Instrukcje: Dane podstawowe środków trwałych

Przegląd tematu

Jednym z celów księgowania środków trwałych jest udokumentowanie zmian wartości wszystkich środków trwałych w wyniku zmian wartości. Aby to zrobić, należy oczywiście zarejestrować cały środek trwały, każdy środek trwały, niezależnie od tego, czy jest to narzędzie, maszyna czy nieruchomość. Zasadniczo dostępne są dwie opcje rejestrowania wzorca środka trwałego, które w razie potrzeby mogą być również używane łącznie.

• Automatyczny import — w celu przejęcia ewidencji środków trwałych z poprzednich programów, list zewnętrznych i innych źródeł bez ręcznego wprowadzania danych, istnieje możliwość importu danych za pośrednictwem zewnętrznego interfejsu
• Edytuj ręcznie — w przypadku wprowadzania ręcznego dane są wprowadzane i rejestrowane indywidualnie. Dzięki ręcznemu wprowadzaniu można również wprowadzać zmiany w automatycznie rejestrowanych danych.

Nie można stworzyć ogólnych wytycznych i zaleceń dotyczących automatycznego przesyłania danych lub ręcznego wprowadzania danych podstawowych, ponieważ każda księgowość jest inaczej skonfigurowana i ustrukturyzowana w zakresie swoich celów i opcji, może być zmuszona do spełnienia różnych wymogów prawnych lub zgodnie z żądaniami oceny kierownictwa powinna uwzględniać różne priorytety. Ustanowione struktury powinny zostać zachowane i/lub zoptymalizowane. Nowe struktury muszą być tworzone ostrożnie, aby cele mogły być również realizowane za pomocą programów.

Dzięki procesowi [Aktualizacja danych], zasób jest rejestrowany lub zmieniany w systemie.

Wszystkie obowiązkowe pola można wprowadzić ręcznie lub wstępnie przypisać za pomocą dobrze sparametryzowanej grupy środków trwałych. Wprowadzone wartości są podstawą do przetwarzania środka trwałego w systemie, niezależnie od tego, czy chodzi o okresowe księgowanie, naliczanie odsetek itp.

Kody transakcji, typy dokumentów, obszary amortyzacji i metody amortyzacji są już wstępnie zdefiniowane przez konfigurację dostawy.

W niniejszym dokumencie opisano między innymi sposób wprowadzania nowego środka trwałego lub zmiany istniejącego środka trwałego w aplikacji Dane podstawowe środków trwałych oraz wymagania, które należy wziąć pod uwagę.

Ogólne informacje i wyjaśnienia dotyczące aplikacji Dane podstawowe środków trwałych można znaleźć w powiązanej dokumentacji Dane podstawowe środków trwałych, która zawiera również opisy pól i przycisków.

Prace przygotowawcze

Niezależnie od tego, czy jest to automatyczny, czy ręczny transfer danych z systemu dane podstawowe środków trwałych, muszą zostać spełnione pewne wymagania.

W aplikacji Konfiguracja (patrz także: Wprowadzenie: Środki trwałe) należy zapisać zakres numerów dla wzorca środków trwałych. Przed utworzeniem pierwszej wzorca należy również zdecydować, czy aplikacja ma pracować z automatyczną czy ręczną numeracją środków trwałych. Zmiana jest możliwa.

Ponadto niektóre dane podstawowe muszą zostać utworzone wcześniej, aby można było ich użyć w wzorcu środków trwałych. Dlatego zaleca się wcześniejszą edycję tych danych:

• Grupa środków trwałych
• Lokalizacja środków trwałych
• Opcjonalne wymiary
• Klasyfikacje
• Ubezpieczenia
• Obszary amortyzacji
• Metody amortyzacji
• Konta stanów magazynowych
• Rodzaj kosztów
• Grupy ponownego nabycia
• Odsetki

Importuj automatycznie

Najbardziej oszczędzającą czas i najbezpieczniejszą metodą przenoszenia danych z wzorca środków trwałych jest automatyczne przejęcie istniejącego wzorca środków trwałych z innych systemów danych. Oprócz wyżej wymienionych prac przygotowawczych, należy oczywiście spełnić pewne wymagania dotyczące struktury i budowy danych, które mają zostać przeniesione.

Importowany plik musi/może być w formacie HTML, Excel lub CSV.

• Jednorazowy lub wielokrotny transfer (jeśli wzorzec zasobu do zaimportowania już istnieje, zostanie nadpisany nowymi wartościami),
• Pojedyncze środki trwałe, które nie zostały zaksięgowane, można usunąć za pomocą aplikacji wzorca środków trwałych. Obecnie nie ma funkcji usuwania dla wielu zasobów.
• Import może być przeprowadzony przez dowolnego użytkownika Comarch.

Opis procesu importu wzorca środka trwałego

Jeśli dane wyjściowe są dostępne w żądanej formie, dane podstawowe środka trwałego mogą zostać przesłane automatycznie.

1. Należy otworzyć aplikację Import danych.
2. Po wybraniu filtra, aby zaimportować odpowiednie dane podstawowe, należy również ustawić następujące elementy:
   • Ustawienia języka
   • Format czasu
3. Następnie należy aktywować odpowiednie atrybuty, które mają zostać zaimportowane.
4. Poprzez akcję [Importuj dane],
   • plik źródłowy
   • typ pliku
   • kodowanie
   • ewentualny separator
   • itp.
     Mogą zostać wybrane.
5. W tym momencie rozpoczyna się proces importowania.

Zawartość i wynik procesu

Dzięki automatycznemu importowi wszystkie aktywa dostępne jako dane wyjściowe są przenoszone do modułu Comarch Financial Enterprise księgowania środków trwałych i tworzone. Dopóki nie ma księgowania dla poszczególnych środków trwałych, te lub poszczególne środki trwałe można również usunąć z systemu za pomocą akcji [Usuń].

Dalsze działania / sprawdzanie

Po zaimportowaniu danych zalecamy sprawdzenie poprawności zaimportowanych danych i, w razie potrzeby, dodanie brakujących danych lub powtórzenie importu z poprawionymi danymi wyjściowymi po usunięciu. W tym celu należy powtórzyć czynności opisane w rozdziale Opis procesu importu wzorca środka trwałego.

W niektórych przypadkach wprowadzanie zmian w danych wyjściowych może nie być opłacalne lub niektóre dane muszą zostać poprawione. W tym celu poszczególne dane można zmienić lub usunąć ręcznie po przesłaniu. Więcej informacji można znaleźć w rozdziale Zapis ręczny.

Zapis ręczny

Jeśli użytkownik nie ma wygodnej opcji automatycznego importowania danych podstawowych, dane zasobów muszą być rejestrowane ręcznie, tj. każdy zasób musi być rejestrowany indywidualnie.

Podczas ręcznego wprowadzania danych pomocne jest oczywiście wcześniejsze pogrupowanie danych, tak aby podczas wprowadzania nowych danych można było skopiować dużą część danych poprzez powielenie danych, które zostały już wprowadzone, co zmniejsza wysiłek związany z wprowadzaniem, ponieważ należy wprowadzić tylko różne atrybuty. Pozyskiwanie można również zoptymalizować za pomocą dobrze ugruntowanych grup zasobów.

Opis procesu edycji wzorca środków trwałych

1. Należy otworzyć aplikację Dane podstawowe środków trwałych i wybrać przycisk [Nowy].
2. Następnie należy wypełnić wszystkie obowiązkowe pola wymienione poniżej we wzorcu środka trwałego:
   • Numer środka trwałego (jeśli nie został nadany automatycznie)
   • Grupa środków trwałych
   • Oznaczenie
   • Lokalizacja środków trwałych
   • Data nabycia
3. Następnie należy dokonać wyboru środka trwałego niskocennego lub środka trwałego przeznaczonego do inwestycji przed wejściem do obszarów amortyzacji, ponieważ przeprowadzane są tam kontrole zależne od tych ustawień.
4. Kolejnym krokiem jest wypełnienie wszystkich obowiązkowych pól w zakładkach Amortyzacja i Amortyzacja 2 dla każdego używanego obszaru amortyzacji.
   • Obszar amortyzacji
   • Początek amortyzacji
   • Aktywne (tylko wtedy obliczana jest amortyzacja)
   • Konto stanów magazynowych
   • Metoda amortyzacji
   • Okres użytkowania
   • W razie potrzeby dalsze informacje wymagane dla edytowanych metod amortyzacji, takie jak dane dotyczące wymiany lub indywidualna wartość bazowa.
   • Opcjonalne informacje o odsetkach, jeśli system powinien automatycznie określić odsetki dla środka trwałego.
5. W razie potrzeby należy dodać dalsze informacje dotyczące środka trwałego, np. Kod wyszukiwania, Data uruchomienia, Opcjonalne wymiary, Klasyfikacje, dane ubezpieczeniowe itp.
6. Następnie należy sprawdzić poprawność wprowadzonych danych i poprawić wszelkie istniejące nieprawidłowe wpisy.
7. Kolejnym krokiem jest zapisanie środka trwałego wybierając przycisk [Zapisz].
8. Aby wprowadzić kolejny rekord należy powrócić do kroki 2 lub zduplikować podobny rekord danych, aby nie musieć ponownie wprowadzać danych, które zostały już wprowadzone.

Opis procesu zmiany wzorca aktywów

1. Należy otworzyć aplikację Dane podstawowe środków trwałych.
2. Następnie należy wybrać środek trwały, który ma zostać zmieniony, wprowadzając bezpośrednio jego identyfikator(numer), wybierając opcję Pomoc wyszukiwania wartości w oknie dialogowym lub korzystając z kryteriów wyboru, aby go określić.
3. Kolejnym  krokiem jest wykonanie czynności opisanych w punktach od 3 do 8 w sekcji Opis procesu edycji wzorca środków trwałych.

Zawartość i wynik procesu

Proces nabycia tworzy nowy środek trwały w systemie. Dopóki nie ma księgowania dla tego środka trwałego, można go usunąć z systemu za pomocą funkcji [Usuń].

Zarejestrowany składnik środków trwałych ze wszystkimi jego danymi jest centralnym punktem księgowania środków trwałych. Składnik środków trwałych jest kupowany, odpisywany, przeszacowywany, ewentualnie ponownie sprzedawany, odpisywany itp. Inne programy księgowania środków trwałych dostarczają informacji o aktualnych wartościach lub zmianach wartości.

Środki trwałe można również włączyć do systemu za pomocą programów do dystrybucji nowych zakupów.

Nowy środek trwały

Spowoduje to utworzenie nowego środka trwałego. O krokach związanych z tym procesem można przeczytać w rozdziale Opis procesu edycji wzorca środków trwałych. Wszystkie wymagane pola muszą zostać wprowadzone ręcznie. Numer środka trwałego jest wyjątkiem, jeśli został wygenerowany przez automatyczne przyporządkowany schemat numeryczny. Podnumer środka jest zawsze równy 0 dla nowego środka.

Nowy środek trwały podrzędny

Nowy środek trwały podrzędny jest tworzony na podstawie aktualnie załadowanego głównego środka trwałego. Wszystkie wymagane pola muszą zostać wprowadzone ręcznie. Numer podzasobu jest zwiększany numerycznie, ale może również zostać nadpisany. Tworząc zasoby podrzędne, niektóre towary mogą być grupowane za pośrednictwem głównego zasobu (numer podrzędny zasobu = 0).

Duplikat

Tworzony jest nowy środek trwały. Wszystkie pola wypełnione w szablonie duplikatu są przenoszone do nowego środka trwałego, ale mogą zostać nadpisane. Numer środka trwałego musi zostać wprowadzony ręcznie, chyba że został przypisany automatycznie. W ten sposób można łatwo przejąć dane z istniejącego środka trwałego bez konieczności ich ponownego wprowadzania.

Zapisz

Zasób jest sprawdzany z określonymi danymi:

• Najpierw pod kątem brakujących nielogicznych i niepoprawnych danych oraz
• Zapisywany, jeśli informacje są poprawne.

Składnik środków trwałych można następnie zaksięgować, odpisać i ocenić. Zmiany można wprowadzać, o ile składnik środków trwałych nie został jeszcze zaksięgowany, możliwe jest również usunięcie go bez jego księgowania.

Kontrola

W tej niezależnej czynności sprawdzane jest, czy podano obowiązkowe dane, a wpisy są zgodne z wytycznymi. W przypadku nieprawidłowych lub brakujących informacji, informacje są dostarczane za pośrednictwem tych pól, które są również oznaczone czerwonym trójkątem w prawym górnym rogu pola w celu szybszej identyfikacji.

Nic nie jest jeszcze zapisywane, a zasób nie jest jeszcze uwzględniony w systemie.

Usuń

Za przyciskiem [Usuń] kryją się trzy wartości:

• [Usuń]
• [Wstaw znacznik usuwania]
• [Usuń znacznik usuwania]

Składnik środków trwałych można usunąć tylko wtedy, gdy nie został jeszcze zaksięgowany, a zatem ma status W trakcie. Ta kontrola bezpieczeństwa jest przeprowadzana, aby istniejące księgowania, salda, amortyzacje nie mogły zostać później zmienione, były zgodne z wymogami prawnymi i zostały prawidłowo zachowane. Podczas usuwania środek trwały jest fizycznie usuwany z bazy danych i nie można go przywrócić bez kopii zapasowej danych.

Jeśli zasób ma być tylko tymczasowo oznaczony jako usunięty, aby móc go później przywrócić, można to zrobić za pomocą akcji [Ustaw znacznik usuwania]. Zasób można następnie przywrócić za pomocą akcji [Usuń znacznik usuwania].

Aktualizacja

Wyświetlacz jest domyślnie aktualizowany. Na przykład, zasoby można wybrać za pomocą wyszukiwania lub wprowadzając bezpośrednio numer środka trwałego. Jeśli numer środka trwałego zostanie wprowadzony bezpośrednio, pozostałe dane środka trwałego można załadować, naciskając klawisz [Enter] lub akcję [Aktualizuj].

Działanie związane z akcją [Aktualizacja danych]

Akcja [Aktualizacja danych] jest dostępna w aplikacji Dane podstawowe środków trwałych. Podczas tworzenia nowego środka trwałego można jej użyć do wygodnego zarejestrowania zasobu bez wielu dodatkowych informacji. Podstawą tej akcji jest fakt, że środki trwałe są przypisane do poszczególnych grup środków trwałych, które z kolei implikują określone obszary i metody amortyzacji. Wprowadzając grupę środków trwałych i datę nabycia oraz wykonując akcję [Aktualizacja danych], przyjmowane są odpowiednie wartości grupy środków trwałych (obszary amortyzacji, metody amortyzacji) i należy wypełnić tylko pozostałe obowiązkowe pola – pod warunkiem, że dane zostały odpowiednio sparametryzowane. Czynności tej nie należy mylić z aktualizacją danych przy użyciu standardowego przycisku [Aktualizuj].

Działania następcze / sprawdzanie

Przed wysłaniem i / lub przeprowadzeniem wyceny itp. należy szczegółowo sprawdzić (odradza się pobieżna sprawdzenie przy użyciu jednej lub dwóch losowych prób), czy zarejestrowane dane są prawidłowe, ponieważ może się zdarzyć, że dane nie będą już mogły zostać poprawione lub będą kosztowne po wysłaniu. W razie potrzeby należy ponownie postępować zgodnie z powyższym opisem.

Dalsze działania

Jeśli główna baza danych środków trwałych została edytowana lub utworzona jako centralna baza danych, można przeprowadzić dalsze prace związane z połączeniem, takie jak przyporządkowanie kont itp.