Akceptacja Faktury kosztowej w Comarch BPM pobranej z Comarch ERPXL

• Definicja Typu Obiegu (Workflow): Wzorcowa ścieżka obiegu dokumentu kosztowego z krokami akceptacji, konfiguracją kontrolki Dane tabelaryczne.

• • Pobranie i Rejestracja (ERPXL): Dokument zostaje pobrany z bramki KSeF do Comarch ERPXL. Na jego podstawie tworzony jest dokument w Rejestrze VAT (tabela CDN.TraNag).
  • Pobranie dokumentów przez Comarch BPM: Poprzez punkt ACD (Współpraca z dowolnym programem OCR ) do Comarch BPM zostają pobrane dokumenty z systemu Comarch ERPXL.
  • Pobranie ID dokumentu: W punkcie ACD pobierany jest unikalny identyfikator dokumentu z bazy Comarch ERPXL (Trn_GIDNumer)
  • Tworzenie dokumentów w Comarch BPM: Na podstawie pobranych danych z poziomu punktu ACD tworzone są dokumenty w Comarch BPM, w celu ich akceptacji.
  • Automatyczne uzupełnianie danych: Informacje w poszczególnych kontrolkach karty obiegu są uzupełniane automatycznie na podstawie ID dokumentu, zaczytanego w punkcie ACD. Wykorzystując ten unikalny klucz, system za pomocą zapytań SQL zaczytuje szczegółowe dane bezpośrednio z bazy Comarch ERPXL.
  • Po zainicjowaniu procesu w systemie Comarch BPM użytkownik za pomocą kontrolki Własna Akcja przesyła do dokumentu w Comarch ERP XL informacje o aktualnym statusie akceptacji, nadanym numerze dokumentu BPM wraz z bezpośrednim linkiem do podglądu faktury w Comarch BPM Web. Dane te są zapisywane w dedykowanych atrybutach, co umożliwia bieżące monitorowanie postępu prac bez konieczności opuszczania systemu księgowego. Dzięki temu kluczowe parametry procesu, są widoczne bezpośrednio na dokumencie w Rejestrze VAT oraz na liście dokumentów

• „Do weryfikacji”
• ,„W trakcie akceptacji”
• „Zaakceptowano”
• Służy do bieżącego informowania o statusie dokumentu. Dzięki niemu księgowy ma natychmiastowy wgląd w postęp akceptacji faktury (np. „W weryfikacji” lub „Zaakceptowano”). Rozwiązanie to eliminuje konieczność angażowania innych pracowników w celu ustalenia etapu, na którym znajduje się dokument oraz skraca czas oczekiwania na informację zwrotną.

2. Numer Dokumentu BPM (Typ: Tekst) – unikalny numer nadany dokumentowi w systemie Comarch BPM.

• • Jest to unikalny „identyfikator śledzenia”. Pozwala on na jednoznaczne powiązanie faktury w Comarch ERP XL z konkretnym dokumentem w Comarch BPM. Jest niezbędny w przypadku audytu lub konieczności szybkiego odnalezienia dokumentu w archiwum elektronicznym.

3. Link BPM (Typ: Adres URL) – aktywny odnośnik pozwalający jednym kliknięciem otworzyć podgląd dokumentu w wersji Comarch BPM Web bezpośrednio z poziomu Comarch ERPXL.

• • Rozwiązanie to umożliwia weryfikację i akceptację faktury z poziomu przeglądarki internetowej Comarch BPM Web, bez konieczności logowania się do wersji stacjonarnej (Desktop). Zapewnia to pełną mobilność procesu akceptacji, skraca czas weryfikacji dokumentów kosztowych i znacząco podnosi komfort pracy osób decyzyjnych.

• • Nazwę serwera, na którym jest podpięta baza Comarch ERPXL
  • Nazwę bazy danych Comarch ERPXL z której mają być pobierane dokumenty
  • Użytkownika ODUSER zmapowanego z tą bazą
  • Hasło dla użytkownika ODUSER

• • Tworzenie tabeli: Utworzono tabelę poprzez kliknięcie opcji Utwórz tabelę, która przechowuje informacja o utworzonych dokumentach, podając login i hasło administratora bazy danych MS SQL.

• • Mechanizm oznaczania dokumentów przetworzonych (Polecenie INSERT)

W konfiguracji punktu ACD, w zakładce Ogólne, kluczowym elementem jest prawidłowe zdefiniowanie polecenia INSERT INTO. Odpowiada ono za zapisanie informacji o dokumencie, który właśnie został pobrany z systemu Comarch ERP XL i przekazany do procesu w Comarch BPM.

Dzięki temu wpisowi, dokument trafia do tabeli technicznej dbo.DF_WorkAPProcess, na bazie Comarch ERPXL, co w połączeniu z warunkiem w zapytaniu SQL na zakładce Lista, powoduje jego automatyczne ukrycie w punkcie ACD. Zapobiega to wielokrotnemu pobieraniu tej samej faktury i dublowaniu procesów akceptacji.

W oknie „Polecenie INSERT” zdefiniowano następującą składnię:

INSERT INTO dbo.[DF_WorkAPProcess] (APW_APDId, APW_DocumentID1, APW_DocumentID2) VALUES({0},{1},{2})

Parametry:

• APW_APDId ({0}): Unikalny identyfikator punktu ACD.
• APW_DocumentID1 ({1}): Typ dokumentu z Comarch ERPXL (TrN_GIDTyp).
• APW_DocumentID2 ({2}): Numer identyfikacyjny dokumentu z Comarch ERPXL (TrN_GIDNumer).

• • Wymagania techniczne i Uprawnienia SQL

• Numer dokumentu:

select TrN_DokumentObcy from cdn.tranag where TrN_GIDTyp=1521 and TrN_GIDNumer = @ID_XL@

• Kontrahent:

select knt_gidnumer from cdn.tranag

join cdn.kntkarty on Knt_GIDNumer=TrN_KntNumer

where TrN_GIDTyp=1521 and TrN_GIDNumer = @ID_XL@

• Dane kontrahenta:

IF @^SenderControlName@ = 'Kontrahent'

BEGIN

DECLARE @newLine varchar(max) = char(13)+char(10)




SELECT CONCAT(Knt_Nazwa1, @NewLine, 'NIP: '+ Knt_Nip, @NewLine, Knt_Ulica, ' ',@newLine,Knt_KodP,' ',Knt_Miasto)

FROM cdn.KntKarty

WHERE Knt_GIDNumer= @Kontrahent_Id@

END

• Forma płatności:

select kon_lp, TrN_FormaNazwa, kon_lp from cdn.tranag

join cdn.konfig on TrN_FormaNazwa=ltrim(rtrim(left(kon_wartosc,15))) where trn_gidnumer= @ID_XL@

• Waluta:

select WaN_Id, TrN_Waluta, WaN_Id from cdn.tranag

join cdn.WalNag on TrN_Waluta=WaN_Symbol where TrN_GIDNumer=@ID_XL@

• LinkBPM

(Zaznaczona Inicjalizacja SQL tylko na pierwszym etapie zakładka Kontrolki oraz na właściwościach kontrolki – Inicjuj przy każdym otwarciu dokumentu)

SELECT
'http://localhost/Przyklady_WEB/documents/' + CAST(DWD_ID AS VARCHAR) AS LinkBPM
FROM do.DF_Work
WHERE DWD_ID =  @^DocumentId@  /*ID aktualnego dokumentu BPM*/

• NumerDokumentuBPM

(Zaznaczona Inicjalizacja SQL tylko na pierwszym etapie zakładka Kontrolki oraz na właściwościach kontrolki – Inicjuj przy każdym otwarciu dokumentu)

select DWD_FullNumber from do.RO_Documents where DWD_ID= @^DocumentId@

• Status_akceptacji_BPM

(Zaznaczona Inicjalizacja SQL na każdym etapie zakładka Kontrolki oraz na właściwościach kontrolki – Inicjuj przy każdym otwarciu dokumentu)

SELECT DDS_Name FROM do.RO_StageActive  WHERE DWD_ID=  @^DocumentId@

• Własna Akcja – Aktualizacja_Atrybuty

Procedura ERP:

UPDATE a
SET a.Atr_Wartosc = CASE
WHEN ak.AtK_Id = 8 THEN @Status_akceptacji_BPM@
WHEN ak.AtK_Id = 9 THEN @NumerDokumentuBPM@
WHEN ak.AtK_Id = 10 THEN 'http://localhost/Przyklady_WEB/documents/' + CAST(@^DocumentId@ AS VARCHAR)
END
FROM cdn.Atrybuty a
JOIN cdn.AtrybutyKlasy ak ON a.Atr_AtkId = ak.AtK_Id
JOIN cdn.TraNag t ON t.TrN_GIDTyp = a.Atr_ObiTyp AND t.TrN_GIDNumer = a.Atr_ObiNumer
WHERE t.TrN_GIDNumer = @ERPDocument1_Id@
AND ak.AtK_Id IN (8, 9, 10)
AND a.Atr_ObiLp = 0
AND a.Atr_ObiSubLp = 0

• Numer KSeF:

select KSF_Numer from cdn.tranag

join cdn.KSeFDokumenty on TrN_GIDNumer=KSF_DokNumer

where TrN_GIDTyp=1521 and TrN_GIDNumer= @ID_XL@

• Data przyjęcia KSeF:

SELECT

-- Konwersja daty i godziny przyjęcia dokumentu przez KSeF

DATEADD(second, T1.KSF_TStampPrzyjecia, '1990-01-01') AS DataGodzinaPrzyjeciaKSeF

FROM

cdn.KSeFDokumenty AS T1 where T1.KSF_DokTyp = 1521

AND T1.KSF_DokNumer = @ID_XL@

• Data wpływu:

select DATEADD(day, trn_DataWplywu, '18001228') from cdn.tranag where TrN_GIDNumer = @ID_XL@

• Data zakupu:

select DATEADD(day, trn_data3, '18001228') from cdn.tranag where TrN_GIDNumer = @ID_XL@

• Data wystawienia:

select DATEADD(day, trn_data2, '18001228') from cdn.tranag where TrN_GIDNumer = @ID_XL@

• Termin płatności:

select dateadd(dd, TrN_Termin, '18001228') from CDN.tranag where TrN_GIDNumer= @ID_XL@

• Dokument elektroniczny:

select TrN_GIDNumer from cdn.TraNag WHERE TrN_GIDTyp = 1521 AND TrN_GIDNumer= @ID_XL@

• Zapytanie do kontrolki Dane tabelaryczne Elementy, w przypadku, gdy na fakturze są elementy:

If @^SenderControlName@ = 'ID_XL'

Begin

SELECT

TrE_TwrKod,

TrE_Cena,

TrE_Ilosc,

TrE_WartoscPoRabacie AS Netto,

TrV_StawkaPod, -- Będzie NULL dla pozycji, które nie mają wiersza w TraVat

TrE_WartoscPoRabacie + TrE_WartoscPoRabacie * (ISNULL(TrV_StawkaPod, 0) / 100.0) AS Brutto

FROM cdn.TraNag

JOIN cdn.TraElem ON TrN_GIDNumer = TrE_GIDNumer

-- ZMIENIONO NA LEFT JOIN, aby zwrócić wszystkie pozycje z TraElem, nawet jeśli nie mają powiązań w TraVat

LEFT JOIN cdn.TraVat ON TrV_GIDNumer = TrE_GIDNumer AND TrV_GidLp = TrE_GIDLp

WHERE

TrN_GIDTyp = 1521

AND TrN_GIDNumer = @ID_XL@ ;

END

• Zapytanie do kontrolki Dane tabelaryczne Tabela VAT, w przypadku, gdy na fakturze brak elementów, a informacje dodawane są bezpośrednio do Tabeli VAT

• Status akceptacji: (np. „Do weryfikacji”, „W trakcie akceptacji” lub „Zaakceptowano”).
• Numer dokumentu BPM: pozwalający na jednoznaczną identyfikację dokumentu BPM.
• Link źródłowy: umożliwiający natychmiastowe otwarcie podglądu faktury w przeglądarce Comarch BPM Web bezpośrednio z poziomu dokumentu w Rejestrze VAT.