty – parametr decyduje o utworzeniu płatności dokumentu kompensaty oraz powiązaniu ich z płatnościami wskazanymi jako elementy kompensaty. Więcej informacji na temat działania parametru znajduje się w opisie zakładki Płatności.
• Treść – domyślnie pobierana jest treść wiadomości ustawiona na definicji dokumentu kompensaty, z możliwością zmiany. Użytkownik ma możliwość dodania nowej treści wiadomości z poziomu Konfiguracja –> Słowniki uniwersalne –> Ogólne –> Treść wiadomości e-mail.
• Waluty – na dokumencie domyślnie ustawiana jest waluta przypisana do wybranego podmiotu, z możliwością zmiany. W przypadku, gdy waluta przypisana do danego podmiotu jest nieaktywna, na dokumencie zostaje ustawiona waluta systemowa. Zmiana waluty jest możliwa wyłącznie, jeżeli dokument kompensaty nie posiada elementów.
  Kurs waluty pobierany jest na podstawie ustawień na definicji danego typu dokumentu (Konfiguracja –> Struktura firmy –> Struktura praw –> edycja danej firmy –> zakładka Dokumenty).
  W przypadku, gdy użytkownik wybierze opcję Brak kursu to dla utworzonych płatności zostanie pobrany kurs z elementów dokumentu kompensaty.
• Właściciel – centrum struktury firmy, które jest wystawcą dokumentu. Zmiana właściciela możliwa jest wyłącznie na niezatwierdzonym dokumencie kompensaty. Dokumenty pochodzące z tej samej firmy, ale z innego centrum, są dostępne do edycji. Dokumenty pochodzące z innych firm są dostępne wyłącznie do podglądu.
• Opis – pole służące dodatkowej identyfikacji dokumentu

Zakładka Elementy

Na zakładce wyświetlane są listy należności oraz zobowiązań dodanych na dokument kompensaty. Listy te składają się z kolumn:

• Lp. – liczba porządkowa elementu
• Dokument – numer systemowy dokumentu
• Numer obcy
• Termin – termin płatności dla płatności lub data dokumentu dla operacji
• Należność/Zobowiązanie – kwota płatności/operacji pozostająca do rozliczenia bez uwzględniania bieżącej kompensaty. Kwoty należności i operacji rozchodowych są wykazywane w kolumnie Należność, natomiast kwoty zobowiązań i operacji przychodowych są wykazywane w kolumnie Zobowiązanie.
• Kompensata – kwota podlegająca skompensowaniu
• Pozostaje – kwota płatności/operacji pozostająca do rozliczenia po uwzględnieniu bieżącej kompensaty. Kwoty należności są wykazywane ze znakiem dodatnim, natomiast kwoty zobowiązań ze znakiem ujemnym.

Oraz kolumn domyślnie ukrytych:

• Kod podmiotu – kod podmiotu wskazanego na płatności lub operacji k/b
• Nazwa podmiotu – nazwa podmiotu wskazanego na płatności lub operacji k/b

Wybranie przycisku [Dodaj] na liście elementów powoduje wyświetlenie listy preliminarza z opcją zaznaczania wybranych pozycji. Na liście widoczne są wyłącznie nierozliczone płatności dla podmiotu i waluty wskazanych na dokumencie kompensaty. Jeżeli nie został wskazany żaden podmiot, preliminarz zostaje wyświetlony z automatycznie wskazanym parametrem Wszyscy kontrahenci w sekcji filtra dotyczącej podmiotu, co umożliwia dodanie na dokument kompensaty płatności różnych podmiotów.

Na preliminarzu wyświetlonym podczas dodawania elementów kompensaty dostępny jest parametr Częściowe kompensaty. Po zaznaczeniu parametru, na liście zostaje wyświetlona dodatkowa kolumna Do kompensaty, prezentująca kwotę podlegającą kompensacie dla danej płatności/operacji. Domyślnie kwota podlegająca kompensacie jest równa kwocie pozostającej do rozliczenia, jednakże użytkownik ma możliwość jej zmiany w zakresie [0; Pozostaje]. W kolumnie Do kompensaty wszystkie kwoty prezentowane są w wartości bezwzględnej. Do podsumowania kolumny dane uwzględniane są natomiast ze znakiem dodatnim lub ujemnym, w zależności od rodzaju płatności/operacji (należność oraz operacja rozchodowa ze znakiem plus, a zobowiązanie i operacja przychodowa ze znakiem minus).

System kontroluje, czy dana płatność nie została już wskazana na tym konkretnym dokumencie oraz wyświetla podsumowanie zaznaczonych rekordów w danej sekcji.

Po wyborze elementów z preliminarza płatności pojawia się okno z informacją o elementach, które zostaną bądź nie zostaną dodane na kompensatę:

Zakładka Płatnik

Wyświetlane są na niej dane podmiotu wskazanego w panelu bocznym dokumentu. System przenosi domyślny adres podmiotu, który jest następnie pobierany na wydruk dokumentu kompensaty. Jeżeli w panelu bocznym dokumentu nie został wskazany żaden podmiot, na wydruku w sekcji z adresem prezentowane są dane wszystkich podmiotów wskazanych na płatnościach.

Zakładka Płatności

Na zakładce wyświetlane są płatności dokumentu kompensaty, powiązane z płatnościami wskazanymi jako elementy. Utworzenie płatności jest zależne od wartości parametru Skompensuj dokumenty:

• Jeżeli parametr jest zaznaczony, to dla elementów kompensaty wyznaczana jest kwota kompensaty, a następnie generowane są płatności kompensaty i rozliczane z płatnościami wskazanymi jako elementy kompensaty. Na listach należności i zobowiązań kompensaty oraz na płatnościach wskazanych jako elementy zostaje zaktualizowana kwota pozostająca do rozliczenia o kwotę kompensaty.
• Jeżeli parametr jest odznaczony, płatności kompensaty nie zostają utworzone, a kwota pozostająca do rozliczenia zostaje zaktualizowana wyłącznie na listach należności i zobowiązań dokumentu kompensaty.

Parametr Skompensuj dokumenty jest domyślnie zaznaczony. Użytkownik ma możliwość jego odznaczenia do momentu zatwierdzenia dokumentu kompensaty. W przypadku odznaczenia parametru na dokumencie posiadającym elementy, zostanie wyświetlony komunikat informujący o usunięciu płatności dokumentu kompensaty: Status dokumentu zostanie zmieniony a istniejące rozliczenia usunięte. Czy kontynuować? Tak/Nie. Status parametru Skompensuj dokumenty (zaznaczony/odznaczony) jest zapamiętywany dla danej sesji.

Utworzenie i rozliczenie płatności kompensaty odbywa się według następujących zasad:

• Na podstawie sumy należności i operacji rozchodowych podlegających kompensacie dla danego podmiotu tworzona jest płatność o typie Zobowiązanie, która zostaje automatycznie skompensowana z tymi należnościami i operacjami.
• Na podstawie sumy zobowiązań i operacji przychodowych podlegających kompensacie dla danego podmiotu tworzona jest płatność o typie Należność, która zostaje automatycznie skompensowana z tymi zobowiązaniami i operacjami.

Użytkownik nie ma możliwości ręcznego rozliczenia płatności dokumentu kompensaty, czy też usunięcia istniejącego powiązania. Ponadto płatności kompensat nie można scalić ani podzielić.

Dla płatności/operacji będącej elementem dokumentu kompensaty z włączonym parametrem Skompensuj dokumenty zostaje zablokowana możliwość:

• wyboru tej płatności jako element dokumentu ZPP/ZPZ/ZO,
• dokonania rozliczenia lub kompensaty tej płatności/operacji,
• usunięcia rozliczenia lub kompensaty tej płatności/operacji,
• wyboru tej płatności/operacji jako element na kolejnym dokumencie kompensaty.

Użytkownik zostanie poinformowany o włączonej blokadzie komunikatem: Brak możliwości wykonania akcji. Dokument został wybrany na (numer dokumentu kompensaty).

Zakładka Dokumenty skojarzone

Informacje o powiązaniu wyświetlane są zarówno z poziomu dokumentu kompensaty, jak również dokumentu źródłowego płatności wskazanej na kompensacie.

Zakładki Atrybuty, Załączniki, Historia zmian

Szczegółowy opis zakładek znajduje się w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.

Dokumenty kompensat mogą być generowane bezpośrednio z poziomu preliminarza. W tym celu, należy zaznaczyć na liście płatności/operacje, które mają zostać skompensowane, a następnie wybrać przycisk [Kompensaty] dostępny w sekcji Generowanie. Otwarte zostaje wtedy okno, w którym należy wskazać datę kompensaty (domyślnie podpowiadana jest data bieżąca) oraz wybrać jedną z opcji:

• Zbiorczy dokument kompensaty – zostanie wygenerowany oraz otworzony zbiorczy dokument kompensaty w stanie Zainicjowany. Dokument może zostać utworzony wyłącznie, jeżeli zaznaczone płatności są wyrażone w tej samej walucie oraz zostały wystawione w firmie, do której jest zalogowany użytkownik. W przypadku, gdy do kompensaty wskazano płatności dotyczące wyłącznie jednego podmiotu, w panelu bocznym wygenerowanego dokumentu zostanie wskazany ten podmiot, a na zakładce Płatnik zostaną uzupełnione jego dane. Jeżeli natomiast zaznaczono płatności kilku różnych podmiotów, dokument kompensaty zostanie utworzony bez wskazania podmiotu.
• Indywidualne dokumenty kompensat dla podmiotu – dla każdego podmiotu oraz waluty płatności zostaną wygenerowane indywidualne, niezatwierdzone dokumenty kompensat. Dokumenty zostaną utworzone wyłącznie dla płatności wystawionych w firmie, do której jest zalogowany użytkownik.

Pola dostępne do edycji na wygenerowanych dokumentach kompensaty (niezależnie od wybranej opcji):

• Numer obcy
• Treść
• Właściciel
• Opis
• Data wystawienia
• Data potwierdzenia
• Parametr Skompensuj dokumenty

Podczas rozliczania operacji k/b istnieje możliwość uwzględnienia potrącenia za nierozliczone płatności przeciwnego typu i faktury korygujące. Potrącenie można zarejestrować poprzez bezpośrednie powiązanie dokumentów lub z użyciem dokumentu kompensaty. Operację k/b można powiązać z już istniejącym dokumentem kompensaty lub też z dokumentem wygenerowanym bezpośrednio z poziomu operacji podczas dokonywania rozliczenia.

Potrącenia mogą być dokonywane wyłącznie przez operatorów, którzy należą do grupy posiadającej do tego uprawnienie (Konfiguracja –> Struktura firmy –> Grupy operatorów –> edycja określonej grupy operatorów –> zakładka Inne uprawnienia, parametr Uwzględnianie potrąceń podczas rozliczeń).

Podczas kreacji i konwersji parametr ten jest:

• domyślnie zaznaczony oraz dostępny do edycji w dowolnym momencie dla grupy operatorów, która posiada uprawnienia do wykonywania kompensat (Konfiguracja –> Struktura firmy –> Grupy operatorów –> edycja określonej grupy operatorów –> zakładka Inne uprawnienia, parametr Wykonywanie kompensat)
• domyślnie odznaczony i niedostępny do edycji dla grupy operatorów z brakiem uprawnień do wykonywania kompensat

Rejestrację potrącenia można wykonać po wybraniu przycisku [Rozlicz] lub [Skompensuj] podczas dodawania lub edycji operacji k/b. W celu rejestracji potrącenia za pomocą przycisku [Rozlicz] należy:

• wybrać opcję [Rozlicz] z grupy przycisków Rozliczenia na formularzu operacji k/b, co spowoduje wyświetlenie listy nierozliczonych płatności
• zaznaczyć parametr Pokaż płatności przeciwnego typu, przez co na liście należności zostaną wyświetlone dodatkowo nierozliczone zobowiązania, natomiast na liście zobowiązań – nierozliczone należności
• zaznaczyć na liście te płatności, dla których chcemy zarejestrować potrącenie
• z grupy przycisków Potrącenia wybrać jedną z opcji: [Skompensuj zaznaczone] lub [Generuj kompensatę]

Wybranie opcji Skompensuj zaznaczone powoduje bezpośrednie rozliczenie płatności przeciwnego typu. Działanie to jest analogiczne do opisanego w artykule Rozliczanie płatności za pomocą przycisków: [Powiąż], [Powiąż zaznaczone], [Rozlicz], [Zapłać].

Za pomocą opcji Generuj kompensatę istnieje możliwość rozliczenia płatności przy pomocy automatycznie utworzonego dokumentu kompensaty. Generowanie dokumentu kompensaty jest poprzedzone wyświetleniem okna, w którym użytkownik może wskazać datę kompensaty oraz zdecydować, czy do kompensaty ma zostać uwzględniona bieżąca operacja. Proces generowania kompensaty został szczegółowo opisany w artykule Generowanie dokumentu kompensaty z poziomu preliminarza.

Mechanizm rejestracji potrącenia za pomocą opcji [Skompensuj] jest analogiczny.

W programie istnieje możliwość kompensowania operacji wyrażonych w różnych walutach, czyli kompensowania operacji w walucie systemowej z operacją w walucie obcej. Podczas kompensowania nie zostaje naliczona różnica kursowa.

Kompensowanie operacji w różnych walutach jest dostępne z poziomu:

• formularza operacji kasowych/bankowych (przycisk [Skompensuj] na zakładce Rozliczenia)
• listy rozliczeń z nabywcami/dostawcami
• listy preliminarza