Każde księgowanie w księgowości finansowej musi być dokonywane za pomocą tak zwanego dziennika (dziennika księgowego). Standardowe dzienniki księgowań w księgowości finansowej zawsze zawierają wszystkie wygenerowane częściowe księgowania o tym samym numerze księgowania, które należą do wybranego dokumentu księgowego, np. faktury zakupu.
Oprócz standardowych dzienników księgowań, użytkownik może aktywować dodatkowe dzienniki księgowań w księgowości finansowej. Te dzienniki księgowań uwzględniają różne wymagania i mogą być tworzone jako dzienniki dzienne, okresowe i roczne oraz ograniczone jako dzienniki częściowe do wybranych rodzajów dokumentów księgowych i typów transakcji.
Dodatkowe dzienniki księgowań są aktywowane poprzez definicje dzienników księgowych. Po utworzeniu definicji księgowania, wpisy do dziennika księgowego są tworzone automatycznie wraz z księgowaniem zarejestrowanych dokumentów. Zapisy są numerowane kolejno w porządku chronologicznym, w jakim zostały zaksięgowane.
Dla przeszłych okresów istnieje również możliwość wygenerowania danych dla dodatkowych dzienników księgowych poprzez przebudowę. Dane dziennika mogą być oceniane za pomocą aplikacji typu Lista lub dokumentu księgowego.
Definicje terminów
Dziennik księgowań — każde księgowanie w księgowości finansowej musi być dokonywane za pomocą tak zwanego dziennika (dziennika księgowego). W Niemczech, Austrii i Szwajcarii istnieje tylko jeden rodzaj dziennika. Dziennik księgowy zawiera informacje o wszystkich księgowaniach w porządku chronologicznym. Jest to zatem dziennik wszystkich zarejestrowanych księgowań. Dziennik podlega obowiązkowi przechowywania wobec urzędu skarbowego.
Ustawienia
Warunkiem wstępnym aktywacji i generowania dodatkowych dzienników księgowań w księgowości finansowej jest wprowadzenie ustawień i skonfigurowanie danych podstawowych w następujących aplikacjach.
Konfiguracja
Aktywacja dodatkowych dzienników księgowań jest możliwa tylko dla organizacji, dla których dezaktywowano funkcję Usuń dzisiejsze księgowania w ramach Księgowości finansowej w aplikacji Konfiguracja.
Ponadto za pomocą funkcji Dokumenty użytkownik może wprowadzić różne ustawienia dotyczące wydruku dokumentów księgowych dla dziennika księgowań. Wybiera on m. in. szablon dokumentu księgowego, który kontroluje strukturę dokumentu Dodatkowe dzienniki księgowań. Ustawienia wydania szablonów dokumentów księgowych służą jako wartości sugerowane i mają zastosowanie, jeśli podczas generowania dzienników księgowania nie określono żadnych informacji odbiegających. Jeśli szablony dokumentów księgowych są skonfigurowane dla kilku mediów wydania dla dziennika księgowania, używany jest ten oznaczony jako preferowany.
Definicje dziennika księgowań
Definicja dziennika utworzona w aplikacji Definicje dziennika księgowań automatycznie aktywuje utworzenie dodatkowego dziennika księgowań. W tej aplikacji użytkownik może skonfigurować dowolną liczbę definicji dzienników księgowych, a tym samym utworzyć dodatkowe dzienniki księgowe dla różnych wymagań.
Szczegółowy opis aplikacji można znaleźć w artykule Definicje dzienników księgowych.
Dodatkowe dzienniki księgowań
Jeśli skonfigurowano definicje dzienników księgowań, przypisanie księgowania do odpowiednich dzienników księgowań jest dokonywane przez księgowanie w tle, gdy księgowany jest dany dokument. Porównanie księgowania odbywa się zawsze ze wszystkimi istniejącymi definicjami dzienników organizacji. W zależności od ustawień w definicjach dziennika, księgowanie może zostać zapisane w kilku dziennikach księgowań, np. w dzienniku dziennym, okresowym i rocznym.
Jeśli definicja dziennika zawiera rodzaje dokumentów księgowych lub typy transakcji, tylko księgowania z pasującymi rodzajami dokumentów lub typami transakcji są brane pod uwagę w dzienniku księgowym. W ten sposób użytkownik może skonfigurować dzienniki księgowań, które obejmują tylko określone procesy księgowania, np. tylko faktury lub tylko księgowania bezgotówkowe.
Każde księgowanie zapisane w dodatkowym dzienniku księgowań otrzymuje numer wpisu do dziennika. Numer ten jest automatycznie nadawany kolejno w ramach dziennika księgowań i w ten sposób dostarcza informacji o liczbie zawartych w nim księgowań.
Aplikacje typu Lista
Aplikacje typu Lista są dostępne do oceny dodatkowych dzienników księgowań. Aplikacja Lista: Dodatkowe dzienniki księgowań pozwala przeglądać wszystkie utworzone dodatkowe dzienniki księgowań. Opis aplikacji można znaleźć w artykule Lista: Dodatkowe dzienniki księgowań.
Księgowania zawarte w dzienniku księgowań są również wyświetlane w aplikacji Lista: Dodatkowe dzienniki księgowań/Operacje. Opis aplikacji znajduje się w artykule Lista: Dodatkowe dzienniki księgowań/Operacje.
W aplikacji Lista: Księgowość finansowa można przełączyć przełączyć się do Lista: Dodatkowe dzienniki księgowań/Operacje. W tym celu akcja [Dodatkowe dzienniki księgowań] jest dostępna w widokach Księgowania i Dziennik księgowania funkcji wyświetlania Operacje na kontach.
Raport: Dodatkowe dzienniki księgowań
Wydruk dodatkowych dzienników księgowań odbywa się za pośrednictwem aplikacji Raport: Dodatkowe dzienniki księgowań. W tej aplikacji użytkownik określa kryteria wyboru i kolejność sortowania w definicji raportu. Może on skonfigurować dowolną liczbę definicji raportów i w ten sposób drukować dzienniki księgowań dla różnych wymagań.
Szczegółowy opis tej aplikacji można znaleźć w artykule Raport: Dodatkowe dzienniki księgowań.
Ponowne tworzenie dzienników księgowań
Jeśli jest to pożądane lub konieczne, użytkownik ma możliwość utworzenia dodatkowych dzienników księgowań dla okresów z przeszłości. W tym celu dostępna jest aplikacja w tle Ponowne tworzenie dzienników księgowań.
Szczegółowy opis tej aplikacji można znaleźć w artykule Ponowne tworzenie dzienników księgowań.
