W celu redukcji ilości danych użytkownik może podczas reorganizacji dokumentów wygenerować dokumenty archiwalne i przechowywać je zamiast dokumentów oryginalnych. W systemie ERP jest możliwy podgląd dokumentów archiwalnych i korzystanie z nich podczas tworzenia nowych dokumentów. W aplikacji Ustawienia reorganizacji dokumentów/Dane historyczne użytkownik definiuje, dla jakich typów i rodzajów dokumentów podczas reorganizacji będą generowane dane historyczne. Dane z dokumentów historycznych również mogą być reorganizowane.
Które atrybuty danego typu danych zostaną zachowane jako dane historyczne, jest określane przez programowanie dla każdego typu dokumentu. Dla zamówień sprzedaży dane te są prezentowane w aplikacji Lista: Archiwalne zamówienia sprzedaży.
Definicje pojęć
Dokumenty archiwalne – archiwalne dokumenty to kopie zrealizowanych dokumentów, które zawierają uproszczone dane i są przechowywane zamiast oryginalnych dokumentów. Archiwalne dokumenty mogą być generowane podczas reorganizacji dokumentów lub mogą być tworzone poprzez import danych z dokumentów ze starszego systemu. Z reguły są dostępne tylko w trybie podglądu.
Opis aplikacji
Aplikacja służy do zdefiniowania wartości stałych atrybutów, które mają być zachowane jako dane historyczne podczas reorganizacji dokumentu. Użytkownik określa jednocześnie, dla jakich typów dokumentów i dla jakich rodzajów dokumentów ma obowiązywać to ustawienie.
Aplikacja składa się z obszaru zapytania i obszaru roboczego.
Obszar zapytania
W obszarze zapytania użytkownik może wprowadzić kryteria wyszukiwania, a następnie wyszukać za pomocą akcji Aktualizuj i wyświetlić w obszarze roboczym ustawienia reorganizacji dokumentu zdefiniowane w systemie.
Opis poszczególnych pól:
Typ dokumentu – w tym polu użytkownik może wybrać jeden lub kilka typów dokumentów, których ustawienia dla generowania danych historycznych będą prezentowane w obszarze zapytania, z możliwością ich edycji.
Obszar roboczy
W obszarze roboczym aplikacji Ustawienia reorganizacji dokumentów/Dane historyczne użytkownik może wprowadzić nowe lub edytować istniejące ustawienia reorganizacji dokumentów. Obszar roboczy aplikacji ma formę tabeli. Dla każdego ustawienia reorganizacji dokumentu w tabeli wyświetlany jest jeden wiersz zawierający odpowiednie dane pod następującymi nagłówkami kolumn:
Typ dokumentu – w kolumnie należy wybrać typ dokumentu, do którego ma być przyporządkowana kategoria przechowywania. Typ dokumentu można zmienić do momentu pierwszego zapisania ustawień.
Wybór rodzaju dokumentu – dzięki tej opcji użytkownik może ograniczyć generowanie danych historycznych do jednego lub kilku wybranych rodzajów dokumentu. Dostępne opcje do wyboru:
- Wszystkie rodzaje dokumentów – dane historyczne będą generowane dla wszystkich rodzajów dokumentów danego typu.
- Ustawione rodzaje dokumentów – dane historyczne będą generowane tylko dla zdefiniowanych rodzajów dokumentów danego typu.
- Wszystkie oprócz ustawionych rodzajów dokumentów – dane historyczne będą generowane dla wszystkich rodzajów dokumentów danego typu z wyjątkiem tych zdefiniowanych.
Rodzaj dokumentu – dostępność pola jest uzależniona od wartości ustawionej w polu Wybór rodzaju dokumentu.
- Wszystkie rodzaje dokumentów – pole Rodzaj dokumentu jest niedostępne.
- Ustawione rodzaje dokumentów – dane historyczne będą generowane tylko dla rodzajów dokumentów danego typu, które zostały wprowadzone w tym polu.
- Wszystkie oprócz ustawionych rodzajów dokumentów – dane historyczne będą generowane dla wszystkich rodzajów dokumentów danego typu, z wyjątkiem rodzajów wprowadzonych w tym polu.
Rodzaje dokumentów należy wprowadzić za pomocą okna dialogowego Przyporządkowanie rodzaju dokumentu, które otwiera się poprzez kliknięcie w komórkę tabeli.
Jeśli użytkownik wskaże wiele rodzajów dokumentów, to ich liczba będzie widoczna w kwadratowych nawiasach w komórce tabeli wraz z identyfikatorami przyporządkowanych rodzajów dokumentów. W tym przypadku oznaczenia i powiązania z rodzajami dokumentów są dostępne tylko w oknie dialogowym.
Konfiguracja
W aplikacji Konfiguracja nie ma dostępnych ustawień dla aplikacji Ustawienia reorganizacji dokumentów/Dane historyczne.
Jednostki biznesowe
Dla aplikacji Ustawienia reorganizacji dokumentów/Dane historyczne istotna jest wskazana poniżej jednostka biznesowa
- podczas przyznawania uprawnień oraz
- podczas tworzenia definicji działań
- lub podczas importu lub eksportu danych
Ustawienia reorganizacji dokumentów/Dane historyczne: com.cisag.app.general.orderarchive.obj.DocumentReorganizationSettings
Uprawnienia
Uprawnienia mogą być przydzielane zarówno poprzez role uprawnień, jak i poprzez przyporządkowanie organizacji. Zasady dotyczące uprawnień zostały opisane w dokumentacji technicznej Uprawnienia.
Funkcje specjalne
Dla aplikacji Ustawienia reorganizacji dokumentów/Dane historyczne nie istnieją żadne funkcje specjalne.
Przyporządkowania organizacji
Dla aplikacji Ustawienia reorganizacji dokumentów/Dane historyczne nie jest wymagane żadne przyporządkowanie organizacji.
Cechy szczególne
Dla aplikacji Ustawienia reorganizacji dokumentów/Dane historyczne nie istnieją żadne funkcje specjalne.
Uprawnienia dla partnerów biznesowych
Aplikacja Ustawienia reorganizacji dokumentów/Dane historyczne nie jest udostępniona dla partnerów biznesowych.
