Dzięki funkcji Księgowość finansowa dla Szwajcarii system Comarch Financials Enterprise wspiera krajowe wymagania specyficzne dla Szwajcarii w zakresie księgowości. W ramach obszaru Księgowość finansowa użytkownik może korzystać z aplikacji i funkcji uwzględniających obowiązujące w Szwajcarii przepisy i wytyczne.
Niniejszy artykuł zawiera przegląd rozszerzeń dostępnych w Comarch Financials Enterprise dla funkcji Księgowość finansowa dla Szwajcarii. Opisane w nim rozszerzenia dotyczą szwajcarskich blankietów wpłat oraz faktur QR.
Funkcja Księgowość finansowa dla Szwajcarii
Aby móc korzystać z funkcji Księgowość finansowa dla Szwajcarii, funkcja ta musi być aktywowana w aplikacji Konfiguracja. Aktywacja odbywa się dla odpowiedniej organizacji w ramach funkcji Comarch Financials Enterprise. W tym miejscu należy aktywować funkcję Księgowość finansowa, a w jej obrębie dodatkowo funkcję Księgowość finansowa dla Szwajcarii.
Dalsze informacje znajdują się w dokumentacji Konfiguracja: Comarch Financials Enterprise dla Szwajcarii.
Szczegółowe informacje dotyczące ogólnych ustawień dla księgowości finansowej, które są również istotne dla organizacji z aktywowaną funkcją Księgowość finansowa dla Szwajcarii, znajdują się w artykule Konfiguracja: Comarch Financials Enterprise.
Procedura ESR
W szwajcarskim systemie finansowym funkcjonują obecnie różne warianty czerwonych i pomarańczowych dokumentów wpłat, m.in.:
- BESR — pomarańczowy dokument wpłaty w CHF (z numerem referencyjnym)
- ESR — pomarańczowy dokument wpłaty Postfinance w CHF lub EUR (z numerem referencyjnym)
- BES — czerwony dokument wpłaty w CHF (bez numeru referencyjnego)
- ES — czerwony dokument wpłaty Postfinance w CHF lub EUR (bez numeru referencyjnego)
Najczęściej stosowaną metodą jest procedura (B)ESR (dokument wpłaty z numerem referencyjnym). Wymaga ona podania numeru referencyjnego ESR oraz numeru uczestnika ESR. Obsługiwane są następujące warianty:
- 15-cyfrowy numer referencyjny w połączeniu z 5-cyfrowym numerem uczestnika
- 16- lub 27-cyfrowy numer referencyjny w połączeniu z 9-cyfrowym numerem uczestnika
Przykładowo, 27-cyfrowy numer referencyjny ESR składa się z identyfikatora partnera klienta/dostawcy, części numerycznej numeru faktury oraz daty faktury w formacie ddmmyy. Ostatnia cyfra zawiera cyfrę kontrolną.
Rejestrowanie dokumentów może odbywać się ręcznie lub za pomocą czytnika dokumentów. W przypadku podłączenia czytnika dane zawarte w przekazanej linii kodującej ESR są analizowane i przenoszone automatycznie.
Faktury QR
Faktura QR to faktura z wbudowaną sekcją płatniczą i potwierdzeniem odbioru. Sekcja płatnicza jako element faktury QR składa się głównie z elektronicznie czytelnego szwajcarskiego kodu QR, który zawiera wszystkie informacje potrzebne do realizacji płatności. Dodatkowo informacje te są nadrukowane w postaci jawnego tekstu, dzięki czemu część płatnicza może być wykorzystywana także w formie analogowej.
Procedura płatności z wykorzystaniem faktury QR wymaga podania referencji QR lub referencji wierzyciela. Referencja QR to 27-cyfrowy numer, którego struktura odpowiada 27-cyfrowemu numerowi referencyjnemu ESR. Użycie referencji QR zawsze wymaga zastosowania QR-IBAN.
Zamiast 27-cyfrowej referencji QR dopuszczalne jest również użycie do 25-cyfrowej referencji wierzyciela zgodnie ze standardem ISO-11649, jednak wyłącznie w połączeniu z numerem IBAN. Referencja wierzyciela składa się z identyfikatora partnera klienta/dostawcy, części numerycznej numeru faktury oraz daty faktury w formacie ddmmyy. Rozpoczyna się znakami RFPP, gdzie PP oznacza cyfry kontrolne.
Podobnie jak w procedurze ESR, rejestrowanie dokumentów może odbywać się ręcznie lub przy użyciu czytnika dokumentów. W przypadku podłączenia czytnika dane zawarte w przekazanej linii kodującej QR są analizowane i przenoszone automatycznie.
Identyfikacja, czy dokument jest fakturą QR z referencją QR, odbywa się poprzez numer QR-IBAN. Numer QR-IBAN rozpoznaje się po tym, że cyfry od 5 do 9 mieszczą się w zakresie od 30000 do 31999.
Rozszerzenia dla Szwajcarii
Ten rozdział zawiera zastosowania, w których dostępne są dodatkowe pola do przetwarzania dokumentów ESR i QR. Ponadto zawiera on informacje dotyczące przygotowania i wykorzystania informacji zawartych na fakturze QR.
Partnerzy
W aplikacji Partnerzy, w widoku Rachunkowość, na zakładce Numery kont bankowych można wprowadzić wartości w polach Numer referencyjny ESR (poczta) oraz Numer referencyjny ESR (bank).
Jeżeli partner korzysta z faktur QR z referencją QR, dla tego partnera musi być dostępne konto bankowe z QR-IBAN.
Rodzaje dowodów rejestru faktur obcych
W aplikacji Rodzaje dowodów rejestru faktur obcych można w polu Wprowadzanie dokumentu księgowego wstępnie ustawić sposób wprowadzania dokumentów w rejestrze faktur obcych.
Dla tego widoku na zakładce Przyporządkowanie QR dostępne są dodatkowe pola, w których można określić słowa kluczowe i terminy wyszukiwania. Pola te służą do analizy informacji o fakturze przekazywanych wraz z fakturą QR, ekstrakcji danych i wstępnego uzupełniania pól o tej samej nazwie przy wprowadzaniu dokumentów w rejestrze faktur obcych.
Szczegółowy opis tych pól znajduje się w artykule Rozszerzenie: Rodzaje dowodów rejestru faktur obcych dla Szwajcarii.
Rodzaje dokumentów księgowych
W widoku Comarch Financials Enterprise Szwajcaria pole Wprowadzanie dokumentu księgowego jest dostępne. Za jego pomocą można określić sposób wprowadzania dokumentów w oknie księgowania.
Dodatkowo na zakładce Księgowanie dostępna jest podzakładka Przyporządkowanie QR. Zawiera ona pola, w których można zdefiniować słowa kluczowe i terminy wyszukiwania. Pola te służą do analizy informacji o fakturze przekazywanych wraz z fakturą QR, ekstrakcji danych oraz wstępnego uzupełniania pól o tej samej nazwie podczas wprowadzania dokumentów w oknie księgowania.
Szczegółowy opis tych pól znajduje się w artykule Rozszerzenie: Rodzaje dokumentów księgowych dla Szwajcarii.
Słowa kluczowe
W aplikacji Słowa kluczowe można zdefiniować terminy wyszukiwania, które będą wykorzystywane do analizy i przetwarzania informacji z faktury QR. Terminy te należy wprowadzić pod słowem kluczowym Informacja o fakturach QR i przypisać im typ Wzór wyszukiwania.
Opis aplikacji znajduje się w artykule Słowa kluczowe.
Generowanie dokumentów
Zarówno w rejestrze faktur obcych, jak i w oknie dialogowym księgowania dostępne są dodatkowe pola do rejestrowania dokumentów ESR lub QR. Ponadto możliwe jest wstępne wypełnienie określonych pól wartościami z informacji zawartych w fakturze QR (dodatkowe informacje dotyczące płatności).
Rejestr faktur
W widoku Comarch Financials Enterprise Szwajcaria podczas tworzenia nowego dokumentu rozliczeniowego otwiera się okno dialogowe, w którym można wybrać rodzaj dokumentu i inne pola.
Opis rozszerzeń w rejestrze faktur obcych znajduje się w artykule Rozszerzenie: Rejestr faktur dla Szwajcarii.
Okno dialogowe księgowania
Przy wprowadzaniu dokumentów ESR lub QR w oknie dialogowym księgowania dostępne są dodatkowe pola w zakładkach Płatność/Monit oraz Pozostałe. Użytkownik może w nich zapisać m.in. numer uczestnika, numer referencyjny oraz dodatkowe informacje dotyczące płatności. Szczegółowy opis pól znajduje się w artykule Księgowania w księdze głównej.
W zakładce Pozostałe dla dokumentu ESR należy wypełnić pola Numer referencyjny oraz numer uczestnika ESR. Jeśli podłączone jest urządzenie do odczytu dokumentów, dane takie jak numer referencyjny, numer uczestnika, kwota itp. są analizowane z wiersza kodującego ESR i automatycznie przenoszone do odpowiednich pól razem z całą linią kodującą ESR.
Dla dokumentu QR w polu Numer referencyjny należy podać numer referencyjny QR lub numer referencyjny wierzyciela. W zakładce Płatność/Monit w polu Numer konta bankowego musi być wskazane konto bankowe partnera z numerem IBAN. Jeżeli w dokumencie podano numer referencyjny QR, wymagane jest użycie numeru QR-IBAN.
Ponadto w polach Informacja o płatności oraz Dodatkowe informacje o płatności można wprowadzić dane dotyczące płatności, które są zapisywane przy rozrachunku i przekazywane odbiorcy płatności jako tytuł przelewu.
Jeżeli podłączone jest urządzenie do odczytu dokumentów, dane takie jak numer referencyjny, IBAN, kwota są analizowane z wiersza kodującego QR i automatycznie przenoszone do odpowiednich pól.
Jeśli dokument (zarówno ESR, jak i QR) został przejęty z Rejestru faktur zakupu, pola, o ile są dostępne, są uzupełniane wartościami z tego rejestru.
Informacje z faktury QR
W informacjach zawartych na fakturze QR mogą znajdować się istotne dane dotyczące dokumentu księgowego. Struktura tych informacji może być określona przez definicję składni informacji z faktury (S1) dla faktury QR, przygotowaną przez stowarzyszenie SWICO. Szczegółowe informacje dotyczące definicji składni oraz ogólnych zasad znajdują się na stronie internetowej SWICO.
Na podstawie informacji z faktury możliwe jest automatyczne wstępne uzupełnianie określonych pól w aplikacji Rejestr faktur oraz w oknie dialogowym księgowania odpowiednimi danymi. Wymaga to analizy informacji z faktury, wyodrębnienia danych oraz ich ewentualnego przetworzenia. Odbywa się to poprzez określenie wyszukiwanych haseł, które stanowią wyrażenia regularne.
Za pomocą rodzaju dokumentu księgowego steruje się tym, które pola w rejestrze faktur lub w oknie dialogowym księgowania mają być wstępnie uzupełnione danymi pochodzącymi z informacji z faktury. Uwzględniane są tylko te pola, którym w wybranym rodzaju dokumentu księgowego przypisano odpowiednie słowo kluczowe oraz wyszukiwane hasło.
Przykład 1
Należy wyodrębnić numer faktury z informacji z faktury i przenieść go do pola Zewnętrzny numer dokumentu w oknie dialogowym księgowania.
Jako informacja z faktury zostaje przekazana następująca treść:
//S1/10/10201409/11/230512/20/1400.000-53/30/106017086/31/230508/32/7.7/40/2:10;0:30
Tabela przedstawia szczegółowy opis poszczególnych elementów informacji z faktury:
| Dzień | Opis | Wartość |
| /10/ | Numer faktury | 10201409 |
| /11/ | Data faktury | 12.05.2023 |
| /20/ | Numer referencyjny klienta | 140.000-53 |
| /30/ | Numer VAT | CHE-106.017.086 MWST |
| /31/ | Data wykonania usługi | 08.05.2023 |
| /32/ | Stawka VAT od całkowitej kwoty faktury w % | 7.7 |
| /40/ | Warunki skonta: 2% skonta przy 10 dniach, termin płatności 30 dni | 2:10;0:30 |
Za pomocą rodzaju dokumentu do pola Zewnętrzny numer dokumentu przypisany został wyrażenie regularne (wyszukiwany termin):
(?:10\/)([^\/]+)
Transakcje płatności
Transakcje płatności wspierają zarówno przetwarzanie płatności ESR, jak i płatności QR. Użycie transakcji płatności oznaczonej jako Kod płatności ESR lub Kod płatności QR powoduje, że w jednej akumulacji mogą znaleźć się wyłącznie płatności ESR albo wyłącznie płatności QR. Wynika to z faktu, że zarówno płatności ESR, jak i płatności QR mogą w pliku wyjściowym zawierać tylko jeden rozrachunek jako ustrukturyzowany tytuł płatności.
