Aby przenieść rozrachunki i rozliczone pozycje z systemów innych firm dostarczonych w ramach jednorazowego transferu danych do bazy danych Comarch Financials Enterprise, pozycje te należy najpierw zaimportować i sprawdzić.
Pozycje są importowane za pomocą aplikacji w tle Import danych dostępnej w standardzie, a dane są wyprowadzane przez odpowiedni filtr do interfejsu importu PreOpenItem. Ze względu na to, że nie ma gwarancji, że wszystkie pozycje zostały zaimportowane poprawnie, przed ostatecznym przesłaniem pozycji konieczne jest sprawdzenie danych za pomocą aplikacji w tle Przeniesienie zaimportowanych otwartych i rozliczonych pozycji.
Oprócz różnych protokołów przetwarzania, w tym celu dostępna jest aplikacja dialogowa Zaimportowane rozrachunki i rozliczone pozycje, która została opisana w niniejszym artykule.
Opis aplikacji
W aplikacji Zaimportowane rozrachunki i rozliczone pozycje użytkownik może wywołać rozrachunek lub rozliczoną pozycję z interfejsu importu w celu jej sprawdzenia i, w razie potrzeby, skorygowania. Wszystkie istotne dane tej pozycji są dostępne w różnych zakładkach.
Można tu zmienić tylko te pozycje, których aktualny status przetwarzania to Oczekujący. Jeśli status ma wartość Wykonano, pozycja została już przeniesiona do księgowości finansowej.
Aplikacja Zaimportowane rozrachunki i rozliczone pozycje składa się z nagłówka i obszaru roboczego.
Nagłówek
W nagłówku aplikacji użytkownik wprowadza numer rekordu zaimportowanej pozycji, którą chciałby wywołać w celu sprawdzenia. Nagłówek zawiera również informacje o używanym koncie, statusie rozrachunku i bieżącym statusie przetwarzania.
Poniżej znajdują się szczegółowe informacje o polach:
- Nr rekordu — w tym polu użytkownik podaje numer rekordu zaimportowanego rozrachunku lub rozliczonej pozycji, które chce wywołać
- Konto — w tym polu podane są typ księgowania oraz konto rozrachunku lub rozliczonej pozycji
- Status — w tym polu wyświetlany jest status przetwarzania zaimportowanej pozycji. Status ten może przyjmować następujące wartości:
- Oczekujący — ten status informuje, że postulat nie został jeszcze przeniesiony z interfejsu do księgowości finansowej
- Wykonano — jeśli postulat ma ten status, oznacza to, że został już przeniesiony do księgowości finansowej
- Status rozrachunku — w tym polu wyświetlany jest status postulatu. Może on przyjmować następujące wartości:
- Otwarty
- Rozliczony
Obszar roboczy
Obszar roboczy aplikacji składa się z różnych zakładek, w których możesz przeglądać dane zaimportowanych rozrachunków lub rozliczonych pozycji i w razie potrzeby je poprawiać.
- Zakładka Ogólne
- Zakładka Płatność/Monit
- Zakładka Pozostałe
- Zakładka Pseudopartner
- Zakładka Potrącenia
- Zakładka Rozrachunki kwoty
Zakładka Ogólne
Ta zakładka zawiera informacje na temat dokumentu i terminu płatności. Pola są otwarte do wprowadzania danych w zależności od statusu.
Poniżej znajduje się szczegółowy opis pól:
- Numer rachunku — w tym polu podany jest numer dokumentu, na podstawie którego pierwotnie powstała zaimportowana pozycja
- Pozycja rachunku — w tym polu podana jest pozycja raty, jeśli pozycja w ramach płatności ratalnych została podzielona na kilka pozycji
- Data powstania/okres — w tym polu podane są data i okres, w których pierwotnie powstała zaimportowana pozycja
- Data wyrównania/okres — jeśli pozycja została rozliczona, to w tym polu podane są data i okres rozliczenia
- Kurs — w tym polu podany jest zastosowany kurs, który musi być taki sam dla wszystkich pozycji cząstkowych. Kurs zawsze odnosi się do podstawowej waluty krajowej.
- Informacje o kursie walutowym — w tym obszarze dostępne są dane dotyczące księgowania w walucie obcej: data kursu, typ kursu i zastosowanie kursu. Typ kursu może przyjmować wartości:
- Kurs sprzedaży
- Kurs średni
- Kurs zakupu
- Kurs referencyjny
Zastosowanie kursu walutowego określa, który kurs ma zostać użyty do przeliczenia waluty dokumentu na walutę wiodącą. Jedno zastosowanie kursu może zawierać wiele kursów i listę przeliczeń między walutami, z uwzględnieniem typu kursu.
- NIP UE obcy/własny — w tych polach można podać zarówno numer NIP partnera, jak i własny NIP, pod którym należy zgłosić wewnątrzwspólnotową dostawę
- Tekst rozrachunku — oprócz tekstu dokumentu można podać tekst rozrachunku, który będzie zapisany przy danej pozycji
- Grupa kont zbiorczych — w tym polu podana jest grupa kont zbiorczych przypisana do konta zbiorczego powiązanego księgowania. Na jej podstawie ustala się, na które konto zbiorcze zostaną zaksięgowane należności lub zobowiązania. Grupa ta musi być wpisana w profilu kont zbiorczych partnera.
- Data i użytkownik ponownego opracowania — w tym polu można podać datę oraz użytkownika odpowiedzialnego za ponowne przypomnienie. Dane te są przechowywane dla każdej pozycji i mogą być wykorzystywane do filtrowania w widokach i raportach.
- Data waluty — to pole zawiera datę waluty, będącą datą rozpoczęcia warunków płatności
- Data wymagalności — w tym polu można podać datę netto wymagalności pozycji
- Skonto 1 — w przypadku pierwszego warunku skonta można tutaj podać liczbę dni, datę skonta oraz procent skonta. Warunek skonta określa termin, do którego można dokonać płatności po potrąceniu określonego procentu. Jeśli podano dni skonta, na ich podstawie ustala się datę skonta dla pierwszego warunku skonta.
Zamiast dni skonta można również podać datę skonta dla pierwszego warunku skonta.
- Skonto 2 — w przypadku drugiego warunku skonta można tutaj podać liczbę dni, datę skonta oraz procent skonta. Warunek skonta określa termin, do którego można dokonać płatności po potrąceniu określonego procentu. Jeśli podano dni skonta, na ich podstawie ustala się datę skonta dla drugiego warunku skonta.
Zamiast dni skonta można również podać datę skonta dla drugiego warunku skonta.
- Skonto 3 — w przypadku trzeciego warunku skonta można tutaj podać liczbę dni, datę skonta oraz procent skonta. Warunek skonta określa termin, do którego można dokonać płatności po potrąceniu określonego procentu. Jeśli podano dni skonta, na ich podstawie ustala się datę skonta dla trzeciego warunku skonta.
Zamiast dni skonta można również podać datę skonta dla trzeciego warunku skonta.
- Warunki płatności — warunki płatności zwykle składają się z następujących elementów:
- Daty skonta 1–3
- Dni skonta 1–3
- Procent skonta 1–3
- Dni netto (liczba dni do wymagalności)
- Data netto (data wymagalności)
Pola te mogą być alternatywą dla klucza warunków płatności. Jeśli podano zarówno klucz, jak i szczegółowe warunki, muszą one być spójne. Jeśli faktura jest płatna natychmiast, to data wymagalności jest równa dacie dokumentu, a pozostałe pola powinny pozostać puste.
- Zewnętrzny numer dokumentu — w przypadku księgowań na konta wierzycieli, to pole zawiera numer dokumentu nadany przez wystawcę faktury
Zakładka Płatność/Monit
Na tej zakładce wyświetlane są informacje o monitach i płatnościach zapisane w zaimportowanym rozrachunku lub rozliczonej pozycji. Pola są otwarte do wprowadzania danych w zależności od statusu.
Sekcja Dane monitu
- Powód blokady monitu — to pole jest wypełnione tylko wtedy, gdy dana pozycja ma zostać wyłączona z procesu monitowania. Podany w tym polu powód sprawia, że pozycja jest zablokowana do monitowania, a jednocześnie widoczny jest powód blokady monitu.
- Stopień monitu — jeśli do pozycji przypisano stopień monitu, zostaje on tutaj wyświetlony
- Data ostatniego monitu — jeśli dokument był już monitowany, to w tym polu podana jest data ostatniego monitu
- Blokada monitu do — to pole zawiera datę, do której obowiązuje blokada monitu dla pozycji. Po upływie tej daty pozycja ponownie podlega monitowaniu.
- Niezgodny odbiorca monitu — w tym polu można podać innego odbiorcę monitu w formie numeru konta partnera, jeśli monit dla danej faktury ma być skierowany do innego partnera
Sekcja Dane płatności
- Blokady płatności — blokada płatności jest podana tylko wtedy, gdy dana pozycja została wykluczona z procesu płatności. Dzięki podanemu w tym polu uzasadnieniu pozycja jest zablokowana do zapłaty, a jednocześnie widoczny jest powód blokady
- Kod płatności — zasadniczo kod płatności jest ustalany na podstawie danych podstawowych partnera lub (jeśli tam nie podano) danych z aplikacji Konfiguracja. Jeśli dana faktura ma zostać uregulowana innym sposobem płatności, to to pole może zawierać odpowiedni kod alternatywny
- Bank zapewniający płatność — jeśli w tym polu podano bank zapewniający płatność, dana pozycja może zostać uregulowana wyłącznie za jego pośrednictwem
- Aktualizacja historii płatności — to pole określa, czy historia płatności ma być aktualizowane, czy dana pozycja ma zostać wyłączona z tej aktualizacji. Możliwe ustawienia to:
- Aktualizowanie historii płatności
- Blokowanie historii płatności
- Odbiorca płatności — w przypadku faktur lub not uznaniowych wystawionych dla dostawców, w tym polu można podać numer konta partnera jako alternatywnego odbiorcy płatności. Płatność tej faktury zostanie wtedy wykonana z użyciem danych bankowych tego partnera
- Wg autoryzacji — jeśli konto uczestniczy w procedurze polecenia zapłaty SEPA, to w tym polu podana jest autoryzacja
Zakładka Pozostałe
Na tej zakładce znajdują się m. in. informacje o stowarzyszeniu, regulatorze płatności i grupie księgowej. Pola są otwarte do wprowadzenia w zależności od statusu.
Poniżej znajduje się szczegółowy opis pól:
- Grupa podmiotów — w tym polu może zostać podana grupa podmiotów, do której przypisana jest zaimportowana pozycja
- Członek grupy podmiotów — w tym polu może zostać podany numer członkowski partnera w grupie podmiotów
- Realizator płatności — w tym polu można wskazać alternatywnego realizatora płatności, przez którego ma zostać uregulowana pozycja
- Lista faktur — to pole może być używane wyłącznie dla pozycji należących do dłużników lub wierzycieli, które są powiązane z grupą podmiotów
- Grupa rozliczeniowa — grupy rozliczeniowe są częścią procesu ustalania warunków i służą do podziału potrąceń w ramach aplikacji Stopy procentowe potrącenia. Znaczenie grupy rozliczeniowej można zdefiniować samodzielnie. Można np. oznaczyć potrącenia, które mają zastosowanie tylko w wyjątkowych przypadkach, np. potrącenia związane z promocjami lub sprzedażą targową.
- Rachunek zaksięg. (pole wyboru) — to pole nie pełni obecnie żadnej funkcji
- ESR wiersz kodowania — w tym polu znajduje się wiersz kodowania ESR, który może zawierać m.in. numer referencyjny ESR, kwotę oraz numer uczestnika ESR
- ESR numer referencyjny — to pole zawiera numer referencyjny ESR przypisany do pozycji
- ESR numer uczestnika — to pole zawiera identyfikator klienta nadany przez Swiss PostFinance dla uczestników biorących udział w procedurze ESR
- Zarządzanie płynnością — pola zarządzania płynnością są dostępne tylko wtedy, gdy w aplikacji Konfiguracja aktywowano funkcję zarządzania płynnością dla księgowości finansowej. Pierwsze pole określa, czy pozycja ma być wykluczona z prognozy w zarządzaniu płynnością i może przyjmować wartości:
- Wyklucz
- Uwzględnij
W drugim polu można podać procentową wartość umniejszenia, jeśli wartość pozycji nie ma być w pełni uwzględniona w danych do prognozy płynnościowej.
Zakładka Pseudopartner
Na tej zakładce dostępne są pola dla pseudopartnerów. Pseudopartnerzy służą jako zbiorcze konto dla tych klientów i dostawców, z którymi prawdopodobnie będzie tylko jednorazowa relacja biznesowa (jednorazowi klienci/dostawcy). Dla tych klientów i dostawców nie trzeba tworzyć oddzielnych rekordów głównych partnerów. Jako minimum, rekord główny partnera dla klientów Diverse i rekord główny partnera dla dostawców Diverse muszą zostać utworzone i zidentyfikowane jako pseudopartner. Jeśli rozrachunek zostanie utworzona z pseudopartnerem, adres i dane bankowe jednorazowego klienta lub dostawcy muszą zostać do niej dodane, aby móc wysyłać przypomnienia lub płacić za te pozycje.
Pola na tej zakładce są otwarte do wprowadzenia w zależności od statusu.
Szczegółowe informacje o polach:
- Nazwa — w tym polu może zostać podane imię i nazwisko lub nazwa firmy
- Adres — w tym polu można podać pełny adres pseudopartnera
- Bank — w tym polu można wskazać bank pseudopartnera
- Numer konta — w tym polu można podać numer konta bankowego, który ma zostać użyty do rozliczenia rozrachunku
- Właściciel konta — właściciel konta bankowego jest podawany tylko wtedy, gdy nie jest tożsamy z nazwą pseudopartnera
- IBAN — w tym polu można podać numer IBAN przypisany do rachunku bankowego pseudopartnera
- BIC — w tym polu można podać kod BIC przypisany do rachunku bankowego pseudopartnera
Zakładka Potrącenia
W tej zakładce można zastosować do 20 potrąceń dla danej pozycji. Zasadniczo dozwolone rodzaje potrąceń są przechowywane w profilu potrąceń w danych podstawowych partnera i są używane dla każdej zaksięgowanej faktury. Pola te są dostępne do wprowadzenia w zależności od statusu przetwarzania.
Szczegółowe informacje o polach:
- Blokada potrącenia (pole wyboru) — to pole określa, czy dla danej pozycji została aktywowana blokada potrącenia
- Rodz. potrącenia — w tym polu można podać rodzaj potrącenia oraz procent potrącenia, który ma zostać zastosowany do danej pozycji faktury. Rodzaj potrącenia określa typ potrącenia (np. skonto, ryzyko kredytowe itp.), natomiast procent potrącenia definiuje jego wysokość.
Zakładka Rozrachunki kwoty
Pola na tej zakładce są dostępne do wprowadzenia w zależności od statusu.
Szczegółowy opis pól:
- Kwota otwarta w walucie obcej — w przypadku otwartych pozycji w walucie obcej w tym polu podana jest jeszcze otwarta kwota w tej walucie oraz sama waluta
- Kwota otwarta (waluta główna) — w przypadku otwartych pozycji w tym polu podana jest jeszcze otwarta kwota w podstawowej walucie organizacji oraz waluta
- Kwota rachunku w walucie obcej — w przypadku pozycji w walucie obcej w tym polu podana jest pierwotna kwota rachunku oraz waluta
- Kwota rachunku (waluta główna) — to pole zawiera pierwotną kwotę rachunku pozycji w podstawowej walucie organizacji oraz walutę
Konfiguracja
Aplikacja Zaimportowane rozrachunki i rozliczone pozycje nie wymaga żadnych konkretnych ustawień w aplikacji Konfiguracja.
Jednostki biznesowe
Jednostka biznesowa Dane rozrachunku dla danych importu do księgowości finansowej: com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.dataimport.obj.PrePostingHeader — wykorzystywana jest przez aplikację Zaimportowane rozrachunki i rozliczone pozycje między innymi w celu:
- Przyporządkowywania uprawnień
- Konfigurowania definicji działań
- Importu i eksportu danych
Jednostka biznesowa jest częścią następującej grupy jednostek biznesowych:
com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.dataimport.OrderData
Uprawnienia
Uprawnienia mogą zostać przypisane za pomocą ról uprawnień, jak również poprzez przyporządkowanie organizacji. Szczegółowe informacje można znaleźć w artykule Uprawnienia.
Uprawnienia specjalne
Dla aplikacji Zaimportowane rozrachunki i rozliczone pozycje nie są dostępne uprawnienia specjalne.
Przyporządkowania organizacyjne
Przyporządkowania organizacyjne służą do kontrolowania, które dane mogą być przeglądane, używane lub edytowane. W tym celu należy aktywować funkcję Uprawnienia do treści w aplikacji Konfiguracja.
Aby aplikacja Zaimportowane rozrachunki i rozliczone pozycje była wyświetlana dla danego użytkownika w menu użytkownika, musi on być przypisany do organizacji, która jest połączona z jedną z następujących obszarów organizacyjnych:
- Rachunkowość
Funkcje specjalne
Dla aplikacji Zaimportowane rozrachunki i rozliczone pozycje nie są dostępne funkcje specjalne.
Uprawnienia dla partnerów biznesowych
Aplikacja Zaimportowane rozrachunki i rozliczone pozycje nie jest dostępna dla partnerów biznesowych
