Instrukcje: Inwentaryzacja środków trwałych

Podczas inwentaryzacji środków trwałych, są one porównywane z danymi środków trwałych w systemie, a dane w systemie są aktualizowane. Niniejszy dokument opisuje dostępne funkcje, które można wykorzystać zarówno do ręcznego wdrożenia, jak i do automatycznej inwentaryzacji.

Definicje terminów

Inwentaryzacja automatyczna — w przypadku inwentaryzacji automatycznej środki trwałe są często wyposażone w kody kreskowe, a inwentaryzacja jest przeprowadzana za pomocą skanerów inwentaryzacyjnych. Skanery inwentaryzacyjne są najpierw wypełniane istniejącymi danymi systemowymi. Po przeprowadzeniu inwentaryzacji dane systemowe są importowane z powrotem do systemu.

Automatyzacja

Inwentaryzacja środków trwałych nie jest z natury procesem automatycznym. Comarch Financials Enterprise zapewnia jedynie narzędzia do tego celu. Wykorzystanie tych narzędzi w kontekście automatycznej inwentaryzacji środków trwałych zależy od istniejącej infrastruktury i/lub infrastruktury, która ma zostać pozyskana.

Opis procesu

Opisany proces nie wymaga ani automatycznego, ani ręcznego procesu inwentaryzacji. Zasadniczo jednak opisano ręczną implementację i w razie potrzeby uzupełniono ją instrukcjami automatyzacji.

Proces jest podzielony na następujące podetapy, które mogą występować pojedynczo lub w połączeniu. Zależy to od tego, czy inwentaryzacja została już przeprowadzona.

  • Inwentaryzacja (nowe środki trwałe)
  • Inwentaryzacja zapasów
  • Wycofanie inwentaryzacji

Inwentaryzacja

Inwentaryzacja może zostać przeprowadzona jako część inwentaryzacji początkowej (w systemie nie ma jeszcze żadnych środków trwałych) lub jako podetap inwentaryzacji (poszczególne nowe środki trwałe nie są jeszcze w systemie).

Wprowadzając inwentaryzację, musi być spełniony wymóg dla podetapu Zapasy w magazynie, dla którego dane systemowe muszą być już dostępne w systemie. Konieczne jest jednak, aby dane dotyczące środków trwałych były dostarczane w sposób jak najbardziej kompletny za pośrednictwem istniejącego interfejsu importu. Przynajmniej pola obowiązkowe muszą być dostarczone. Oczywiście zmiana danych jest możliwa przy użyciu aplikacji Dane podstawowe środków trwałych.

Instrukcja

  1. Należy otworzyć aplikację Import danych.
  2. Należy skorzystać z pomocy uzupełniania wartości w polu Filtr, aby wybrać filtr BIS dla jednostki biznesowej com.sem.ext.app.fin.assetaccounting.obj.AssetMaster.
    Alternatywnie można również utworzyć nowy filtr dla tego obiektu biznesowego.
  3. Następnie należy wybrać przycisk [Importuj dane], który znajduje się na standardowym pasku narzędzi.
    • Otworzy się okno dialogowe Import danych.
  4. W tym oknie dialogowym można dokonać zmiany ustawień pliku importu.  Należy wprowadzić parametry importu, takie jak Plik źródłowy i Typ pliku. Szczegółowy opis pól można znaleźć w dokumentacji Import danych, w sekcji o tej samej nazwie.
  5. Import można przeprowadzić, naciskając przycisk [W tle] lub [Natychmiast].
  6. Następnie należy sprawdzić zaimportowane dane. Komunikaty o błędach można sprawdzić za pomocą aplikacji Lista: Wpisy protokołu wymiany danych.
Uwaga
W przypadku zautomatyzowanego procesu dostęp do importu można uzyskać za pośrednictwem usługi sieciowej.

Inwentaryzacja

Inwentaryzacji można używać dla środków trwałych, które już istnieją w systemie. Nie ma tutaj znaczenia, czy inwentaryzacja została już przeprowadzona dla tych systemów, czy nie. Inwentaryzacja odbywa się w trzech krokach:

  1. Eksport danych (opcjonalnie)
  2. Import danych
  3. Udostępnianie danych
Eksport danych dla inwentaryzacji zapasów

Eksport danych umożliwia na przykład dostarczenie danych systemowych do oprogramowania skanera stanów magazynowych.

Instrukcja

  1. Należy otworzyć aplikację Eksport danych.
  2. Należy skorzystać z pomocy uzupełniania wartości w polu Filtr, aby wybrać filtr BIS dla jednostki biznesowej com.sem.ext.app.fin.assetaccounting.obj.AssetMasterInventory.
    Alternatywnie można również utworzyć nowy filtr dla tego obiektu biznesowego.
  3. W razie potrzeby można otworzyć zakładkę Ograniczenie i wybrać dane, które mają zostać wyeksportować. Istnieje możliwość wyboru danych za pomocą wyszukiwania OQL lub instrukcji OQL. Wyszukiwanie OQL jest wystarczające i wygodne do prostych celów. Nie wszystko można zdefiniować za pomocą wyszukiwania OQL. Dlatego w dalszej części tej sekcji znajdują się również przykładowe instrukcje OQL.
  4. Następnie należy wybrać przycisk [Eksport danych], który znajduje się na standardowym pasku narzędzi.
    • Otworzy się okno dialogowe Eksport danych.
  5. W tym oknie dialogowym można dokonać zmiany ustawień pliku importu.  Należy wprowadzić parametry importu, takie jak Plik docelowy i Typ pliku. Szczegółowy opis pól można znaleźć w dokumentacji Import danych, w sekcji o tej samej nazwie.
  6. Import można przeprowadzić, naciskając przycisk [W tle] lub [Natychmiast].
Uwaga
W przypadku zautomatyzowanego procesu dostęp do eksportu można uzyskać za pośrednictwem usługi sieciowej.
Przykład: Instrukcja OQL

Poniższa instrukcja OQL eksportuje zwolnione dane inwentaryzacyjne dla zasobów, które nie mają statusu W trakcie realizacji, są aktywne i nie zostały jeszcze wycofane.

SELECT DISTINCT AMI:guid, AM:number, AM:subNumber

FROM com.sem.ext.app.fin.assetaccounting.obj.AssetMasterInventory AMI

JOIN com.sem.ext.app.fin.assetaccounting.obj.AssetMaster AM

ON AM:guid = AMI:assetMaster

JOIN com.sem.ext.app.fin.assetaccounting.obj.AssetMasterDepreciationArea

AMDA ON AMDA:assetMaster = AM:guid

JOIN com.sem.ext.app.fin.assetaccounting.obj.AssetMasterDynamicData AMDD

ON AMDA:guid = AMDD:assetMasterDepreciationArea

WHERE (AM:state <> 1 AND AM:flagActive = 2 AND AMI:state = 2002

AND (AMDD:dateDisposal < TOTIMESTAMP (’CET’, 1900, 1,1,0,0,0,0)

OR AMDD:dateDisposal is null))

AND AMI:inventoryDate IN (

SELECT MAX(AMI1:inventoryDate) FROM

com.sem.ext.app.fin.assetaccounting.obj.AssetMasterInventory AMI1

WHERE AMI1:assetMaster = AMI:assetMaster )

ORDER BY AM:number, AM:subNumber ASC

Import danych dla inwentaryzacji zapasów

W ramach inwentaryzacji można zmienić istotne dla inwentaryzacji pola w bazie danych środków trwałych. Można zmienić następujące pola:

  • Wszystkie pola zakładki Inwentaryzacja w danych podstawowych środków trwałych
  • Lokalizacja środków trwałych
  • Wszystkie opcjonalne wymiary (np. dla centrum kosztów)

Wszystkie inne pola muszą zostać zmienione poprzez import danych zakładu.

Uwaga
Data inwentaryzacji ma kluczowe znaczenie dla importowanych rekordów danych. W przypadku importu rekordu danych z nową datą inwentaryzacji dla środka trwałego, zawsze tworzony jest nowy rekord. W przypadku importu rekordu danych z datą inwentaryzacji, dla którego istnieje już rekord danych, istniejący rekord danych zostanie nadpisany. Jeśli data inwentaryzacji ma zostać zmieniona, należy usunąć stary rekord poprzez Lista: Inwentaryzacja i zaimportować rekord danych z nową datą inwentaryzacji. Wydanych rekordów nie można już modyfikować.

Instrukcja

  1. Należy otworzyć aplikację Import danych.
  2. Należy skorzystać z pomocy uzupełniania wartości w polu Filtr, aby wybrać filtr BIS dla jednostki biznesowej com.sem.ext.app.fin.assetaccounting.obj.AssetMasterInventory.
    Alternatywnie można również utworzyć nowy filtr dla tego obiektu biznesowego.
  3. Następnie należy wybrać przycisk [Importuj dane], który znajduje się na standardowym pasku narzędzi.
    • Otworzy się okno dialogowe Import danych.
  4. W tym oknie dialogowym można dokonać zmiany ustawień pliku importu.  Należy wprowadzić parametry importu, takie jak Plik źródłowy i Typ pliku. Szczegółowy opis pól można znaleźć w dokumentacji Import danych, w sekcji o tej samej nazwie.
  5. Import można przeprowadzić, naciskając przycisk [W tle] lub [Natychmiast].
  6. Następnie należy sprawdzić zaimportowane dane. Komunikaty o błędach można sprawdzić za pomocą aplikacji Lista: Wpisy protokołu wymiany danych.
Uwaga
W przypadku zautomatyzowanego procesu dostęp do importu można uzyskać za pośrednictwem usługi sieciowej.
Udostępnianie danych

Zanim dane zaimportowane za pomocą importu danych staną się aktywne, muszą zostać ponownie zwolnione. Należy więc użyć aplikacji Lista: Inwentaryzacja, aby sprawdzić zaimportowane dane. Sprawdzone dane można zwalniać pojedynczo lub zbiorczo za pomocą akcji. Dane są dostępne dla innych procesów dopiero po ich zwolnieniu.

Uwaga
Zarówno zwolnione, jak i niezwolnione rekordy są wyświetlane w zakładce Inwentaryzacja aplikacji Dane podstawowe środków trwałych. Zwolniony rekord danych z najnowszą datą inwentaryzacji jest zawsze istotny dla procesów księgowania środków trwałych.

Jeśli dane zostały zaimportowane nieprawidłowo, można usunąć rekordy danych za pośrednictwem aplikacji typu lista i zaimportować je ponownie lub zmienić je w zakładce Inwentaryzacja aplikacji Dane podstawowe środków trwałych. Zmiana nie jest możliwa w przypadku lokalizacji i wymiarów opcjonalnych. Wydanych rekordów nie można już zmieniać ani usuwać.

Wycofanie zapasów

Należy korzystać z ręcznego księgowania pojedynczych wydań lub masowego księgowania wydań za pośrednictwem masowych zmian danych.

Czy ten artykuł był pomocny?

Wyślij opnie