Instrukcja: Import rodzajów dokumentów

Dokument zawiera instrukcje importu rodzajów dokumentów za pomocą aplikacji Import danych. Znajduje się w nim także ogólny opis wykonywanych kroków oraz informacje dotyczące wstępnych warunków i oczekiwanych wyników.

Informacje dotyczące aplikacji Import danych, w tym opisy pól, przycisków, itp., znajdują się w dokumencie Import danych.

Definicje pojęć

Dokument

Dokument to obiekt w systemie Comarch ERP Enterprise, za pomocą którego można zarządzać plikami dokumentów oraz tworzyć odniesienia do innych obiektów w systemie. Dokument można porównać do wirtualnej koperty przechowującej metadane dokumentu oraz pliki dokumentów (pliki fizyczne przechowywane w repozytorium wiedzy). Ponadto dokument jest wykorzystywany do tworzenia plików dokumentów, w których adresaci i szablon dokumentu są dodawane do dokumentu. System Comarch ERP Enterprise tworzy na tej podstawie nowy dokument, np. korespondencję seryjną.

Szablon dokumentu

Szablon dokumentu jest wykorzystywany do ustandaryzowanego tworzenia lub generowania dokumentów lub notatek. Szablon natomiast jest dokumentem, który można powiązać z plikiem dokumentu. Na przykład system może stworzyć wiadomość korespondencji seryjnej na podstawie szablonu korespondencji seryjnej stworzonego przy pomocy programu do edycji tekstu. Aby to zrobić, należy stworzyć plik dokumentu zawierający pola wypełniane przez system, np. pole adresu. Opisy odpowiednich pól można znaleźć w bardziej szczegółowej dokumentacji. Gdy szablon korespondencji seryjnej zostanie ukończony, ten plik dokumentu należy powiązać z dokumentem w systemie Comarch ERP Enterprise. Następnie można go użyć jako szablon dokumentu dla korespondencji seryjnej.

Ogólne informacje

Rodzaje dokumentów składają się z:

• danych podstawowych,
• przyporządkowań kontrolerów,
• przyporządkowań pól zdefiniowanych przez użytkownika.

Przyporządkowania kontrolerów oraz przyporządkowania pól zdefiniowanych przez użytkownika stanowią część rodzaju dokumentu i nie można ich importować oddzielnie, a jedynie z przypisaniem do jednoznacznie zidentyfikowanego rodzaju dokumentu.

Import danych

W celu importowania danych należy:

1. Otworzyć aplikację Import danych.
2. Wyświetlić filtr lub jeden z filtrów dla jednostki biznesowej cisag.app.general.docman.obj.DocumentType.
3. Wybrane atrybuty filtra są już aktywowane. Jeśli zachodzi taka potrzeba, atrybuty można dostosować w obszarze roboczym aplikacji.
4. Nacisnąć przycisk [Importuj dane] znajdujący się na standardowym pasku symboli.
5. Zostanie otwarte okno dialogowe Import danych.
6. W tym oknie dialogowym możliwe jest wprowadzenie ustawień dla pliku importu. Szczegółowe opisy pól znajdują się w rozdziale Import danych dokumentu Import danych.
7. Aby rozpocząć import, należy wybrać przycisk [W tle].

Przykładowe ustawienia parametrów w oknie Import danych

Atrybuty konieczne do importu

Należy określić co najmniej następujące atrybuty dla każdej jednostki biznesowej:

• Atrybuty identyfikacyjne (klucz biznesowy)
• Pola wymagane

Jednostka biznesowa nie może zostać przypisana bez atrybutów identyfikacyjnych. Ponadto, jeśli brakuje wymaganego pola, i tak rozpocznie się krok przetwarzania końcowego. Wymagane pola i atrybuty identyfikacyjne pojedynczych obiektów biznesowych zostały opisane w rozdziale Przegląd: Pola identyfikacyjne i Wymagane pola.

Dodatkowo, wciąż istnieją relacje z innymi obiektami biznesowymi, które nie są bezpośrednio powiązane z jednostką biznesową Rodzaj dokumentu (relacje utworzone za pośrednictwem kluczy zewnętrznych, oznaczone kursywą w filtrze). Aby usunąć te relacje, w filtrze należy wybrać atrybuty identyfikacyjne tych obiektów biznesowych. Dane, do których istnieje odwołanie za pośrednictwem kluczy zewnętrznych, nie mogą być importowane razem. Muszą one być dostępne w systemie. Jeśli podane są inne atrybuty niż atrybuty identyfikacyjne odniesienia do klucza zewnętrznego, system je ignoruje.

Jeśli klucz główny obiektu biznesowego składa się wyłącznie lub częściowo z kluczy zewnętrznych, obiekt biznesowy, do którego odnosi się ten klucz musi zostać rozwiązany w pliku importu przy pomocy jego atrybutów identyfikacyjnych.

Na przykład, zakładając, że rodzaj dokumentu zawiera atrybut numberRange. Ten atrybut składa się ze schematu numeracji, na podstawie którego jest określany numer dla nowego dokumentu tego rodzaju. Schemat numeracji znów jest określany poprzez identyfikację.

Kolejność

Rodzaj dokumentu może zawierać szablon dokumentu domyślny dla tworzonych za jego pomocą dokumentów. Jeśli rodzaj dokumentu ma przypisany szablon dokumentu z takim samym rodzajem dokumentu, należy przestrzegać następującej kolejności w trakcie tworzenia rodzaju dokumentu.

1. Import nowego rodzaju dokumentu bez wprowadzania szablonu
2. Utworzenie szablonu
3. Aktualizacja dokumentu poprzez wprowadzenie szablonu

Import nowych rodzajów dokumentów

Wszystkie definicje i obowiązkowe atrybuty danych podstawowych są zawarte w pliku importu. Jednocześnie jako osobny plik importu można wprowadzić przyporządkowania kontrolerów oraz przyporządkowania pól zdefiniowanych przez użytkownika. Należy zapoznać się z dokumentacją dotyczącą aplikacji Import danych, by dowiedzieć się, jak łączone są oddzielne pliki importu.

Przykład dla importu nowych rodzajów dokumentów przy pomocy pliku importu

Aktualizacja istniejących rodzajów dokumentów

Warunkiem wstępnym dla tej metody importu rodzajów dokumentów jest wcześniejszy pomyślny import danych podstawowych. Tylko atrybuty identyfikacyjne (kod) danych podstawowych są zawarte w pliku importu. Jeśli zostały wprowadzone inne atrybuty danych podstawowych, istniejące dane są nadpisywane.

Ta możliwość importu powinna być wykorzystywana wyłącznie do aktualizacji rodzaju dokumentu. Oddzielny import rodzajów dokumentów, przyporządkowań kontrolerów oraz przyporządkowań pól zdefiniowanych przez użytkownika prowadzi do spadku wydajności.

Przegląd: Pola identyfikacyjne i wymagane pola

W tym rozdziale podsumowano atrybuty identyfikacyjne i obowiązkowe:

Dane podstawowe

Przyporządkowanie kontrolerów

Przyporządkowania pól zdefiniowanych przez użytkownika