W przeciwieństwie do księgowości finansowej, która dostarcza wymaganych prawnie informacji o firmie adresatom wewnętrznym, ale przede wszystkim adresatom zewnętrznym (np. władzom państwowym, bankom), controlling jest skierowany do adresatów wewnętrznych (np. kierownictwa, audytorów) i wspiera ich w zarządzaniu firmą. Zorientowany na przyszłość controlling umożliwia tworzenie różnych scenariuszy rozwoju, a tym samym zapewnia bazę danych dla możliwych decyzji strategicznych.
Controlling może być również wykorzystywany do analizowania kosztów, usług i przychodów z przeszłości oraz do pokazywania trendów.
Oprócz klasycznego rozliczania centrów kosztów i jednostek kosztowych, controlling obejmuje również analizę kosztów projektów, jednostek operacyjnych i innych dowolnie definiowanych wymiarów (takich jak klient, przedstawiciel, artykuł, region). Uwzględniane mogą być wszystkie popularne strategie rachunku kosztów, takie jak rachunek kosztów pełnych i częściowych, rachunek marży lub rachunek kosztów krańcowych. Funkcje controllingu są uzupełnione licznymi funkcjami planowania i budżetowania.
W niniejszym dokumencie przedstawiono najważniejsze funkcje controllingu. Wykorzystywane aplikacje oraz ich obszary, działania i procedury zostały opisane w osobnych dokumentacjach.
Definicje terminów
Rodzaj kosztu — rodzaje kosztów są centralnym elementem controllingu. W controllingu żadne dane transakcyjne bez rodzaju kosztów nie są możliwe.
Rodzaje kosztów dzielą poniesione koszty i przychody według pochodzenia i rodzaju (Jakie koszty? Jakie korzyści?). W zależności od perspektywy, rodzaje kosztów można rozróżnić dla różnych kosztów i przychodów: np. materiały, koszty personelu, konserwacja, koszty magazynowania, reklama, przychody z 19% opodatkowaniem, przychody zwolnione z podatku i wiele innych.
Ilości, wskaźniki i ceny są również obrazowane w controllingu przy użyciu specjalnych rodzajów kosztów.
Typ wymiaru — typy wymiarów określają, które podsystemy księgowania kosztów są używane przez każdą firmę. Centrum kosztów i rozliczanie jednostek kosztowych są domyślnie aktywowane, a dowolnie definiowani klienci, artykuły, regiony itp. mogą być przeglądane. Każda firma może korzystać z maksymalnie 20 podsystemów.
Typ wymiaru definiuje zakres funkcjonalny powiązanych wymiarów opcjonalnych. W typie wymiaru zdefiniowane są ważne właściwości wymiarów opcjonalnych, takie jak zastosowanie 2. przyporządkowania, tworzenie transakcji terminowych, definiowanie kosztów bezpośrednich/pośrednich, generowanie sald dziennych, zastosowanie analizy i uprawnienia księgowania.
Opcjonalny wymiar — termin opcjonalny wymiar jest używany jako termin ogólny dla wielu terminów związanych z controllingiem, takich jak centra kosztów, jednostki kosztowe, projekty, artykuły, klienci oraz do 16 innych terminów, które można zdefiniować i utworzyć samodzielnie. Dzięki opcjonalnym wymiarom można podzielić bazę danych na pożądane podobszary zgodnie z wymaganiami oceny.
Opcjonalne wymiary są głównymi elementami controllingu. W controllingu żadne dane transakcyjne nie są możliwe bez co najmniej jednego opcjonalnego wymiaru.
Rodzaj danych — rodzaje danych służą do porządkowania bazy danych na dane rzeczywiste i dane planowania. Dane rzeczywiste i dane planowania mogą być zatem zarządzane w dowolnej liczbie wariantów planu dla rodzajów kosztów i opcjonalnych wymiarów.
Rodzaje wykorzystywanych danych są określane przez użytkownika. Dla każdego rodzaju danych należy określić, czy jest on używany do zarządzania danymi rzeczywistymi czy danymi planowania. Z reguły tylko jeden typ danych jest używany dla danych rzeczywistych.
Standard księgowania — standardy księgowania są wykorzystywane do oceny i prezentacji danych księgowych zgodnie z różnymi przepisami dotyczącymi księgowości finansowej. Na przykład w HGB (niemiecki kodeks handlowy) zasady amortyzacji są inne niż w MSR (Międzynarodowe Standardy Rachunkowości). Prowadzi to do różnych wycen w bilansie, a także do innego rachunku zysków i strat.
Koszty wtórne — koszty wtórne to księgowania, które są generowane na podstawie księgowań pierwotnych. Koszty wtórne są wartościami wewnętrznymi, które mogą być wielokrotnie tworzone lub usuwane.
Koszty wtórne powstają np. podczas tworzenia usług wewnątrzfirmowych, przyporządkowań, ogólnych obliczeń lub obliczeń przy użyciu zdefiniowanych raportów. Konkretnym przykładem przyporządkowania może być np. podział miesięcznych kosztów połączeń telefonicznych na odpowiednie centra kosztowe zgodnie z określonym kluczem podziału.
Procesy/funkcje
Ta sekcja zawiera przegląd najważniejszych funkcji i procesów w controllingu. Szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć w dodatkowych wymienionych dokumentach.
Parametr
Controlling wykorzystuje następujące parametry:
- Specyfikacja controllingu w aplikacji Konfiguracja:
- Najważniejsze informacje to: domyślny rodzaj danych, standard księgowania, aktywne zespoły kont, kolejność podziału kosztów
- Specyfikacje są określone w typach wymiarów (Więcej informacji można znaleźć w dokumencie Typy wymiarów)
Dane podstawowe
W controllingu wykorzystywana jest możliwa do zarządzania ilość danych podstawowych:
- Rodzaje kosztów
- Opcjonalne wymiary
- Typy danych
- Standardy księgowania
- Rodzaj transakcji
- Uprawnienia w obszarze Rachunkowość
- Waluty równoległe
- Rodzaje transakcji controlling
- Okresy obrachunkowe w Comarch Financials Enteprise
Rodzaje kosztów i opcjonalne wymiary można również importować za pomocą standardowej aplikacji Import danych (Więcej informacji można znaleźć w dokumencie Import danych). Rodzaje kosztów można również tworzyć z kont księgowych w księgowości finansowej.
Księgowanie w obszarze Controlling
Funkcja księgowania jest centralną aplikacją w obszarze Controlling.
Transfer księgowań z księgowości finansowej i środków trwałych jest integralną częścią controllingu. Księgowanie z księgowości finansowej jest automatycznie przenoszone do controllingu, jeśli rodzaj kosztu jest przechowywany na zaksięgowanym koncie księgowym.
Księgowania z dowolnego systemu źródłowego mogą być przesyłane do controllingu za pośrednictwem zewnętrznego interfejsu. Księgowania mogą być również wprowadzane ręcznie w controllingu.
Wszystkie księgowania, niezależnie od tego, czy zostały wprowadzone ręcznie, czy pobrane z poprzednich systemów, podlegają temu samemu procesowi sprawdzania i księgowania.
Głównym celem funkcjonalnym było zapewnienie elastyczności wprowadzania księgowań. Rejestrowanie księgowań można dostosować do bardzo indywidualnych wymagań za pomocą ustawień Rodzajów dokumentów księgowych.
Dodatkowe księgowania mogą być generowane automatycznie na podstawie księgowań pierwotnych:
- Stały/zmienny podział
- Księgowania kalkulacyjne (dowolna liczba)
- Księgowanie ilościowe (dowolna liczba)
Aplikacja Lista: Przebiegi księgowań – Controlling zawiera przegląd wszystkich przeprowadzonych przebiegów księgowań, ich pochodzenie i status. Przebiegi księgowania mogą pochodzić z wielu różnych źródeł, takich jak produkcja, sprzedaż lub środki trwałe. Przebiegi księgowań mogą być księgowane, anulowane lub powtarzane przy użyciu różnych akcji. Można również przejść do przetwarzania końcowego zawartych danych, takich jak Lista: Wprowadzone zapisy księgowe Controlling.
Szczegółowe informacje na temat księgowania w obszarze Controlling można znaleźć w następujących dokumentach:
- Rodzaje transakcji controlling
- Księgowanie controlling
- Lista: Przebiegi księgowań – controlling
- Wprowadzone zapisy księgowe Controlling
- Wygenerowane dokumenty controlling
Raportowanie
Do raportowania w obszarze Controlling dostępne są różne standardowe ewaluacje. Ponadto istnieją dowolnie zdefiniowane raporty, które można definiować i wykorzystywać do indywidualnych analiz.
Baza danych
Baza danych w obszarze Controlling ma przejrzystą strukturę. Składa się z:
- Księgowań controllingu (z dwoma zależnymi plikami dla kwot w różnych walutach i zaksięgowanych standardów księgowania)
- Sald (skumulowane dane według typu wymiaru i okresu księgowego)
- Opcjonalnie: dzienne salda (według typu wymiaru, okresu księgowego i daty wykonania)
Standardowe ewaluacje
Comarch Financials Enterprise zapewnia dwie standardowe aplikacje typu Lista i cztery standardowe raporty do analizy bazy danych. Szczegółowe informacje na temat dwóch aplikacji typu Lista i czterech raportów można znaleźć w poniższej dokumentacji:
- Lista: Controlling
- Lista: Controlling transakcje jednorazowe
- Raport: Salda
- Raport: Salda dzienne
- Raport: Operacje pojedyncze
- Raport: Analizy niezgodności
Zdefiniowane raporty
W Comarch Financials Enterprise istnieją standardowe raporty, w których podstawowa struktura jest w dużej mierze zdefiniowana.
Odbiegając od tych ewaluacji, użytkownik może tworzyć indywidualnie zdefiniowane raporty. Te indywidualnie zdefiniowane raporty zawsze składają się z Schemat kolumn i Schemat wierszy. W aplikacji Raport: Raporty można następnie połączyć schemat kolumn i wierszy, a także okresy, które mają zostać ocenione do wydruku.
Salda lub salda dzienne są dostępne w controllingu jako baza danych dla zdefiniowanych raportów. Oprócz całej gamy standardowych okresów ewaluacji, dowolnie zdefiniowane interwały mogą być również wykorzystywane jako okresy oceny. Salda dzienne muszą być używane do codziennych ewaluacji.
Wyniki zdefiniowanych raportów są zapisywane i mogą być analizowane za pomocą aplikacji Zapytanie o definicje raportów.
Różne zdefiniowane raporty mogą być łączone w Przebieg raportu. Umożliwia to łączną kontrolę regularnie zaplanowanych raportów (np. dziennych lub tygodniowych).
W Grupie przebiegu raportu zdefiniowane raporty mogą być również łączone między organizacjami.
Szczegółowe informacje na temat zdefiniowanych raportów można znaleźć w następujących dokumentach:
Planowanie w obszarze Controlling
Proces planowania w obszarze controllingu opiera się na saldach controllingu. Z reguły istniejące salda są wykorzystywane do modyfikacji planowanych wartości w przyszłości lub do ich całkowitego przedefiniowania zgodnie z bieżącymi celami.
Alternatywne warianty planu mogą być przechowywane i porównywane w systemie w tym samym czasie przy użyciu różnych rodzajów danych planowania.
Metody planowania są wymagane do generowania lub rejestrowania danych planowania. Metoda planowania definiuje sposób, w jaki wartości planu są dystrybuowane w czasie, np. okresach delegowania. Oprócz pięciu standardowych metod planowania, metody planowania mogą być dowolnie definiowane. Przykładowo, w planowaniu można uwzględnić sezonowe punkty centralne (czas urlopu, Boże Narodzenie itp.).
Za pomocą aplikacji Tworzenie budżetu podstawa planowania dla docelowego rodzaju danych i okresu docelowego jest tworzona na podstawie danych rzeczywistych lub poprzednich danych planu. Podstawą planowania są salda controllingu, dlatego planowanie może być jedno- lub dwuwymiarowe dla każdego typu wymiaru. Dane podstawowe mogą być modyfikowane procentowo dla każdej klasy kosztów i/lub zgodnie z zapisaną metodą planowania.
Aplikacja Planowanie online służy do wprowadzania lub edytowania danych planowania dla rodzajów kosztów i elementów wymiaru. W przeciwieństwie do księgowania, dane porównawcze są wyświetlane w oknie dialogowym planowania, które wspiera użytkownika w procesie planowania. Ze względu na to, że taki proces planowania może zająć dużo czasu, dane są najpierw zapisywane w pliku roboczym. Po zakończeniu planowania rekordy danych są księgowane.
Szczegółowe informacje na temat planowania w obszarze Controlling można znaleźć w następujących dokumentach:
- Metody planowania
- Tworzenie budżetu
- Planowanie online
Koszty wtórne
Definicje
Koszty wtórne to księgowania, które są generowane na podstawie księgowań pierwotnych w obszarze Controlling. Koszty wtórne są wartościami wewnętrznymi, które mogą być wielokrotnie tworzone lub usuwane. Dane źródłowe i docelowe muszą być dostępne w pliku salda controllingowego.
Comarch Financials Enterprise rozróżnia cztery rodzaje kosztów dodatkowych:
- Wewnętrzna alokacja kosztów
- Alokacja kosztów
- Kalkulacja
- Obliczanie wartości raportu
Wewnętrzna alokacja kosztów jest stosowana, gdy jedna część firmy (np. warsztat) świadczy usługi dla innych części firmy (np. w zakresie rozwoju, produkcji). Z reguły w warsztacie rejestrowane są tylko przepracowane godziny (wartość referencyjna). Godziny te są następnie wyceniane za pomocą ceny. Rozwój i produkcja są obciążane kosztami określonymi w ten sposób. Ceny i wartości referencyjne mogą być ustalane na różne sposoby.
Alokacje kosztów są stosowane, gdy koszty ponoszone centralnie (np. koszty energii elektrycznej lub połączeń telefonicznych) powinny być rozdzielone na różne części firmy lub produkty. Wartości referencyjne dla pożądanego podziału można również określić na różne sposoby.
Kalkulacje mogą być używane do zapisywania wyników prostych formuł w controllingu. Formuła może wykorzystywać maksymalnie dwa operatory; można je określić na różne sposoby, podobnie jak wartości referencyjne.
Rodzaj kosztów wtórnych Obliczanie wartości raportu może być używany do zapisywania wyników bardziej złożonych obliczeń za pośrednictwem bazy danych controlingu w samym controlingu. Dane wtórne w controllingu mogą być generowane z dowolnej komórki zdefiniowanego raportu w Comarch Financials Enterprise. Jeśli, na przykład, wkład artykuł w zysk jest określony w komórce zdefiniowanego raportu, ten wkład w zysk może zostać zapisany w controllingu.
Aplikacje i funkcje
Aplikacja Grupy kosztów wtórnych określa, który typ kosztów wtórnych został zaangażowany. Ponadto definiowane są centralne właściwości księgowania (np. księgowania Ma lub Wn). Wpływa to na formę i treść powiązanych metod kosztów wtórnych.
Aplikacja Metody kosztów wtórnych określają dokładnie, w jaki sposób koszty wtórne powinny być generowane zgodnie z powiązaną grupą kosztów wtórnych. Sekwencja przetwarzania określa kolejność etapów pracy i zapewnia logiczną poprawność przetwarzania. Definicja metod kosztów wtórnych zależy od rodzaju kosztu wtórnego wybranej grupy kosztów wtórnych.
Aplikacja Zależne rodzaje kosztów jest używana do zastępowania niektórych rodzajów kosztów w księgowaniu kosztów wtórnych innymi kosztami. Ponadto zależne rodzaje kosztów można również definiować na podstawie dowolnego opcjonalnego wymiaru.
Aplikacja Przebieg kosztów wtórnych służy do generowania księgowań dla kosztów drugorzędnych w controllingu. Każdy cykl kosztów dodatkowych może zawierać dowolną liczbę rekordów pozycji, które są przetwarzane w określonej kolejności. Grupa kosztów wtórnych jest przechowywana w każdym rekordzie pozycji, a szczegóły przetwarzania są również określone.
Koszty wtórne są określane dla każdego przebiegu kosztów wtórnych. W zależności od okresu księgowania, waluty i wybranej grupy bilansującej, definicje kosztów wtórnych są przetwarzane indywidualnie i generowane są powiązane dane wtórne.
W sekcji Lista: Przetworzenie kosztów wtórnych można wyświetlić informacje o przetwarzaniu, które pojawiły się podczas generowania kosztów wtórnych. Przykładowo, udokumentowane jest, który przebieg kosztów wtórnych został przetworzony dla którego okresu księgowego, waluty i przebiegu księgowania oraz jakie błędy mogły wystąpić.
Szczegółowe informacje na temat kosztów wtórnych w controllingu można znaleźć w następujących dokumentach:
- Grupy kosztów wtórnych
- Metody kosztów wtórnych
- Zależne rodzaje kosztów
- Przebiegi kosztów wtórnych
- Lista: Przetworzenie kosztów wtórnych
Transfer danych z Comarch ERP Enterprise
Dla czterech obszarów (Sprzedaż, Zakup, Logistyka magazynowa i Produkcja) systemu Comarch ERP Enterprise, dane są automatycznie przesyłane do controllingu, jeśli odpowiednie transfery są sparametryzowane lub aktywowane. Szczegółowe informacje na temat transferu danych z Comarch ERP Enterprise można znaleźć w następujących dokumentach:
- Z obszaru Sprzedaż do obszaru Controlling
Dokument źródłowy: faktury sprzedaży - Z obszaru Zakup do obszaru Controlling
Dokument źródłowy: faktury zakupu - Z obszaru Logistyka magazynowa do obszaru Controlling
Dokument źródłowy: transakcje magazynowe - Z obszaru Produkcja do obszaru Controlling
Dokument źródłowy: zlecenie produkcyjne (dane docelowe i rzeczywiste)
