Opis zagadnienia

Wielofirmowość umożliwia przeprowadzenie procesów biznesowych grupy przedsiębiorstw
na jednej bazie danych. Wszystkie dane podstawowe, a także dane związane z przesunięciami, są zarządzane w firmie nadrzędnej i umożliwiają kontrolę procesów wykonywanych między przedsiębiorstwami danej grupy we wszystkich lokalizacjach.

Firmy mogą być prawnie zależne lub niezależne od siebie. Organizacje mogą znajdować się w różnych państwach, a co za tym idzie podlegać różnym jurysdykcjom i różnym strefom czasowym.

Możliwe jest oddzielne utworzenie struktur organizacyjnych dla różnych obszarów działalności: Sprzedaży, Zakupów i Logistyki magazynowej (w tym produkcji). Dzięki tej architekturze, system Comarch ERP Enterprise może być wykorzystywany w firmie z sektora MŚP posiadającą tylko jedną lokalizację (środowisko jednofirmowe) lub więcej lokalizacji i filii (środowisko wielofirmowe), jak ma to miejsce w międzynarodowych przedsiębiorstwach (grupach, holdingach) o skomplikowanych strukturach i spółkach prawnie niezależnych.

Niniejszy dokument przedstawia podstawowe informacje o strukturach organizacyjnych i danych przechowywanych
w środowiskach wielofirmowych. Znajdują się w nim przykłady zastosowania wielofirmowości
w różnych strukturach organizacyjnych, a także wskazówki dotyczące niezbędnych procedur pozwalających na implementację systemu wielofirmowego. W systemie wielofirmowym w wielu rozszerzeniach pojawiają się nowe pola i funkcjonalności.

Definicje pojęć

Organizacja zakupu – to organizacja, która wchodzi w skład struktury organizacyjnej Zakupy
i stanowi węzeł w tej strukturze.

Firma – organizacja przypisana do księgowości w strukturze organizacyjnej jest definiowana jako firma, która jest osobą prawną, a jej bilans jest sporządzany oddzielnie. W aplikacji Konfiguracja istnieje możliwość zdefiniowania firmy księgowej, do której należą zapisy księgowe przesłane przez bazę danych OLTP. W ogólnej bazie danych rachunkowości finansowej można zarządzać nieskończoną liczbą firm.

Uprawnienia związane z zawartością aplikacji – dotyczą zewnętrznych i wewnętrznych partnerów. Odpowiadają za odczyt i zapis danych, jak i wykorzystanie różnych funkcji. Są one ustalane na podstawie przypisanych organizacji.

Rachunkowość wewnętrzna – dotyczy rozliczeń transakcji biznesowych pomiędzy organizacjami danej grupy przedsiębiorstw. Rozliczenia pomiędzy poszczególnymi organizacjami dokonywane są na podstawie przypisanych w rachunkowości firm.

Organizacja logistyki magazynowej – to organizacja, która wchodzi w skład struktury organizacyjnej Logistyka magazynowa i stanowi węzeł w tej strukturze.

Wielofirmowość – umożliwia wspólne korzystanie z danych zgromadzonych w bazie
w ramach jednej grupy przedsiębiorstw oraz rozliczanie procesów handlowych obejmujących kilka organizacji. W tym celu należy zbudować struktury organizacyjne dla obszarów, takich jak Zakupy, Logistyka magazynowa (w tym Produkcja), Rachunkowość i Sprzedaż. Organizacja funkcjonalna grupy przedsiębiorstw i struktura samego przedsiębiorstwa znajdują swoje odzwierciedlenie w tych strukturach.

Organizacja – jest typem partnera umożliwiającym rejestrację przedsiębiorstw, oddziałów, działów itd. Organizacja może być częścią struktury organizacyjnej w obszarach funkcjonalnych Zakupy, Logistyka magazynowa, Rachunkowość lub Sprzedaż. Jako element struktury, organizacja nazywana jest, w zależności od zakresu, organizacją zakupową, organizacją sprzedażową albo firmą w rachunkowości finansowej.

Struktura organizacyjna odzwierciedla głównie strukturę funkcjonowania i częściowo schemat organizacyjny grupy przedsiębiorstw. Do nadawania uprawnień dotyczących konkretnych obszarów i odzwierciedlenia procesów biznesowych grupy przedsiębiorstw potrzebne są struktury organizacyjne, które tworzone są dla następujących obszarów: zakupy, logistyka magazynowa, rachunkowość, sprzedaż.

Przedsiębiorstwo jednofirmowe
odzwierciedla środowisko, w którym tylko zleceniodawca jest przedstawiany jako prawnie niezależne przedsiębiorstwo. To przedsiębiorstwo jest zarówno organizacją magazynową, logistyczną jak i sprzedażową w ramach wszystkich struktur organizacyjnych, a także firmą zajmującą się rachunkowością. W przypadku uruchomienia uprawnień związanych z zawartością aplikacji, możliwe jest przypisanie strukturom organizacyjnym należącym do tego środowiska jednofirmowego kilku organizacji wchodzących w skład firmy, takich jak oddziały, departamenty itp.

Siedziba jest osobną organizacją logistyki magazynowej. W strukturze organizacyjnej Logistyka magazynowa jest to węzeł, do którego przypisane są magazyny. W ścieżce strukturalnej występuje zawsze tylko jedna siedziba. Oznacza to, że nie może w niej istnieć żadna inna siedziba nadrzędna i podrzędna. Oprócz tego, pozwala ona na zdefiniowanie firmy odpowiedzialnej za magazyny. Produkcja i logistyka magazynowa odnoszą się zawsze do jednej siedziby.

Organizacja sprzedaży to organizacja, która wchodzi w skład struktury organizacyjnej Sprzedaż i stanowi węzeł w tej strukturze.

Struktury organizacyjne

Każdy z poniższych obszarów działalności może posiadać własne przedstawienie struktur organizacyjnych grupy przedsiębiorstw:

• Zakupy
• Logistyka magazynowa (w tym Produkcja)
• Sprzedaż
• Rachunkowość

Obszary działalności Zakupy, Logistyka magazynowa i Sprzedaż mogą posiadać hierarchię o dowolnej strukturze i złożoności. W przypadku Rachunkowości, firmy nie są hierarchicznie ustrukturyzowane i występują w ułożeniu równoległym.

Struktury organizacyjne wszystkich obszarów działalności są definiowane w aplikacji Organizacje. Do tego celu wykorzystuje się partnera typu Organizacja. Po przypisaniu partnera do obszaru działalności, reprezentuje on węzeł w odpowiedniej strukturze organizacyjnej. To przyporządkowanie wciela go do struktury organizacyjnej odpowiedniego obszaru działalności.

Jedna organizacja może pełnić rolę węzła w wielu obszarach działalności, nie może jednak występować więcej niż raz w tym samym obszarze.

Jeśli dana organizacja stanowi węzeł w strukturze organizacyjnej Sprzedaż, to nazywana jest organizacją sprzedaży. W podobny sposób organizacja może stać się organizacją zakupową i / lub logistyki magazynowej.

Struktury organizacyjne odzwierciedlają przyporządkowania organizacyjne, jak i przyporządkowania istotne dla procesów. Organizacja strukturalna jest więc także organizacją funkcjonalną danej firmy.

Struktura organizacyjna logistyki magazynowej

Struktura organizacyjna logistyki magazynowej służy do reprezentowania realnie istniejących siedzib, w których przechowywane i produkowane są towary. Położenie geograficzne obiektów może być odpowiednio uwzględnione tak, aby regiony i kraje mogły zostać odwzorowane. Pozwala to na tworzenie określonych zapytań i przeprowadzanie konkretnych analiz.

Struktura
Grupa jest zawsze najwyższym poziomem w strukturze organizacyjnej logistyki magazynowej i stanowi w ten sposób jej podstawę. Na niższych poziomach znajdują się, na przykład, struktury służące do reprezentowania siedzib, magazynów, oddziałów lub ugrupowań.

Magazyny mogą przyjmować towary rożnych właścicieli, a więc różnych firm, ponieważ właściciel danego artykułu jest wskazany w procesie. Istnieje więc możliwość reprezentowania scentralizowanego zakupu, a następnie dystrybucji towarów do kilku lokalizacji.

Szczegóły dotyczące struktury organizacyjnej logistyki magazynowej
Najwyższym poziomem struktury organizacyjnej logistyki magazynowej jest mandant. Każda siedziba musi dysponować unikalną ścieżką. W każdej ścieżce może znajdować się tylko jedna siedziba.

Udostępniane dane dotyczące jednostek biznesowych zawsze pochodzą od mandanta. Siedziby są jednak uprawnione do posiadania własnych danych na temat tych jednostek biznesowych.

Każda organizacja logistyki magazynowej powinna być przypisana tylko do jednej firmy.

Struktura organizacyjna zakupu

Struktura organizacyjna zakupu jest zorientowana na strategie zakupowe całej grupy. Przy tworzeniu hierarchii mogą być brane pod uwagę różne perspektywy.

Struktura
Grupa zawsze stanowi korzeń. Można swobodnie projektować kolejne poziomy w ramach struktury. Węzeł tej struktury może być odpowiedzialny za jedną lub więcej lokalizacji wchodzących w skład struktury organizacyjnej logistyki magazynowej. Jeśli żaden z węzłów struktury organizacyjnej zakupu nie został przypisany do artykułu zakupowego dla siedziby, to siedziba ta nie może zakupić tego artykułu. Domyślnie, węzeł struktury organizacyjnej zakupu jest przypisany do każdego artykułu, niezależnie od siedziby. Ważne jest również, aby każdy węzeł struktury organizacyjnej zakupów był przypisany tylko do jednej firmy. Natomiast firma może zostać przypisana do dowolnej ilości węzłów.

Szczegóły dotyczące struktury organizacyjnej zakupu
Najwyższą organizacją w strukturze organizacyjnej zakupu jest mandant. Każdy artykuł zakupu posiada unikalne przypisanie do organizacji magazynowej. Bez istnienia takiego przypisania, organizacja magazynu nie może zakupić tego artykułu.

Informacje dotyczące organizacji magazynu są przekazywane do Danych magazynu w celach statystycznych. Pozwala to na wykonanie praktycznie nieograniczonych analiz i konsolidacji.

Struktura organizacyjna sprzedaży

Struktura organizacyjna sprzedaży może zostać utworzona na podstawie struktury sprzedaży grupy. Tak jak w przypadku struktury organizacyjnej zakupu, możliwe są różne perspektywy hierarchizacji.

Struktura
Struktura sprzedaży jest bardzo podobna do struktury organizacyjnej zakupu: grupa stanowi zawsze korzeń. Można swobodnie projektować kolejne poziomy. Dla każdego w ramach sprzedaży można zdefiniować sprzedawane artykuły. Kilka węzłów może również sprzedawać ten sam produkt.

Najwyżej w strukturze organizacyjnej sprzedaży znajduje się mandant. Każdy artykuł zakupu posiada unikalne przypisanie do organizacji sprzedaży. Bez takiego przypisania organizacja sprzedaży nie może sprzedawać danego artykułu.

Informacje dotyczące organizacji sprzedaży są przekazywane do Danych magazynu w celach statystycznych. Pozwala to na wykonanie praktycznie nieograniczonych analiz i konsolidacji.

Rachunkowość finansowa

Struktura rachunkowości wynika z wymagań prawnych różnych państw. Potrzebna jest co najmniej jedna firma na kraj. Funkcje systemu ERP charakterystyczne dla poszczególnych krajów są powiązane z odpowiednimi firmami. W strukturach rachunkowości nie jest możliwe zhierarchizowanie firm.

Zapisywanie i wykorzystywanie danych

Zastosowanie
Te dane mogą być wykorzystywane przez wszystkie organizacje. Uprawnienia związane z treścią aplikacji nie mają więc dla nich zastosowania. W ramach procesów wielofirmowych wyróżniamy różne typy danych podstawowych. Główne różnice dotyczące przechowywania tych danych zostały wymienione poniżej. Uprawnienia związane z zawartością poszczególnych aplikacji pozwalają jeszcze lepiej uregulować ich wykorzystanie.

Podstawowe dane do wykorzystywania w organizacjach

Dane podstawowe są stosowane dla wszystkich grup, ale istnieje możliwość zdefiniowania, które organizacje są uprawnione do ich wykorzystywania. Podstawowe dane do wykorzystywania w organizacjach są wprowadzane przede wszystkim w aplikacjach typu Rodzaje (rodzaje zamówień sprzedaży, rodzaje zleceń dostawy, rodzaje możliwości sprzedażowych, etc.) lub w aplikacjach Reguły dostępności, Listy cenników sprzedaży i Modele czasowe.

Zapisywanie
Te dane są zapisywane na poziomie mandanta.

Zastosowanie
Dla każdej organizacji można określić, czy uprawnienia związane z zawartością aplikacji są brane pod uwagę, czy też nie. Można także zdefiniować uprawnienia związane z zawartością.

Aplikacja Organizacje pozwala użytkownikowi na określenie, czy należy dla niej zdefiniować uprawnienia związane z zawartością dla każdej organizacji.

Jeśli zdefiniowano, że uprawnienia związane z zawartością mają być wykorzystywane w danej organizacji, to można je skonfigurować w aplikacji danej jednostki biznesowej. Ustawienia te będą miały wpływ na wszystkie aplikacje, które korzystają z tych danych (np. zamówienia sprzedaży). Parametry określają, które organizacje mają możliwość przeglądania lub edytowania różnych danych. Podobnie, przypisanie użytkownika do organizacji w danych podstawowych partnerów określa które dane tego użytkownika mogą być przeglądane lub modyfikowane.

Podstawowe dane dotyczące organizacji

W przypadku niektórych danych dotyczących rachunkowości, istnieje możliwość zdefiniowania, które organizacje mogą wykorzystywać te dane. Jeśli chodzi o inne obszary, możliwe jest zezwolenie organizacji na wykorzystywanie własnych danych podstawowych lub danych mandanta. Wynika to z tego, że zawsze istnieje tylko jedna organizacja odpowiedzialna za modyfikację tych danych podstawowych. Dotyczy to danych, które zostały poszerzone o informacje o organizacji.

Warunki płatności i klasyfikacje

Przechowywanie
Dane są przechowywane na poziomie mandanta lub organizacji.

Zastosowanie
Te dane mogą być wykorzystywane przez mandanta lub przez zdefiniowane organizacje. Uprawnienia związane z zawartością aplikacji nie mają więc dla nich zastosowania.

Rodzaje organizacji uprawnione do modyfikowania tych danych są zdefiniowane osobno dla każdej aplikacji. Przykładowo, lata obrachunkowe mogą być edytowane wyłącznie przez firmy, natomiast ceny sprzedaży jedynie przez organizacje sprzedażowe. Możliwość modyfikacji danych zależy również od rodzaju organizacji, do której musi zostać przypisany użytkownik.

Aplikacja pozwala zdefiniować która organizacja jest uprawniona do wykorzystywania danych podstawowych i czy jest ona odpowiedzialna za edycje tych danych. W tym celu należy zdefiniować, czy własne dane podstawowe są dozwolone czy nie. Jeśli własne dane podstawowe są dozwolone dla jednej organizacji, można także zdefiniować, aby była ona odpowiedzialna za edycję odpowiednich jednostek biznesowych.

Połączenie podstawowych danych obowiązujących całą grupę i podstawowych danych dotyczących organizacji

Niektóre dane podstawowe składające się z kilku jednostek biznesowych zawierają zarówno dane dotyczące organizacji, jak i dane obowiązujące całą grupę. Tego rodzaju sytuacja ma miejsce przede wszystkim w aplikacjach .

Zapisywanie
Dane są przechowywane na poziomie mandanta lub organizacji.

Zastosowanie

• Dane dotyczące organizacji mogą być wykorzystywane jedynie przez organizację, której te dane dotyczą.
• Dane modyfikowane na poziomie mandanta mogą być wykorzystywane przez wszystkie organizacje, które nie posiadają własnych danych.

Wykorzystywanie danych w dokumentach

W środowisku wielofirmowym dokumenty (np. zamówienia sprzedaży) są odsyłane zawsze do jednej organizacji. System określa, które dane mogą zostać wykorzystane za pośrednictwem danej organizacji. Ma to związek z wykorzystaniem danych odnoszących się do rodzajów zamówień, partnerów lub artykułów.

Przechowywanie
Dane są przechowywane na poziomie organizacji.

Zastosowanie
Dane są wykorzystywane przez jedną organizację. Ewentualne uprawnienia związane z zawartością aplikacji mogą mieć wpływ na dane znajdujące się na dokumentach.

W dokumentach wykorzystywane są różne jednostki biznesowe, które muszą posiadać powiązania z tą samą organizacją.

Poniższa tabela przedstawia przykład danych niezbędnych dla zamówienia sprzedaży. Ma tutaj znaczenie organizacja wybrana do zamówienia sprzedaży. Przykładowo wykorzystany zleceniodawca musi być klientem organizacji sprzedażowej, dla której zostało wprowadzone zamówienie sprzedaży.

Poniżej zostały wymienione zależności pomiędzy wymaganymi danymi dla partnera dla poszczególnych obszarów (widoki w aplikacji Partner: np. Dane Podstawowe lub Pracownik), a wykorzystaniem partnera w odpowiadających im rolach i organizacjach.

Pracownicy wewnętrzni

Aby pracownik należący do grupy, a więc pracownik wewnętrzny, mógł wykonywać działania w imieniu jednej lub kilku organizacji, potrzebne są następujące przypisania:

• użytkownik, który łączy się z systemem, powinien być przypisany do partnera, który został wprowadzony do systemu jako pracownik wewnętrzny, na przykład za pomocą aplikacji widok Podstawowe zakładka Konta użytkowników.
• pracownik wewnętrzny, do którego przypisany jest użytkownik, musi być przyporządkowany do co najmniej jednej organizacji, w której imieniu jest on upoważniony do działania. Organizacje są wprowadzane w danych.

Po przypisaniu pracownika do organizacji generowane są relacje partnerskie typu Przypisana organizacja. Relacje zależą od momentu, w którym wykonywane są procesy, dlatego można je zmienić w przyszłych wersjach danych podstawowych pracowników.

Przy określaniu organizacji, do których użytkownik posiada upoważnienie, brane są pod uwagę jedynie te organizacje, które są mu bezpośrednio przypisane.

Rozliczenia wewnętrzne

Operacje handlowe między organizacjami przyporządkowanymi do różnych firm pod względem rachunkowości wymagają rozliczenia wewnętrznego w ramach grupy. Wszystkie rozliczenia wewnętrzne są wykonywane automatycznie.

• sprzedaż artykułu, który ze względu na strukturę organizacyjną należy do innej firmy
• udostępnienie do produkcji materiału, który ze względu na strukturę organizacyjną należy do innej firmy

Waluty

Przykłady problemów organizacyjnych rozwiązanych za pomocą systemu wielofirmowego

System wielofirmowy dostarcza różne możliwości przedstawiania struktury organizacyjnej grupy rozproszonej w kilku krajach. Różne przepisy podatkowe w każdym kraju zobowiązują jednak przedsiębiorcę do przestrzegania określonych zasad w strukturze. W tym rozdziale zostały opisane przykłady operacji handlowych, które należy wziąć pod uwagę podczas konfigurowania systemu wielofirmowego. Dodatkowo nie należy zapomnieć, że obowiązujące przepisy podlegają ciągłym modyfikacjom.

Przykład: Filia za granicą

Firma mająca swoją siedzibę w Niemczech chce sprzedawać swoje towary za pośrednictwem zewnętrznego magazynu w Austrii. Sprzedaż towarów z tego magazynu znajdującego się w Austrii klientowi mieszkającemu w Austrii jest uważana za transakcję krajową i podlega opodatkowaniu w Austrii.

Ponieważ firma z siedzibą w Niemczech musi zostać opodatkowana w Niemczech, taka sprzedaż za pośrednictwem zewnętrznego magazynu nie może mieć miejsca. Aby była ona możliwa, grupa potrzebuje firmy z siedzibą w Austrii, która w związku z tym będzie mogła płacić podatki należne państwu austriackiemu. Niemiecka firma może więc sprzedać artykuły firmie austriackiej i dokonać operacji eksportu zgodnie z zasadami wprowadzonymi dla importu towarów (podatek obrotowy od towarów importowanych/przywozu). W ten sposób artykuły zostaną sprzedane klientom zgodnie z prawem podatkowym obowiązującym w Austrii.

Przykład: Progi dostaw dla importu

Niektóre państwa wykorzystują limit wartościowy towarów (próg dostawy) dla klientów indywidualnych i jedynie w przypadku jego przekroczenia należy opłacić podatek za granicą. Jeżeli przykładowo firma z siedzibą w Niemczech dostarcza swoim klientom w Belgii towary o łącznej wartości przekraczającej 35 000 euro w ciągu roku, to firma ta musi regularnie płacić podatki w Belgii. Jeśli nie przekracza ona tego limitu, to rozlicza podatki w Niemczech.

Aby istniała możliwość płacenia podatków w Belgii, grupa musi posiadać firmę z siedzibą w Belgii, która będzie wywiązywać się ze zobowiązań podatkowych wobec państwa belgijskiego. Jedynie firmy posiadające siedzibę w danym kraju mogą w nim płacić podatki. Jeśli klienci zostali początkowo przypisani do niemieckiej firmy, po przekroczeniu progu powinni oni zostać zablokowani przez firmę niemiecką, wprowadzeni do systemu przez firmę belgijską, która następnie przypisuje ich do siebie.

Aby uniknąć takich komplikacji, najlepiej zweryfikować, już na etapie konfiguracji systemu wielofirmowego, czy firma powinna być reprezentowana w danym kraju. Jeżeli takie dostawy za granicę są częste, wskazane może być założenie firmy w danym kraju i zorganizowanie dostaw towarów między firmami w ramach rozliczenia wewnętrznego.

Przykład: Konsygnacja międzynarodowa

Konsygnacja ma miejsce wtedy, gdy artykuł pojawia się na stanie magazynowym sprzedawcy dopiero w momencie jego sprzedaży do klienta.

Jeżeli firma z siedzibą w Austrii w ramach konsygnacji dostarcza swoje artykuły do firmy z siedzibą w Niemczech, to firma niemiecka jest odpowiedzialna za ich import, a tym samym i związane z nim podatki, co uniemożliwia proces konsygnacji, ponieważ towary trafiałyby bezpośrednio na stan magazynowy niemieckiej firmy. Konsygnacja jest możliwa jedynie wtedy, gdy firma austriacka założy firmę w Niemczech, z czego wynika, że obydwie firmy będą podlegać takiemu samemu prawu podatkowemu. Firma austriacka dostarcza w ten sposób towary swojej filmie w Niemczech i zajmuje się ich importem. Konsygnacja jest możliwa, jeśli zachodzi między dwoma firmami w Niemczech.

Aby konsygnacja była możliwa zawsze potrzebne są dwie firmy. Jeżeli te dwie firmy mają swoją siedzibę w tym samym kraju, to podlegają one wyłącznie prawu podatkowemu danego kraju. Ułatwia to egzekwowanie prawa, a także realizację operacji handlowych, niezależnie od tego, czy chodzi o konsygnację

Konsygnacja międzynarodowa również jest możliwa, ale musi być ona zgodna z prawem fiskalnym obydwu krajów, a więc podlegać dokładniejszej weryfikacji.

Konfiguracja

Funkcję wielofirmowości można uruchomić w aplikacji . W tym samym miejscu można aktywować .

Oto odpowiednie ustawienia dla procesów obejmujących wielofirmowość:

Uprawnienia

W środowisku wielofirmowym definicja wymaganych uprawnień znajduje się na poziomach Użytkownik i Organizacja. Dodatkowo przy nadawaniu uprawnień można wziąć pod uwagę wszystkie węzły.

Uprawnienia związane z zawartością aplikacji
Uprawnienia związane z zawartością aplikacji są dostępne dla pracowników wewnętrznych, a także dla partnerów handlowych. Uprawnienia związane z treścią pozwalają na ograniczenie dostępu do niektórych danych, a także na udzielenie dostępu do niektórych funkcji.