W artykule opisano ustawienia dla modułu Zarządzanie dokumentami dostępne w aplikacji Konfiguracja. Funkcja umożliwia m.in. zdefiniowanie domyślnego rodzaju dokumentu dla notatek.
Informacje ogólne dotyczące funkcji biznesowych w aplikacji Konfiguracja oraz zestawienie innych funkcji znajdują się w dokumencie Konfiguracja: Funkcje biznesowe.
Funkcja Zarządzanie dokumentami
- Nazwa techniczna: com.cisag.app.DocumentManagement
- Wymagana licencja: com.cisag.general.DocumentManagement
- Możliwość dezaktywacji: tak
Zakładka Ustawienia
Pola dostępne dla podstawowej konfiguracji modułu Zarządzanie dokumentami:
- Rodzaj dokumentu dla dokumentów — w tym polu można zdefiniować rodzaj dokumentu dla dokumentów z kategorii Dokument. Rodzaj dokumentu jest wymagany, by móc przechowywać dokumenty w module Zarządzanie dokumentami.
- Rodzaj powiązania dokumentu dla dokumentów— w tym polu można zdefiniować rodzaj powiązania dokumentu dla dokumentów z kategorii Dokument. Rodzaj powiązania dokumentu jest stosowany do wiązania notatek z jednostkami biznesowymi, dla których zostały wygenerowane.
- Rodzaj dokumentu dla notatek — w tym polu można zdefiniować rodzaj dokumentu dla dokumentów z kategorii Notatka. Rodzaj dokumentu dla notatek jest wymagany, by móc przechowywać notatki w module Zarządzanie dokumentami.
- Rodzaj powiązania dokumentu dla notatek — w tym polu można zdefiniować rodzaj powiązania dokumentu dla dokumentów z kategorii Notatka. Rodzaj powiązania dokumentu jest stosowany do wiązania notatek z jednostkami biznesowymi, dla których zostały wygenerowane.
- Schemat numeracji dla rodzajów dokumentów — by aktywować automatyczne przypisywanie numeru dla rodzajów dokumentów, w tym polu należy przyporządkować schemat numeracji dostępny w systemie do rodzaju dokumentu. Schemat numeracji wprowadzony w tym polu jest później używany przez system to automatycznego określania i przypisywania numeru dokumentu do wszystkich nowych rodzajów dokumentów. Numer rodzaju dokumentu jest stosowany do jednoznacznej identyfikacji rodzaju dokumentu.
- Archiwum – w tym polu należy wybrać powiązane archiwum. To pole jest widoczne tylko dla użytkownika będącego klientem.
Wpływ zarządzania dokumentami na notatki
Jeśli funkcja Zarządzanie dokumentami jest aktywowana w aplikacji Konfiguracja, dla notatek można zdefiniować rodzaj dokumentu i rodzaj powiązania dokumentu.
Rodzaj dokumentu może być użyty do wybrania folderu innego niż Notatki jako miejsca przechowywania plików dokumentów w K-Store. Ponadto można użyć szablonu, z którego pobierane są na przykład wartości domyślne dla pól zdefiniowanych przez użytkownika.
Rodzaj powiązania dokumentu zdefiniowany w aplikacji Konfiguracja jest używany dla notatek, które tworzone są za pomocą menu kontekstowego. Notatki te są powiązane z jednostka biznesową wyświetlaną w odpowiednim polu, z którego wywołano menu kontekstowe.
Wpływ funkcji Zarządzanie dokumentami na moduł Zarządzanie relacjami
Aktywacja lub dezaktywacja funkcji Zarządzanie dokumentami ma szczególny wpływ na następujące aplikacje modułu Zarządzanie relacjami:
| Aplikacja | Wpływ |
Wszystkie aplikacje typu Lista, służące do zarządzania relacjami, w których partner znajduje się w centrum uwagi, np:
|
Jeśli zarządzanie dokumentami jest wyłączone, nie można tworzyć dokumentów dla partnerów. Odpowiednie akcje są wtedy wyłączone. |
|
Funkcja notatek dla perspektywy sprzedaży lub kampanii może być zawsze używana, nawet jeśli zarządzanie dokumentami nie jest aktywowane. W takim przypadku można wprowadzać proste notatki tekstowe bez potrzeby ich opisywania |
Korzystanie z notatek w module Zarządzanie relacjami, podczas gdy funkcja Zarządzanie dokumentami jest wyłączona
Jeśli funkcja Zarządzanie dokumentami jest wyłączona w aplikacji Konfiguracja, do notatek w ramach modułu Zarządzanie relacjami mają zastosowanie następujące zasady:
Folder Notatki jest dostępny w obszarze roboczym K-Store. System automatycznie tworzy rodzaj dokumentu NOTATKA po jej wpisaniu. Wszystkie notatki są przechowywane w folderze Notatka jako plik dokumentu w postaci NOTE-.html. Kolejny numer dokumentu jest generowany przez wewnętrzny schemat numeracji INTNOTES. Jest on generowany zgodnie z następującymi ustawieniami:
- 8 cyfr
- typ numeryczny
