Edycja atrybutów

Edycji typu i wartości atrybutów oraz wyboru kolejnych atrybutów może dokonać użytkownik o uprawnieniach na poziomie „Administrator” lub „Edytor” – w tym celu należy kolejno:

1. kliknąć w nazwę danego dokumentu  na liście dokumentów

2. wybrać przycisk [Edytuj atrybuty] i wprowadzić wartości dla atrybutów.

 

Okno edycji typu dokumentu oraz rodzajów i wartości atrybutów

 

Pola możliwe do edycji:

[Typ  dokumentu]– pole, w którym można zmienić typ dokumentu, wybierając spośród typów dokumentów określonych przez administratora Repozytorium.

Aby móc określać wartości atrybutów i wybierać kolejne atrybuty konieczna jest zmiana typu dokumentu „Nieokreślony” na inny.

 

– pole jednego z atrybutów przypisanych do typu dokumentu; pole oznaczone jest gwiazdką, ponieważ atrybut został zaznaczony przez administratora Repozytorium jako atrybut wymagany

 

– pole jednego z atrybutów przypisanych do typu dokumentu; pole nie jest obowiązkowe do wypełnienia, bo atrybut nie został zaznaczony przez administratora Repozytorium jako atrybut wymagany

 

[Dodatkowe atrybuty] – pole, za pomocą którego można dokonać wyboru dodatkowych atrybutów, spośród wszystkich atrybutów utworzonych przez administratora Repozytorium i oznaczonych jako aktywne.

Aby zaznaczyć wszystkie atrybuty, można wybrać opcję [Zaznacz wszystko].

Po zaznaczeniu wybranych atrybutów należy nacisnąć [Wybierz], aby zatwierdzić wybór.

W celu anulowania zaznaczenia można nacisnąć znak „x” obok liczby wybranych atrybutów lub nacisnąć [Wyczyść].

 

Lista atrybutów dodatkowych do wyboru

 

 

Kiedy do dokumentu zostanie przypisany typ dokumentu z włączoną regułą retencji, wówczas w ramach prawego panelu w zakładce Atrybuty znajduje się dodatkowo atrybut Kryterium okresu przechowywania.

Atrybut Kryterium okresu przechowywania  umieszczony jest na ostatniej pozycji na liście atrybutów przypisanych do typu dokumentu, ale jeżeli po włączeniu retencji i dodaniu tego atrybutu zostaną dodane kolejne atrybuty, wówczas będą wyświetlane poniżej atrybutu Kryterium okresu przechowywania.

 

Atrybut „Kryterium okresu przechowywania” w ramach zakładki Atrybuty w oknie edycji dokumentu

 

Jeżeli na definicji typu dokumentu zaznaczono parametr [Wymagane] , wówczas uzupełnienie atrybutu jest konieczne, aby zapisać zmiany.

Kwestia uzupełnienia atrybutu Kryterium okresu przechowywania jest również zawsze weryfikowana, kiedy użytkownik próbuje archiwizować dokument – archiwizacja nie zostanie przeprowadzona, jeśli nie uzupełniono wartości atrybutu, a w ramach okna wykonywanych akcji po kliknięciu na informację [Nie zarchiwizowano] wyświetla się następujący komunikat:

 

 

Komunikat wyświetlany przy próbie archiwizacji dokumentu, dla którego nie wypełniono wartości atrybutu „Kryterium okresu przechowywania”

 

Modyfikacja wartości atrybutu Kryterium okresu przechowywania jest możliwa niezależnie od tego, czy dodano ją ręcznie czy została wpisana automatycznie.

Uwaga
Jeżeli, przykładowo, do dokumentu Delegacje przypisano typ dokumentu Pracownicze, który podlega regule retencji, ale nie wskazano dla niego żadnej kontrolki w polu Wybierz kryterium, a następnie w ramach edycji tego typu dokumentu wskazano taką kontrolkę, wówczas data w atrybucie Kryterium okresu przechowywania na dokumencie Delegacje nie zostanie zaktualizowana. Możliwa jest wtedy natomiast zmiana typu dokumentu dla dokumentu Delegacje na inny, a następnie znowu zmiana na typ dokumentu Pracownicze – wówczas zmiana ustawień typu dotyczy również tego dokumentu.

 

3. Po dokonaniu zmian typu dokumentu i/lub rodzajów oraz wartości atrybutów  nacisnąć [Zapisz], aby zachować zmiany.

Jeżeli użytkownik nie chce zapisać zmian, wówczas powinien kliknąć przycisk [Anuluj]. Pojawi się wówczas okno z zapytaniem „Czy chcesz zapisać zmiany?”. Jeśli wybrany zostanie przycisk [Zapisz], zmiany zostaną zapisane, natomiast po wyborze opcji [Odrzuć] zmiany będą anulowane.

 

Okno „Czy chcesz zapisać zmiany?”

 

Rozpoczynasz pracę z Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się, jak korzystać z programu? A może masz już podstawową wiedzę o Comarch DMS Repozytorium i chcesz dowiedzieć się więcej?

Sprawdź Szkolenia Comarch DMS Repozytorium!

 

Powrót do początku artykułu