Comarch OCR rozpoznaje  jedno- i wielostronicowe faktury z pojedynczych oraz ze zbiorczych plików (takich, w których zapisane są skany wielu faktur).

Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku to 20 MB, maksymalny rozmiar pojedynczej strony wynosi 5MB, zaś maksymalna rozdzielczość jednej strony to 20 mln pikseli.

Uwaga

W przypadku współpracy Comarch DMS z Comarch OCR zalecamy, aby w Web.config w folderze z aplikacją serwerową (dawna web) wprowadzić pełną nazwę serwera licencji dla aplikacji Comarch DMS razem z nazwą instancji i numerem klucza.

Przyklad

serwer\instancja::1234567892.

Pełną składnię trzeba użyć również wtedy, gdy na serwerze jest tylko jeden klucz. W przeciwnym wypadku dla punktu konfiguracyjnego na zakładce ACD, który współpracuje z Comarch OCR może nie być możliwe włączenie procesowania dokumentów poprzez zaznaczenie parametru Włącz procesowanie dokumentów.

 

Aby uruchomić Comarch OCR, należy kolejno:

1. przejść na zakładkę Automatyczne generowanie dokumentów w aplikacji desktop Comarch DMS

2. zdefinować punkt konfiguracyjny we współpracy z Comarch DMS, jak opisano w artykule Definiowanie punktu konfiguracyjnego.

Po zapisaniu punktu konfiguracyjnego, przy pierwszej próbie skorzystania z Comarch OCR, pojawi się wykrzyknik z linkiem do potwierdzenia zgody.

Aby usługa została uruchomiona należy zapoznać się z regulaminem, uzupełnić dane i potwierdzić zgodę. Jeśli zgoda została już udzielona w ramach skorzystania z Comarch OCR z poziomu innego programu Comarch ERP, nie jest konieczna ponowna zgoda  i link nie powinien się pojawić w DMS.

Każdy Klient może jednorazowo skorzystać z pakietu DEMO (50 dokumentów na okres jednego miesiąca). Aby go uruchomić wystarczy udzielić wspomnianej powyżej zgody . Po wykorzystaniu pakietu testowego, możliwe jest jego powiększenie. Cennik usługi dostępny jest na stronie: https://www.comarch.pl/ocr/ .

Kiedy usługa została uruchomiona, a  pliki przesłane do Comarch OCR, rozpoznane z plików dokumenty są widoczne na liście  (zob. Przetwarzanie dokumentów przez usługę Comarch OCR).

Możliwe jest takie ustawienie punktów konfiguracji, aby na kontrolki na karcie obiegu dokumentu zostały zmapowane zarówno dane dotyczące wiadomości email, do której dołączony był dokument, jak i dane dotyczące samego dokumentu. Takie ustawienie punktów konfiguracyjnych zostało przedstawione w poniższym przykładzie.

1. W ramach zakładki Automatyczne generowanie dokumentów ustawiono dwa punkty konfiguracyjne:

2. Następnie  w definicji typu obiegu Faktury zakupu dodano 4 dodatkowe kontrolki dotyczące wiadomości mailowych: „Od kogo”, „Tytuł maila”, „Treść maila”, „Do wiadomości {DW)”.

3. Później operator DMS przechodzi na zakładkę  , a potem na zakładce „Kontrolki” w ramach ustawień punktu konfiguracyjnego Faktury zakupu ACD   wprowadza i zapisuje dla powyższych kontrolek odpowiednie zapytania SQL, a mianowicie dla kontrolki:

select MLM_From 
from do.ML_Mails
join do.OC_Documents on cast (mlm_id as varchar) = SUBSTRING(OCD_FileName, 0, charindex ('_',OCD_FileName))
where OCD_ID = @Id1@

select MLM_Subject 
from do.ML_Mails
join do.OC_Documents on cast (mlm_id as varchar) = SUBSTRING(OCD_FileName, 0, charindex ('_',OCD_FileName))
where OCD_ID = @Id1@

select MLM_BodyText 
from do.ML_Mails
join do.OC_Documents on cast (mlm_id as varchar) = SUBSTRING(OCD_FileName, 0, charindex ('_',OCD_FileName))
where OCD_ID = @Id1@

select MLM_Cc
from do.ML_Mails
join do.OC_Documents on cast (mlm_id as varchar) = SUBSTRING(OCD_FileName, 0, charindex ('_',OCD_FileName))
where OCD_ID = @Id1@

4. Następnie przedstawicielka kontrahenta Anna San wysyła na adres mailowy, który został wpisany w punkcie konfiguracyjnym Pobieranie załączników – skrzynka pocztowa, maila z fakturą w załączniku.

5. Operator DMS  wchodzi do zakładki „Automatyczne generowanie dokumentów” , wybiera punkt konfiguracyjny Pobieranie załączników – skrzynka pocztowa i odświeża za pomocą przycisku [Odśwież]  listę pobranych maili.

Następnie operator zaznacza checkbox obok wiadomości od Anny San i klika przycisk [Zapisz] w prawym górnym rogu ekranu.

6. Następnie operator DMS przechodzi do punktu konfiguracyjnego Faktury zakupu ACD , zaznacza checkbox przy parametrze Włącz procesowanie dokumentów  i naciska przycisk [Odśwież], a kiedy dokument zostanie przeprocesowany, ponownie klika przycisk [Odśwież]. Wówczas w ramach punktu Faktury zakupu ACD zostają wyświetlone zarówno dane zmapowane z przesłanego dokumentu, jak i z wiadomości mailowej.

7. Następnie operator DMS uzupełnia wartości kontrolek (jeśli jakieś pozostały nieuzupełnione), zaznacza dany dokument  i naciska przycisk [Generuj] w  prawym górnym rogu okna.

Wówczas  w ramach typu obiegu Faktury zakupu zostaje wygenerowany nowy dokument, który zawiera dane zmapowane zarówno z faktury, jak i z wiadomości mailowej.

Do współpracy z Comarch DMS szczególnie zaleca się usługę Comarch OCR.

Aktualnie  każdy użytkownik Comarch DMS ma jednorazowy bezpłatny dostęp do pakietu DEMO 50  – wówczas przez miesiąc możliwe jest wprowadzenie 50 stron.

Szczegółowe informacje dotyczące współpracy Comarch DMS z usługą OCR można znaleźć w artykułach Przetwarzanie dokumentów przez usługę Comarch OCR  oraz Definiowanie punktu konfiguracyjnego

W aplikacji mobilnej Comarch DMS na system iOS domyślnie każdy nowy typ obiegu ma przypisaną ikonkę , która jest wyświetlana zarówno na liście dokumentów obok każdej pozycji, jak również na karcie każdego dokumentu i obok typów obiegu w ramach filtra „Typ obiegu”.

Istnieje możliwość zmiany ikonki dla danego typu obiegu – w tym celu administrator Comarch DMS powinien przejść do definicji danego typu obiegu w aplikacji desktop Comarch DMS, na zakładkę „Ustawienia obiegu” i do sekcji „Ustawienia dla aplikacji mobilnej”, a następnie w ramach pola „Wybierz ikonę dla typu obiegu” kliknąć w przycisk [Zmień].

W ramach otwartego okna „Wybierz ikonę” należy kliknąć na ikonkę, która ma zostać przypisana do danego typu obiegu, a następnie nacisnąć przycisk [Wybierz]. 

Jeżeli operator chce zrezygnować ze zmiany ikonki, wówczas powinien nacisnąć przycisk [Anuluj]  lub znak X dostępny w ramach okna „Wybierz ikonę”.

Aby wprowadzone zmiany zostały zapisane,  należy kliknąć przycisk [Zapisz] w górnej części okna aplikacji desktop.

Po zapisaniu zmiany wybrana ikonka jest widoczna zarówno przy nowych i utworzonych wcześniej dokumentach na liście dokumentów, na szczegółach dokumentów, jak również obok danego typu obiegu w ramach filtra „Typ obiegu” w aplikacji mobilnej.

Zróżnicowanie ikonek pozwala na większą przejrzystość listy dokumentów w przypadku wyświetlania dokumentów z wielu typów obiegu.

W aplikacji mobilnej Comarch DMS na system Android domyślnie każdy nowy typ obiegu ma przypisaną ikonkę , która jest wyświetlana zarówno na liście dokumentów obok każdej pozycji, jak również na karcie każdego dokumentu i obok typów obiegu w ramach filtra „Typ obiegu”.

Istnieje możliwość zmiany ikonki dla danego typu obiegu – w tym celu administrator Comarch DMS powinien przejść do definicji danego typu obiegu w aplikacji desktop Comarch DMS, na zakładkę „Ustawienia obiegu” i do sekcji „Ustawienia dla aplikacji mobilnej”, a następnie w ramach pola „Wybierz ikonę dla typu obiegu” kliknąć w przycisk [Zmień].

W ramach otwartego okna „Wybierz ikonę” należy kliknąć na ikonkę, która ma zostać przypisana do danego typu obiegu, a następnie nacisnąć przycisk [Wybierz]. 

Jeżeli operator chce zrezygnować ze zmiany ikonki, wówczas powinien nacisnąć przycisk [Anuluj]  lub znak X dostępny w ramach okna „Wybierz ikonę”.

Aby wprowadzone zmiany zostały zapisane,  należy kliknąć przycisk [Zapisz] w górnej części okna aplikacji desktop.

Po zapisaniu zmiany wybrana ikonka jest widoczna zarówno przy nowych i utworzonych wcześniej dokumentach na liście dokumentów, na szczegółach dokumentów, jak również obok danego typu obiegu w ramach filtra „Typ obiegu” w aplikacji mobilnej.

Zróżnicowanie ikonek pozwala na większą przejrzystość listy dokumentów w przypadku wyświetlania dokumentów z wielu typów obiegu.

Administrator systemu może dla określonego typu dokumentu ustalić retencję – czas, podczas którego dokument danego typu nie może zostać usunięty z systemu.

Zasadom retencji podlega każdy dokument, do którego przypisano dany typ dokumentu.

Po zakończeniu okresu retencji, w zależności od określonych przez administratora systemu warunków retencji, dokument może pozostać na liście dokumentów lub trafić do lokalizacji „Pliki usunięte po retencji” dostępnej jedynie dla administratora systemu.

Dla zarchiwizowanych plików znajdujących się na liście dokumentów i podlegających regule retencji w menu możliwe jest:

Wskazówka

Wszystkie dokumenty, które zostały usunięte po okresie retencji, są widoczne dla Administratora Repozytorium w  zakładce [Ustawienia], po wyborze opcji „Zarządzanie aplikacją”, a następnie „Pliki usunięte po retencji”, gdzie są dostępne przez 30 dni. Później zostają trwale usunięte. 

Dokładny opis mechanizmu retencji  jest dostępny w artykule Retencja (okres przechowywania dokumentów) dla administratora.

Jeżeli dostępna jest aktualizacja aplikacji mobilnej Comarch DMS na system iOS, wówczas w górnej części zakładki  „Konto” widoczna jest  informacja „Dostępna jest nowa wersja Twojej aplikacji”, a poniżej znajduje się link do sklepu App Store.

Aby zaktualizować aplikację mobilną Comarch DMS, należy kliknąć w ten link.

Wówczas zostaje wyświetlona pozycja Comarch DMS w sklepie App Store. Aby dokonać aktualizacji, należy nacisnąć przycisk „Uaktualnij”.

Po zaktualizowaniu aplikacji można ponownie ją otworzyć, klikając „Otwórz”.

Jeśli aplikacja została zaktualizowana do najnowszej wersji, wówczas w górnej części zakładki „Konto” wyświetlana jest ikona   oraz napis „Aplikacja jest aktualna”.

Edycji typu i wartości atrybutów oraz wyboru kolejnych atrybutów może dokonać użytkownik o uprawnieniach na poziomie „Administrator” lub „Edytor” – w tym celu należy kolejno:

1. kliknąć w nazwę danego dokumentu  na liście dokumentów

2. wybrać przycisk [Edytuj atrybuty] i wprowadzić wartości dla atrybutów.

Pola możliwe do edycji:

[Typ  dokumentu]– pole, w którym można zmienić typ dokumentu, wybierając spośród typów dokumentów określonych przez administratora Repozytorium.

Aby móc określać wartości atrybutów i wybierać kolejne atrybuty konieczna jest zmiana typu dokumentu „Nieokreślony” na inny.

– pole jednego z atrybutów przypisanych do typu dokumentu; pole oznaczone jest gwiazdką, ponieważ atrybut został zaznaczony przez administratora Repozytorium jako atrybut wymagany

– pole jednego z atrybutów przypisanych do typu dokumentu; pole nie jest obowiązkowe do wypełnienia, bo atrybut nie został zaznaczony przez administratora Repozytorium jako atrybut wymagany

[Dodatkowe atrybuty] – pole, za pomocą którego można dokonać wyboru dodatkowych atrybutów, spośród wszystkich atrybutów utworzonych przez administratora Repozytorium i oznaczonych jako aktywne.

Aby zaznaczyć wszystkie atrybuty, można wybrać opcję [Zaznacz wszystko].

Po zaznaczeniu wybranych atrybutów należy nacisnąć [Wybierz], aby zatwierdzić wybór.

W celu anulowania zaznaczenia można nacisnąć znak „x” obok liczby wybranych atrybutów lub nacisnąć [Wyczyść].

Kiedy do dokumentu zostanie przypisany typ dokumentu z włączoną regułą retencji, wówczas w ramach prawego panelu w zakładce Atrybuty znajduje się dodatkowo atrybut Kryterium okresu przechowywania.

Atrybut Kryterium okresu przechowywania  umieszczony jest na ostatniej pozycji na liście atrybutów przypisanych do typu dokumentu, ale jeżeli po włączeniu retencji i dodaniu tego atrybutu zostaną dodane kolejne atrybuty, wówczas będą wyświetlane poniżej atrybutu Kryterium okresu przechowywania.

Jeżeli na definicji typu dokumentu zaznaczono parametr [Wymagane] , wówczas uzupełnienie atrybutu jest konieczne, aby zapisać zmiany.

Kwestia uzupełnienia atrybutu Kryterium okresu przechowywania jest również zawsze weryfikowana, kiedy użytkownik próbuje archiwizować dokument – archiwizacja nie zostanie przeprowadzona, jeśli nie uzupełniono wartości atrybutu, a w ramach okna wykonywanych akcji po kliknięciu na informację [Nie zarchiwizowano] wyświetla się następujący komunikat:

Modyfikacja wartości atrybutu Kryterium okresu przechowywania jest możliwa niezależnie od tego, czy dodano ją ręcznie czy została wpisana automatycznie.

3. Po dokonaniu zmian typu dokumentu i/lub rodzajów oraz wartości atrybutów  nacisnąć [Zapisz], aby zachować zmiany.

Jeżeli użytkownik nie chce zapisać zmian, wówczas powinien kliknąć przycisk [Anuluj]. Pojawi się wówczas okno z zapytaniem „Czy chcesz zapisać zmiany?”. Jeśli wybrany zostanie przycisk [Zapisz], zmiany zostaną zapisane, natomiast po wyborze opcji [Odrzuć] zmiany będą anulowane.

Menu kontekstowe folderu

Menu kontekstowe folderu może zostać wywołane poprzez przesunięcie kursora na  pozycję danego folderu i kliknięcie w ikonkę , która pojawi się po prawej stronie.

Można także zaznaczyć jeden lub wiele folderów za pomocą checkboxów, a potem wywołać menu kontekstowe, klikając w ikonkę na belce, która pojawi się nad listą dokumentów.

W zależności od uprawnień użytkownika menu kontekstowe ma różny wygląd:

1. dla użytkownika o uprawnieniach  „Przeglądający”: menu ma tylko jedną opcję „Zobacz szczegóły”, która powoduje rozwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o folderze.

2. dla użytkownika o uprawnieniach „Edytor”: menu zawiera 4 opcje: „Przenieś do”, „Zmień nazwę”, „Zobacz/Ukryj szczegóły” i „Usuń”:

3. dla użytkownika o uprawnieniach „Administrator” (zarówno dla Administratora Repozytorium, jak i  administratora lokalnego): menu posiada 5 opcji: „Zarządzaj uprawnieniami”, „Przenieś do” „Zmień nazwę”, „Zobacz/Ukryj szczegóły” i „Usuń”:

Menu kontekstowe dokumentu

Menu kontekstowe dokumentu może zostać wywołane na jeden z trzech sposobów:

W zależności od uprawnień użytkownika menu kontekstowe ma różny wygląd:

1.Dla użytkownika o uprawnieniach  „Przeglądający”: menu ma tylko dwie opcje: „Pobierz” i „Zobacz/Ukryj szczegóły”:

2.Dla użytkownika o uprawnieniach „Edytor”: menu dla aktywnego dokumentu zawiera następujące opcje:

• „Pobierz” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – powoduje natychmiastowe pobranie dokumentu
• „Archiwizuj” – po zaznaczeniu „Archiwizuj” dokument ulega archiwizacji (zob. Archiwizacja dokumentu)
• „Przenieś do” – pozwala na przeniesienie dokumentu/dokumentów do innych lokalizacji w ramach Repozytorium do których użytkownik na uprawnienia co najmniej edytora (zob. Przenoszenie folderów i dokumentów między lokalizacjami)
• „Zmień nazwę” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – wywołuje otwarcie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy dokumentu, zatwierdzana przyciskiem „Zapisz” lub anulowana  przyciskiem „Anuluj”
• „Zobacz/Ukryj szczegóły” – powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o dokumencie
• „Zarządzaj wersjami” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – pozwala na dodawanie nowych wersji dokumentu, usuwanie wersji dokumentu, pobieranie ich, ustawianie wersji bieżącej (zob. Zarządzanie wersjami dokumentu)
• „Usuń” – umożliwia usunięcie dokumentu/dokumentów do kosza.
• Jeżeli dokument jest archiwizowany, wówczas w menu kontekstowym edytora dostępna jest także opcja [Unieważnij dokument] (zob. Unieważnianie dokumentów). Jeżeli zarchiwizowany dokument jest w okresie retencji,               wtedy w menu   kontekstowym edytora znajduje się również opcja [Edytuj zakończenie okresu przechowywania] (zob. Zmiany w edycji zakończenia okresu przechowywania na dokumentach zarchiwizowanych )

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• Dla dokumentów zarchiwizowanych dostępne są jedynie opcje „Pobierz”, „Przenieś do”, „Edytuj zakończenie  okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”, „Zarządzaj wersjami” i  „Unieważnij dokument”, a dla dokumentów zarchiwizowanych unieważnionych opcje „Pobierz”, „Przenieś do”,  „Edytuj zakończenie okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”,  „Zarządzaj  wersjami”

3.Dla użytkownika o uprawnieniach „Administrator” menu aktywnego dokumentu posiada następujące opcje:

• „Pobierz” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – powoduje natychmiastowe pobranie dokumentu
• „Zarządzaj uprawnieniami” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – otwiera okno, w którym można  nadawać, modyfikować i usuwać uprawnienia innych użytkowników do dokumentu  (zob. Repozytorium – uprawnienia użytkownika do pracy z katalogami i dokumentami)
• „Archiwizuj” – po zaznaczeniu „Archiwizuj” dokument ulega archiwizacji (zob. Archiwizacja dokumentu)
• „Przenieś do” – pozwala na przeniesienie dokumentu/dokumentów do innych lokalizacji w ramach Repozytorium do których użytkownik na uprawnienia co najmniej edytora (zob. Przenoszenie folderów i dokumentów między lokalizacjami)
• „Zmień nazwę” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – wywołuje otwarcie okna, w którym możliwa jest zmiana nazwy dokumentu, zatwierdzana przyciskiem „Zapisz” lub anulowana  przyciskiem „Anuluj”
• „Zobacz/Ukryj szczegóły” – powoduje rozwinięcie/zwinięcie prawego panelu ze szczegółowymi informacjami o dokumencie
• „Zarządzaj wersjami” (tylko dla pojedynczego dokumentu) – pozwala na dodawanie nowych wersji dokumentu, usuwanie wersji dokumentu, pobieranie ich, ustawianie wersji bieżącej (zob. Zarządzanie wersjami dokumentu)
• „Usuń” – umożliwia usunięcie dokumentu/dokumentów do kosza.
• Jeżeli dokument jest archiwizowany, wówczas w menu kontekstowym edytora dostępna jest także opcja [Unieważnij dokument] (zob. Unieważnianie dokumentów). Jeżeli zarchiwizowany dokument jest w okresie retencji,           wtedy w menu   kontekstowym edytora znajduje się również opcja [Edytuj zakończenie okresu przechowywania] (zob. Zmiany w edycji zakończenia okresu przechowywania na dokumentach zarchiwizowanych ).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• Dla dokumentów zarchiwizowanych dostępne są jedynie opcje „Pobierz”, „Zarządzaj uprawnieniami”, „Przenieś   do”, „Edytuj zakończenie okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”,   „Zarządzaj wersjami” i „Unieważnij dokument”, a dla dokumentów zarchiwizowanych unieważnionych opcje  „Pobierz”, „Zarządzaj uprawnieniami”, „Przenieś do”, „Edytuj zakończenie okresu przechowywania” (jeśli dokument jest w retencji), „Zobacz/Ukryj szczegóły”, „Zarządzaj wersjami”

W wersji 2023.0.0 wprowadzono zmiany w oznaczeniach na liście dokumentów.

Oznaczenia w formie ikon są widoczne w odrębnej dodatkowej kolumnie, która nie ma nazwy i znajduje się na prawo od kolumny „Nazwa”.

Jeżeli użytkownik zmieni kolejność ułożenia kolumn, wówczas kolumna z ikonami znajdzie się analogicznie na prawo od kolumny „Nazwa”.

Kolumna z ikonami dostępna jest zarówno na liście dokumentów w oknie głównym, jak i w koszu oraz w ramach zakładki „Pliki usunięte po retencji”.

Kiedy użytkownik przesunie kursor na daną ikonę, wtedy wyświetlana jest informacja dotycząca jej znaczenia.

Oznaczenia dokumentów zarchiwizowanych nie ulegają zmianie.

W ramach prawego panelu widoczne są oznaczenia, które odpowiadają ikonom znajdującym się na liście dokumentów. Jeżeli danego dokumentu dotyczy więcej niż jedno takie oznaczenie, wówczas wyświetlane są jedno pod drugim.

Ikony i oznaczenia na prawym panelu mogą być widoczne:

• Stale – dotyczy to następujących ikon:

Ikona , oznaczenie na prawym panelu [Plik przetworzony przez OCR]– oznaczenia wyświetlane dla plików, które zostały przetworzone przez OCR i przesłane z modułu Workflow i które można wyszukiwać według treści

 

Ikona , oznaczenie na prawym panelu [Plik unieważniony] – oznaczenia wyświetlane dla plików, które zostały unieważnione za pomocą opcji [Unieważnij dokument]

 

Ikona , oznaczenie na prawym panelu [Plik przywrócony po retencji] – oznaczenia wyświetlane dla plików, które przywrócono z zakładki „Pliki usunięte po retencji” na listę dokumentów za pomocą opcji [Przywróć]

 

Ikona , oznaczenie na prawym panelu [Plik usunięty] – oznaczenia wyświetlane dla plików które zostały usunięte z usługi IBARD lub z bazy MongoDB, widoczne zarówno z poziomu listy dokumentów, jak również z poziomu okna „Zarządzaj wersjami”

 

Ikona , oznaczenie na prawym panelu [Plik podpisany elektronicznie]– oznaczenia wyświetlane dla dokumentów, które zostały podpisane elektronicznie w module Workflow

 

• Czasowo – dotyczy to następującej ikony:

Ikona , oznaczenie na prawym panelu [Plik w trakcie edycji] – oznaczenia wyświetlane dla plików, które są aktualnie edytowane