Opis zagadnienia
Moduł Zarządzanie dokumentami systemu Comarch ERP Enterprise wykorzystuje rodzaje dokumentów do definiowania domyślnych wartości oraz ustawień dla dokumentów. Ponadto użytkownik może definiować swoje pola (zakładka Inne pola) w aplikacji Rodzaje dokumentów. Ułatwia to użytkownikowi przypisywanie i wyszukiwanie dokumentów. Pola zdefiniowane przez użytkownika mogą zawierać przykładowo: informacje o autorze, obszarze wejściowym lub dacie utworzenia. Ponadto pola zdefiniowane przez użytkownika mogą być także wykorzystywane do podziału dokumentów na kategorie.
Niniejsza dokumentacja zawiera instrukcje dotyczące tworzenia i edycji rodzajów dokumentów oraz informacje dotyczące działania predefiniowanych wartości i ustawień.
By uzyskać dodatkowe informacje dotyczące stosowania rodzajów dokumentów w module Zarządzanie dokumentami, należy zapoznać się z artykułem Dokumenty.
Definicje pojęć
Dokument
Dokument to obiekt w systemie Comarch ERP Enterprise, za pomocą którego można zarządzać plikami dokumentów oraz tworzyć odniesienia do innych obiektów w systemie. Dokument można porównać do wirtualnej koperty przechowującej metadane dokumentu oraz pliki dokumentów (pliki fizyczne przechowywane w repozytorium wiedzy).
Ponadto dokument jest wykorzystywany do tworzenia plików dokumentów, w których adresaci i szablon dokumentu są dodawane do dokumentu. System tworzy na tej podstawie nowy dokument, np. korespondencję seryjną.
Szablon dokumentu
Szablon dokumentu jest wykorzystywany do ustandaryzowanego tworzenia lub generowania dokumentów lub notatek. Szablon jest dokumentem, który można powiązać z plikiem dokumentu. Na przykład, system może stworzyć wiadomość korespondencji seryjnej na podstawie szablonu korespondencji seryjnej stworzonego przy pomocy programu do edycji tekstu. Aby to zrobić, należy stworzyć plik dokumentu zawierający pola wypełniane przez system, np. pole adresu. Gdy szablon korespondencji seryjnej zostanie ukończony, ten plik dokumentu należy powiązać z dokumentem w systemie Comarch ERP Enterprise. Następnie można go użyć jako szablon dokumentu dla korespondencji seryjnej.
Opis aplikacji
Aplikacja Rodzaje dokumentów służy do tworzenia, edytowania lub przeglądania rodzajów dokumentów. Aplikacja składa się z nagłówka i obszaru roboczego.
Przykład nowego rodzaju dokumentu w aplikacji Rodzaje dokumentów
Nagłówek
W nagłówku aplikacji możliwe jest tworzenie rodzajów dokumentów oraz ich konfigurowanie.
Szczegółowy opis pól:
- Rodzaj dokumentu – w tym polu można wprowadzić jednoznaczną identyfikację rodzaju dokumentu
- Oznaczenie – nazwa dokumentu. Odpowiednie oznaczenia obiektów ułatwiają ich wyszukiwanie. Możliwe jest wprowadzenie dowolnego oznaczenia.
- Schemat numeracji – pole umożliwia wybór schematu numeracji dla dokumentów, które zostaną wygenerowane przy pomocy danego rodzaju dokumentu. Podczas tworzenia dokumentu danego rodzaju system automatycznie generuje numer dokumentu zgodnie ze wzorem zdefiniowanym w tym schemacie numeracji.
- Szablon dokumentu – pole podzielone jest na dwie części: w pierwszej należy wybrać rodzaj dokumentu, który będzie wykorzystywany jako szablon do tworzenia nowych dokumentów. W drugim polu należy doprecyzować konkretny, istniejący dokument wybranego rodzaju.
- Folder – folder jest wykorzystywany jako domyślny dla ścieżki pliku nowych dokumentów należących do danego rodzaju dokumentów
- Obsługujący – w tym polu należy wprowadzić odpowiedzialnego pracownika. Wprowadzony pracownik musi być partnerem z rolą Pracownik. Obsługujący jest wykorzystywany jako domyślny dla nowych dokumentów należących do danego rodzaju dokumentów.
- Kontroler – w tym polu należy wprowadzić jednego lub więcej kontrolerów. Wprowadzony kontroler musi być innym partnerem o tej roli. Kontroler jest wykorzystywany jako domyślny dla nowych dokumentów należących do danego rodzaju dokumentów.
- Archiwizacja – przy pomocy tego parametru wyboru można zdecydować, czy dokument danego rodzaju ma być archiwizowany
Obszar roboczy
Obszar roboczy aplikacji składa się z trzech zakładek:
- Rodzaje powiązań dokumentów
- Inne pola
- Uprawnienia
Zakładka Rodzaje powiązań dokumentów
Zakładka umożliwia powiązanie ze sobą wybranych przez użytkownika rodzajów dokumentów. Posiada ona przyciski, pozwalające na dodawanie i usuwanie rodzajów powiązań.
Znajdująca się w niej tabela składa się z dwóch kolumn:
- Rodzaj powiązania dokumentu
- Preferowane
Możliwe jest dodanie kilku rodzajów powiązań dokumentów. Aplikacja umożliwia jednak wybór tylko jednego z nich jako preferowanego.
Przykładowe powiązania dokumentów w aplikacji Rodzaje dokumentów
Zakładka Inne pola
Przykładowe zdefiniowane dodatkowe pola w aplikacji Rodzaje dokumentów
Wszystkie pola zdefiniowane przez przypisane do bieżącego rodzaju dokumentu są wyświetlane w tabeli. Pola te są wyświetlane na dokumentach należących do danego rodzaju dokumentu. W tej tabeli można przypisywać już istniejące pola do rodzaju dokumentu lub tworzyć nowe pola. Jedno pole może zostać użyte na wielu rodzajach dokumentów.
Poza standardowymi przyciskami [Dodaj] i [Wstaw/Usuń znacznik usuwania] na pasku tabeli dostępne są przyciski umożliwiające wykonywanie następujących dodatkowych działań:
- [Dodaj nowe pole] – przycisk umożliwia utworzenie nowego pola zdefiniowanego przez użytkownika. Po wybraniu przycisku wyświetlane jest okno dialogowe, umożliwiające zdefiniowanie nowego pola.
- [Właściwości] – otwiera okno dialogowe ze szczegółowymi informacjami na temat konfiguracji pola, zdefiniowanego przez użytkownika z możliwością edycji dla części ustawień (np. określania ilości znaków)
- [Usuń pola] – przycisk ten służy do usuwania wcześniej wprowadzonych przez użytkownika pól
- [Utwórz schemat tabeli] – nowo utworzone pola zdefiniowane przez użytkownika muszą zostać aktywowane przy pomocy tej akcji, zanim będą gotowe do użycia. Dla większej ilości danych zaleca się wykonanie tego działania w momencie, gdy ruch w systemie jest niski (np. w nocy).
Tabela zawiera następujące kolumny:
- Kolejność – w tym polu przy pomocy liczby można ustalić kolejność pól zdefiniowanych przez użytkownika, w której pojawią się w aplikacji Dokumenty. Wartość musi być unikalna dla każdego rodzaju dokumentu. Pomijanie wartości nie jest możliwe.
- Nazwa pola – kolumna zawiera nazwę pola zdefiniowanego przez użytkownika. Nazwa stanowi oznaczenia pola i może składać się z cyfr, liter lub ich kombinacji.
- Oznaczenie pola – kolumna zawiera etykietę pola w interfejsie użytkownika. Oznaczenie powinno odzwierciedlać zastosowanie pola.
- Typ –pole prezentuje typy pól. Wartości, które można wprowadzać w polu zdefiniowanym przez użytkownika, zależą od rodzaju pola, np. w rodzaju pola Dziesiętny można wprowadzić tylko liczbę wymierną. Typ pola jest określany podczas tworzenia pola i nie można go zmienić.
- Pole obowiązkowe – jeśli pole jest polem obowiązkowym, w tej kolumnie pojawia się ikona. Jeśli pole jest opcjonalne, kolumna pozostaje pusta. Atrybut Pole obowiązkowe jest określany podczas tworzenia pola i nie można go zmienić.
- Lista wartości – lista wartości pozwala na wprowadzenie wielu wartości. Jeśli pole jest listą wartości, w tej kolumnie pojawia się ikona. Jeśli nie, pole pozostaje puste. Atrybut Lista wartości jest określany podczas tworzenia pola i nie można go zmienić.
Zakładka Uprawnienia
Przykładowe uprawnienia zdefiniowane w zakładce Uprawnienia
Jeśli są aktywowane uprawnienia do treści dla bazy danych, mają one także wpływ na aplikację Rodzaje dokumentów. Na zakładce Uprawnienia wyświetlana jest tabela, umożliwiająca określenie uprawnień do odczytu i zapisu dla organizacji dla każdego rodzaju dokumentu.
W celu uzyskania pełnych informacji dotyczących uprawnień do treści należy zapoznać się z dokumentem Uprawnienia do treści.
W ramach zakładki Ustawienia dostępne są następujące przyciski:
- Dodaj – wybranie tego przycisku powoduje automatyczne dodanie wybranych organizacji w nowych wierszach tabeli
- Wyszukaj i dodaj organizację – dzięki przyciskowi możliwe jest dodanie wielu organizacji do tabeli za jednym razem. Po jego wybraniu otworzy się okno wyszukiwania. Należy w nim wyszukać żądane organizacje, a następnie wybrać jedną lub wiele organizacji z listy wyników wyszukiwania.
- Wstaw/ Usuń znacznik usuwania – pozwala na wstawienie znacznika, dzięki któremu możliwe jest usunięcie organizacji z listy
Widoczna w zakładce tabela zawiera następujące kolumny:
- Organizacja – w kolumnie Organizacja należy wprowadzić organizacje, które mają uprawnienia do wykorzystywania wybranych rodzajów dokumentów. Warunkiem wstępnym dla analizy uprawnień do treści dla wprowadzonej organizacji jest aktywacja w aplikacji Organizacje konieczności walidacji rodzajów dokumentów. Użytkownicy przypisani do wprowadzonej organizacji muszą mieć co najmniej uprawnienia do odczytu wybranego rodzaju dokumentu.
- Uprawnienia organizacji – w kolumnie Uprawnienie organizacji należy określić, czy użytkownik przypisany do wprowadzonej organizacji ma uprawnienia do wyświetlania lub edytowania dokumentów opartych na tym rodzaju i wprowadzonej dla niego organizacji. Wartości możliwe do wyboru to Odczyt i Obsługa.
- Uprawnienie innych organizacji – w kolumnie Uprawnienie innych organizacji należy określić, czy użytkownik nieprzypisany do wprowadzonej organizacji, ale należący do innych organizacji podanych w tabeli ma uprawnienia do wyświetlania lub edytowania dokumentów opartych na tym rodzaju dokumentu i wprowadzonej dla niego organizacji. Wartości możliwe do wyboru to Odczyt i Obsługa.
Wpływ uprawnień organizacji na wyświetlanie dokumentów
Dla danego dokumentu organizacja istotna dla uprawnień i rodzaju dokumentu są znane. Jeśli użytkownik jest przypisany do tej organizacji, ustawienie zapisane dla rodzaju dokumentu w kolumnie Uprawnienie organizacji ma zastosowanie dla tej organizacji.
- Odczyt – jeśli dla organizacji zostało określone tylko uprawnienie do odczytu, użytkownik przypisany do tej organizacji może otwierać dokumenty, ale nie może ich edytować.
- Obsługa – jeśli dla organizacji zostało określone tylko uprawnienie do edycji, użytkownik przypisany do tej organizacji może otwierać i edytować dokumenty.
Kombinacje uprawnień
Dla każdej organizacji i rodzaju dokumentu można określić uprawnienia do odczytu i zapisu. W ten sposób można także określić uprawnienia do odczytu i zapisu dla innych organizacji. Dostępne są następujące kombinacje:
- Odczyt – Uprawnienie organizacji; Odczyt – Uprawnienie innych organizacji
- Obsługa – Uprawnienie organizacji; Odczyt – Uprawnienie innych organizacji
- Obsługa – Uprawnienie organizacji; Obsługa – Uprawnienie innych organizacji
Możliwe kombinacje uprawnień w zakładce Uprawnienia
Jednostki biznesowe
Następująca jednostka biznesowa jest istotna dla aplikacji Rodzaje dokumentów i jest ona używana, na przykład, do:
- nadawania uprawnień,
- tworzenia definicji aktywności,
- importowania lub eksportowania danych.
Rodzaj dokumentu com.cisag.app.general.docman.obj.DocumentType
Jednostka biznesowa stanowi część następującej grupy jednostek biznesowych Dane podstawowe dokumentu
Uprawnienia
Uprawnienia mogą być nadawane przy pomocy ról uprawnień oraz poprzez przypisywanie organizacji. Pojęcie uprawnienia zostało opisane w artykule Uprawnienia.
Przyporządkowywanie organizacji
Aplikacja Rodzaje dokumentów obejmuje tabelę Uprawnienia. Aby użytkownik mógł korzystać z dokumentów, musi być przypisany z rolą partner do co najmniej jednej organizacji wprowadzonej do tabeli Uprawnienia dla danego rodzaju dokumentu.
Więcej informacji dotyczących tabeli Uprawnienia oraz uprawnień do treści można znaleźć w dokumentacji Uprawnienia do treści.
Funkcje specjalne
Następująca specjalna możliwość, w zależności od działań, jest dostępna dla aplikacji Rodzaje dokumentów. Uprawnienia do tej możliwości można przypisywać w aplikacji Role uprawnień
Zmień inne pola
Użytkownik może wprowadzać, zmieniać lub usuwać obiekty, jeśli ta możliwość została mu przypisana w aplikacji Rodzaje dokumentów.
