Metoda not uznaniowych dostawcy

Faktury zakupu finalizują faktyczny proces zakupu. Dostawca został poproszony o złożenie zamówienia zakupu w celu wykonania usługi poprzez dostarczenie zamówionych lub towarów niematerialnych. Zazwyczaj artykuły są następnie dostarczane, a przyjęcie towarów z zakupu jest wprowadzane do magazynu. Jeśli artykułu zostaną odebrane we własnej firmie, wówczas zostaną one zaksięgowane w zapasach.

Jeśli dostawca bierze udział w procedurze noty uznaniowej, wówczas nie wysyła faktury. Zamiast tego, firma otrzymująca artykuły jest odpowiedzialna za księgowość. W takim przypadku, faktura zakupu jest obliczana na podstawie danych z przyjęcia towaru i zamówienia zakupu, a następnie generowana w systemie ERP odbiorcy faktury. Następnie faktura zakupu jest wysyłana do dostawcy (strony fakturującej).

Jeśli oprócz faktury zakupu wymagana jest faktura kosztów dodatkowych, wówczas należy ją utworzyć ręcznie.

Niniejsza dokumentacja opisuje proces generowania faktur zakupu w ramach metody noty uznaniowej.

Definicje terminów

• Zamówienie zakupu — jest to wniosek skierowany do dostawcy o wykonanie usług lub dostarczenie towarów w określonym czasie. Zamówienie zakupu może zawierać informacje o artykule, cenie, ilości, dacie dostawy, warunkach płatności i dostawy oraz adresie dostawy. Zamówienia zakupu mogą być powiązane z ofertami zakupu w systemie, a zatem mogą być częścią łańcucha dokumentów powiązanych.
• Faktura zakupu — zawiera listę kwot do zapłaty za dostarczone lub jeszcze niedostarczone artykuły. Faktura zakupu jest zewnętrznym dokumentem; może to być również nota uznaniowa.
• Przyjęcie towaru — jest ono rejestrowane w systemie w dokumencie przyjęcia towaru, w którym określa się artykuł, ilość i datę przyjęcia towaru. Przyjęcia towaru zawsze mają odniesienie do zamówienia.
• Faktury kosztów dodatkowych — są to oddzielne faktury, wystawiane przez dostawcę za dodatkowe koszty poniesione podczas dostawy, ale nie wliczone bezpośrednio w cenę zakupu danego artykułu. Mogą to być np. koszty dostawy, ubezpieczenia lub cła. Faktura kosztów dodatkowych odnosi się do dostawy. Nie musi ona jednak pochodzić od tego samego dostawcy.

Proces

Niniejszy rozdział opisuje proces dla metody not kredytowych.

Diagram procesu

Opis procesu

Jeśli zaksięgowane zostanie przyjęcie towaru, wówczas faktura zakupu zostanie automatycznie wygenerowana w oparciu o metodę noty uznaniowej po pomyślnym zaksięgowaniu pełnego przyjęcia towaru. Faktura obejmuje wszystkie pozycje przyjęcia towaru, których przypisane pozycje zamówienia zakupu są zadeklarowane dla metody noty uznaniowej.

Proces ten można również wykonać ręcznie. Może to być konieczne, np. jeśli faktura zakupu wygenerowana w oparciu o metodę noty uznaniowej została omyłkowo usunięta lub anulowana.

Przebieg procesu

1. Określana jest pozycja przyjęcia towarów i przypisane do niej zamówienia zakupu.
2. Przypisane pozycje zamówienia zakupu są weryfikowane:

Jeśli przypisana pozycja zamówienia zakupu podlega metodzie noty uznaniowej, taka pozycja będzie dalej przetwarzana.

Jeśli nie, pozycja zostanie pominięta, a następne przyporządkowanie zamówienia zostanie zweryfikowane pod tym kątem.

3. Sprawdzanie otwartej ilości do zafakturowania:

Jeśli określona pozycja zamówienia zakupu ma otwartą ilość do zafakturowania, będzie ona dalej przetwarzana.

Jeśli nie, zostanie ona pominięta, a następne przyporządkowanie zamówienia zostanie zweryfikowane pod tym kątem (Więcej informacji można znaleźć w rozdziale Określanie ilości do zafakturowania).

4. Weryfikacja otwartych faktur zakupu:

Jeśli faktura zakupu została już otwarta w tym procesie, zostanie wygenerowana pozycja faktury zakupu, która ma zostać utworzona dla istniejącej faktury zakupu (Więcej informacji można znaleźć w rozdziale Kryteria podziału).

Jeśli nie, zostanie otwarta nowa faktura zakupu i zostanie wygenerowana pozycja faktury zakupu, która ma zostać utworzona dla tej nowej faktury zakupu (Więcej informacji można znaleźć w rozdziale Generowanie nowej faktur zakupu).

5. Weryfikacja dalszych przyporządkowanych pozycji zamówienia zakupu i dalszych pozycji przyjęcia towaru:

• Jeśli na liście znajdują się kolejne pozycje zamówienia zakupu, zostaną one zweryfikowane (począwszy od kroku 2 procesu).
• Jeśli na liście znajdują się kolejne pozycje przyjęcia towarów, zostaną one zweryfikowane (począwszy od kroku 1 procesu).

Jeśli nie, obliczona zostanie kwota brutto otwartych faktur zakupu.

6. Jeśli funkcja Automatyczne księgowanie w notach uznaniowych została aktywowana dla używanego rodzaju faktury zakupu, faktura zakupu zostanie zaksięgowana automatycznie.

W przeciwnym razie faktura dostawcy musi zostać zaksięgowana ręcznie.

7. Jeśli zaksięgowanie faktury zakupu powiodło się, zaksięgowana faktura zakupu zostanie wysłana na podstawie określonych ustawień wyjścia (Więcej informacji można znaleźć w rozdziale Dane wyjścia faktury zakupu).

Warunki metody noty uznaniowej

Niniejszy rozdział opisuje, na jakich warunkach pozycje przyjęcia towaru i/lub przypisane pozycje zamówienia zakupu są zasadniczo uznawane za dla metody noty uznaniowej lub są z niej wyłączone.

Włączenie i wykluczenie

Decyzja o tym, czy przyjęcie towaru zostanie zadeklarowane dla metody noty uznaniowej, tj. czy jedna lub kilka faktur zakupu wynika z przyjęcia towaru, opiera się wyłącznie na przypisanych pozycjach zamówienia zakupu.

Pozycję zamówienia zakupu można zadeklarować dla metody noty uznaniowej, jeśli strona fakturująca uczestniczy w procedurze noty uznaniowej w momencie tworzenia zamówienia zakupu.

Jeśli pozycja zamówienia zakupu może być zadeklarowana dla metody noty uznaniowej ze względu na odpowiednie ustawienie w danych podstawowych partnera na stronie fakturującej, wówczas można zdecydować, czy rzeczywiście artykuł ma być dostarczony dla tej metody. Decyzję tę podejmuje się w polu Metoda not uznaniowych w edytorze pozycji zamówienia w zakładce Partner dostawy. Wartość domyślna tego pola pochodzi z danych podstawowych utworzonego artykułu.

Wyjątki

Jeśli chodzi o pozycję zestawu, zostanie ona uwzględniona tylko pod warunkiem, że zestaw został w pełni utworzony w strukturze przyjęcia towaru. Oznacza to, że pozycja przyjęcia towaru musi być utworzona w strukturze tak samo jak pozycja zamówienia zakupu, tj. jedna pozycja podstawowa i wszystkie komponenty jako pozycje szczegółowe. Jeśli np. składnik zestawu zostanie utworzony jako pozycja podstawowa, ta pozycja przyjęcia towaru nie może zostać uwzględniona w metodzie noty uznaniowej.

Dodatkowy wyjątek może wystąpić w szczególnym przypadku:

• Pozycja przyjęcia towaru prowadzi do dostawy nadwyżkowej przypisanej pozycji zamówienia zakupu
• W przypadku dostaw nadwyżkowych, niezbędne są oddzielne faktury
• Odpowiednia (częściowa) faktura dostawcy już istnieje

W takim przypadku, system nie może zdecydować, czy ilość już przypisana do faktury zakupu ma zostać przypisana do nadwyżki dostawy, czy do normalnej ilości. Taka pozycja nie jest uwzględniana w metodzie noty uznaniowej.

Można to osiągnąć jedynie poprzez wcześniejszą ręczną interwencję użytkownika. Przykładowo, jeśli użytkownik ręcznie usunie wcześniej wygenerowaną fakturę. W takim przypadku, proces musi być kontynuowany również ręcznie .

Generowanie faktur zakupu

W tym rozdziale opisano sposób generowania faktury dostawcy i pozycji faktury dostawcy.

Określenie ilości do zafakturowania

Jeśli pozycja jest zadeklarowana dla metody noty uznaniowej, należy określić ilość do zafakturowania. Określenie ilości, która ma zostać uwzględniona z przyporządkowania zamówienia zakupu w pozycji przyjęcia towaru, odbywa się w dwóch krokach:

1. Najpierw sprawdzane jest, z punktu widzenia pozycji przyjęcia towaru, czy została ona już przypisana do jednej lub kilku faktur zakupu. Uwzględniana jest tylko ilość, która nie została jeszcze przyporządkowana.
2. Następnie należy sprawdzić, z perspektywy pozycji zamówienia zakupu, czy ilość otrzymana dla tej pozycji zamówienia została już w pełni przyporządkowana do jednej lub kilku faktur dostawcy. Niemniej jednak, jeśli istnieje otwarta ilość, która nie została jeszcze zafakturowana, należy uwzględnić bieżące przyporządkowanie. Uwaga: Mogą istnieć różne przyjęcia towaru dla tej samej pozycji zamówienia. Podobnie, mogą już istnieć faktury zakupu dla tej pozycji zamówienia zakupu.

Jeśli dla pozycji zamówienia zakupu można określić ilość do zafakturowania, może ona zostać rozliczona w nowej fakturze zakupu w wysokości ilości przypisanej w pozycji przyjęcia towaru, która nie została jeszcze uwzględniona w żadnej fakturze zakupu.

Ilość z dostawy nadwyżkowej

Szczególnym przypadkiem jest sytuacja, w której przyjęcie pozycji towarowej powoduje przekroczenie pozycji zamówienia zakupu. W zależności od ustawień w danych dostawcy i/lub w aplikacji Konfiguracja, ilość do zafakturowania jest rozdzielana na różne faktury. Wyróżnia się następujące przypadki:

• Brak oddzielnej faktury: Nie uwzględnia tego, czy przyjęcie towaru skutkuje dostawą nadwyżkową
• Oddzielna faktura za każdą pozycję z nadwyżką ilości
• Dodatkowa faktura dla innych kryteriów podziału, tj. dodatkowa faktura zakupu, która podsumowuje nadmiernie dostarczone pozycje. Więcej informacji na ten temat zostało opisane w kolejnym rozdziale.

Możliwe jest zapisanie oddzielnych typów faktur zakupu dla faktur z tytułu dostawy nadwyżkowej w aplikacji Konfiguracja oraz w danych dostawcy strony fakturującej. W tym rodzaju faktury zakupu można podać blokady płatności, zabronić automatycznego księgowania itp.

Kryteria podziału

W ramach metody noty uznaniowej nie istnieją przeszkody, uniemożliwiające otwarcie wielu faktur zakupu w tym samym czasie. Jeśli generowana jest nowa pozycja faktury zakupu, system sprawdza, czy taka pozycja może zostać zintegrowana z fakturą zakupu już wygenerowaną w tym procesie, czy też należy wygenerować nową fakturę zakupu.

Pozycje zostaną podsumowane na fakturze zakupu, jeśli spełnione zostaną następujące warunki:

• Organizacja zakupowa jest identyczna
• Strona fakturująca jest identyczna
• Termin płatności jest identyczny

We wszystkich innych przypadkach otwierana jest nowa faktura zakupu.

Generowanie nowej faktury zakupu

Aby wygenerować fakturę zakupu w oparciu o metodę noty uznaniowej, wymagane są dwa dodatkowe szczegóły:

• Rodzaj faktury zakupu

Dla każdej faktury zakupu, która ma zostać zidentyfikowana, wymagany jest rodzaj faktury zakupu. Na podstawie rodzaju akceptowane są ustawienia i wartości domyślne dla faktury zakupu.

• Numer dokumentu zewnętrznego

Numer dokumentu zewnętrznego jest używany jako odniesienie do odbiorcy płatności dla konkretnego polecenia płatności w rachunkowości finansowej w celu ustalenia, która faktura została opłacona.

Zwykle numerem dokumentu zewnętrznego jest numer faktury określony na wysłanej fakturze. W ramach metody noty uznaniowej faktura nie jest jednak wysyłana.

Dla pozycji zamówienia zakupu określa się, czy jest ona rozliczana metodą noty uznaniowej, czy też nie. Obejmuje to dane dostawcy strony fakturującej. Przyjęcie towaru następuje zwykle po pewnym czasie od utworzenia pozycji zamówienia zakupu. Jeśli strona fakturująca bierze udział w procedurze noty uznaniowej w momencie generowania faktury zakupu na podstawie pozycji zamówienia zakupu, rodzaj faktury zakupu i zakres numeru dokumentu zewnętrznego zostaną określone na podstawie danych podstawowych partnera dostawcy i wykorzystane do wygenerowania faktury zakupu. W przeciwnym razie, zostaną one pobrane z ustawień w aplikacji Konfiguracja. To samo dotyczy ewentualnie oddzielnych faktur dla dostaw nadwyżkowych.

Oprócz rodzaju faktury zakupu i numeru dokumentu zewnętrznego, w celu zaksięgowania faktury zakupu należy wypełnić określone pola danymi. Dane te są zwykle tworzone na podstawie faktury wysłanej przez dostawcę i automatycznie wstawiane do metody noty uznaniowej:

• Data dokumentu zewnętrznego odpowiada odpowiedniej dacie bieżącej
• Termin płatności jest określany na podstawie danych podstawowych partnera (danych finansowych) odpowiedniej strony fakturującej
• Data usługi odpowiada dacie przyjęcia towaru
• Kwota brutto jest obliczana na podstawie kwoty netto powiększonej o podatki

Generowanie pozycji faktury

Każde przyporządkowanie zamówienia zakupu do pozycji przyjęcia towaru, która ma zostać uwzględniona, skutkuje pozycją faktury zakupu. Jeśli pozycja zamówienia zakupu jest przypisana do wielu pozycji, powstanie również wiele pozycji faktury zakupu.

Waluta faktury zakupu jest określana na podstawie waluty strony wystawiającej fakturę. Jeśli nie jest ona zgodna z walutą wskazaną w zamówieniu zakupu, waluta zostanie przeliczona na podstawie bieżącej daty.

Ponadto, system generuje pozycje faktury zakupu z następującymi danymi:

• Numery pozycji są określane za pomocą schematu numeracji faktury zakupu
• Oznaczenia pseudo artykułów, które mogą już istnieć dla pozycji przyjęcia towaru, są akceptowane dla pozycji faktury zakupu
• Wszystkie obliczenia dla pozycji faktury, takie jak np. obliczenie kwoty netto, są oparte na ilości do zafakturowania

Controlling

Jeśli w powiązanej pozycji zamówienia zakupu określono centrum kosztów lub jednostkę kosztów, zapisany zostanie rekord kontrolny.

Przypadki szczególne

Metoda not uznaniowych obejmuje następujące przypadki szczególne.

Rabat naturalny

W zamówieniu zakupu pozycja rabatu naturalny może być utworzona tylko jako pozycja szczegółowa do pozycji głównej lub wygenerowana poprzez określenie ceny.

Jeśli faktura zakupu zawiera pozycję rabatu naturalnego, można ją zaksięgować tylko wtedy, gdy pozycja rabatu rzeczowego została utworzona jako pozycja szczegółowa do pozycji głównej. Możliwe jest jednak utworzenie pozycji rabatu naturalnego jako pozycji głównej w przyjęciu towaru. W celu wygenerowania faktury zakupu, którą można zaksięgować, dla takiej pozycji rabatu naturalnego generowana jest dodatkowa pozycja główna, której ilość wynosi zero: Artykuł pozycji głównej jest taki sami jak w zamówieniu zakupu; ilość jest ustawiona na zero. Pozycja rabatu naturalnego jest generowana jako pozycja szczegółowa do tej dodatkowej pozycji głównej.

Zestaw

Cena netto poszczególnych składników jest obliczana na podstawie stosunku wartości między składnikami, który jest określony w pozycji zamówienia zakupu. Pozycja główna zestawu określa całkowitą cenę, która jest następnie przypisywana do pozycji szczegółowych na podstawie odpowiedniego wskaźnika.

To samo dotyczy naliczania premii i skonto, tj. współczynnik określony w zamówieniu zakupu określa, w jaki sposób wartość pozycji głównej ma zostać przypisana do pozycji szczegółowych.

Dane wyjścia faktury zakupu

Jeśli faktura zakupu, wygenerowana za pomocą metody noty uznaniowej, została pomyślnie zaksięgowana, wówczas można wyprowadzić fakturę zakupu. Należy tu rozróżnić dwa przypadki:

• Jeśli faktura zakupu jest generowana za pomocą akcji [Utwórz notę uznaniową], ustawienia z otwartego okna dialogowego odpowiednio zostaną zaakceptowane w procesie, a dane wyjściowe będą zgodne z tymi ustawieniami.
• Jeśli faktura zakupu jest generowana automatycznie za pomocą akcji [Zatwierdź przyjęcie towaru], zostaną określone odpowiednie ustawienia dla jej wydruku.

Aby wystawić fakturę dostawcy, szablon dokumentu końcowego oznaczony jako preferowany jest pobierany z danych dostawcy strony fakturującej.

Przykładowo, następujące ustawienie powoduje, że dostawca otrzymuje wygenerowaną fakturę zakupu pocztą elektroniczną:

• Dane dostawcy strony fakturującej pokazują, że E-mail został wybrany jako preferowany szablon dokumentu końcowego dla faktury zakupu
• Jako adres odbiorcy wybrano E-mail, służbowy
• Preferowany adres został określony w sekcji E-mail, służbowy w danych podstawowych partnera
• W przypadku opcji Ustawienie Do w szablonie dokumentu końcowego obowiązuje wartość Automatycznie

Jeśli pozostałe ustawienia w szablonie dokumentu końcowego są prawidłowe i jeśli faktura zakupu może zostać wygenerowana i zaksięgowana, faktura zakupu zostanie wysłana do dostawcy pocztą elektroniczną.