Księgowania mogą odbywać się z określoną regularnością, na przykład co miesiąc, kwartał, rok – są to tak zwane księgowania okresowe. Księgowania okresowe są najczęściej używane do przeksięgowywania sald i/lub obrotów jednych kont na inne.

Dodatkowo funkcjonalność może być przydatna w procesie rozliczania kosztów działalności w czasie. Dzięki użyciu funkcjonalności księgowania okresowego, raz zaewidencjonowane w systemie koszty mogą być automatycznie rozksięgowywane co miesiąc, co pozwala na znaczną poprawę ergonomii pracy.

Lista schematów księgowań okresowych dostępna jest z poziomu menu Księgowość pod przyciskiem [Księgowania okresowe].

Na liście widoczne są wszystkie dostępne w firmie schematy księgowań okresowych w ramach danego okresu obrachunkowego. Z poziomu Konfiguracja → Struktura firmy → Dostępność obiektów użytkownik ma możliwość zarządzania dostępnością schematów księgowych okresowych w centrach danej firmy. Szczegółowe informacje o udostępnianiu schematów księgowych w centrach znajdują się w artykule Dostępność obiektów – Obiekty.

Na liście znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo:

• [Importuj] – umożliwia zaimportowanie schematu księgowań okresowych z pliku z rozszerzeniem .xml
• [Eksportuj] – umożliwia wyeksportowanie schematu księgowań okresowych do pliku z rozszerzeniem .xml. Każdy z wyeksportowanych schematów zapisywany jest w odrębnym pliku o nazwie wskazanej przez użytkownika z dopisanym symbolem danego schematu.
• [Aktualizuj] – przeniesienie schematów księgowań okresowych z poprzedniego okresu obrachunkowego. Dodawane są tylko schematy o symbolu nieistniejącym w danym okresie obrachunkowym, jeżeli przypisany do nich dziennik cząstkowy istnieje w danym okresie obrachunkowym.
• [Uruchom] – uruchamia schemat księgowań okresowych. Przycisk dostępny, gdy zaznaczono jeden schemat księgowania okresowego.
• [Pokaż wygenerowane zapisy] – umożliwia wyświetlenie listy zapisów księgowych wygenerowanych przez schemat. Przycisk dostępny, gdy zaznaczono jeden schemat księgowania okresowego.

Lista schematów księgowań okresowych składa się z kolumn:

• Symbol
• Nazwa
• Opis – opis wprowadzony na nagłówku schematu
• Księguj do bufora – informacja o zaznaczeniu parametru Księguj do bufora
• Scalaj dekrety – informacja o zaznaczeniu parametru Scalaj dekrety
• Numer dokumentu – numer wprowadzony na nagłówku schematu
• Dziennik cząstkowy – dziennik wskazany na nagłówku schematu

Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.

W celu dodania schematu księgowania okresowego należy z poziomu menu Księgowość → Księgowania okresowe wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków Lista. Pojawi się formularz do wprowadzenia danych.

Zakładka Ogólne

Symbol – pole obligatoryjne, symbol schematu księgowania okresowego

Nazwa – umożliwia wprowadzenie nazwy schematu księgowania okresowego

Dziennik cząstkowy – pole obligatoryjne, umożliwia wskazanie dziennika cząstkowego, do którego będą księgowane zapisy generowane danym schematem. Po wybraniu strzałki pojawi się lista dzienników cząstkowych dostępnych w ramach bieżącego okresu obrachunkowego.

Numer dokumentu – umożliwia wprowadzenie numeru, który zostanie przeniesiony do pola Numer dokumentu na zapisie księgowym

Opis – umożliwia wprowadzenie opisu, który zostanie przeniesiony do pola Opis na zapisie księgowym

Księguj do bufora – parametr określający, czy wygenerowane zapisy księgowe zostaną zapisane do bufora (parametr zaznaczony), czy będą od razu zatwierdzone (parametr odznaczony).

Scalaj dekrety ­– parametr określający, czy schemat będzie scalał dekrety, które wprowadzone są na to samo konto księgowe

Kopiuj atrybuty na elementy – parametr określający, czy atrybuty będą przenoszone z nagłówka księgowania okresowego na jego elementy. Parametr jest domyślnie zaznaczony. Jego odznaczenie nie powoduje usunięcia atrybutów z już dodanych elementów.

Kopiuj atrybuty na dekrety – parametr określający, czy na dekrety tworzone podczas księgowania okresowego będą przenoszone atrybuty  z elementów księgowania. Parametr jest domyślnie odznaczony.

Zakładka Atrybuty, Historia zmian

Szczegółowy opis zakładki znajduje się w artykule Zakładka Kody rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.

Element schematu księgowania okresowego można dodać w tabeli lub przez formularz

Dodanie elementu schematu księgowania okresowego w tabeli

W celu dodania elementu schematu należy wybrać przycisk [Dodaj w tabeli] z grupy przycisków Elementy. Na liście elementów schematu pojawi się wiersz do wprowadzenia danych.

W tabeli znajdują się kolumny: L.p., Wyrażenie konta Wn, Wyrażenie konta Ma, Wyrażenie kwoty, Opis. Po wybraniu strzałki w prawej części pola pojawi się okno do wpisania wyrażenia.

Dodawanie elementu schematu księgowań okresowych przez formularz

W celu dodania elementu schematu należy wybrać przycisk [Dodaj przez formularz]. Pojawi się formularz elementu schematu księgowań okresowych.

Formularz składa się z elementów:

Zakładka Ogólne

Oblicz dla – umożliwia definiowanie zakresu kont spełniających określone warunki – tzw. maski. Maskę można wykorzystać definiując kolejne elementy schematu za pomocą zmiennej @Konto. Użytkownik może zdefiniować maskę wykorzystując opcje:

• ? – Dowolny znak
• * – Dowolny ciąg znaków
• [] – Znak należy do ciągu
• [-] – Znak zawiera się w zakresie
• [^] – Znak nie należy do ciągu
• [^-] – Znak nie zawiera się w zakresie

Konto Wn/Konto Ma – umożliwia ręczne wpisanie konta lub skorzystanie z opcji:

• Wybierz konto z planu kont
• Konto – zmienna odwołująca się do kont spełniających definicję maski. Przykład zastosowania znajduje się w artykule Maska w księgowaniach okresowych.
• Zapytanie SQL

Załóż konto Wn/Załóż konto Ma – parametr określający czy konta księgowe mają być zakładane automatycznie podczas księgowania zgodnie z numerem wprowadzonym w polu Konto Wn/Konto Ma

Kwota – umożliwia ręczne wpisanie kwoty lub skorzystanie z makr:

• Bilans otwarcie winien
• Bilans otwarcia ma
• Obroty winien
• Obroty ma
• Obroty narastająco winien
• Obroty narastająco ma
• Saldo winien
• Saldo ma
• Persaldo
• Maska – zmienna odwołująca się łącznie do wszystkich kont spełniających definicję maski
• Konto – zmienna odwołująca się do kont spełniających definicję maski
• Wybierz konto z planu kont
• Zapytanie SQL

Opis – umożliwia wprowadzenie opisu ręcznie lub za pomocą zapytania SQL, w którym można wykorzystać makro @Konto. Przykładowo:

SQL( SELECT tv.Value AS this FROM SecAccountingStructure.Accounts AS a

INNER JOIN Dictionaries.TranslationValues AS tv ON a.NameTranslationID = tv.TranslationID

WHERE a.Number = @Konto AND a.AccountingPeriodID = @AccountingPeriodId)

Zapytanie SQL w schematach księgowań okresowych można definiować ręcznie bądź skorzystać z funkcji podpowiadania elementów zapytania SQL (tabele, funkcje SQL, elementy systemu) poprzez wybranie kombinacji klawiszy <Ctrl> + <Spacja>. W przypadku wybrania funkcji podpowiadania, zostaną wyświetlone elementy, które w danym momencie mogą znaleźć się w zapytaniu SQL.

Zakładka Atrybuty

Szczegółowy opis zakładki znajduje się w artykule Zakładka Kody rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.

Funkcjonalność maski w księgowaniach okresowych pozwala na takie zdefiniowanie mechanizmu księgowań okresowych, aby wszystkie konta znajdujące się w określonej grupie brały udział w księgowaniu.

Użytkownik ma możliwość:

• Opcjonalnego zdefiniowania zakresu kont należących do grupy kont uczestniczących w księgowaniu – tzw. maski konta
• Odwołania się do maski konta w definicji konta
• Odwołania się do maski konta w definicji kwoty
• Odwołania się do maski konta w opisie na pozycji schematu

Definiowanie maski

Zakres kont mających brać udział w księgowaniu można wskazać w polu Oblicz dla na formularzu elementu schematu księgowań okresowych. Maska konta może składać się z liter, cyfr, myślników oraz znaków specjalnych.

Zasady funkcjonowania maski konta:

Symbol	Działanie	Przykład
? albo _	Dowolny znak	5?? Wszystkie konta rozpoczynające się numerem 5 i posiadające 3 znaki w swoim numerze
* albo %	Dowolny ciąg znaków	5* Wszystkie konta rozpoczynające się numerem 5
[AB]	Znak należy do ciągu	401-[137]-01 Wszystkie analityki konta 401, które w drugim członie mają cyfrę 1 lub 3 lub 7, a w ostatnim ‘01’
[A-B]	Znak zawiera się w zakresie	40[1-4]-* Wszystkie konta zespołu 4, których ostatni znak w numerze konta syntetycznego to cyfra z przedziału od 1 do 4
[^AB]	Znak nie zawiera się w ciągu	401-[^137]-01 Wszystkie analityki konta 401, które w drugim członie mają cyfrę inną niż 1, 3 lub 7, z subanalityką ‘01’
[^A-B]	Znak nie zawiera się w zakresie	40[^1-4]-* Wszystkie konta, których syntetyka rozpoczyna się znakami ‘40’, a trzeci znak jest różny niż cyfry z przedziału od 1 do 4

Dla przycisku [Oblicz dla] dostępne są zmienne odpowiedzialne za obsługę maski:

• ? – Dowolny znak
• * – Dowolny ciąg znaków
• [] – Znak należy do ciągu
• [-] – Znak zawiera się w zakresie
• [^] – Znak nie zawiera się w ciągu
• [^-] – Znak nie zawiera się w zakresie

Przykład

W planie kont o następującej strukturze:

zapis 5*401 – oznacza zespół kont rozpoczynających się numerem 5, a kończących 401 tj. 501-01-401, 501-02-401, 502-01-401, 503-02-401, 550-401

zapis 501-??- 463 – oznacza konta 501-01-463 i 501-02-463

Maska w definicji konta

W polach Konto Wn/Konto Ma możliwe jest odwołanie się nie tylko do pojedynczego konta, ale również do grupy kont zdefiniowanych maską w polu Oblicz dla, przy użyciu zmiennej @Konto.

Przykładowo – jeżeli w sekcji Oblicz dla zdefiniowano maskę jako 4??-??-??, użycie po stronie Konta Wn zapisu @Konto odpowiada za księgowanie na wszystkich kontach spełniających kryteria maski.

W polu Konto Wn/Konto Ma nie można utworzyć maski. Natomiast można wykorzystać składnię Substring do budowania numeru konta księgowego.

Przykład

Tak zapisana pozycja spowoduje wygenerowanie tylu zapisów księgowych, ile jest kont zgodnych z maską 401-??. Każdy zapis zostanie wprowadzony na konta zespołu: 501-01-?? i konto 490 (gdzie ?? zostanie zastąpiony przez końcówkę numeru konta zespołu 401, a dokładnie pobrane będą 2 znaki zaczynając od piątego).

Maska w definicji kwoty

W polu Kwota możliwe jest odwołanie się do pojedynczego konta lub grupy kont zdefiniowanej za pomocą maski. Do maski można odwołać się poprzez:

• Wskazanie maski jako argumentu funkcji księgowej – przykładowo, dla funkcji OWN odpowiadającej za obroty Wn konta, można użyć zapisu OWN (5*) odpowiadającego za obroty Wn wszystkich kont zespołu 5
• Użycie zmiennej @Maska, która opowiada za pobranie wartości dla grupy kont zdefiniowanych w polu Oblicz dla. Wartość zmiennej wyliczana jest łącznie dla grupy kont.

• Użycie zmiennej @Konto, która odpowiada za pobranie wartości każdego z kont zdefiniowanych w polu Oblicz dla. Wartość zmiennej wyliczana jest oddzielnie dla każdego przetwarzanego konta.

W celu wykonania księgowania okresowego należy z poziomu Księgowość → Księgowania okresowe zaznaczyć schemat księgowania, a następnie wybrać przycisk [Uruchom].

W otwartym oknie należy:

• Wskazać datę księgowania – data, z jaką zostanie utworzony zapis księgowy. Domyślnie data bieżąca.
• Wskazać datę początkową oraz końcową – okres, za jaki uwzględniane będą dekrety do wyliczania funkcji zdefiniowanych na pozycjach księgowania okresowego. Domyślnie daty bieżące.
• Określić wartość parametru Uwzględniaj zapisy w buforze – decyduje, czy w wyliczaniu wartości mają być uwzględniane zapisy w buforze. Parametr domyślnie zaznaczony.

Jeżeli na pozycji księgowania okresowego nie została wykorzystana maska, to wynikiem wykonania księgowania jest zapis księgowy z jednym dekretem księgowym na obliczoną kwotę i konta podane w polach Konto Wn/Konto Ma.

Jeżeli maska została zdefiniowana, to uruchomiona zostanie pętla, w której elementami będą wszystkie konta z bieżącego okresu obrachunkowego spełniające podane kryterium.

Właścicielem powstałego zapisu księgowego jest centrum struktury firmy, do którego zalogowany jest operator, który przeprowadził księgowanie.

W celu podglądu wygenerowanego zapisu księgowego należy, po zaznaczeniu księgowania okresowego, wybrać przycisk [Pokaż wygenerowane zapisy]. Użytkownik zostanie przekierowany na listę Zapisy księgowe: dziennik zawężoną do zapisów wygenerowanych danym schematem.