Dokumenty

Opis zagadnienia

Za pomocą aplikacji Dokumenty możliwe jest integrowanie plików z Repozytorium Wiedzy (Knowledge Store), generowanie nowych plików z szablonów dokumentów lub tworzenie notatek. Dla każdego pliku może występować tylko jeden dokument. Dokument zawiera dodatkowe informacje dla pliku. Dokument może zostać powiązany z każdym obiektem biznesowym, np. partnerem lub artykułem.

Ponadto możliwe jest wygenerowanie seryjnej poczty lub maili na podstawie wcześniej utworzonego szablonu dokumentu. Możliwe jest wykorzystanie ich w zarządzaniu relacjami, np. do wysyłania kampanii.

Zarządzanie dokumentami wykorzystuje pola zdefiniowane przez użytkownika jako domyślne, dzięki czemu możliwe jest łatwiejsze wyszukiwanie dokumentów. Pola zdefiniowane przez użytkownika, które mogą być stosowane dla tworzonego dokumentu, można dodawać w aplikacji Rodzaje dokumentów. Są one prezentowane w aplikacji Lista: Dokumenty jako atrybuty wyszukiwania.

Definicje pojęć

• Dokument — dokument to obiekt w systemie Comarch ERP Enterprise, za pomocą którego można zarządzać plikami dokumentów oraz tworzyć odniesienia do innych obiektów w systemie . Dokument można porównać do wirtualnej koperty przechowującej metadane dokumentu oraz pliki dokumentów (pliki fizyczne przechowywane w repozytorium wiedzy). Ponadto dokument jest wykorzystywany do tworzenia plików dokumentów, w których adresaci i szablon dokumentu są dodawane do dokumentu. System CEE tworzy na tej podstawie nowy dokument, np. korespondencję seryjną.

• Szablon dokumentu — szablon dokumentu jest wykorzystywany do ustandaryzowanego tworzenia lub generowania dokumentów lub notatek. Szablon natomiast jest dokumentem, który można powiązać z plikiem dokumentu. Na przykład system może stworzyć wiadomość korespondencji seryjnej na podstawie szablonu korespondencji seryjnej stworzonego przy pomocy programu do edycji tekstu. Aby to zrobić, należy stworzyć plik dokumentu zawierający pola wypełniane przez system, np. pole adresu. Opisy odpowiednich pól można znaleźć w bardziej szczegółowej dokumentacji. Gdy szablon korespondencji seryjnej zostanie ukończony, ten plik dokumentu należy powiązać z dokumentem w systemie Comarch ERP Enterprise. Następnie można go użyć jako szablon dokumentu dla korespondencji seryjnej.

• Plik dokumentu — plik dokumentu to fizyczny plik zapisany w Repozytorium Wiedzy systemu Comarch ERP Enterprise. Pliki mogą odpowiadać każdemu formatowi typu MIME. Np. pliki tekstowe, graficzne lub dźwiękowe mogą być zapisywane w Repozytorium Wiedzy.

Opis aplikacji

Aplikacja Dokumenty jest używana do tworzenia, edycji lub przeglądu dokumentów i notatek. Aplikacja składa się z nagłówka i obszaru roboczego.

Możliwe jest tworzenie dokumentów dla plików, które:

• Znajdują się w Repozytorium Wiedzy,
• Znajdują się w powiązanym systemie archiwizacji lub
• Zostaną utworzone w Repozytorium Wiedzy.

Nagłówek

Nagłówek aplikacji Dokumenty zawiera następujące pola:

• Numer — to pole wyświetla identyfikację dokumentu. W pierwszej części pola znajduje się rodzaj dokumentu, a w drugiej jego numer.
  • Rodzaj dokumentu – w tym polu należy wybrać istniejący rodzaj dokumentu. Rodzaje dokumentów tworzyć można w aplikacji Rodzaje dokumentów. 
  • Numer dokumentu – podczas tworzenia nowego dokumentu system automatycznie generuje numer dokumentu na podstawie schematu numeracji określonego w rodzaju dokumentu. Numer jest ustawiony domyślnie dla dokumentu, ale można go nadpisać.

• Szablon dokumentu — w tym polu należy wybrać istniejący dokument jako szablon, jeśli zachodzi taka potrzeba. W pierwszym polu należy wybrać rodzaj dokumentu. W drugim polu należy wybrać numer dokumentu.

• Opis — w tym polu należy wprowadzić opis dla dokumentu. Oznaczenie może być wykorzystywane jako kryterium wyszukiwania w aplikacji Lista: Dokumenty. Oznaczenie stanowi dodatkową nazwę dla dokumentu. Odpowiednie oznaczenia obiektów ułatwiają ich wyszukiwanie. Wiele dokumentów może mieć to samo oznaczenie. Jednak zaleca się wprowadzanie różnych oznaczeń. Oznaczenie można wprowadzić w wielu językach.

Obszar roboczy

Obszar roboczy składa się z zakładek, w których można wprowadzić ustawienia dla dokumentów. W zależności od rodzaju dokumentu wyświetlane są różne zakładki:

Zakładki dla dokumentu o rodzaju Dokument

• Zakładka Ogólne
• Zakładka Inne pola
• Zakładka Powiązania
• Zakładka Adresaci
• Zakładka Historia

Zakładki dla dokumentu o rodzaju Notatka

• Zakładka Notatki
• Zakładka Inne pola
• Zakładka Powiązania

Zakładka Ogólne

W tym polu należy wprowadzić ogólne ustawienia dla dokumentu. Szczegółowy opis pól w zakładce Ogólne:

• Plik dokumentu — w tym polu należy wybrać folder w Repozytorium wiedzy oraz nazwę pliku, w którym jest lub będzie zapisany plik. Ścieżka rozpoczyna się od „kstore://”. Folder użytego rodzaju dokumentu jest wyświetlany jako domyślny. Domyślna nazwa pliku składa się z rodzaju dokumentu i numeru dokumentu. Jeśli wprowadzono szablon, zakończenie pliku jest pobierane z szablonu dokumentu. Pliku nie można zmieniać dla zapisanych dokumentów.

• ID archiwizacji —  jeśli system archiwizacji jest powiązany z systemem CEE, w tym polu możliwe jest wprowadzenie identyfikatora archiwum dla pliku dokumentu. 
• Link — to pole wyświetla ścieżkę do pliku dokumentu. Po kliknięciu ścieżki powiązany plik dokumentu jest otwierany w trybie tylko do odczytu.
• Wersja — w tym polu wyświetlana jest wersja kontroli dokumentu. Dokumenty jeszcze nie podlegają kontroli wersji.
• Typ MIME — w tym polu wyświetlany jest typ MIME pliku. Pole jest nieedytowalne.

• Obsługujący — pole automatycznie uzupełniane nazwą partnera, który utworzył dany dokument.
• Kontroler — W tym polu należy wprowadzić jednego lub więcej kontrolerów dla dokumentu. Kontrolerzy muszą istnieć w systemie z rolą Pracownik.

Zakładka Inne pola

W tej zakładce wyświetlane są pola zdefiniowane przez użytkownika, które wcześniej zostały przypisane w obszarze roboczym rodzaju dokumentu w aplikacji Rodzaj dokumentów. Stosowanie pól zdefiniowanych przez użytkownika nie stanowi warunku wstępnego. Pola zdefiniowane przez użytkownika mogą również zostać oznaczone jako obowiązkowe w aplikacji Rodzaje dokumentów. Ponadto pola zdefiniowane przez użytkownika mogą być używane jako kryterium wyszukiwania w aplikacji Lista: Dokumenty.

Zakładka Powiązania

Dokumentu można powiązywać z jednostkami biznesowymi. Zaletą tych powiązań jest to, że odpowiednie dokumenty mogą być wyświetlane np. dla partnera lub artykułu. Funkcja ta pozwala oszczędzić czas, ponieważ dzięki niej nie trzeba szukać pojedynczych dokumentów. Rodzaje powiązań dokumentów, które określają powiązania, są stosowane do powiązywania dokumentów z jednostkami biznesowymi. Dokumenty mogą być powiązywane z dowolnymi jednostkami biznesowymi.

W tej zakładce można zobaczyć istniejące powiązania lub utworzyć nowe.

Zakładka składa się z tabeli typu lista. Na standardowym pasku przycisków znajdują się następujące przyciski akcji:

• [Wstaw] – przy pomocy tego działania można powiązać jednostki biznesowe z dokumentem.

• [Wstaw/Usuń znacznik usuwania] – pozwala wstawić lub usunąć znacznik usuwania dla zaznaczonego wiersza tabeli. 

Tabela na zakładce Powiązania zawiera następujące kolumny:

• Rodzaj powiązania dokumentu – w tym polu należy wprowadzić rodzaj powiązania dokumentu. Rodzaje powiązań dokumentów oznaczają dodatkowe informacje dla powiązań. Przy pomocy rodzaju można zdecydować, na przykład, czy powiązany partner jest klientem na fakturze sprzedaży czy nadawcą na fakturze zakupu.
• Link – w tej kolumnie wyświetlana jest jednostka biznesowa powiązana z dokumentem.
• Zarejestrowany przez -w tej kolumnie wyświetlany jest użytkownik, który stworzył powiązanie.
• Data rejestracji – ta kolumna zawiera datę utworzenia powiązania. Data powiązania składa się z dnia i godziny. Pole jest nieedytowalne.

Zakładka Adresaci

W tej zakładce należy wprowadzić grupę docelową dla dokumentu. Jest to szczególnie przydatne dla seryjnej korespondencji pocztowej i mailowej. Możliwe jest wprowadzenie adresów dla obu tych form.

Dane przypisanych adresatów są wyświetlane na liście. Każdy adres lub partner nieistniejący jeszcze w systemie może być użyty jako adresat.

Zakładka składa się z tabeli typu lista. Na standardowym pasku przycisków znajdują się następujące przyciski akcji:

• [Dodaj] — po wybraniu tej akcji otwiera się okno dialogowe [Utwórz adresata]. W oknie należy wprowadzić dane nowego adresata. Pełny opis okna dialogowego jest dostępny w rozdziale Okno dialogowe do tworzenia i modyfikacji adresatów.
• [Wyszukaj i dodaj partnera] – przy pomocy tego działania możliwe jest automatyczne wprowadzenie wielu partnerów jako adresatów. Po wybraniu tego działania otwiera się okno wyszukiwania. Należy w nim wyszukać partnerów i wybrać z listy wyników wyszukiwania. Przycisk [Dodanie] umożliwia automatyczne wprowadzenie wybranych partnerów jako adresatów na listę.
• [Wstaw/Usuń znacznik usuwania] — pozwala wstawić lub usunąć znacznik usuwania dla zaznaczonego wiersza tabeli. 
• [Edytuj] – Przy pomocy tego działania możliwe jest modyfikowanie danych wybranych adresatów. Po wybraniu tego działania otwiera się okno dialogowe. W oknie należy edytować dane adresatów. Pełny opis okna dialogowego jest dostępny w rozdziale Okno dialogowe do tworzenia i modyfikacji adresatów.

Tabela na zakładce Adresaci zawiera następujące kolumny:

• Partnerzy — w tej kolumnie wyświetlany jest partner przypisany jako adresat dokumentu.
  Uwaga

  Partner typu Osoba jest automatycznie przenoszony przez system do Osób kontaktowych po wprowadzeniu go w polu Partner w oknie dialogowym. W takim przypadku wpis w tej kolumnie pozostaje pusty. W przypadku wprowadzenia jednego adresata pole również pozostaje puste.
• Nazwa + adres — W tej kolumnie wyświetlana jest nazwa i adres adresata.
• Osoba kontaktowa — W tej kolumnie wyświetlany jest partner przypisany do adresata jako osoba kontaktowa lub sam adresat, jeśli jest on partnerem rodzaju Osoba
• Pełna nazwa — W tej kolumnie wyświetlana jest nazwa osoby kontaktowej przypisanej do adresata lub samego adresata, jeśli jest on partnerem rodzaju Osoba.
• Funkcja — Jeśli osoba kontaktowa jest partnerem, a partnerowi została przypisana funkcja, to jest ona wyświetlana w tej kolumnie.

Okno dialogowe do tworzenia i edytowania adresów

Następujące okno dialogowe jest wyświetlane podczas tworzenia nowego adresata lub edycji istniejącego adresata, po wykonaniu akcji [Dodaj]. W oknie Utwórz adresata możliwe są dane pola do uzupełnienia:

• Partner — w tym polu należy wybrać istniejącego partnera, wprowadzając jego numer.

• Nazwa — W tym polu wyświetlana jest nazwa adresata. Po wybraniu przycisku w kształcie rombu otwiera się okno dialogowe, w którym można wprowadzić nazwę. Jeśli adresat jest partnerem, nazwa jest przenoszona automatycznie z jego danych podstawowych.
• Adresy — w tym polu wyświetlany jest adres. Po wybraniu przycisku w kształcie rombu otwiera się okno dialogowe, w którym można wprowadzić adres. Jeśli adresat jest partnerem, nazwa jest przenoszona automatycznie z jego danych podstawowych.
• Osoba kontaktowa — osoba kontaktowa może zostać przypisana do partnera o rodzaju Organizacja lub wprowadzona bezpośrednio jako adresat. Osoba kontaktowa jest jednoznacznie identyfikowana przy pomocy swojego numeru partnera. Dostępne są następujące opcje:
  • Jeśli wybrano osobę w polu Partner, jest ona automatycznie wprowadzana jako osoba kontaktowa przez system. W takim przypadku pole Partner wciąż pozostaje puste.
  • Wszystkich partnerów o rodzaju Osoba można wprowadzić jako osoby kontaktowe dla wybranej firmy jako Partnerów lub jako pojedynczych adresatów. Możliwe jest także wybranie i przypisanie istniejącej osoby kontaktowej już wprowadzonego partnera.
• Nazwa — w tym polu wyświetlana jest nazwa osoby kontaktowej. Może ona zostać zmieniona w dowolnym momencie.

• Adres e-mail — w tym polu wyświetlany jest adres e-mail przypisany do partnera.

Zakładka Historia

W tej zakładce wyświetlane są wszystkie istotne zmiany statusu dokumentu. W przypadku zmiany statusu dokumentu poprzez działania dostępne na standardowym pasku narzędzi zmiana jest wyświetlana w tabeli w zakładce i rejestrowana. Zakładka składa się z tabeli typu lista, która zawiera następujące kolumny:

• Czas — wyświetla czas zmiany w dokumencie.
• Pracownik — w tej kolumnie wyświetlane są informacje dotyczące pracownika, który wygenerował lub edytował dokument
• Status — w tej kolumnie wyświetlany jest status w momencie zmiany statusu dokumentu.

Zakładka Notatki

Ta zakładka jest wyświetlana po wybraniu przycisku [Nowa notatka] na standardowym pasku narzędzi.

W zakładce znajduje się edytor tekstowy służący do tworzenia notatek. Tekst można tworzyć przy pomocy standardowych funkcji edytora tekstowego umieszczonych w nagłówku.

Konfiguracja

W aplikacji Konfiguracja należy wprowadzić następujące ustawienia, by móc zapisywać i zarządzać dokumentami.

Funkcja Podstawowe

• Rodzaj dokumentu dla logo — rodzaj dokumentu dla logo jest używany do powiązywania obrazów z artykułami lub partnerami. Do powiązywania obrazów konieczny jest dokument (jednostka biznesowa) oraz rodzaj powiązania dokumentu.

Należy określić rodzaj dokumentów dla automatycznie wygenerowanych dla logo. Automatycznie wygenerowany dokument tego rodzaju może zawierać plik obrazu, np. logo partnera. Ponadto dokument wygenerowany w ten sposób jest powiązany z predefiniowanym wewnętrznym rodzajem powiązania dokumentu Obraz jednostki z powiązaną jednostką biznesową. Obraz musi być przechowywany w obszarze roboczym Repozytorium Wiedzy jako plik obrazu, np. PNG, JPEG, GIF lub BMP.

W przypadku niezapisania rodzaju dokumentu dla loga stosowany jest predefiniowany rodzaj dokumentu LOGO.

Zastosowanie:

Ikony typu są wyświetlane w danych podstawowych partnera i artykułu w nagłówku. Zamiast ikony typu można zapisać i wyświetlać wybrany obraz dla partnera lub artykułu. Zamiany ikony typu na obraz można dokonać przez menu kontekstowe, klikając ikonę typu. Z Repozytorium Wiedzy należy wybrać żądany plik i powiązać go. W tle generowany jest dokument zgodnie z zapisanym rodzajem dokumentu dla logo powiązanym z predefiniowanym i wewnętrznym rodzajem powiązania dokumentu Obraz jednostki z artykułem lub partnerem. Do tego działania nie jest wymagana licencja dla Zarządzania dokumentami.

Możliwe jest także ręczne tworzenie dokumentów i przypisywanie logo partnerowi lub artykułowi.

Funkcja Zarządzanie dokumentami

Funkcja Zarządzanie dokumentami pozwala zdefiniować domyślne ustawienia dla określonych rodzajów dokumentów w obrębie modułu Zarządzanie dokumentami. Ustawienia należy wprowadzać w zakładce Ustawienia, która składa się z następujących pól:

• Rodzaj dokumentu dla dokumentów — w tym polu można zdefiniować rodzaj dokumentu dla dokumentów z kategorii Dokument. Rodzaj dokumentu jest wymagany, by móc przechowywać dokumenty w module Zarządzanie dokumentami.
• Rodzaj powiązania dokumentu dla dokumentów— w tym polu można zdefiniować rodzaj powiązania dokumentu dla dokumentów z kategorii Dokument. Rodzaj powiązania dokumentu jest stosowany do wiązania notatek z jednostkami biznesowymi, dla których zostały wygenerowane.
• Rodzaj dokumentu dla notatek — w tym polu można zdefiniować rodzaj dokumentu dla dokumentów z kategorii Notatka. Rodzaj dokumentu dla notatek jest wymagany, by móc przechowywać notatki w module Zarządzanie dokumentami.
• Rodzaj powiązania dokumentu dla notatek — w tym polu można zdefiniować rodzaj powiązania dokumentu dla dokumentów z kategorii Notatka. Rodzaj powiązania dokumentu jest stosowany do wiązania notatek z jednostkami biznesowymi, dla których zostały wygenerowane.
• Schemat numeracji dla rodzajów dokumentów — by aktywować automatyczne przypisywanie numeru dla rodzajów dokumentów, w tym polu należy przyporządkować schemat numeracji dostępny w systemie do rodzaju dokumentu. Schemat numeracji wprowadzony w tym polu jest później używany przez system to automatycznego określania i przypisywania numeru dokumentu do wszystkich nowych rodzajów dokumentów. Numer rodzaju dokumentu jest stosowany do jednoznacznej identyfikacji rodzaju dokumentu.

Funkcja Dokumenty zakupu

Rodzaje powiązań dokumentów są istotne dla przechowywania dokumentów końcowych w Zarządzaniu dokumentami i jako cecha klasyfikująca dla aplikacji Lista: Dokumenty.

• Rodzaj powiązania dokumentu dla zleceń — w tym polu należy przypisać rodzaj powiązania dokumentu zgodnie z wymaganiami. Dokumenty wygenerowane dla dokumentów zakupu są powiązane z odpowiednimi jednostkami biznesowymi poprzez rodzaje powiązań dokumentów.
• Uwaga

  Jeśli nie został zapisany żaden rodzaj powiązania dokumentu, system nie może generować żadnych powiązań. Jeśli, na przykład, nie zapisano żadnego rodzaju powiązania dokumentu dla zleceń, dokument końcowy nie jest powiązany z przynależnym zamówieniem zakupu, ale tylko z dostawcą.
• Rodzaj powiązania dokumentu dla dokumentów — rodzaj powiązania dokumentu dla zleceń wiąże zamówienia zakupu z wygenerowanymi dokumentami końcowymi. Rodzaj powiązania dokumentu dla dokumentów jest istotny dla wszystkich innych dokumentów zakupu z wyjątkiem zamówień zakupu. Wiąże dokument, który ma zostać wydany i być przechowywany, z wygenerowanymi dokumentami końcowymi
• Rodzaj powiązania dokumentu dla partnera — rodzaj powiązania dokumentu partnera wiąże docelowego partnera (odbiorcę zapytania, stronę kontraktu itp.) z wygenerowanymi dokumentami końcowymi.
• Możliwe jest zdefiniowanie najpierw kategorii dokumentu w tabeli dla każdego dokumentu końcowego zakupu. Rodzaj dokumentu musi zostać określony, aby możliwe było zarządzanie dokumentami przez moduł Zarządzanie dokumentami i zapisywanie ich w Repozytorium Wiedzy. Dla każdego dokumentu końcowego wyświetlany jest wiersz z następującymi kolumnami:
• Dokument końcowy — w tym wierszu możliwe jest zdefiniowanie rodzaju dokumentu dla następujących dokumentów zakupu:
  • Potwierdzenie kontraktu
  • Zapytanie
  • Zamówienie
  • Monit Potwierdzenia
  • Przypomnienie o dostawie
  • Pokwitowanie odbioru
  • Faktura zakupu
  • Zgłoszenie wydania towaru z magazynu konsygnacyjnego
  • Dokument zwrotu towaru
  • Zapytanie dystrybucyjne

Jest on stosowany przez system podczas generowania dokumentów końcowych i zapisywania ich w module Zarządzanie dokumentami.

• Rodzaj dokumentu — możliwe jest zapisanie rodzaju dokumentu dla każdego dokumentu końcowego wyświetlanego w tym polu. Jest on stosowany przez system podczas generowania dokumentów końcowych i zapisywania ich w module Zarządzania dokumentami. Aby uzyskać więcej informacji dotyczących rodzajów dokumentów, należy zapoznać się z dokumentacją Rodzaje dokumentów.

Funkcja Dokumenty magazynowe

Rodzaje powiązań dokumentów są istotne dla przechowywania dokumentów końcowych w module Zarządzanie dokumentami i jako cecha klasyfikująca dla aplikacji Lista: Dokumenty.

• Rodzaj powiązania dokumentu dla zleceń — w tym polu należy przypisać rodzaj powiązania dokumentu zgodnie z wymaganiami. Dokumenty wygenerowane dla logistyki magazynowej są powiązane z odpowiednimi jednostkami biznesowymi poprzez rodzaje powiązań dokumentów.
  Uwaga

  Jeśli nie został zapisany żaden rodzaj powiązania dokumentu, system nie może generować żadnych powiązań. Jeśli, na przykład, nie zapisano żadnego rodzaju powiązania dokumentu dla dokumentów, dokument końcowy nie jest powiązany z przynależną kompletacją.
• Rodzaj powiązania dokumentu dla zleceń wiąże zlecenia pierwotne z wygenerowanymi dokumentami końcowymi.
• Rodzaj powiązania dokumentu dla dokumentów — jest istotny dla kompletacji oraz zlecenia magazynowego. Wiąże dokument, który ma zostać wydany i być przechowywany, z wygenerowanymi dokumentami końcowymi.
• Rodzaj powiązania dokumentu partnera — wiąże lokalizację z wygenerowanymi dokumentami.

Możliwe jest zdefiniowanie najpierw kategorii dokumentu w tabeli dla każdego dokumentu logistyki magazynowej. Rodzaj dokumentu musi zostać określony, aby możliwe było zarządzanie dokumentami przez moduł Zarządzanie dokumentami i zapisywanie ich w repozytorium wiedzy.

Rodzaj dokumentu musi zostać określony, aby możliwe było zarządzanie dokumentami przez moduł Zarządzanie dokumentami i zapisywanie ich w Repozytorium Wiedzy.

Dla każdego dokumentu końcowego wyświetlany jest wiersz z następującymi kolumnami:

• Dokument — w tym wierszu możliwe jest zdefiniowanie rodzaju dokumentu dla następujących dokumentów logistyki magazynowej:
  • Kompletacja
  • Zlecenie magazynowe

Jest on stosowany przez system podczas generowania dokumentów końcowych i zapisywania ich w module Zarządzanie dokumentami.

• Rodzaj dokumentu — możliwe jest zapisanie rodzaju dokumentu dla każdego dokumentu końcowego wyświetlanego w tym polu. Jest on stosowany przez system podczas generowania dokumentów końcowych i zapisywania ich w module Zarządzania dokumentami. Aby uzyskać więcej informacji dotyczących rodzajów dokumentów, należy zapoznać się z dokumentacją Rodzaje dokumentów.

Funkcja Dokumenty produkcji

Rodzaje powiązań dokumentów są istotne dla przechowywania dokumentów końcowych w module Zarządzanie dokumentami i jako cecha klasyfikująca dla aplikacji Lista: Dokumenty.

• Rodzaj powiązania dokumentu dla zleceń — w tym polu należy przypisać rodzaj powiązania dokumentu zgodnie z wymaganiami. Dokumenty wygenerowane dla dokumentów produkcji są powiązane z odpowiednimi jednostkami biznesowymi poprzez rodzaje powiązań dokumentów.
  Uwaga

  Jeśli nie został zapisany żaden rodzaj powiązania dokumentu, system nie może generować żadnych powiązań. Jeśli, na przykład, nie zapisano żadnego rodzaju powiązania dokumentu dla dokumentów, dokument końcowy nie jest powiązany z przynależnym zleceniem produkcyjnym.

Rodzaj powiązania dokumentu dla zleceń jest istotny dla zlecenia dostawy produkcji obcej.

• Rodzaj powiązania dokumentu dla dokumentów — jest istotny dla wszystkich innych dokumentów produkcyjnych. Wiąże dokument, który ma zostać wydany i być przechowywany, z wygenerowanymi dokumentami końcowymi.
• Rodzaj powiązania dokumentu dla partnerów — aktualnie nie jest istotny w Produkcji.

Możliwe jest zdefiniowanie najpierw kategorii dokumentu w tabeli dla każdego dokumentu produkcji. Rodzaj dokumentu musi zostać określony, aby możliwe było zarządzanie dokumentami przez moduł Zarządzanie dokumentami i zapisywanie ich w Repozytorium Wiedzy.

Dla każdego dokumentu końcowego wyświetlany jest wiersz z następującymi kolumnami:

• Dokument — w tym wierszu możliwe jest zdefiniowanie rodzaju dokumentu dla następujących dokumentów produkcji:
  • Dokument produkcyjny
  • Karta obiegowa
  • Lista materiałów
  • Specyfikacja materiału
  • Lista prac
  • Karta pracy
  • Dostawa dla produkcji obcej

Jest on stosowany przez system podczas generowania dokumentów końcowych i zapisywania ich w module Zarządzania dokumentami.

• Rodzaj dokumentu — możliwe jest zapisanie rodzaju dokumentu dla każdego dokumentu końcowego wyświetlanego w tym polu. Jest on stosowany przez system podczas generowania dokumentów końcowych i zapisywania ich w module Zarządzania dokumentami. Aby uzyskać więcej informacji dotyczących rodzajów dokumentów, należy zapoznać się z dokumentacją Rodzaje dokumentów.
  Uwaga

  Należy pamiętać, że rodzaje dokumentów, które mają być przypisane do dokumentów produkcyjnych, nie mogą wykorzystywać żadnych rodzajów pól (pól zdefiniowanych przez użytkownika) dla słów kluczowych. W przeciwnym razie w Zarządzaniu dokumentami nie będą mogły być automatycznie generowane żadne dokumenty. W tym celu należy sprawdzić przypisane rodzaje dokumentów w aplikacji Rodzaje dokumentów, jeśli jest to konieczne. Jeśli pola dla słów kluczowych są zdefiniowane jako obowiązkowe w obszarze roboczym, dokumentom końcowym należy przypisać inny rodzaj dokumentów.

Funkcja Dokumenty wysyłki

Rodzaje powiązań dokumentów są istotne dla przechowywania dokumentów końcowych w module Zarządzanie dokumentami i jako cecha klasyfikująca dla aplikacji Lista: Dokumenty.

• Rodzaj powiązania dokumentu dla zlecenia — w tym polu należy przypisać rodzaj powiązania dokumentu zgodnie z wymaganiami. Dokumenty wygenerowane dla dokumentów wysyłki są powiązane z odpowiednimi jednostkami biznesowymi poprzez rodzaje powiązań dokumentów.

• Rodzaj powiązania dokumentu dla partnerów — aktualnie nie jest istotny dla wysyłki.
• Rodzaj powiązania dokumentu dla dokumentów — jest istotny dla wszystkich innych dokumentów wysyłki. Wiąże dokument, który ma zostać wydany i być przechowywany, z wygenerowanymi dokumentami końcowymi. Rodzaj powiązania dokumentu partnera wiąże docelowego partnera z wygenerowanymi dokumentami końcowymi.

Możliwe jest zdefiniowanie najpierw kategorii dokumentu w tabeli dla każdego dokumentu wysyłki. Rodzaj dokumentu musi zostać określony, aby możliwe było zarządzanie dokumentami przez moduł Zarządzanie dokumentami i zapisywanie ich w Repozytorium Wiedzy.

Dla każdego dokumentu końcowego wyświetlany jest wiersz z następującymi kolumnami:

• Dokument — W tym wierszu możliwe jest zdefiniowanie rodzaju dokumentu dla następujących dokumentów wysyłki:

  • Specyfikacja dostawy

  • Lista załadunkowa

Jest on stosowany przez system podczas generowania dokumentów końcowych i zapisywania ich w module Zarządzania dokumentami.

• Rodzaj dokumentu — możliwe jest zapisanie rodzaju dokumentu dla każdego dokumentu końcowego wyświetlanego w tym polu. Jest on stosowany przez system podczas generowania dokumentów końcowych i zapisywania ich w module Zarządzania dokumentami. Aby uzyskać więcej informacji dotyczących rodzajów dokumentów, należy zapoznać się z dokumentacją Rodzaje dokumentów.

Funkcja Dokumenty sprzedaży

Rodzaje powiązań dokumentów są istotne dla przechowywania dokumentów końcowych w Zarządzaniu dokumentami i jako cecha klasyfikująca dla aplikacji Lista: Dokumenty.

• Rodzaj powiązania dokumentu dla zleceń — w tym polu należy przypisać rodzaj powiązania dokumentu zgodnie z wymaganiami. Dokumenty wygenerowane dla dokumentów sprzedaży są powiązane z odpowiednimi jednostkami biznesowymi poprzez rodzaje powiązań dokumentów.

• Rodzaj powiązania dokumentu partnera — wiąże zamówienia sprzedaży z wygenerowanymi dokumentami.
• Rodzaj powiązania dokumentu końcowego — jest istotny dla wszystkich innych dokumentów sprzedaży z wyjątkiem zamówień sprzedaży. Wiąże dokument, który ma zostać wydany i być przechowywany, z wygenerowanymi dokumentami końcowymi.

• Rodzaj powiązania dokumentu partnera — wiąże docelowego partnera (zleceniodawcę, stronę kontraktu) z wygenerowanymi dokumentami końcowymi.

Możliwe jest zdefiniowanie najpierw kategorii dokumentu w tabeli dla każdego dokumentu sprzedaży. Rodzaj dokumentu musi zostać określony, aby możliwe było zarządzanie dokumentami przez moduł Zarządzanie dokumentami i zapisywanie ich w Repozytorium Wiedzy.

Dla każdego dokumentu końcowego wyświetlany jest wiersz z następującymi kolumnami:

• Dokument końcowy — W tym wierszu możliwe jest zdefiniowanie rodzaju dokumentu dla następujących dokumentów sprzedaży:
  • Oferta
  • Potwierdzenie kontraktu
  • Potwierdzenie zamówienia
  • Dokument dostawy
  • Faktura proforma
  • Faktura sprzedaży

Jest on stosowany przez system podczas generowania dokumentów końcowych i zapisywania ich w module Zarządzanie dokumentami.

• Rodzaj dokumentu — możliwe jest zapisanie rodzaju dokumentu dla każdego dokumentu końcowego wyświetlanego w tym polu. Jest on stosowany przez system podczas generowania dokumentów końcowych i zapisywania ich w module Zarządzania dokumentami. Aby uzyskać więcej informacji dotyczących rodzajów dokumentów, należy zapoznać się z dokumentacją Rodzaje dokumentów.
  Uwaga

  Należy pamiętać, że rodzaje dokumentów, które mają być przypisane do dokumentów sprzedaży, nie mogą wykorzystywać żadnych rodzajów pól (pól zdefiniowanych przez użytkownika) dla słów kluczowych. W przeciwnym razie w Zarządzaniu dokumentami nie będą mogły być automatycznie generowane żadne dokumenty. W tym celu należy sprawdzić przypisane rodzaje dokumentów w aplikacji Rodzaje dokumentów, jeśli jest to konieczne. Jeśli pola dla słów kluczowych są zdefiniowane jako obowiązkowe w obszarze roboczym, dokumentom końcowym należy przypisać inny rodzaj dokumentów.

Status i zmiana statusu

W aplikacji Dokumenty można także zmieniać status dla wygenerowanych dokumentów, używając przycisku akcji na standardowym pasku narzędzi:

• [Edytuj]
• [Opracuj plik dokumentu]
• [Wstrzymaj plik dokumentu]
• [Zwolnij]
• [Zablokuj]

Status W realizacji jest automatycznie przypisywany przez system w przypadku działania Edytuj, niezależnie od tego, jaki status dokument miał poprzednio.

Aktualny status dokumentu jest wyświetlany w nagłówku przy pomocy jednej z ikon przedstawionych w tabeli. Dostępne są następujące statusy dokumentów:

Jednostki biznesowe

Jednostka biznesowa Dokument — com.cisag.app.general.docman.obj.Document — wykorzystywana jest przez aplikację Dokumenty między innymi w celu:

• Przyporządkowywania uprawnień
• Definiowania działań
• Importu i eksportu danych

Jednostka ta stanowi część grupy jednostek biznesowych Dane podstawowe dokumentu — com.cisag.app.general.OrderData

Uprawnienia

Uprawnienia mogą zostać przypisane za pomocą ról uprawnień jak również poprzez przyporządkowanie organizacji. Szczegółowe informacje można znaleźć w artykule Uprawnienia.

Uprawnienia specjalne

Dla aplikacji Dokumenty nie ma dostępnych uprawnień specjalnych.

Przyporządkowywania organizacji

Jeśli w aplikacji Konfiguracja, dla funkcji Podstawowe, aktywowano parametr Uprawnienia do treści, aplikacja Dokumenty będzie dostępna dla użytkownika wyłącznie w przypadku, gdy w danych podstawowych partnera przyporządkowano organizację powiązaną z co najmniej jedną z następujących struktur organizacyjnych:

• Zakup
• Logistyka magazynowa
• Sprzedaż
• Rachunkowość

Aby zapewnić, że użytkownik jest w stanie otworzyć aplikację lub edytować w niej dane, organizacja przypisana do danego użytkownika musi być wprowadzona w aplikacji Rodzaje dokumentów w tabeli Uprawnienia.

Funkcje specjalne

Dla aplikacji Dokumenty dostępne są następujące funkcje specjalne, które odnoszą się do akcji. Uprawnienia do tych funkcji można przypisać w aplikacji Role uprawnień.

• Uprawnienia do odczytu lub zapisywania dla pliku dokumentu  

com.cisag.app.DocumentManagement

Uprawnienia do odczytu lub zapisywania dla pliku dokumentu zależą od statusu dokumentu. Na przykład przedstawiciele handlowi mogą otwierać tylko te dokumenty, które stworzyli, do których zostało stworzone powiązanie dokumentu z klientem, do którego został przypisany przedstawiciel. Końcowe dokumenty sprzedaży, które są automatycznie zapisywane w Zarządzaniu Dokumentami, otrzymują powiązanie dokumentu do klienta. Patrz sekcja Funkcja Dokumenty sprzedaży.

Uprawnienia dla partnerów biznesowych

Aplikacja Dokumenty jest dostępna dla partnerów biznesowych o typie Przedstawiciel handlowy.

Funkcje specjalne dla przypisywania nazwy pliku na szablonach dokumentów końcowych

Domyślnie nazwa pliku dla pliku dokumentu wygenerowanego w systemie Comarch ERP Enterprise składa się z rodzaju dokumentu i numeru dokumentu. Jeśli użytkownik chce wykorzystać inną strukturę nazwy pliku, może stworzyć taką strukturę nazwy pliku dla zapisywanych dokumentów końcowych, wykorzystując zmienne.

Ustawienia dla nowej struktury nazwy pliku można wprowadzać w aplikacji Szablony dokumentów, w zakładce Archiwizacja, w sekcji Archiwizacja w zarządzaniu dokumentami, w polu Nazwa pliku.

Dokładny opis wykorzystywania szablonów dokumentów końcowych można znaleźć w dokumencie opisującym aplikację Szablony dokumentów