Wprowadzenie: Przekazywanie danych GDPdU

Wprowadzenie

Od 1 stycznia 2002 r. zasady dostępu do danych i kontroli dokumentów cyfrowych (GDPdU) mają zastosowanie w Republice Federalnej Niemiec do kontroli podatkowych przeprowadzanych przez urzędy skarbowe.

Nowe przepisy regulują dostęp do danych aplikacji dla organów podatkowych oraz obowiązek archiwizacji dokumentów cyfrowych.

Wymogi GDPdU obejmują, ale nie ograniczają się do, możliwości udostępnienia audytorowi istotnych podatkowo danych spółki na nośniku danych. Audytor może załadować i przeanalizować przekazane dane w Niemczech za pomocą oprogramowania do audytu IDEA (wersja 2006) firmy Audicon lub za pomocą odpowiedniego oprogramowania dla Austrii.

Dane są istotne podatkowo zawsze, gdy mogą mieć znaczenie dla opodatkowania podatnika. Z pewnością obejmują one transakcje, salda i dane podstawowe księgowości finansowej i rachunkowości aktywów. Użytkownik decyduje, co należy sklasyfikować jako istotne podatkowo. Oczywiście audytor może również zażądać odczytu danych z określonych obszarów. Obecnie wyprowadzane są tylko podstawowe istotne dane.

Na potrzeby transferu danych eksportowane są następujące dane:

• Partner główny
• Adresy dostawców i klientów
• Główny rachunek G/L
• Zadania bankowe oznaczone jako Preferowane
• Adresy jednorazowe
• Banki jednorazowe powiązane z IO
• Warunki płatności
• Kod podatkowy z kodami krajów DE i AT
• Okresowe salda kont G/L i partnerów przygotowywane z miejscami dziesiętnymi
• Otwarte pozycje
• Pozycje księgowania konta

Jeśli funkcja Środki trwałe w aplikacji Konfiguracja jest aktywna, można wyeksportować następujące dane do transferu danych:

• Księgowania główne
• Metody amortyzacji
• Kwoty z transakcji dotyczących aktywów

Przy tworzeniu nośnika danych brane są pod uwagę tylko dane z zamkniętych lat podatkowych i okresów rozliczeniowych.

Ustawienia

W przypadku eksportu danych w ramach transferu danych GDPdU należy zastosować następujące ustawienia:

Konfiguracja

Jeśli aktywna jest funkcja Środki trwałe, należy określić folder (katalog) do wyprowadzania GDPdU w aplikacji Konfiguracja w głównej funkcji. Oprócz katalogu (kstore) można tu określić panele robocze (ścieżki sieciowe). Więcej informacji na temat paneli roboczych można znaleźć w dokumentacji Panel System, typ Obszar roboczy. Wpis w polu Folder do wydania GDPdU służy jako domyślny folder eksportu w aplikacji w tle GDPdU środków trwałych.

W ramach głównej funkcji Księgowość finansowa, folder (katalog) do wyprowadzania GDPdU dla danych księgowości finansowej musi być określony w funkcji Wiadomości. Jak wspomniano wcześniej, oprócz katalogu (kstore) można tu określić panele robocze (ścieżki sieciowe). Wpis w polu Folder do wydania GDPdU służy jako domyślny folder eksportu w aplikacji wsadowej GDPdU księgowość finansowa.

Filtry

Eksport danych do transferu danych odbywa się za pomocą filtrów przypisanych do eksportowanych danych (obiektów eksportu) w aplikacji „Konfiguracja eksportu danych do kontroli przedsiębiorstwa. Aby to zrobić, należy je najpierw pobrać, a następnie zaimportować.

Aby pobrać filtry, należy wykonać następujące czynności:

1. Należy wywołać aplikację Zapytanie o paczki instalacyjne za pośrednictwem systemu wsparcia NINUS.
2. Następnie należy wprowadzić wartość *Importfile* w polu Oznaczenie w nagłówku aplikacji.
3. Wybranie przycisku [Aktualizuj].

• Wyświetlone zostaną wszystkie dostawy spełniające kryteria wyszukiwania.

4. Następnie należy użyć przycisku [Pobierz wybrane aktualizacje oprogramowania], aby pobrać pliki importu odpowiednie dla bieżącej wersji oprogramowania (np. Comarch Financials Enterprise Version 12.6, Release 6.4 …).
5. Filtry są importowane za pomocą aplikacji Import danych. Procedura importu została opisana w artykule Import danych.

Dla każdego obiektu eksportu należy zaimportować oddzielny filtr, który odnosi się do jednostki biznesowej odpowiadającej obiektowi eksportu. W filtrze określa się, które dane powinny zostać wyeksportowane z obiektu danych.

Poniższa tabela przedstawia obiekty eksportu i ich odpowiednie jednostki biznesowe.

W pewnych okolicznościach może być konieczne dostosowanie filtra. Na przykład opcjonalny wymiar, który został określony w odpowiednim księgowaniu, może być opcjonalnie wyprowadzany dla transakcji księgowania. W tym celu należy aktywować odpowiednie pole (pola) w filtrze Kwota konta księgowania (zwykle filtr T1_PostingAccountAmount).

W przypadku danych wyjściowych księgowań wszystkie transakcje o tym samym numerze dokumentu (PostingAccount.PostingItem.PostingHeader.voucherNumber) i numerze rekordu (PostingAccount.PostingItem.PostingHeader.number) należą do dokumentu. W związku z tym oba pola w filtrze Kwota konta księgowego muszą być aktywne. Informacje te powinny zostać przekazane organom podatkowym w celu np. analizy danych.

Aby wyregulować filtr, należy wykonać następujące czynności:

1. Należy otworzyć aplikację Konfiguracja eksportu danych do kontroli przedsiębiorstwa.
2. Za pomocą myszy przejść do pola Filtr w nagłówku i kliknąć prawym przyciskiem myszy, aby otworzyć aplikację Eksport danych dla obiektu eksportu Kwota konta księgowego.
3. W tej aplikacji można teraz aktywować wymagane pola, zaznaczając je.

Konfiguracja eksportu danych na potrzeby audytu podatkowego

W tej aplikacji obiekty eksportu i filtry, które mają być używane, są tworzone automatycznie przez konfigurację. Jeśli tak się nie stanie, dane należy utworzyć ręcznie. Szczegółowy opis aplikacji znajduje się w dokumencie Konfiguracja eksportu danych do kontroli przedsiębiorstwa.

Dostarczanie danych

Jeśli wszystkie ustawienia zostały wprowadzone, można wykonać eksport danych. Zasadniczo dane są wyprowadzane z Księgowości finansowej i Środków trwałych za pośrednictwem oddzielnych aplikacji w tle.

Środki trwałe GDPdU 

Aplikacja w tle GDPdU księgowość finansowa jest dostępna tylko wtedy, gdy funkcja Środki trwałe jest aktywna w aplikacji Konfiguracja.

Za pomocą aplikacji działającej w tle można wyprowadzać dane z środków trwałych. Można zdefiniować dane, które mają być brane pod uwagę, wybierając je w polu Obiekt eksportu.

Aplikacja w tle GDPdU środków trwałych

1. Pierwszym krokiem jest otworzenie aplikacji GDPdU środków trwałych.
2. Należy określić wartości w poniższych polach dla ustawień parametrów wyświetlanych w celach informacyjnych:
   • Katalog eksportu — to pole jest inicjowane przez aplikację Konfiguracja. Wybierany katalog (kstore), do którego dane mają zostać wyeksportowane w celu transferu danych GDPdU za pomocą asystenta wartości. Oprócz kstore można tu również określić panele robocze (ścieżki sieciowe). Więcej informacji na temat paneli roboczych można znaleźć w dokumentacji Panel System, typ Obszar roboczy.
     Uwaga

     W tym polu nie należy wprowadzać katalogu wyjściowego, który jest używany do eksportowania danych księgowości finansowej.
   • Obiekt eksportu — w tym polu można określić, które dane z środków trwałych powinny być brane pod uwagę dla GDPdU
   • Organizacja — w tym polu należy wprowadzić organizację, której dane mają być przetwarzane
   • Do okresu — w tym polu należy wprowadzić okres, do którego mają być dostarczane dane. Można wprowadzić tylko okresy, które zostały już zamknięte.

3. W razie potrzeby można zmienić ustawienia.
4. Aby rozpocząć eksport danych należy wybrać przycisk [W tle] w oknie dialogowym.

Księgowość finansowa GDPdU

Aplikacja działająca w tle GDPdU księgowość finansowa służy do wyprowadzania danych z księgowości finansowej w celu transferu danych. Można zdefiniować dane, które mają być brane pod uwagę, uzupełniając pole Obiekt eksportu.

Aplikacja w tle GDPdU księgowość finansowa

3. Pierwszym krokiem jest otworzenie aplikacji GDPdU księgowość finansowa.
4. Należy określić wartości w poniższych polach dla ustawień parametrów wyświetlanych w celach informacyjnych:
   • Katalog eksportu — to pole jest inicjowane przez aplikację Konfiguracja. Wybierany katalog (kstore), do którego dane mają zostać wyeksportowane w celu transferu danych GDPdU za pomocą asystenta wartości. Oprócz kstore można tu również określić panele robocze (ścieżki sieciowe). Więcej informacji na temat paneli roboczych można znaleźć w dokumentacji Panel System, typ Obszar roboczy.
     
     Uwaga

     Jeśli funkcja Środki trwałe jest aktywna, nie należy wprowadzać katalogu wyjściowego w tym polu, które służy do eksportowania danych środków trwałych.
   • Obiekt eksportu — w tym polu można określić, które dane z księgowości finansowej powinny być brane pod uwagę w przypadku GDPdU
   • Organizacja — w tym polu należy wprowadzić organizację, której dane mają być przetwarzane
   • Okres obrachunkowy — w tym polu należy wprowadzić rok podatkowy, dla którego mają zostać podać dane. Można tu wprowadzić już zamknięty lub otwarty rok podatkowy. Jeśli wprowadzony zostanie otwarty rok podatkowy, co najmniej jeden okres księgowania musi być zamknięty
   • Od okresu księgowego — w tym polu należy wprowadzić okres, z którego mają być dostarczane dane. Dozwolone są tylko zamknięte okresy księgowania.
     Jeśli „rzeczywiste” księgowania otwarcia są aktywne zgodnie z konfiguracją, a GDPdU powinno być wyprowadzane dla całego roku, należy wprowadzić tutaj okres 00.xx (xx = rok).
   • Do okresu — w tym polu należy wprowadzić okres, do którego mają być dostarczane dane. Rozgraniczenia można również dokonać dla okresów uzupełniających, jeśli na przykład księgowanie odbywa się do okresu 14.2018, ale GDPdU powinno być wyprowadzane tylko do okresu 13.2018. W tym przypadku dozwolone są tylko zamknięte okresy księgowania.
   • Standard księgowania — w tym polu należy wprowadzić standard księgowości, który powinien być brany pod uwagę przy dostarczaniu danych. To pole jest wstępnie wypełnione domyślnym standardem rachunkowości z aplikacji Konfiguracja.
5. W razie potrzeby można zmienić ustawienia.
6. Aby rozpocząć eksport danych należy wybrać przycisk [W tle] w oknie dialogowym.

Wyjście pliku

W trakcie działania procesów w tle tworzony jest katalog dla danych wyjściowych w określonym folderze eksportu. Nazwa tego katalogu jest przypisywana automatycznie na podstawie organizacji przetwarzania i daty wykonania (organization_yyyymmdd).

Dane są wyprowadzane dla obiektów eksportu określonych w aplikacji wsadowej do tego katalogu. Dla każdego obiektu tworzony jest plik w formacie CSV. Za pomocą przypisanego filtra aplikacji Konfiguracja eksportu danych do kontroli przedsiębiorstwa dane są wyprowadzane do odpowiednich danych CSV, oddzielonych przecinkiem.

Jednocześnie wraz z danymi wyjściowymi generowany jest plik opisu „Index.xml”. Plik opisu służy wyłącznie do wyliczenia przesłanych plików i ich pól. Nie wyjaśnia to zawartości pól dla audytora. Z tego prostego powodu może to zdecydowanie prowadzić do sytuacji, w których trzeba szczegółowo wyjaśnić audytorowi zawartość pliku lub logikę rejestrowania danych.

Plik „gdpdu-01-09-2004.dtd”, który jest również niezbędny, nie jest generowany podczas wyjścia. Plik ten należy jedynie umieścić w folderze wyjściowym. Na podstawie tego pliku oprogramowanie Audicon weryfikuje poprawność wygenerowanych plików. Plik ten można pobrać ze strony internetowej firmy Audicon pod nazwą dokumentu „GDPdU- Beschreibungsstandard” i przeglądać za pomocą edytora tekstu.

Plik dziennika jest tworzony automatycznie podczas tworzenia nośnika danych w trakcie wyprowadzania danych GDPdU. Plik zawiera informacje o wykonanych operacjach tworzenia danych i ich zawartości. Przegląd pokazuje wszystkie rekordy, posortowane według katalogu wyjściowego. Użytkownik jest zobowiązany do zachowania należytej staranności w zakresie administrowania zbiorami danych, tj. czy i kiedy katalogi wyjściowe są archiwizowane i ponownie usuwane.

Generowanie nośników danych jako takich (na przykład nagrywanie płyt CD/DVD) nie jest przedmiotem systemu Comarch Financial Enterprise, a tym samym nie jest przedmiotem niniejszego dokumentu.