Instrukcje: Przyjęcia towaru – Zakup

Dokument przyjęcia towaru typu Zakup pozwala na przyjęcie towaru z zakupu. Przyjęcie towaru typu Zakup może być zatwierdzone, jeżeli każda pozycja dokumentu posiada odniesienie do zamówienia zakupu. Wprowadzenie odniesienia jest możliwe poprzez wywołanie akcji [Wstaw pozycję z odniesieniem do zlecenia] na nagłówku aplikacji lub przez wprowadzenie pozycji i ręczne dodanie odniesienia za pomocą innych sposobów opisanych w poniższym dokumencie. Poniższy artykuł zawiera instrukcje dla przyjęć towaru typu zakup. Szczegółowy opis aplikacji znajduje się w artykule Przyjęcia towaru – Zakup.

Instrukcje ogólne do aplikacji, zawierające informację o dodaniu nowego dokumentu oraz wprowadzaniu pozycji na dokument przyjęcia towaru znajdują się w artykule Instrukcje: Przyjęcie towaru.

Automatyczne przypisanie odniesienia

Jeżeli na dokument przyjęcia towaru pozycja została wprowadzona ręcznie, to jej przyporządkowanie do dokumentu odniesienia (zamówienia zakupu) jest możliwe za pomocą akcji automatycznego przypisania odniesienia. System automatycznie przeszukuje nieprzypisane pozycje dokumentów zamówień zakupu i przypisuje do nich identyczne pozycje przyjęcia towaru. Akcja dostępna jest:

• na nagłówku przyjęcia towaru pod przyciskiem [Wybierz akcję] → [Przyporządkuj pozycje automatycznie]
• na pasku nagłówka tabeli pozycji obszaru roboczego pod przyciskiem [Wybierz akcję] → [Przyporządkuj automatycznie]

W celu automatycznego przyporządkowania pozycji należy wykonać poniższe kroki:

1. Użytkownik zaznacza nieprzypisaną pozycję w tabeli obszaru roboczego
2. Następnie należy wybrać akcję [Przyporządkuj pozycje automatycznie] lub [Przyporządkuj automatycznie]
   Po wybraniu akcji zostanie wyświetlone okno dialogowe Przyporządkowanie automatyczne lub Przyporządkuj pozycje automatycznie w zależności od wybranej akcji.
3. Jeżeli konieczne jest zawężenie wyszukiwania zamówień przez system należy zdefiniować odpowiednie filtry w wyświetlonym oknie dialogowym. Możliwe jest ograniczenie wyszukiwania do wybranych rodzajów oraz numerów zamówień zakupu. Dodatkowo parametry pozwalają zawęzić wyszukiwanie do takich samych warunków dostawy oraz wysyłki.
4. W oknie dialogowym Przyporządkowanie automatyczne należy zatwierdzić przypisanie pozycji przyciskiem [OK]. Dla akcji [Przyporządkuj pozycje automatycznie] istnieje możliwość przyporządkowania dokumentu odniesienia dla wszystkich lub zaznaczonych pozycji. W tym celu w oknie dialogowym Przyporządkuj pozycje automatycznie zaakceptuj przyporządkowanie automatyczne przyciskiem [Zastosuj wszystkie] lub [Zastosuj wybrane].
5. W przypadku konieczności edycji pozycji użytkownik wprowadza zmiany, przenosząc ją do edytora pozycji przy pomocy przycisku [Edytuj pozycje].
6. Należy zapisać dokument przyjęcia towaru przy pomocy przycisku [Zapisz].

Wstawianie pozycji z odniesieniem do zlecenia

Aplikacja Przyjęcia towaru umożliwia wstawienie pozycji na dokument przyjęcia automatycznie przy pomocy akcji [Wstaw pozycje z odniesieniem do zlecenia]. Powoduje ona automatyczne przeniesienie wszystkich koniecznych danych z dokumentu odniesienia.

W celu wstawienia pozycji z odniesieniem do zlecenia:

1. Użytkownik otwiera pusty dokument przyjęcia towaru w statusie W opracowaniu lub Zwolnione. Zgodnie z instrukcją dostępną w artykule Instrukcje: Przyjęcie towaru rozdział Utworzenie pustego dokumentu przyjęcia towaru.
2. Należy wybrać akcję przy pomocy przycisku na nagłówku aplikacji [Wybierz akcję] → [Wstaw pozycje z odniesieniem do zlecenia].
   Zostanie otwarte okno dialogowe Wstaw pozycje z odniesieniem do zlecenia.
3. Okno dialogowe Wstaw pozycje z odniesieniem do zlecenia pozwala wyszukać pozycje zamówień zakupu, posiadające otwarte ilości do dostawy i wstawić je do dokumentu przyjęcia towaru. System wyszukuje zamówienia zakupu dla partnera przypisanego w polu Partner dostawy w widoku głównym dokumentu przyjęcia towaru. W celu wyszukania pozycji uzupełnij filtry w polach dostępnych w nagłówku okna dialogowego.
4. Po odfiltrowaniu wyników w oknie dialogowym Wstaw pozycje z odniesieniem do zlecenia, w celu wstawienia pozycji na dokument użytkownik wykonuje poniższe kroki:
   1. W kolumnie Ilość definiuje ilość pozycji.
   2. Zaznacza parametr w kolumnie Wybór.
   3. Akceptuje wstawienie pozycji przy pomocy przycisku [Zastosuj wybrane]. W przypadku, gdy na dokument mają zostać wstawione wszystkie wyszukane pozycje, należy zaakceptować wybór przyciskiem [Zastosuj wszystkie].
5. W przypadku konieczności edycji pozycji użytkownik wprowadza zmiany, przenosząc ją do edytora pozycji przy pomocy przycisku [Edytuj pozycje] lub klikając dwukrotnie.
6. Należy zapisać dokument przyjęcia towaru przy pomocy przycisku [Zapisz].

Generowanie faktury zakupu

Z poziomu dokumentu przyjęcia towaru możliwe jest wygenerowanie faktury zakupu dla przyjętych pozycji. W celu wygenerowania faktury wymagane są poniższe warunki wstępne:

• Przyjęcie zostało w pełni zrealizowane, posiada status Zakończone
• Pozycje nie zostały zafakturowane

W celu utworzenia faktury z poziomu przyjęcia towaru:

1. Użytkownik otwiera zakończone przyjęcie towaru w aplikacji Przyjęcia towaru.
2. Należy wykonać akcję utworzenia faktury zakupu przy pomocy przycisku [Wybierz akcję] → [Utwórz fakturę zakupu].
   Zostanie wyświetlone okno dialogowe Generowanie faktury zakupu.
3. W oknie dialogowym Generowanie faktury zakupu użytkownik definiuje datę dla faktury oraz datę przyjęcia towaru.
4. Należy zaakceptować ustawienia przy pomocy przycisku [W tle].

W oknie dokowanym Łańcuch dokumentów powiązanych zostanie wyświetlony utworzony dokument faktury zakupu.

Ponowne przyporządkowanie pozycji zlecenia

W celu skorygowania odniesienia zatwierdzonego przyjęcia towaru dostępna jest akcja [Przyporządkuj ponownie pozycje zlecenia]. Powoduje ona anulowanie przyjęcia towaru i wygenerowanie nowego dokumentu ze wszystkimi powiązaniami. W celu skorygowania odniesienia dokumentu przyjęcia konieczne jest spełnienie poniższych warunków wstępnych:

• akcja wywoływana jest dla źródłowego dokumentu przyjęcia towaru
• dokument przyjęcia towaru posiada status Zakończone
• pozycje przyjęcia towaru nie zostały zafakturowane

W celu wywołania akcji Przyporządkuj ponownie pozycje zlecenia:

1. Użytkownik otwiera zakończone przyjęcie towaru w aplikacji Przyjęcia towaru.
2. Należy wykonać akcję ponownego przyporządkowania pozycji przy pomocy przycisku [Wybierz akcję] → [Przyporządkuj ponownie pozycje zlecenia].

Zostanie utworzony dokument korekty pozycji przyjęcia towaru.

3. Otwarty zostaje dokument korekty pozycji przyjęcia towaru w oknie dokowanym Łańcuch dokumentów powiązanych.
4. Przy pomocy przycisku [Wybierz akcję] → [Wybierz pozycje] użytkownik wprowadza pozycje z korygowanego dokumentu przyjęcia towaru.
   Zostanie wyświetlone okno dialogowe Przyporządkuj ponownie pozycje zlecenia.
5. W oknie dialogowym znajdują się pozycje źródłowego dokumentu przyjęcia towaru. W celu wprowadzenia pozycji na dokument korekty należy zaznaczyć przy pozycjach, które mają zostać skorygowane, parametr w ostatniej kolumnie tabeli.
6. Należy zaakceptować wybór przy pomocy przycisku [Zastosuj].
7. W tabeli pozycji dokumentu korekty przyjęcia towaru, w kolumnie Pozycja zamówienia należy wprowadzić nowy dokument odniesienia dla pozycji.
8. Użytkownik wywołuje akcję zakończenia przyporządkowania przy pomocy przycisku [Wybierz akcję] → [Zamknij ponowne przyporządkowanie pozycji zlecenia].
   Zostanie wyświetlone okno dialogowe Zamknij ponowne przyporządkowanie pozycji zlecenia.
9. Należy zaakceptować wykonanie akcji w wyświetlonym oknie dialogowym przy pomocy przycisku [W tle].

Zakończenie dostawy

Zakończenie dostawy danej pozycji oznacza jej dostarczenie w całości. Powoduje to zmianę statusu pozycji na dokumencie odniesienia na Dostarczone w całości. System uniemożliwi utworzenie kolejnego odniesienia do pozycji, której dostawa została zakończona. Dostawa może zostać zakończona:

• ręcznie – poprzez zaznaczenie dla pozycji parametru w kolumnie Zakończ w tabeli obszaru roboczego w aplikacji Przyjęcia towaru. W momencie zakończenia przyjęcia towaru i ręcznym zakończeniu dostawy status pozycji przyjęcia towaru zostanie pobrany do dokumentu odniesienia. Pozycja na dokumencie odniesienia przyjmie status Dostarczone w całości (załatwione ręcznie).
• automatycznie – w przypadku, gdy ilość przyjęcia jest równa ilości zamówienia status Dostarczone jest ustawiany automatycznie ponieważ nie ma dostępnej ilości do dostarczenia na dokumencie odniesienia. Pozycja na dokumencie odniesienia przyjmie status Dostarczone w całości. Istnieje możliwość zdefiniowania tolerancji pełnej dostawy dla artykułu. Jest to możliwe w aplikacji Artykuły (widok Domyślny) → widok Dostawcy → sekcja Dane dostawy → pola: Dostawa niepełna oraz Dostawa nadwyżkowa.

Ręczne przypisanie pozycji do dokumentu odniesienia

W aplikacji Przyjęcia towaru na nagłówku tabeli pozycji obszaru roboczego dostępna jest akcja [Przyporządkuj ręcznie], która umożliwia ręczne przypisanie pozycji do dokumentu odniesienia. Warunkiem wywołania akcji jest utworzony dokument przyjęcia towaru z przynajmniej jedną nieprzypisaną pozycją. W celu ręcznego przypisania pozycji:

1. Użytkownik otwiera aplikację Przyjęcia towaru.
2. Należy otworzyć dokument przyjęcia towaru z nieprzypisaną pozycją.
3. Należy zaznaczyć pozycję w tabeli obszaru roboczego. Przy pomocy przycisku [Wybierz akcję] → [Przyporządkuj ręcznie], który jest dostępny na pasku nagłówka tabeli obszaru roboczego, wywołaj akcję przyporządkowania.
   Zostanie wyświetlone okno dialogowe Przyporządkuj ręcznie.
4. W oknie dialogowym Przyporządkuj ręcznie dostępne są pola pozwalające na filtrowanie wyników pozycji dokumentów odniesienia możliwych do przypisania do pozycji przyjęcia towaru. Z uwagi na to, że akcja wywoływana jest dla zaznaczonej pozycji dokumentu, pozycje wyświetlane w tabeli okna dialogowego są domyślnie filtrowane dla artykułu przypisanego do wybranej pozycji. Po zdefiniowaniu danych filtrowania w polach nagłówka okna dialogowego należy zaakceptować wybór przyciskiem [Enter]. W tabeli okna dialogowego zostaną wyświetlone pozycje spełniające kryteria wyszukiwania.
5. W celu przypisania pozycji odniesienia należy zaznaczyć parametry w kolumnie tabeli Wybór.
6. Jeżeli konieczna jest edycja ilości przypisania, użytkownik modyfikuje wartości w kolumnie Ilość.
7. Należy zaakceptować przypisanie przyciskiem [OK].
8. Należy zapisać dokument przyjęcia towaru przy pomocy przycisku [Zapisz].

Zmiana ilości zestawu

Dla artykułów typu Materiał, które zostały utworzone jako typ materiału Zestaw dostępna jest akcja [Zmień ilość zestawu]. Zamawiając artykuł, który jest zestawem system automatycznie przy przyjęciu towaru rozbije zestaw na jego składniki. W celu zmiany ilości przyjęcia wraz ze zmianą ilości komponentów wchodzących w skład zestawu dostępna jest akcja [Zmień ilość zestawu]. W celu wywołania akcji:

1. Użytkownik otwiera aplikację Przyjęcia towaru.
2. Należy utworzyć dokument przyjęcia towaru z pozycją artykułu typu Zestaw.
3. Użytkownik zaznacza pozycję artykułu w tabeli pozycji obszaru roboczego.
4. Należy wykonać akcję przy pomocy przycisku [Wybierz akcję] → [Zmień ilość zestawu], która jest dostępna na pasku nagłówka tabeli pozycji lub edytora pozycji w obszarze roboczym aplikacji Przyjęcia towaru.
   Zostanie wyświetlone okno dialogowe Zmień ilość zestawu.
5. W oknie dialogowym w polu Nowa ilość zestawu użytkownik wprowadza nową ilość dla pozycji.
6. Należy aktywować lub dezaktywować parametry:
   1. Jeżeli ma zostać zmieniona również ilość składników zestawu, użytkownik zaznacza parametr Zmień także ilość składników.
   2. Jeżeli ma zostać zmieniona ilość zestawu w wierszach pozycji dokumentów odniesienia, użytkownik zaznacza parametr Zmień ilość także w przyporządk. Zleceniach.
   3. Jeżeli ma zostać zmieniona ilość dla przyporządkowanych specyfikacji, użytkownik zaznacza parametr Zmień również przyporządkowania specyfikacji.
7. Należy zaakceptować zmiany przyciskiem [OK].
8. Należy zapisać dokument przyjęcia towaru przy pomocy przycisku [Zapisz].