Nieobecności

Niniejsza dokumentacja opisuje sposób mapowania nieobecności w systemie oraz strukturę aplikacji o tej samej nazwie. Nieobecność to zarejestrowany okres czasu, w którym użytkownik nie może przetwarzać zadań przepływu pracy. Podczas nieobecności, delegowane zadania workflow, które są przypisane do użytkownika, mogą zostać przekazane do zastępcy. Wymagane do tego relacje zastępcy są również rejestrowane w aplikacji Nieobecności. Zadania workflow delegowane podczas nieobecności użytkownika są wyświetlane w skrzynce odbiorczej workflow zastępcy.

Warunkiem wstępnym przekazania zadania workflow do zastępcy podczas nieobecności jest to, że przetwarzanie zadań jako zastępca jest dozwolone w powiązanej definicji działania lub działania dla nieobecności. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w dokumentacji Definicje działań i Działania.

Definicje terminów

Nieobecność

Nieobecność to zarejestrowany okres czasu, w którym użytkownik nie może przetwarzać żadnych zadań workflow. Podczas nieobecności delegowane zadania workflow przypisane do użytkownika mogą zostać przekazane zastępcy.

Reguła zastępowania

Reguła zastępowania definiuje zastępców użytkownika, którzy mogą przetwarzać jego zadania workflow, jeśli użytkownik jest nieobecny w systemie. Aby zadanie workflow mogło zostać delegowane, zadanie musi być przypisane do użytkownika z zarejestrowaną nieobecnością, musi mieć status, w którym zadanie może zostać przetworzone, czas rozpoczęcia musi być w przeszłości, a definicja działania musi umożliwiać przetwarzanie zadań jako zastępca podczas nieobecności.

Opis aplikacji

Aplikacji Nieobecności można używać do wprowadzania lub edytowania nieobecności użytkowników, definiowania zastępców użytkownika i wyświetlania, dla kogo użytkownik jest zarejestrowany jako zastępca.

Aplikacja Nieobecności składa się z nagłówka i obszaru roboczego.

Nagłówek

Nagłówek aplikacji zawiera pola, które jednoznacznie identyfikują nieobecność, a także podstawowe dane, które są ogólnie ważne dla nieobecności.

Pola w szczegółach:

• Użytkownik – w tym polu należy wprowadzić użytkownika, dla którego mają zostać wyświetlone, wprowadzone, edytowane lub usunięte nieobecności. Jeśli użytkownik posiada specjalną możliwość zarządzania nieobecnościami innych użytkowników, może on zarządzać nie tylko własnymi nieobecnościami, ale także nieobecnościami innych użytkowników.
• Status nieobecności – status nieobecności użytkownika jest rejestrowany lub wyświetlany w tym polu. Możliwe są następujące wpisy:
  • Nieobecny – oznacza, że nieobecność jest rejestrowana lub wyświetlana dla użytkownika. W tym okresie użytkownik ma status Nieobecny, a zadania workflow użytkownika są delegowane do jego zastępców, jeśli spełnione są odpowiednie wymagania. Delegowane zadania są wyświetlane dla zastępców w skrzynce odbiorczej workflow.
  • Obecny – służy do rejestrowania lub wyświetlania obecności użytkownika. W tym okresie zadania workflow tego użytkownika nie są delegowane do jego zastępców. W tym okresie użytkownik może wyświetlać zadania workflow od nieobecnych użytkowników jako zastępstwa w skrzynce odbiorczej workflow, pod warunkiem spełnienia odpowiednich wymagań.
• Moment rozpoczęcia – to pole służy do wprowadzania lub wyświetlania daty i godziny rozpoczęcia nieobecności. Pole jest podzielone na dwie sekcje. Data godziny rozpoczęcia jest wprowadzana lub wyświetlana w lewym obszarze. Godzina rozpoczęcia jest wprowadzana lub wyświetlana w prawym obszarze.
• Godzina zakończenia – to pole służy do wprowadzania lub wyświetlania daty i godziny zakończenia nieobecności. Pole jest podzielone na dwa obszary. Data godziny zakończenia jest rejestrowana lub wyświetlana w lewym obszarze. Godzina zakończenia jest rejestrowana lub wyświetlana w prawym obszarze.
• Oznaczenie – w tym polu można wprowadzić dowolnie wybrany tekst jako opis nieobecności lub wyświetlić wprowadzony opis.

Obszar roboczy

Obszar roboczy aplikacji Nieobecności składa się z zakładek Pełnomocnik i Zastępowani użytkownicy.

Zakładka Pełnomocnik

Na zakładce Pełnomocnik można zdefiniować zastępców użytkownika wybranego w nagłówku aplikacji, którym można delegować zadania workflow podczas nieobecności.

Zakładka składa się z listy pozycji z następującymi kolumnami:

• Zastępca – w tej kolumnie należy wprowadzić użytkownika, któremu mają być delegowane zadania nieobecnego użytkownika podczas jego nieobecności
• Status nieobecności – w tej kolumnie wyświetlany jest aktualny status nieobecności zastępcy
• Moment rozpoczęcia – w tej kolumnie wyświetlany jest czas rozpoczęcia bieżącej nieobecności
• Czas zakończenia – w tej kolumnie wyświetlany jest czas zakończenia bieżącej nieobecności

Zakładka Zastępowani użytkownicy

Zakładka Zastępowani użytkownicy wyświetla użytkowników, którzy wprowadzili użytkownika wyświetlanego w nagłówku tej aplikacji jako zastępcę podczas nieobecności. Użytkownik wyświetlany w nagłówku aplikacji może zatem mieć zadania workflow wyświetlane w skrzynce odbiorczej workflow przez użytkowników wyświetlanych na tej zakładce, jeśli są nieobecni.

Zakładka składa się z tabeli pozycji z następującymi kolumnami:

• Użytkownik pełnomocnik – w tej kolumnie wyświetlani są użytkownicy, którzy wprowadzili użytkownika wyświetlanego w nagłówku aplikacji jako zastępcę w przypadku nieobecności
• Status nieobecności – w tej kolumnie wyświetlany jest bieżący status nieobecności zastępowanego użytkownika
• Moment rozpoczęcia – w tej kolumnie wyświetlany jest czas rozpoczęcia bieżącej nieobecności zastępowanego użytkownika
• Godzin zakończenia – w tej kolumnie wyświetlany jest czas zakończenia bieżącej nieobecności zastępowanego użytkownika

Konfiguracja

Ustawienia w podfunkcji Regulacje dot. delegowań głównej funkcji Workflow Management aplikacji Konfiguracja są istotne dla aplikacji Nieobecności.

• Pochodzenie wartości domyślnych dla zastępcy – wybór pochodzenia reguł zastępstw w aplikacji Nieobecności. Możliwe wartości to:
  • Bez – jeśli źródłem jest Bez, po wprowadzeniu nowej nieobecności nie są proponowane żadne reguły zastępowania
  • Zastępca – jeśli źródłem jest Zastępca, wyniki funkcji workflow są proponowane bez odniesienia organizacyjnego
  • Przełożony – jeśli źródłem jest Przełożony, wyniki funkcji workflow przełożonego są proponowane bez odniesienia organizacyjnego.
• Powiadom zastępcę – to pole służy do określenia, czy zastępcy mają otrzymywać powiadomienia e-mail o delegowanych zadaniach nieobecnego użytkownika. Możliwe ustawienia to:
  • Nigdy – w tym przypadku zastępcy nie otrzymują żadnych powiadomień e-mail
  • Zawsze – w tym przypadku zastępcy są ustawiani na DW, gdy powiadomienie e-mail jest wysyłane do nieobecnego użytkownika
• Powiadom przy zmianie statusu – w tym polu można określić, czy nieobecny użytkownik otrzymuje powiadomienia e-mail, jeśli jego zadania i działania workflow zmienią status podczas jego nieobecności, np. ponieważ zadania są przetwarzane lub przekazywane jako zastępca. Można wybrać następujące pozycje:
  • Nigdy – nieobecny użytkownik nie otrzymuje żadnych powiadomień e-mail, jeśli jego zadania workflow są przetwarzane lub przekazywane jako zastępca
  • Zawsze – nieobecny użytkownik otrzymuje powiadomienie e-mail za każdym razem, gdy zmienia się status, jeśli jego zadania workflow są przetwarzane lub przekazywane przez zastępcę
• Zarządzaj nieobecnościami innych użytkowników – to pole służy do określenia, którzy użytkownicy mogą wyświetlać, wprowadzać, edytować i usuwać nieobecności innych użytkowników w aplikacji Nieobecności. Można wybrać następujące pozycje:
  • Bez – żaden użytkownik nie może wyświetlać, rejestrować, edytować ani usuwać nieobecności innych użytkowników
  • Przełożony – użytkownicy, którzy są wprowadzeni jako przełożeni innego użytkownika w aplikacji Stanowiska, mogą wyświetlać, rejestrować, edytować lub usuwać nieobecności użytkownika
  • Zastępca – użytkownicy zarejestrowani jako zastępcy innego użytkownika w aplikacji Stanowiska mogą wyświetlać, rejestrować, edytować lub usuwać nieobecności użytkownika

Jednostki biznesowe

Następująca jednostka biznesowa jest istotna dla aplikacji Nieobecności, wykorzystywanej przykładowo do:

• Przypisywania uprawnień
• Konfigurowania definicji działań
• Importowania i eksportowania danych

Nieobecność:

com.cisag.sys.workflow.obj.Absence

Uprawnienia

Uprawnienia można przypisywać zarówno za pomocą ról uprawnień, jak i poprzez przypisanie organizacji. Koncepcję uprawnień można znaleźć w dokumentacji technicznej Uprawnienia.

Możliwości specjalne

Dla aplikacji Nieobecności dostępna jest następująca możliwość specjalna, która odnosi się do działań. Uprawnienia do tej funkcji można przypisać w aplikacji Role uprawnień.

Zmiana statusu nieobecności dla innych użytkowników:

com.cisag.sys.workflow.ChangeOtherUsersAbsenceStatus

Użytkownicy z tą funkcją mogą przeglądać, wprowadzać, edytować i usuwać nieobecności innych osób.

Przypisania organizacyjne

Aby dana osoba mogła korzystać z aplikacji Nieobecności, musi być przypisana do klienta.

Funkcje specjalne

Aplikacja Nieobecności nie posiada funkcji specjalnych.

Uprawnienia dla partnerów biznesowych

Aplikacja Nieobecności jest autoryzowana dla partnerów biznesowych typu Zewnętrzny.