Zgodnie z ustawą o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu księgowego każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Przez zapis księgowy rozumie się zapis dokonywany na podstawie dowodu księgowego.

Każdy zapis księgowy powinien zawierać:

• datę dokonania operacji gospodarczej
• określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji
• zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji
• kwotę i datę zapisu
• oznaczenie kont, których dotyczy

Lista zapisów księgowych dostępna jest z poziomu Księgowość pod przyciskiem [Dziennik].

Na liście znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo:

• [Usuń] – służy do usunięcia zapisu księgowego będącego w buforze lub wygenerowania storna do zatwierdzonego zapisu księgowego
• [Zatwierdź] – służy do zatwierdzania zapisów będących w buforze i przenoszenia ich do księgi głównej. Użytkownik ma możliwość seryjnego zatwierdzania zapisów księgowych, które najpierw należy posortować według daty księgowania. Przed zatwierdzeniem zapisu księgowego wyświetlane jest pytanie, wymagające potwierdzenia wykonania danej operacji. System uniemożliwia zatwierdzenie zapisu, jeżeli istnieją zapisy w buforze z datą wcześniejszą.
• [Renumeruj] – służy do uzyskania poprawnej numeracji zapisów księgowych w przypadku powstania luk w numeracji np. w wyniku usunięcia dokumentu znajdującego się w buforze
• [Dokument źródłowy] – służy do podglądu dokumentu, z którego powstał zapis księgowy
• [Zamknięcie dziennika] – służy do zbiorczego zamknięcia dzienników cząstkowych. Przycisk dostępny, jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego zaznaczono parametr Zamykanie dzienników. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w artykule Zamykanie dzienników cząstkowych.
• [Sprawdź kręgi kosztów] – służy do raportowania niezgodności zapisów księgowych. Przycisk dostępny, gdy w menu Konfiguracja → Księgowość zaznaczono w sekcji Parametry ogólne parametr Kontrola kręgu kosztów. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w kategorii Kontrola kręgu kosztów.

W oknie zapisów księgowych w dzienniku widoczne jest pole Bieżący okres obrachunkowy (pole nieedytowalne). W nawiasie podany jest status okresu obrachunkowego – Zamknięty lub Otwarty.

W przypadku, gdy bieżący okres obrachunkowy główny lub cząstkowy jest zamknięty, na liście w polu Data zamknięcia zapisów, wyświetlana jest data zamknięcia (wstępnego lub ostatecznego). Determinuje to możliwość dokonywania operacji na zapisach księgowych przez operatorów nieposiadających uprawnień do zamykania okresów obrachunkowych.

Jeżeli firma korzysta z zamykania dzienników i użytkownik wskaże w filtrze konkretny dziennik, na liście pojawiają się dodatkowe pola: Data zamknięcia dziennika, Data wstępnego zamknięcia dziennika informujące o tym, do jakiego dnia zostało zablokowane wprowadzanie i modyfikacja zapisów.

Szczegółowy opis funkcjonalności zamykania okresów obrachunkowych/okresów cząstkowych/dziennika znajduje się w artykułach Zamykanie okresu obrachunkowego oraz Zamykanie dzienników cząstkowych.

Zapisy księgowe w dzienniku znajdujące się w buforze wyświetlane są na liście w kolorze zielonym oraz zawierają w swoim numerze przedrostek określony w konfiguracji systemu (System → Konfiguracja → Księgowość → parametr Przedrostek symbolu dokumentu w buforze w sekcji Parametry ogólne), domyślnie jest to litera B. Zapisy zatwierdzone wyświetlane są w kolorze czarnym. Nie można ich modyfikować ani usuwać, możliwe jest jedynie wygenerowanie do nich zapisu stornującego. Zapisy wystornowane oraz zatwierdzone storna wyświetlane są w kolorze czerwonym.

Lista zapisów księgowych składa się z kolumn:

• Numer w dzienniku
• Numer w dzienniku cząstkowym – kolumna dostępna, gdy na formularzu okresu obrachunkowego parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym jest odznaczony
• Numer dokumentu – wyświetla numer obcy dokumentu, a w przypadku jego braku numer systemowy dokumentu
• Data księgowania
• Opis
• Kwota Wn
• Kwota Ma
• Zapis – przyjmuje wartości:
  1. Schemat – zapis księgowy powstały w wyniku zaksięgowania dokumentu
  2. Ręczny – zapis księgowy wprowadzony ręcznie
  3. Automatyczny – zapis księgowy wygenerowany automatycznie, np. storno lub dekret kompensacyjny
  4. Import – zapis księgowy zaimportowany do systemu
  5. Modyfikacja (np. Schemat/Modyfikacja) – dodatkowe oznaczenie po modyfikacji zapisu księgowego

oraz kolumn domyślnie ukrytych:

• Numer PK
• Numer systemowy dokumentu – numer systemowy dokumentu źródłowego, w przypadku zapisów księgowych dodanych bezpośrednio do dziennika pole puste
• Stan
• Waluta – waluta systemowa firmy
• Właściciel – właściciel zapisu księgowego

Obszary filtrowania dostępne na liście:

Sekcja Okres obrachunkowy

Sekcja umożliwiająca wybranie okresu obrachunkowego, dla którego mają być wyświetlone zapisy księgowe. Jeżeli okres obrachunkowy został podzielony na okresy cząstkowe, istnieje możliwość zaznaczenia parametru Okres cząstkowy i wskazanie odpowiedniego okresu z listy.

Sekcja Data księgowania

Sekcja umożliwiająca filtrowanie zapisów księgowych według okresów: Dzień, Miesiąc, Rok, Zakres dat, Poprzedni miesiąc i Bieżący miesiąc. Zakres dat umożliwia wybór konkretnego przedziału czasowego.

Sekcja Ogólne

Sekcja umożliwiająca filtrowanie zapisów księgowych ze względu na:

• Stan – dostępne wartości: Wszystkie, Niezatwierdzone, Zatwierdzone, Wystornowane
• Dziennik – umożliwia wskazanie dziennika z listy dzienników cząstkowych przypisanych do danego okresu obrachunkowego

Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w kategorii Wyszukiwanie i filtrowanie danych.

Przed dodaniem pierwszego zapisu księgowego w danym okresie obrachunkowym, można określić sposób numeracji zapisów księgowych z poziomu formularza okresu obrachunkowego (Konfiguracja → Księgowość → Okresy obrachunkowe).

Sposoby numeracji zapisów księgowych:

• Pełna numeracja zapisów
• Numeracja zapisów tylko w dzienniku cząstkowym

Pełna numeracja zapisów

Gdy na formularzu okresu obrachunkowego parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym jest odznaczona, to zapisy księgowe otrzymują podwójną numerację: Numer w dzienniku i Numer w dzienniku cząstkowym.

Dodatkowo za pomocą parametru Numeracja dzienników można określić, czy numeracja ma być prowadzona w obrębie okresu obrachunkowego czy miesięcznie.

Wybranie numeracji miesięcznej skutkuje dodaniem do numeru w dzienniku oraz numeru w dzienniku cząstkowym dodatkowych członów:

• Rok kalendarzowy
• Miesiąc

Numerowanie dziennika (księgi głównej) i dzienników cząstkowych w obrębie miesiąca daje możliwość wprowadzania zapisów w danym miesiącu, również w przypadku gdy zostało rozpoczęte zatwierdzanie zapisów w kolejnych miesiącach.

Numeracja zapisów tylko w dzienniku cząstkowym

Gdy na formularzu okresu obrachunkowego opcja Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym jest zaznaczona, to zapisy księgowe otrzymują tylko Numer w dzienniku cząstkowym. Umożliwia to zamykanie zapisów księgowych w konkretnych dziennikach cząstkowych.

Dodatkowo za pomocą parametru Numeracja dzienników można określić, czy numeracja ma być prowadzona w obrębie okresu obrachunkowego czy miesięcznie.

Wybranie numeracji miesięcznej skutkuje dodaniem do numeru dodatkowych członów:

• Rok kalendarzowy
• Miesiąc

W przypadku numeracji tylko w dzienniku cząstkowym system kontroluje, czy wprowadzany do bufora lub zatwierdzany zapis księgowy ma datę księgowania wcześniejszą niż ostatni zapis zatwierdzony. Kontrola dotyczy daty zapisów w obrębie numeru w dzienniku.

Dodatkowo, jeżeli numeracja jest miesięczna, kontrolowana jest poprawność dat księgowania w ramach miesiąca.

Dodawanie zapisu księgowego

Program księgowy umożliwia zapisy księgowe na trzy sposoby:

• Zaksięgowanie dokumentu źródłowego – np. przy użyciu schematu księgowego lub poprzez konto przeciwstawne, jeśli dla danego dokumentu dostępna jest taka opcja. Wynikiem księgowania jest wygenerowanie zapisu księgowego (dokumentu polecenia księgowania). Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w kategorii Księgowanie dokumentów.
• Ręczne dodanie zapisu w dzienniku – użytkownik wprowadza zapis księgowy na liście zapisów i ręcznie definiuje jego parametry
• Automatycznie – zapis generowany przez system np. dekret stornujący (podczas usuwania zatwierdzonego zapisu księgowego), dekret kompensacyjny (wiąże ze sobą dekrety wprowadzone na dwa różne konta rozrachunkowe)

W celu ręcznego dodania zapisu księgowego należy z poziomu Księgowość → Dziennik wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków Lista. Zostanie otwarty formularz zapisu księgowego.

Formularz zapisu księgowego składa się z elementów:

Panel boczny

Stan dokumentu – wyświetlany po zapisaniu dokumentu. W zależności od stanu dokumentu przyjmuje wartości: Niezatwierdzony, Zatwierdzony lub Wystornowany.

Numer – nadawany automatycznie przez system według numeratora dokumentu

Kwota bilansowa Wn – pole informacyjne, wyświetla sumę elementów wprowadzonych na konta bilansowe po stronie Wn

Kwota bilansowa Ma – pole informacyjne, wyświetla sumę elementów wprowadzonych na konta bilansowe po stronie Ma

Różnica – pole informacyjne, wyświetla różnicę pomiędzy sumą elementów wprowadzonych na konta bilansowe po stronie Wn, a sumą elementów wprowadzonych na konta bilansowe po stronie Ma

Numer w dzienniku – kolejny numer zapisu księgowego na poziomie księgi głównej. Numer uzupełniany jest automatycznie i nie podlega edycji. Zapisy zatwierdzone dostają kolejno numery: 1, 2, 3. Zapisy w buforze otrzymują przedrostek określony w konfiguracji systemu oraz kolejny numer. Jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego został zaznaczony parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym, w ramach numeru istnieje możliwość wyboru konkretnego dziennika cząstkowego. Podczas ręcznego dodawania zapisu księgowego pole domyślnie uzupełniane jest symbolem dziennika cząstkowego określonego w polu Dziennik domyślny na formularzu okresu obrachunkowego.

Numer w dzienniku cząstkowym – kolejny numer zapisu w obrębie dziennika cząstkowego. Pole widoczne jeżeli parametr Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym na formularzu okresu obrachunkowego jest odznaczony. Po rozwinięciu listy wyświetlane są wszystkie dzienniki zdefiniowane w systemie w bieżącym okresie obrachunkowym. Podczas ręcznego dodawania zapisu księgowego pole domyślnie uzupełniane jest symbolem dziennika cząstkowego określonego w polu Dziennik domyślny na formularzu okresu obrachunkowego. Po ukośniku (/) wyświetlany jest numer porządkowy, nadawany automatycznie przez system.

Numer dokumentu – numer wprowadzany przez użytkownika. Jeśli zapis księgowy powstał w wyniku zaksięgowania dokumentu jest to numer obcy dokumentu, z którego pochodzi zapis księgowy, a w przypadku braku numeru obcego – numer systemowy dokumentu. Po zmianie numeru dokumentu na nagłówku zapisu księgowego system wyświetla pytanie o aktualizację numeru dokumentu na pozycjach danego zapisu.

Data księgowania – data ujęcia zapisu księgowego w księgach

Data operacji – faktyczna data wystąpienia zdarzenia gospodarczego (data sprzedaży może się różnić od daty wystawienia na fakturze). W przypadku zapisu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu, data operacji ustawiana jest zgodnie z datą sprzedaży/zakupu wybraną na zaksięgowanym dokumencie lub datą operacji na zaksięgowanym dokumencie KP/KW.

Data wystawienia – data wystawienia dokumentu polecenia księgowania. Data wystawienia określana jest na podstawie daty wystawienia zaksięgowanego dokumentu lub daty dokumentu, w przypadku księgowania dokumentu KP/KW.

Rodzaj dowodu – pole informujące na podstawie księgowania jakiego dokumentu powstał zapis księgowy. Podczas ręcznego dodawania zapisu księgowego z poziomu dziennika domyślnie ustawiana jest wartość PK – Polecenie księgowania. Pole Rodzaj dowodu może przyjąć następujące wartości:

• Faktura
• Dokument magazynowy
• PK
• Wyciąg bankowy
• Raport kasowy
• Różnica kursowa
• Dokument windykacyjny
• Kompensata
• Raport okresowy z kasy fiskalnej
• Zamknięcie kont
• Przeksięgowanie techniczne

Użytkownik ma możliwość wprowadzenia własnych elementów w słownikach uniwersalnych z poziomu Konfiguracja → Słowniki uniwersalne → Ogólne → Rodzaj dowodu.

Właściciel – centrum struktury firmy, do którego należy użytkownik wprowadzający zapis księgowy. Możliwa jest zmiana właściciela zapisu księgowego na inne centrum danej firmy.

Opis – sekcja z opisem dokumentu PK. W przypadku zapisu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu, w polu Opis wyświetlana jest wartość wskazana w nagłówku schematu księgowego, którym został zaksięgowany dany dokument. W przypadku księgowania operacji poprzez konto przeciwstawne, w polu Opis wyświetlany jest numer zaksięgowanej operacji k/b.

Zakładka Dekrety

System umożliwia dodawanie dekretu na dwa sposoby:

• bezpośrednio w tabeli
• przez formularz

Dodawanie dekretu w tabeli

Aby dodać element bezpośrednio w tabeli należy wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków Dekret. W tabeli elementów pojawi się linia do wprowadzenia danych. Należy wypełnić kolumny: Konto Wn, Konto Ma, Kwota, Data operacji oraz opcjonalnie Stawka VAT, Opis i Kontrahent. Dostępne są również kolumny ukryte: Kwota w walucie, VAT %, Waluta. Dodając kolejny dekret, w kolumnie Kwota wyświetlana jest kwota wyliczana jako wartość różnicowa, tak aby dokument bilansował się w ramach kont bilansowych.

Dodawanie dekretu przez formularz

Aby dodać element przez formularz należy wybrać przycisk [Dodaj przez formularz] z grupy przycisków Dekret. Pojawi się formularz dekretu.

Dekrety → Ogólne

Zakładka Ogólne na formularzu dekretu składa się z elementów:

Sekcja Ogólne

• Liczba porządkowa – pole wypełniane automatycznie przez system. Pole nieedytowalne.
• Schemat księgowy – schemat, za pomocą którego dokument został zaksięgowany. Pole widoczne w przypadku, gdy dekret powstał w wyniku zaksięgowania dokumentu źródłowego
• Numer dokumentu – numer obcy dokumentu, z którego pochodzi dekret, a w przypadku jego braku – numer systemowy danego dokumentu. Może być również wprowadzany ręcznie.
• Kontrahent – umożliwia wybór kontrahenta powiązanego z danym dekretem

Sekcja Konto

• Konto Wn – pole obligatoryjne. Debetowa strona konta.
• Konto Ma – pole obligatoryjne. Kredytowa strona konta.
• Podmiot – pole wyświetlane po wskazaniu konta słownikowego powiązanego z podmiotem. W danym polu wyświetlany jest podmiot powiązany z wybranym kontem słownikowym.

Sekcja Kwota

• Kwota – pole obligatoryjne. Wartość dekretu. Dodając kolejny dekret, w polu Kwota wyświetlana jest kwota wyliczana jako wartość różnicowa, tak aby dokument bilansował się w ramach kont bilansowych.
• Kwota w walucie – pole dostępne wyłącznie dla dekretów wprowadzonych na konto w walucie innej niż systemowa

Sekcja Waluty

Sekcja dostępna wyłącznie dla dekretów wprowadzonych na konto w walucie innej niż systemowa. Pozwala na wskazanie kursu po jakim ma zostać przeliczony zapis księgowy. W przypadku dekretu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu sekcja nie podlega edycji.

Sekcja Daty

• Data operacji – w przypadku dekretu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu, data operacji ustawiana jest zgodnie z datą sprzedaży/zakupu wybraną na zaksięgowanym dokumencie lub datą operacji na zaksięgowanym dokumencie KP/KW
• Data wystawienia – w przypadku dekretu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu, data wystawienia określana jest na podstawie daty wystawienia zaksięgowanego dokumentu lub daty dokumentu zaksięgowanego dokumentu KP/KW

Sekcja Inne

• Opis – w przypadku dekretu powstałego w wyniku zaksięgowania dokumentu, w danym polu wyświetlana jest wartość pola Opis wskazana na pozycji schematu księgowego, którym został zaksięgowany dany dokument. W przypadku dekretu powstałego w wyniku zaksięgowania operacji k/b, w polu Opis wyświetlana jest wartość uzupełniona na podstawie pola Tytułem operacji k/b.
• Stawka VAT – umożliwia wybranie stawki VAT należącej do grupy stawek VAT, przypisanej do firmy, w której zalogowany jest użytkownik. W przypadku zapisów księgowych powstałych w wyniku księgowania dokumentów schematem księgowych system ustawia odpowiednią wartość stawki VAT, w zależności od zaznaczenia parametru Zapisuj stawkę VAT na pozycji schematu księgowego. Szczegółowy opis parametru znajduje się w artykule Dodawanie schematu księgowego.

Sekcja Rozrachunki

Sekcja dostępna wyłącznie dla dekretów wprowadzonych na konto rozrachunkowe. Określa status dekretu: Podlega rozrachunkom/Nie podlega rozrachunkom.

Dekrety → Rozrachunki Wn i Dekrety → Rozrachunki Ma

Zakładka widoczna, jeżeli na dekrecie użyto konta rozrachunkowego. Nazwa zakładki uzależniona jest od strony dekretu, po której użyto konta rozrachunkowego.

Na zakładce Rozrachunki dekretu księgowego w tabeli wyświetlane są dane dotyczące dekretu księgowego rozrachowującego dany dekret.

Zakładka składa się z pól:

Termin płatności – ustalany zależnie od źródła pochodzenia dekretu księgowego:

• Dla dekretów powiązanych z płatnością (powstałych w wyniku księgowania płatności) – na podstawie pola Termin płatności z płatności dokumentu
• Dla dekretów powiązanych z operacją k/b – na podstawie pola Data dokumentu na operacji
• Dla dekretów wprowadzanych ręcznie – na podstawie daty księgowania zapisu
• Dla dekretów pochodzących z księgowania dokumentu różnicy kursowej – na podstawie daty wystawienia dokumentu

Pozostaje – kwota pozostająca do rozrachowania

Waluta prezentacji – przyjmuje wartości:

• Systemowa – w kolumnach: Kwota, Pozostaje Wn, Pozostaje Ma prezentowane kwoty wyrażone są w walucie systemowej. Dotyczy to zarówno dekretów w walucie systemowej jak i obcej. W kolumnie Waluta prezentowany jest symbol waluty systemowej.
• Konta – w kolumnach: Kwota, Pozostaje Wn, Pozostaje Ma prezentowane kwoty wyrażone są w walucie konta, tj. walucie dekretu księgowego. Dotyczy to dekretów zapisów w walucie systemowej jak i obcej. W kolumnie Waluta prezentowany jest symbol waluty dekretu.
• Konta i systemowa – w kolumnach: Kwota, Pozostaje Wn, Pozostaje Ma prezentowane kwoty wyrażone są w walucie konta. W kolumnie Waluta prezentowany jest symbol waluty zapisu. Dodatkowo wyświetlane są kolumny: Kwota [], Pozostaje Wn [], Pozostaje Ma [], gdzie w [] prezentowany jest symbol waluty systemowej. Ta wartość parametru ma wykorzystanie wyłącznie dla kont walutowych.

Dekrety → Atrybuty

Opis zakładki Atrybuty znajduje się w artykule Zakładka Kody Rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia Zmian.

Zakładka Opis analityczny

System umożliwia wprowadzenie opisu analitycznego na poziomie zapisu księgowego. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w artykule Opis analityczny na zapisie księgowym.

Zakładki Atrybuty, Załączniki, Historia zmian

Szczegółowy opis zakładek znajduje się w artykule Zakładki Kody rabatowe, Opis analityczny, Atrybuty, Załączniki i Historia zmian.

Zapisanie/zatwierdzenie zapisu księgowego

Po wypełnieniu wszystkich niezbędnych pól należy zapisać dokument za pomocą jednego z przycisków:

• [Zapisz do bufora] – zapis dokumentu nie jest wiążący, można go dowolnie edytować i usuwać
• [Zapisz i zatwierdź] – zapis trwały. Po zatwierdzeniu zapis księgowy staje się wiążący i nie można go ani edytować ani usunąć (dostępny jest podgląd danych na zapisie). Możliwe jest wygenerowanie do niego storna czerwonego lub czarnego. Po wystornowaniu, zapis będzie w dalszym ciągu widoczny na liście zapisów księgowych w dzienniku. Dokument stornujący widoczny będzie w kolorze czerwonym. Storno zapisu można także zatwierdzić lub zapisać do bufora.

Zapis księgowy można usunąć:

• Z poziomu listy zapisów księgowych w dzienniku (Księgowość → Dziennik)
• Z poziomu dokumentu źródłowego

Usuwanie zapisu księgowego z poziomu dziennika

W celu usunięcia zapisu księgowego z poziomu listy zapisów księgowych (Księgowość → Dziennik) należy zaznaczyć zapis księgowy, a następnie wybrać przycisk [Usuń], znajdujący się w grupie przycisków Lista.

Bezśladowe usuwanie dotyczy wyłącznie niezatwierdzonych zapisów księgowych, a więc tych, które znajdują się w buforze księgowań. Jeżeli zapis księgowy został już zatwierdzony, użycie opcji [Usuń], powoduje wygenerowanie dekretu stornującego (czerwonego lub czarnego). Zatwierdzenie dekretu stornującego powoduje odksięgowanie dokumentu będącego źródłem dekretu stornowanego.

Domyślnie typ storna jest ustawiony na czerwone.

W bazie danych wykreowanej w języku francuskim storno czerwone jest niedostępne ze względu na niezgodność takiego zapisu z przepisami prawa.

W przypadku storna zapisu księgowego, który został wprowadzony na konto rozrachunkowe i rozrachowany z innym dekretem księgowym, rozrachunki są usuwane dopiero w momencie zatwierdzenia dekretu stornującego. Po zatwierdzeniu pierwotne powiązania są usuwane i dochodzi do automatycznego rozrachowania dekretu stornującego z dekretem stornowanym.

W przypadku usuwania zapisu księgowego, którego dekret został już rozrachowany, wraz z usunięciem zapisu księgowego usuwany jest również jego rozrachunek. Użytkownik może zdecydować, czy pozostawić rozliczenia dokumentów źródłowych, wybierając odpowiednią opcję w wyświetlanym przez system komunikacie „Równocześnie z usunięciem zapisu księgowego o numerze […] zostanie usunięty rozrachunek. Czy chcesz pozostawić rozliczenia dokumentów źródłowych?” Ponadto, w przypadku usuwania jednocześnie wielu zapisów księgowych można zaznaczyć opcję Zastosuj dla wszystkich.

Usuwanie zapisu księgowego z poziomu dokumentu

W celu usunięcia zapisu księgowego z poziomu dokumentu, należy po zaznaczeniu dokumentu wybrać opcję Usuń zapis księgowy dostępną w menu kontekstowym.

Usuwanie zapisów księgowych z poziomu dokumentu działa analogiczne jak usuwanie zapisów księgowych z poziomu dziennika, oprócz generowania storna.

Z poziomu dokumentu można usunąć wyłącznie niezatwierdzony zapis księgowy. Do zatwierdzonego zapisu księgowego można wygenerować storno z poziomu dziennika.

Lista Zapisy księgowe: Konto pozwala na podgląd wszystkich zapisów księgowych, w tym dekretów bilansu otwarcia, dla wybranego konta lub zakresu kont.

Lista zapisów księgowych na kontach dostępna jest z poziomu Księgowość → Konto.

Na liście znajdują się standardowe przyciski oraz dodatkowo:

• [Sprawdź kręgi kosztów] – służy do raportowania niezgodności zapisów księgowych. Przycisk dostępny, gdy w menu Konfiguracja → Księgowość zaznaczono w sekcji Parametry ogólne parametr Kontrola kręgu kosztów. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w kategorii Kontrola kręgu kosztów.
• [Zmiany seryjne] – służy do seryjnego dodawania/usuwania atrybutów na dekretach. Przycisk jest aktywny wyłącznie, jeżeli operator należy do grupy posiadającej uprawnienie Zmiany seryjne na dekretach z zakładki Inne uprawnienia. Wybranie przycisku powoduje wyświetlenie okna parametrów zmiany seryjnej, na którym należy zaznaczyć jedną z opcji: Dodanie atrybutu, Usunięcie atrybutu, a następnie wskazać odpowiednie atrybuty.

Lista zapisów księgowych na kontach składa się z kolumn:

• Numer w dzienniku
• Numer w dzienniku cząstkowym (kolumna widoczna w zależności od ustawienia parametru Numeracja tylko w dzienniku cząstkowym dostępnego na formularzu okresu obrachunkowego)
• Numer dokumentu
• Data księgowania
• Konto
• Strona ­– strona konta księgowego
• Konto przeciwstawne ­– numer konta księgowego użytego po drugiej stronie dekretu w przypadku dekretów dwustronnych
• Kwota Wn
• Kwota Ma
• Opis ­– opis dekretu
• Stawka VAT
• Kwota w walucie
• Waluta

oraz kolumn domyślnie ukrytych:

• Numer
• Numer systemowy dokumentu
• Stan
• VAT% – wartość procentowa stawki VAT przypisanej do dekretu
• Właściciel

Obszary filtrowania dostępne na liście:

Sekcja Okres obrachunkowy

Sekcja umożliwia wybranie okresu obrachunkowego, dla którego będą wyświetlane zapisy księgowe na kontach. Jeżeli okres obrachunkowy został podzielony na okresy cząstkowe, listę zapisów księgowych można zawęzić do wskazanego okresu cząstkowego.

Sekcja Data księgowania

Sekcja pozwala filtrować zapisy księgowe, według okresów: Dzień, Miesiąc, Rok, Zakres dat, Bieżący miesiąc i Poprzedni miesiąc. Po wybraniu okresu Dzień, Miesiąc lub Rok, należy wprowadzić konkretne wartości w odpowiednim polu. Zakres dat umożliwia wybór konkretnego przedziału czasowego.

Sekcja Ogólne

Sekcja pozwala filtrować zapisy księgowe na kontach ze względu na:

• Stan – pozwala filtrować ze względu na stan zapisów: Wszystkie, Niezatwierdzone, Zatwierdzone i Wystornowane
• Dziennik – pozwala filtrować zapisy księgowe po dzienniku, do którego zostały wprowadzone. Przy opcji Dziennik znajduje się rozwijana lista zawierająca wszystkie dzienniki zdefiniowane w bieżącym okresie obrachunkowym.
• Typ konta – filtruje zapisy według typu konta, na które został wprowadzony zapis księgowy
• Status – w przypadku wyboru w filtrze Typ konta opcji Rozrachunkowe, pozwala filtrować zapisy po statusie:
  1. Wszystkie – wyświetla dekrety niezależnie od statusu dekretu
  2. Nierozrachowane – wyświetla dekrety nierozrachowane niezależnie od strony dekretu – przynajmniej po jednej stronie dekretu nierozrachowane
  3. Nierozrachowane Wn, Nierozrachowane Ma
  4. Rozrachowane – wyświetla dekrety rozrachowane niezależnie od strony – przynajmniej po jednej stronie dekretu rozrachowane
  5. Rozrachowane Wn, Rozrachowane Ma
  6. Niepodlegające rozrachunkom
• Od konta i Do konta – pozwala określić zakres kont, dla którego będą wyświetlane zapisy księgowe. Po naciśnięciu przycisku [Konto od] lub [Konto do] uruchomiona zostanie lista planu kont, na której można wybrać odpowiednie konto.
• Maska – pozwala wyświetlać konta, których numer zawiera podany ciąg znaków. Zaznaczenie opcji Maska ukrywa, powoduje ukrycie na liście zapisów z kontem zawierającym podany ciąg znaków.

Sekcja Kwota

Sekcja pozwala filtrować zapisy według opcji:

• Waluta – pozwala filtrować listę według waluty, w jakiej został wprowadzony dekret księgowy
• Kwota od i Kwota do – pozwala ustawić zakres kwot, który ma być uwzględniany na wyświetlanych zapisach księgowych

Sekcja Warunki dekretów

Sekcja pozwala filtrować zapisy według opcji:

• Opis analityczny – szczegółowy opis znajduje się w artykule Filtrowanie zapisów księgowych na koncie w oparciu o opis analityczny.
• Atrybuty – umożliwia filtrowanie zapisów w oparciu o atrybuty na dekretach. Wybranie przycisku [Atrybuty] otwiera okno Warunki atrybutów, w którym istnieje możliwość zdefiniowania filtra uwzględniającego dekrety o określonych wartościach atrybutów.

Szczegółowy opis działania filtrów znajduje się w artykule Wyszukiwanie i filtrowanie danych.