Artykuł opisuje integrację pomiędzy Comarch ERP Enterprise a dostawcą usług płatniczych Heidelpay. Za pośrednictwem Heidelpay możliwe jest inicjowanie płatności, dokonywanie obciążeń oraz, w przypadku zwrotów, inicjowanie not kredytowych.
W Comarch ERP Enterprise obsługiwane są następujące typy płatności Heidelpay:
- system płatności online PayPal
- karta kredytowa – obsługa kart VISA i Mastercard
- bezpośredni przelew online – Sofortüberweisung
- bezpośredni przelew online – Giropay
- zakup na konto za pośrednictwem różnych dostawców, np. Klarna
- płatności z góry
Definicje terminów
Heidelpay
Heidelpay to dostawca usług płatniczych – oprogramowanie serwerowe do przetwarzania transakcji płatniczych przez Internet. Heidelpay obsługuje wiele różnych metod płatności. Obejmuje to zakupy na konto, przelewy bankowe online, Paypal i płatności kartą kredytową.
Procesy i łańcuch dokumentów powiązanych
Poniżej opisano procesy biznesowe dla płatności Heidelpay i wynikające z nich relacje z innymi aplikacjami i podmiotami biznesowymi.
Aby przetworzyć płatność, płatność Heidelpay może przejść przez różne etapy:
- Wymagane – zamówienie zostało przekazane do Heidelpay
- Zatwierdzone – zamówienie zostało zaakceptowane przez Heidelpay. Płatność została zlecona (karta kredytowa, PayPal) lub zrealizowana natychmiast (natychmiastowy przelew bankowy).
- Anulowane – zamówienie zostało anulowane
- Rozliczone – zamówienie zostało dostarczone, płatność została zaksięgowana
- Zwrócone – kwota została zwrócona na konto kupującego (np. w przypadku zwrotów od klientów).
Aby móc korzystać z tych procesów, należy uzupełnić dane logowania w aplikacji Konfiguracja, podfukcja Heidelpay i utworzyć co najmniej jedną metodę płatności typu Heidelpay w aplikacji Formy płatności.
Tworzenie zamówienia z płatnością Heidelpay
Płatności Heidelpay są inicjowane w sklepie internetowym i przesyłane do systemu Comarch ERP Enterprise.
Łańcuch dokumentów powiązanych
W aplikacji Zamówienia sprzedaży znajduje się zakładka Płatności online dla parametrów Heidelpay. Na tej zakładce można wyświetlić informacje o bieżącym statusie płatności Heidelpay.
Zakładka płatności online zawiera następujące pola:
- Numer płatności – numer płatności Heidelpay
- Status płatności:
- Pomyślna – płatność została preautoryzowana
- Pobrana – płatność została pobrana
- Zwrócona – płatność została anulowana i zwrócona
- Numer transakcji – numer transakcji wygenerowany przez sklep internetowy
- Numer referencyjny – numer zamówienia w sklepie internetowym
- Kwota preautoryzowana – kwota wstępnie autoryzowana.
- Kwota pobrana – kwota pobrana z konta klienta
Etapy przetwarzania
Dane płatności ze sklepu internetowego
Z reguły płatności są inicjowane za pomocą Heidelpay w sklepie internetowym. Podczas procesu płatności kupujący jest przekierowywany do odpowiednich formularzy Heidelpay, PayPal itp., gdzie może zalogować się przy użyciu swoich danych dostępowych w celu zainicjowania płatności. Gdy zamówienia są importowane ze sklepu internetowego do systemu ERP, dane dotyczące płatności są również importowane i mogą być wykorzystywane w systemie ERP.
Żądanie płatności
W przypadku większości metod płatności Heidelpay możliwe jest również zażądanie płatności z systemu ERP.
Do tego celu służy akcja [Płatności online: zażądaj płatności online] w aplikacji Zamówienia sprzedaży. Po wykonaniu akcji otwiera się okno dialogowe, w którym wyświetlany jest adres e-mail klienta. W tym miejscu można również edytować adres.
Na adres e-mail wysyłany jest link do odpowiedniego formularza płatności. Kupujący może użyć linku, aby zalogować się do dostawcy płatności i potwierdzić płatność.
Księgowanie płatności Heidelpay
Opłaty za dostawę nie mogą być generowane bezpośrednio; najpierw musi zostać wygenerowane zamówienie dostawy. Jest to jedyny sposób, aby zapewnić, że kwota płatności do pobrania jest znana przed wygenerowaniem rachunku za dostawę.
Przed przekształceniem zlecenia dostawy w opłatę za dostawę należy pobrać płatność dla wszystkich metod płatności Heidelpay. Jeśli pobranie nie powiedzie się, proces ten zostanie anulowany.
W przypadku płatności kartą kredytową karta kredytowa jest obciążana w tym momencie. Status płatności zmienia się na Zaksięgowana.
Kwota płatności wynika z wartości rachunku za dostawę. Ponadto dodawana jest wartość wszystkich pozycji rozliczeniowych i kosztów transportu zamówienia sprzedaży, które nie zostały jeszcze zafakturowane i nie są uwzględniane podczas tworzenia zamówienia dostawy. Pobrana kwota jest zapisywana i wyświetlana na rachunku dostawy. Całkowita pobrana kwota zamówienia sprzedaży jest wyświetlana w nowej zakładce Płatności online.
W aplikacji Zamówienia dostawy wyświetlana jest płatność, transakcja i numer referencyjny, za pomocą których można było pomyślnie pobrać płatność.
Jeśli inny proces uniemożliwia dostawę po pobraniu płatności, generowane jest zdarzenie workflow wskazujące, że pobrana płatność musi zostać anulowana w księgowości. Pobranej płatności nie można anulować automatycznie, ponieważ spowodowałoby to również anulowanie preautoryzacji i prawdopodobnie uniemożliwiłoby nową dostawę.
Nie można zagwarantować, że pobrana kwota płatności jest dokładnie taka sama jak ostateczna kwota faktury wygenerowanej na podstawie tego rachunku dostawy. Na przykład, jeśli rachunek za dostawę został wygenerowany, ale nie został jeszcze zafakturowany, a następnie wygenerowano kolejny rachunek za dostawę i zafakturowano go dla tego samego zamówienia, wszelkie koszty transportu, które nie mają być uwzględnione w zamówieniu dostawy, zostaną uwzględnione w wezwaniu do zapłaty za pierwszy rachunek za dostawę, ale zostaną wykazane na fakturze za drugi rachunek za dostawę, który został zafakturowany jako pierwszy. Takie rozbieżności muszą zostać wyjaśnione w systemie księgowym.
Noty kredytowe i anulowanie
Istnieją dwa sposoby anulowania płatności Heidelpay za pomocą noty kredytowej.
Pierwszą opcją jest anulowanie zamówienia dostawy, dla którego utworzono rachunki dostawy w aplikacji Zlecenia dostawy. Jeśli dostawa należy do zamówienia Heidelpay, anulowana kwota jest automatycznie przekazywana do Heidelpay.
Drugą opcją jest wprowadzenie zwrotów. W tym celu dostępna jest aplikacja Zwroty od klientów. Aplikacja Zwroty od klientów zapewnia powiązanie przyjęcia towaru z zamówieniem jako zwrotem i utworzenie zlecenia kredytowego. Jeśli dla tego zamówienia zostanie utworzona faktura, kwota zostanie zaksięgowana w Heidelpay.
