Wnioskowanie o certyfikat KSeF w Module Certyfikatów i Uprawnień/Aplikacji Podatnika, nadawanie uprawnień w Aplikacji Podatnika KSeF oraz certyfikaty osobiste - Baza Wiedzy programu Comarch BPM (dawniej DMS)

Opis wnioskowania o certyfikat KSeF w Module Certyfikatów i Uprawnień/Aplikacji Podatnika

Aby uzyskać certyfikat KSeF w Module Certyfikatów i Uprawnień/ Aplikacji Podatnika należy kolejno wykonać następujące kroki:

Przejść na stronę https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/
Wybrać opcję „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur”
Zalogować się do systemu, wybierając opcję „Zaloguj profilem zaufanym” lub „Zaloguj certyfikatem kwalifikowanym” i wprowadzić odpowiednie dane
Po zalogowaniu w ramach Aplikacji Podatnika rozwinąć zakładkę „Certyfikaty”, znajdującą się w panelu po lewej stronie i wybrać opcję „Wnioskuj o certyfikat”

Wybór opcji „Wnioskuj o certyfikat” w Aplikacji Podatnika KSeF (w tym przypadku na środowisku testowym)

Wypełnić wniosek o certyfikat, uzupełniając poprawnie pola „Nazwa certyfikatu”, „Hasło” (spełniające podane we wniosku wymagania) i „Powtórz hasło”, a następnie kliknąć przycisk [Generuj]

Przykładowe uzupełnienie wniosku o wydanie certyfikatu (środowiska testowe)

Po kliknięciu w przycisk [Generuj] następuje automatyczne pobranie pliku klucza prywatnego, a na ekranie pojawia się informacja „Wygenerowano klucz prywatny”. Wygenerowany plik klucza prywatnego należy zapisać na dysku.

Pobranie klucza prywatnego (środowisko testowe)

Następnie:
- w ramach pola „Przeznaczenie certyfikatu“ należy wybrać opcję „Uwierzytelnienie w systemie KSeF“
- w ramach pola „Certyfikat ważny od“ należy wybrać datę rozpoczęcia ważności certyfikatu – nie można ustawić daty wstecz, musi być ustawiona na dzień bieżący lub późniejszy

Przykładowe uzupełnienie pól „Przeznaczenie certyfikatu” i „Certyfikat ważny od” (środowisko testowe)

Po poprawnym uzupełnieniu pól „Przeznaczenie certyfikatu” i „Certyfikat ważny od” nalezy kliknąć w przycisk [Wyślj wniosek o wydanie certyfikatu]. Wówczas rozpocznie się przetwarzanie wniosku, a w aplikacji pojawi się informacja „W realizacji“. Należy kliknąć w przycisk [Odśwież], który znajduje się na stronie

Wybór przycisku „Odśwież” (środowisko testowe)

Jeśli przetworzenie wniosku przebiegło poprawnie, wówczas po kliknięciu w przycisk [Odśwież] w ramach strony zostaje wyświetlona informacja „Zakończono pomyślnie“ oraz trzy przyciski. Nalezy kliknąć w przycisk [Pobierz certyfikat] – wówczas certyfikat zostanie pobrany na komputer. Plik certyfikatu nalezy zapisac na dysku.

Wybór przycisku „Pobierz certyfikat” (środowisko testowe)

Przykładowy widok okna po pobraniu certyfikatu (środowisko testowe)

Wskazówka

Jeśli certyfikat nie został pobrany albo jeśli operator chce go pobrać ponownie, wówczas powinien kliknąć w przycisk [Lista certyfikatów]. Nastąpi wówczas przejście do okna “Lista certyfikatów”, w ramach którego można zarządzać wystawionymi certyfikatami, a mianowicie:

Pobrać dany certyfikat;
Unieważnić dany certyfikat;
Sprawdzić dane certyfikatu, np. datę ważności

Przykładowy widok okna „Lista certyfikatów” (środowisko testowe)

Pobrane pliki: certyfikatu i klucza prywatnego znajdują się w folderze „Pobrane”. Operator może przenieść je do osobnego folderu, np. „KSeF”.

Pobrane przykładowe pliki: certyfikatu i klucza prywatnego

Nadawanie uprawnień w Aplikacji Podatnika KSeF oraz certyfikaty osobiste

W przypadku, gdy osoba, która w kontekście firmy z danym numerem NIP identyfikuje się innym, osobnym numerem NIP albo PESEL, właściciel takiej firmy albo uprawiona osoba (np. administrator) jest zobowiązany, aby nadać takiej osobie uprawnienia. W tym celu należy wykonać następujące kroki:

W ramach panelu Aplikacji Podatnika/Module Certyfikatów i Uprawnień rozwinąć zakładkę „Uprawnienia” i kliknąć w sekcję „Nadaj uprawnienie”

Wybór sekcji „Nadaj uprawnienie” (środowisko testowe)

W oknie „Nadawanie uprawnień” wybrać:
- w ramach pola „Rodzaj uprawnienia”: opcję „Osobie fizycznej do pracy w KSeF”
- w ramach pola „Dane osoby fizycznej” (widocznego po wyborze opcji „Osobie fizycznej do pracy w KSeF”): „Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub Pesel”, a następnie:
- w ramach pola „Identyfikator”: opcję „NIP” lub „PESEL” (w zależności od tego, czy osoba fizyczna posługuje się numerem NIP czy PESEL), a poniżej w polu „Wpisz NIP”/”Wpisz PESEL” odpowiedni numer NIP/PESEL danej osoby fizycznej;
- w ramach pola „Imię”: imię osoby fizycznej, której mają zostać nadane uprawnienia
- w ramach pola „Nazwisko”: nazwisko osoby fizycznej, której mają zostać nadane uprawnienia
- w ramach pola „Zakres uprawnień”: przynajmniej opcje „wystawiania faktur” i „przeglądania faktur”
po poprawnym uzupełnieniu wszystkich danych kliknąć w przycisk [Nadaj uprawnienia]

Wskazówka

W oknie „Nadawanie uprawnień” znajdują się automatycznie wypełnione pola:

„Podmiot kontekstu:NIP” – podmiot, w którym będzie można pracować z KSeF
„Osoba uprawniająca: NIP” – osoba, która nadaje aktualnie uprawnienia – jeśli uprawnienia nadaje inna osoba uprawniona, wówczas w części osoba uprawniona widoczne są jej dane.

Uprawnienia mogą zostać nadane przez właściciela albo przez uprawnionego administratora (dodanego w ramach sekcji „Dodaj administratora”).

Widok okna „Nadawanie uprawnień” przed dokonaniem zmian (środowisko testowe)

Przykładowy widok okna „Nadawanie uprawnień” po wprowadzeniu zmian oraz wybór przycisku „Nadaj uprawnienia” (środowisko testowe)

Po kliknięciu w przycisk [Nadaj uprawnienia] wniosek o nadanie uprawnień zostaje złożony, a w oknie wyświetla się informacja „Zakończono pomyślnie”, ID uprawnionego orz rodzaj przyznanych uprawnień.

Przykładowy widok okna „Nadawanie uprawnień” po złożeniu wniosku (środowisko testowe)

Uwaga

Jeżeli operator chce uwierzytelnić się i pracować w kontekście innej firmy (także, aby uzyskać certyfikat osobisty), wówczas musi zalogować się na daną firmę, wprowadzając swój NIP w ramach pola „Podpisz żądanie autoryzacyjne” .

Wskazówka

Jeśli operator chce zarządzać nadanymi uprawnieniami, wówczas powinien przejść do sekcji „Zarządzaj uprawnieniami”, dostępnej na zakładce „Uprawnienia” W ramach sekcji „Zarządzaj uprawnieniami” można:

Wyświetlić nadane uprawnienia;
Odebrać nadane uprawnienia poszczególnym uprawnionym podmiotom (zaznaczając checkbox obok danego uprawnienia i klikając „Odbierz uprawnienie”).