Wprowadzenie: Specyfikacje

Artykułami można zarządzać za pomocą specyfikacji. Specyfikacja służy do jednoznacznej identyfikacji artykułu lub określonej ilości artykułu.

Niniejsza dokumentacja wyjaśnia ewidencje stanów magazynowych artykułów magazynowych przy użyciu specyfikacji. Przykładowo, użytkownik może dowiedzieć się o możliwych kategoriach specyfikacji i ich powiązaniach z innymi aplikacjami i jednostkami biznesowymi. Używane aplikacje oraz ich pola, działania i procedury zostały opisane w innych dokumentach.

Definicje terminów

• Specyfikacja — specyfikacja umożliwia identyfikację określonych artykułów lub wariantów artykułów. Comarch ERP Enterprise obsługuje np. specyfikację partii z datą przydatności, partii i numerów serii.
• Przyporządkowanie specyfikacji — jeśli artykuł przeznaczony do kompletacji lub dostawy jest ewidencjonowany poprzez specyfikację, wówczas można mu automatycznie przyporządkować specyfikację podczas tworzenia jednostki dostawy. Przyporządkowywanie cech nie jest osobną aplikacją; może być używana tylko jako proces w innej aplikacji. Jeśli specyfikacja jest już określona w pozycji zamówienia, nie następuje automatyczne przyporządkowanie. W tym przypadku jest ręcznym przyporządkowaniem specyfikacji.
• Rezerwacja specyfikacji — rezerwacja przyporządkowuje (częściową) ilość zapasów do określonej pozycji zamówienia. Oznacza to, że ilość magazynowa nie jest już dostępna dla innych zamówień. Jeśli pozycja zamówienia zawiera artykuł o określonej specyfikacji typu szarża produkcyjna, partia lub numer serii z ewidencją stanów magazynowych, artykuł ten może zostać zarezerwowany z określoną specyfikacją. Jeśli w pozycji dokumentu podano artykuł bez określonej specyfikacji, nic nie zostanie zarezerwowane. Jeśli specyfikacja jest przydzielana automatycznie, wówczas dokonywana jest również rezerwacja specyfikacji. Rezerwacje specyfikacji są dokonywane tylko wtedy, gdy pozycja jest wydawana, a nie gdy jest odbierana.
• Status kontroli jakości — status kontroli jakości można zdefiniować dla poziomu magazynu i strefy magazynowej, a równolegle także dla poziomu specyfikacji. Zapasy mogą być analizowane i wykorzystywane zgodnie ze statusem kontroli jakości. Jeśli status kontroli jakości jest zdefiniowany dla określonego zapasu zarówno na poziomie magazynu, jak i na poziomie specyfikacji, zapas ma niższy status kontroli jakości.

Typy specyfikacji

Comarch ERP Enterprise obsługuje następujące typy specyfikacji:

• Partia
• Partia z datą przydatności
• Numer serii z ewidencją stanów magazynowych
• Numer serii bez ewidencji stanów magazynowych

Poszczególne typy specyfikacji zostały szczegółowo opisane poniżej:

Partia

Jeśli artykuł posiada partie, wówczas częściowy zapas artykułu może być identyfikowany za pomocą numeru partii. Partia posiada następujące właściwości:

• Dane podstawowe
• Wagi i wymiary
• Status kontroli jakości
• Charakterystyka artykułu dostawcy

W logistyce magazynowej i zarządzaniu miejscami składowania, artykuł posiadający partię zachowuje się tak samo jak artykuł oznaczony szarżą produkcyjną (partią z datą przydatności), ale bez daty zatrzymania i terminu przydatności.

Partia z datą przydatności

Jeśli artykuł posiada partię z datą przydatności, wówczas częściowy zapas artykułu można zidentyfikować za pomocą numeru partii z datą przydatności. Owa partia posiada następujące właściwości:

• Dane podstawowe
• Wagi i wymiary
• Status kontroli jakości
• Charakterystyka artykułu dostawcy
• Termin przydatności
• Data zatrzymania
• Data ostrzeżenia

Numer serii z ewidencją stanów magazynowych

Jeśli artykuł posiada numery serii z ewidencją stanów magazynowych, wówczas każda jednostka artykułu posiada numer serii, który jednoznacznie identyfikuje artykuł w systemie. Numer serii z ewidencją stanów magazynowych posiada następujące właściwości:

• Dane podstawowe
• Waga i wymiary
• Status kontroli jakości
• Charakterystyka artykułu dostawcy
• Informacje dotyczące zapasów
• Okres gwarancji
• Informacje dotyczące rozliczania kosztów

Artykuł posiadający numery serii z ewidencją stanów magazynowych musi mieć komercyjną jednostkę podstawową. Nie mogą być również zdefiniowane dla niego żadne równoległe jednostki zarządzania zapasami. W przeciwieństwie do partii lub partii z datą przydatności, zapasy ujemne nie są dozwolone w przypadku artykułów posiadających numery serii. Dotyczy to zarówno poziomu magazynu, jak i poziomu miejsca składowania, jeżeli magazyn jest podzielony na miejsca składowania. Jeśli dla zapasów obowiązuje numer artykułu, zapas musi zawsze odpowiadać dokładnie jednej jednostce podstawowej artykułu.

Numer serii bez ewidencji stanów magazynowych

W przeciwieństwie do numerów serii z ewidencją stanów magazynowych, przyporządkowanie numerów serii bez ewidencji stanów magazynowych nie następuje wraz z dodaniem na stan magazynowy poprzez przyjęcie towarów, lecz tylko przy kompletacji do sprzedaży lub wydaniu na produkcję. Numer serii bez ewidencji stanów magazynowych posiada następujące właściwości:

• Dane podstawowe
• Wagi i wymiary

W przypadku jednostek zarządzania zapasami obowiązują te same warunki, co w przypadku artykułów posiadających numery serii z ewidencją stanów magazynowych. Oznacza to, że jednostka podstawowa musi mieć charakter komercyjny. Ponadto, nie mogą istnieć żadne równoległe jednostki zarządzania zapasami.

Jeśli numer serii bez ewidencji stanów magazynowych i jest pobierany w magazynie zwykłym, wówczas numery serii są przyporządkowywane w aplikacji Kompletacje. Jeśli magazyn jest ustrukturyzowany, wówczas przydział następuje w aplikacji Zlecenia magazynowe. Numery serii muszą być przyporządkowywane ręcznie w obu aplikacjach. Automatyczne przyporządkowanie specyfikacji nie jest możliwe w przypadku numerów serii bez ewidencji stanów magazynowych. Jeśli określony numer serii nie istnieje, wówczas zostanie on wygenerowany wraz z przydziałem.

Numer serii bez ewidencji stanów magazynowych nie będzie miał stałej rezerwacji. Między innymi oznacza to, że ten sam numer serii może zostać przyporządkowany do zlecenia kompletacji dowolną liczbę razy. W związku z tym, użytkownikowi zaleca się podjęcie kroków organizacyjnych, w celu zapewnienia, że numer serii bez ewidencji stanów magazynowych jest przyznany i kompletowany tylko raz.

Po przyznaniu numeru serii, pojawia się on na dokumentach sprzedaży, tak samo jak w przypadku numeru serii z ewidencją stanów magazynowych. W konsekwencji, z perspektywy klienta nie ma różnicy między tego typu numerem serii, a numerem seryjnym z zarządzaniem zapasami. Ze względu na to, że numery serii nie są włączone do zarządzania zapasami, niektóre funkcje nie są możliwe. Przykładowo, nie można wyszukiwać zapasów określonego numeru serii bez ewidencji stanów magazynowych. Nie jest również możliwe utworzenie listy miejsc użycia specyfikacji.

Jeśli gotowe zlecenie kompletacji zostanie anulowane lub już dostarczony numer serii bez ewidencji stanów magazynowych zostanie zwrócony przez klienta, wówczas artykuł, ale nie numer serii, zostanie ponownie włączony do zapasów. Niemniej jednak, numer serii może zostać ponownie wybrany przez ręczne przyporządkowanie i dostarczony w dowolnym momencie.

Właściwości

Właściwości specyfikacji uzupełniają właściwości artykułów. Są one podzielone na następujące części:

• Dane podstawowe
• Wagi i wymiary
• Dane podstawowe specyfikacji

Dane podstawowe znajdują się w nagłówku aplikacji Specyfikacje. Atrybuty danych podstawowych oraz atrybuty wag i wymiarów są takie same dla wszystkich kategorii specyfikacji. Dane główne identyfikatora znajdują się w oddzielnej grupie w aplikacji Specyfikacje. Atrybuty danych podstawowych specyfikacji różnią się dla każdego typu specyfikacji.

W poniższych sekcjach zostały wyjaśnione dane podstawowe oraz dane podstawowe specyfikacji.

Dane podstawowe

Atrybuty danych podstawowych są takie same dla wszystkich typów specyfikacji i zawierają następujące informacje:

• Artykuł
• Specyfikacja
• Oznaczenie
• Typ specyfikacji 

Oznaczenie może zostać zmienione w późniejszym etapie. Wszystkie inne atrybuty danych podstawowych nie mogą zostać zmienione po pierwszym zapisaniu specyfikacji.

Wagi i wymiary

Wagi i wymiary są takie same dla wszystkich typów specyfikacji. Określają one fizyczny wymiar specyfikacji. Do specyfikacji można przypisać następujące wagi i wymiary:

• Waga netto (z wyłączeniem wagi opakowania)
• Waga brutto (w tym waga opakowania)
• Objętość netto (z wyłączeniem objętości opakowania)
• Objętość brutto (w tym objętość opakowania)
• Długość
• Wysokość
• Szerokość
• Średnica
• Gęstość

Gdy tworzona jest nowa specyfikacja, wagi i wymiary zapisane we wzorcu artykułu są traktowane jako wartości domyślne dla specyfikacji.

Dane podstawowe specyfikacji

Dane podstawowe specyfikacji określają logiczne właściwości specyfikacji. W zależności od typu specyfikacji, do specyfikacji mogą być przypisane różne dane podstawowe specyfikacji.

Status kontroli jakości

Status kontroli jakości (status QA) określa, czy specyfikacja jest zwolniona, zablokowana lub w kwarantannie. Zapasy specyfikacji mogą być analizowane i wykorzystywane selektywnie zgodnie z możliwym statusem QA. Ponadto status QA może być przypisany do magazynu lub strefy magazynu. Jeśli status QA na poziomie magazynu i status QA na poziomie specyfikacji pokrywają się, mniej korzystny status QA ma zastosowanie w każdym przypadku.

Zamówieniom sprzedaży, zleceniom dystrybucji i zleceniom kompletacji można przyporządkować tylko zwolnione specyfikacje. Zmiany statusu QA specyfikacji są dokonywane asynchronicznie przez serwer logistyki magazynowej i dlatego są opóźnione w czasie. Zmiana statusu QA specyfikacji i magazynów lub stref magazynowych w tym samym czasie nie jest możliwa i zostanie odrzucona. W dokumentacji Rezerwacja specyfikacji opisuje warunki, w których zmiana statusu QA specyfikacji jest dopuszczalna oraz jakie są skutki zmiany dla stanów magazynowych.

Status QA można przypisać do następujących kategorii specyfikacji: partii, partii z datą przydatności i numeru serii z ewidencją stanów magazynowych.

Charakterystyka artykułu dostawcy

Charakterystyka artykułu dostawcy jest zewnętrzną charakterystyką specyfikacji, zdefiniowanej przez dostawcę. Jeśli pole wyboru Zastosuj specyfikację artykułu dostawcy jest zaznaczone w aplikacji Konfiguracji, wówczas system używa zewnętrznego numeru specyfikacji określonego w aplikacji Przyjęcie towarów również jako wewnętrznego numeru specyfikacji. W tym przypadku, zewnętrzny numer specyfikacji musi być zawsze wygenerowany, niezależnie od ustawienia w polu Metoda generowania w danych podstawowych artykułu.

Charakterystykę artykułów dostawcy można przyporządkować do następujących typów specyfikacji: partia, partia z datą przydatności i numer serii z ewidencją stanów magazynowych.

Termin przydatności

Termin przydatności to data, do której gwarantowana jest użyteczność partii z ową datą. Jeśli termin przydatności jest późniejszy niż bieżąca data, specyfikacja jest uznawana za „wygasłą” i nie jest już dostępna do automatycznego przypisywania partii z datą przydatności do zleceń kompletacji.

Gdy tworzona jest partia z datą przydatności, to bieżąca data jest dodawana do terminu przydatności w danych artykułu i wyświetlana jako domyślna.

Data wstrzymania

Data wstrzymania to punkt czasowy, do którego partia z datą przydatności nie jest dostępna do wycofania. Oznacza to, że zapasy specyfikacji nie będą brane pod uwagę przy automatycznym przypisywaniu partii z datą przydatności do kompletacji w tym czasie.

Gdy tworzona jest partia z datą przydatności, to bieżąca data jest dodawana do terminu przydatności w danych artykułu i wyświetlana jako domyślna.

Data ostrzeżenia

Uprzedni okres ostrzegawczy jest tworzony w dwóch etapach i umożliwia np. terminowe zgłoszenie braku przed datą wygaśnięcia partii przy użyciu definicji działania przepływu pracy.

Gdy tworzona jest partia z datą przydatności, to bieżąca data jest dodawana do terminu przydatności w danych artykułu i wyświetlana jako domyślna.

Informacje dotyczące zapasów

W przypadku numerów serii z ewidencją stanów magazynowych, rekordy zapasów nie są generowane w jednostce biznesowej com.cisag.app.inventory.obj.InventoryOnhand. Zamiast tego, spisy numerów seryjnych aktywnych w spisie są zapisywane bezpośrednio w jednostce biznesowej com.cisag.app.inventory.obj.InventoryIdentifier. Aplikacja Specyfikacje wyświetla następujące informacje o zapasach:

• Magazyn
• Miejsce składowania
• Rezerwacja
• Stała rezerwacja
• Klucz księgowania
• Data księgowania
• Partner

Magazyn i miejsce składowania określają, gdzie numer serii jest obecnie przechowywany. Informacje te są wyświetlane tylko dla numerów serii, aktywnych w inwentaryzacji. Jeśli ten numer serii ma stałą rezerwację, rezerwacja określa pozycję dokumentu, która spowodowała rezerwację. Klucz księgowania i data księgowania pochodzą z ostatniej pomyślnie przetworzonej transakcji magazynowej. Partner pochodzi z ostatniej transakcji magazynowej, dla którego określono partnera.

Za pomocą tych trzech atrybutów można np. zidentyfikować partnera, do którego dostarczono numer serii. Jeśli numer serii zmieni właściciela, wówczas partner może zostać nadpisany jako nowy właściciel, pod warunkiem, że nowy partner zostanie wprowadzony do systemu.

Okres gwarancji

Jeśli w aplikacji Konfiguracja początek gwarancji został ustawiony jako Data uruchomienia, wówczas data uruchomienia jest używana do obliczenia okresu gwarancji dla specyfikacji. Jeśli jako datę początkową określono Datę dostawy, wówczas jako początek okresu gwarancji stosowana jest data księgowania operacji Wydanie dla dokumentu źródłowego (dowodu dostawy lub faktury sprzedaży). Koniec okresu gwarancji jest obliczany na podstawie daty uruchomienia plus okresu gwarancji zapisanego w danych artykułu.

Okres gwarancji można również określić bezpośrednio w aplikacji Specyfikacje. W takim przypadku zastosowanie ma określony okres gwarancji, a nie wartość obliczona na podstawie daty uruchomienia i okresu gwarancji.

Informacje dotyczące księgowania kosztów

Gdy przetwarzane są transakcje magazynowe, które mają wpływ na zapasy i są powiązane z centrum kosztów lub jednostką kosztów, aktualizowane są informacje o księgowaniu kosztów numeru serii. Informacje te umożliwiają np. przypisanie kosztów naprawy, poniesionych w okresie gwarancyjnym do centrum kosztów lub jednostki kosztów.

W razie potrzeby, informacje o rozliczaniu kosztów można nadpisać.

Model danych

Specyfikacje posiadają dodatkowe atrybuty, które uzupełniają właściwości artykułu. Atrybuty te są zapisywane w tak zwanym specyfikacji głównej w jednostce biznesowym com.cisag.app.inventory.obj.InventoryIdentifier. Poniższy rysunek przedstawia specyfikację główną i najważniejsze obiekty z nim powiązane.

Jeśli w aplikacji Konfiguracja, w funkcji Specyfikacje zaznaczone jest pole wyboru Wagi i wymiary, wówczas są one przechowywane w obiekcie biznesowym com.cisag.app.inventory.obj.Inventory¬Identifier¬Measurements. Jeśli pole wyboru Zastosuj specyfikację artykułu dostawcy jest również zaznaczone, wówczas wszelkie specyficzne dla dostawcy identyfikatory specyfikacje są zapisywane w obiekcie biznesowym com.cisag.app.inventory.obj.Inventory¬Identifier¬External.

W przypadku numerów serii z ewidencją stanów magazynowych, nie są generowane żadne rekordy zapasów na poziomie miejsca składowania. Zamiast tego, zapasy poszczególnych numerów serii są przechowywane bezpośrednio w specyfikacji głównej.

Specyfikacje w zarządzaniu miejscami składowania

Poniżej omówiono kilka ograniczeń i specjalnych cech dotyczących korzystania ze specyfikacji w magazynach, które są podzielone na miejsca składowania.

• Znacznik usuwania

Ustawienie znacznika usuwania dla specyfikacji nie ma wpływu na jej zachowanie w usłudze Zarządzanie miejscami składowania. Specyfikacja ze znacznikiem usuwania może być jednak używana, np. do automatycznego przypisywania specyfikacji.

• Przeniesienia międzymagazynowe z więcej niż jednym zleceniem magazynowym

Jeśli przenoszona jest ilość pozycji ewidencjonowanej poprzez specyfikację bez określonej specyfikacji lub miejsca źródłowego, a przeniesienie skutkuje dwoma zleceniami magazynowymi, wówczas specyfikacja określona w wyniku automatycznego przyporządkowania specyfikacji pojawia się w pierwszym zleceniu magazynowym. W drugim zleceniu magazynowym nie są jednak określane żadne specyfikacje, ponieważ specyfikacje przypisane do pierwszego zlecenia magazynowego mogą być nadal zmieniane przez użytkownika. W związku z tym, w momencie generowania drugiego zlecenia magazynowego nie wiadomo jeszcze, które specyfikacje są faktycznie potwierdzane przez pierwsze zlecenie magazynowe.

• Wydanie z magazynu za pomocą punktu kompletacji

Strategia kompletacji Punkt kompletacji może być używana tylko dla środków załadunku, które nie posiadają specyfikacji. Jeśli w jednym środku załadunku znajduje się kilka specyfikacji, wówczas środek załadunku jest wykorzystywany przy użyciu strategii kompletacji Dowolne miejsce składowania. W rezultacie, zlecenia przyjęcia zwrotnego są wykluczone dla środków załadunku, które nie posiadają specyfikacji. W tym przypadku, środki załadunku z wieloma numerami serii tego samego produktu jest uważana za posiadającą specyfikację.

W przypadku numerów serii bez ewidencji stanów magazynowych, strategia kompletacji Punkt kompletacji zasadniczo nie jest stosowana.

• Korzystanie z miejsc kompletacji

W przypadku artykułów, które posiadają numery serii z ewidencją stanów magazynowych, nie można zdefiniować stałych miejsc kompletacji.

W przypadku partii i partii z datą przydatności dozwolone jest korzystanie z miejsc kompletacji. Gdy generowane są zlecenia magazynowe dla automatycznego uzupełniania zapasów, to przyporządkowanie specyfikacji jest dokonywane w zleceniach uzupełnienia zapasów w oparciu o zastosowaną strategię wydań magazynowych (FIFO lub ścisłe FIFO). W związku z tym, specyfikacje, które wkrótce zostaną pobrane, nie są brane pod uwagę. W rezultacie, miejsce kompletacji może wskazywać na wystarczające zapasy artykułu, mimo że specyfikacja, która ma zostać pobrana, nie jest tam składowana. W takim przypadku możliwe jest np. utworzenie dyspozycji magazynowej w celu przeniesienia żądanej specyfikacji do miejsca kompletacji.

Łączenie lub dzielenie specyfikacji

Informacje i instrukcje dotyczące łączenia lub dzielenia specyfikacji artykułów posiadających specyfikację można znaleźć w dokumentacji Nałóż/Podziel specyfikację i Instrukcje: Nałóż/Podziel specyfikację.

Aby opisać interakcję między specyfikacjami, przechowywanymi w jednostkach ładunkowych, a łączeniem i dzieleniem, poniżej przedstawiono w skrócie zalecany proces.

Specyfikacje przechowywane w magazynowanych jednostkach ładunkowych nie mogą być łączone lub dzielone bezpośrednio w miejscu składowania lub punkcie odkładczym. Aby połączyć lub podzielić znajdujące się w nich zapasy, należy wykonać następujące czynności:

1. Zapasy jednej lub więcej jednostek ładunkowych powinny zostać przeniesione do strefy nieustrukturyzowanej za pomocą dyspozycji magazynowej. (Źródłowa) Jednostka ładunkowa staje się pusta i otrzymuje status Utworzone.
2. Za pomocą aplikacji Nałóż/Podziel specyfikację, przeniesione zapasy mogą być teraz połączone lub podzielone na nowe lub istniejące specyfikacje. W razie potrzeby, docelowa jednostka ładunkowa (status Utworzone) może zostać wypełniona nową zawartością, a zawartość źródłowej jednostki ładunkowej może zostać zaktualizowana.
3. Za pomocą dyspozycji magazynowej, docelowa jednostka ładunkowa może zostać przeniesiona do docelowego miejsca składowania i uzyskać status Przyjęte na magazyn.