Rodzaje zamówień zakupu

Przegląd tematu

W tym dokumencie opisano rolę, jaką typy zamówień zakupu odgrywają w przetwarzaniu zamówień zakupu. Zawarte zostały w nim informacje o domyślnych wartościach i ustawieniach zamówień przechowywanych w rodzajach zamówień oraz ich wpływie na dalsze przetwarzanie zamówień.

Definicje terminów

Zamówienie zakupu

Zamówienie to prośba skierowana do dostawcy o świadczenie usług w określonym czasie. Zamówienie zawiera, na przykład, szczegóły dotyczące pozycji, ceny, ilości, daty dostawy, warunków dostawy, warunków płatności i miejsca dostawy. Zamówienia mogą odnosić się do ofert w systemie i w ten sposób kontynuować łańcuch dokumentów powiązanych.

Rodzaje zamówień

Rodzaje zamówień służą do identyfikacji zamówień. Zawierają one wartości domyślne i ustawienia dla zamówień. Ustawienia odpowiadają za kontrolę i obliczenia dla zamówień tego typu i wpływają na dalsze przetwarzanie zamówień w kolejnych dokumentach.

Typy zamówień

Rodzaj zamówienia służy również do definiowania zamówienia. Każdy rodzaj zamówienia jest przypisany do dokładnie jednego z poniższych typów zamówień:

• Zlecenie – zamówienia tego typu są standardowymi zamówieniami zakupu.
• Zamówienie z magazynu konsygnacyjnego – zlecenia konsygnacyjne służą do zaopatrywania miejsc składowania konsygnacyjnego. Do zleceń konsygnacyjnych mają zastosowanie specjalne funkcje opisane poniżej.

Zlecenia konsygnacyjne

Z punktu widzenia zaopatrzenia, magazyn konsygnacyjny to magazyn towarów zewnętrznych, które nie są częścią zapasów własnych firmy, ale mogą być używane. Dopiero, gdy towary zostaną faktycznie wykorzystane, tj. gdy zostaną usunięte z magazynu, należy za nie zapłacić.

Umowę konsygnacyjną zawiera się za pomocą zamówienia typu Konsygnacja. Podczas wprowadzania zamówienia konsygnacyjnego system zawsze automatycznie próbuje określić odpowiednią i zwolnioną pozycję umowy z kryteriami Dostawca, Artykuł i Magazyn. W razie potrzeby można ręcznie zmienić znalezioną pozycję umowy na inną odpowiednią wartość. Ta relacja między pozycjami nie ma bezpośredniego znaczenia dla procesu, ale jest jedynie sprawdzeniem na początku procesu (przyjęcie towaru z zamówieniem), czy istnieje umowa konsygnacyjna z dostawcą dla żądanej pozycji.

Cena jest ustalana dopiero w momencie wycofania, tj. w momencie dostawy w dystrybucji lub w momencie wykorzystania w produkcji. Jeśli w tym czasie nie ma aktualnej umowy, stosowana jest cena zgodna z ostatnią ważną pozycją umowy.

Ponieważ ceny w momencie odbioru nie są istotne, w zamówieniach typu zamówienie z magazynu konsygnacyjnego nie są stosowane żadne ceny.

Opis aplikacji

Rodzaje zamówień służą do identyfikacji zamówień. Zawierają one również wartości domyślne i ustawienia dla zamówień tego typu.

Aplikacja Rodzaje zamówień zakupu składa się z nagłówka i obszaru roboczego.

Nagłówek

Nagłówek aplikacji składa się z następujących pól:

• Rodzaj – unikalny identyfikator typu zamówienia jest wprowadzany w polu Rodzaj. Można go dowolnie wybrać. W szczególności w przypadku systemów z kilkoma organizacjami zaleca się wprowadzenie zakresu numerów w polu Schemat numeracji dla rodzajów zleceń w aplikacji Konfiguracja, funkcja Zakup, podfunkcja Schematy numeracji. Jeśli zakres numerów jest zapisany dla organizacji zakupu wybranej na pasku tytułu, kolejny wynikający z niego numer jest sugerowany podczas tworzenia nowego rodzaju. Identyfikacja rodzaju służy do znalezienia właściwego typu zamówienia w dalszych aplikacjach i zapytaniach, np. w celu przypisania właściwego rodzaju do zamówienia, a tym samym przyjęcia określonych wartości domyślnych i ustawień.
• Oznaczenie – oznaczenie służy jako dodatkowa funkcja identyfikacyjna. Może składać się z dowolnie wybranego tekstu. W tym polu należy wprowadzić znaczący i, jeśli to możliwe, jednoznaczny opis, aby ułatwić wyszukiwanie.
• Typ – w tym polu należy wybrać typ zamówienia, który zostanie przypisany do wszystkich zamówień, korzystających z tego rodzaju zamówienia. Typu nie można zmienić, jeśli jest on już używany w zamówieniu zakupu. Możliwy jest wybór spośród następujących typów zamówień:
  • Zlecenie
  • Zamówienie z magazynu konsygnacyjnego
• Status nowych dokumentów – definiuje ogólny status nowych zamówień tego rodzaju. Możliwy jest wybór pomiędzy statusami W opracowaniu lub Zwolnione.

• Schemat numeracji – zakres numerów jest wybierany w rodzaju zamówienia, którego system używa do automatycznego generowania numerów dla nowych zamówień zgodnie z określonym wzorcem. Więcej informacji znajduje się w dokumencie Schematy numeracji.
• Schemat numeracji zamówień – w tym polu należy wybrać zakres numerów dla zamówień zakupu generowanych na podstawie zamówień tego rodzaju. System wykorzystuje ten zakres numerów do automatycznego generowania numerów dla nowych zamówień zakupu zgodnie z określonym wzorcem.
• Schemat numeracji potwierdzeń zamówień zakupu – w razie potrzeby możliwe jest zdefiniowanie zakresu numerów w tym polu dla potwierdzeń zamówień, które zostały otrzymane dla zamówień tego rodzaju. System używa tego zakresu numerów do automatycznego generowania numerów dla nowych potwierdzeń zamówień według określonego wzorca.
• Automatyczny wybór kontraktu – automatyczny wybór umowy to funkcja, która sprawdza, czy istnieje ważna pozycja umowy dla pozycji zamówienia podczas wprowadzania każdej pozycji zamówienia, a następnie tworzy zamówienie zwolnienia umowy z odniesieniem do dokumentu, jeśli to konieczne. W tym polu należy zdefiniować, czy ma to być sprawdzane automatycznie podczas wprowadzania nowych pozycji zamówienia. Dokonany wybór jest przenoszony do pozycji zamówienia w zamówieniu jako wartość domyślna i jest warunkiem wstępnym automatycznego przypisania pozycji zamówienia.

Obszar roboczy

Obszar roboczy aplikacji zawiera główne pola i funkcje, służące do wprowadzania wartości domyślnych, które powinny mieć zastosowanie do zamówień. Pola i funkcje są podsumowane w zakładkach, które opisano w poniższych sekcjach:

• Zakładka Dane dostawy
• Zakładka Dane faktury

Zakładka Dane dostawy

Zakładka składa się z następujących pól:

• Magazyn – w tym polu wskazuje się miejsce przechowywania odbiorczego, do którego mają zostać dostarczone zamówione pozycje. Należy wybrać istniejącą lokalizację magazynu w systemie jako lokalizację magazynu odbiorczego. Jeśli w tym polu nie zostanie wprowadzona żadna lokalizacja magazynu, zostanie ona przyjęta jako wartość domyślna z danych podstawowych partnera dostawy w zamówieniu. Jeśli w tym polu również nie wprowadzono miejsca przechowywania, wprowadzony zostanie magazyn zapisany w aplikacji Konfiguracja, funkcja Zakup dla organizacji zakupu jest używane jako miejsce przechowywania odbiorczego. Jeśli również tam brakuje miejsca przechowywania, w zamówieniu nie można zaproponować magazynu.

• Wartość domyślna magazynu – to pole służy do określenia, czy lub na jakich warunkach ma być proponowane miejsce przechowywania. Wybrany wpis jest używany jako wartość domyślna podczas wprowadzania nagłówka zamówienia. To ustawienie można również zmienić dla każdej pozycji zamówienia. Możliwy jest wybór spośród następujących opcji:
  • Proponuj zawsze – powoduje ponowne określenie miejsca przechowywania za każdym razem, gdy zmieni się wartość istotna dla określenia wartości domyślnej, taka jak partner dostawy lub pozycja. Dzieje się tak również wtedy, gdy na przykład ręcznie wprowadzono inną lokalizację magazynu.
  • Wstaw, jeśli puste – stosowane są te same zasady, co ustawienie Proponuj zawsze. Bieżąca lokalizacja przechowywania nie jest jednak nigdy zmieniana automatycznie. Wartość domyślna jest wprowadzana tylko wtedy, gdy w danym momencie nie ma miejsca przechowywania.
  • Brak wartości domyślnej – żadna wartość domyślna dla miejsca przechowywania nie jest określana na podstawie danych podstawowych. Należy użyć tego ustawienia, jeśli magazyn w każdej pozycji zamówienia ma być określany ręcznie.

• Warunki dostawy – opisują umowy między kupującym a sprzedającym. Mogą one służyć do określenia rodzaju dostawy i miejsca realizacji, np. bezpłatnie do miejsca zamieszkania. W tym miejscu należy wybrać warunek dostawy, który zostanie następnie przyjęty jako wartość domyślna w nowych zamówieniach tego rodzaju. Jeśli zostanie wybrany warunek dostawy typu INCO term , można wprowadzić odniesienie do lokalizacji w drugiej części pola.
• Warunki wysyłki – opisują sposób, w jaki przedmioty są transportowane, np. przez spedytora, kuriera lub pocztę. W tym miejscu należy wybrać warunek wysyłki, który zostanie następnie przyjęty jako wartość domyślna w zamówieniach tego typu.
• Preferowany termin – w ramach rodzaju zamówienia możliwe jest wprowadzenie preferowanej daty dostawy. Wartością domyślną jest data wprowadzenia zamówienia. Można użyć tego pola, aby przenieść żądaną datę w przyszłość, wprowadzając liczbę dni, która ma zostać użyta do obliczenia preferowanej daty. Podczas obliczeń brany jest pod uwagę określony kalendarz zakładu, a w razie potrzeby obliczona data jest ustawiana na następny dzień roboczy i proponowana w zamówieniu. Jeśli wprowadzone zostanie zero dni, sugerowana jest data utworzenia zamówienia.
• Pochodzenie właściciela zapasów – właściciel zapasu jest prawnym właścicielem zapasu artykułu. Ta informacja jest używana do określenia, w którym magazynie pozycji, na przykład, zaksięgowano paragon. To pole służy do określenia sposobu ustalania właściciela zapasów. Wybrane ustawienie służy jako wartość domyślna dla zamówień tego rodzaju i można je zmienić dla typu Zlecenie do momentu wprowadzenia pierwszej pozycji. Możliwy jest wybór jednej z następujących opcji:
  • Firma odbiorcy dostawy
  • Firma organizacja zakupu
  • Dostawca

• Rodzaj zlecenia dostawy dla dostawy zewnętrznej – jeśli użytkownik chce korzystać z zamówień tego typu, na przykład, aby dostawca dostarczył towar bezpośrednio do klienta lub jego odbiorcy, w tym polu należy wprowadzić typ zamówienia dostawy Dostawa zewnętrzna. Określony typ zamówienia dostawy jest używany do tworzenia odpowiednich zamówień dostawy.

• Aktualizacja statusu zewnętrznych dostaw bezpośrednich – w przypadku zamówień tego typu, które są używane jako część zewnętrznej dostawy, należy użyć tego pola, aby określić sposób aktualizacji dostarczonej ilości, a tym samym statusu dostawy zamówień. Możliwa jest zmiana zdefiniowanego ustawienia, jeśli nie istnieje żadne zamówienie tego typu. Pole nie jest dostępne dla typów Zamówienie z magazynu konsygnacyjnego. Należy wybrać pomiędzy następującymi pozycjami:
  • Przez księgowanie faktury zakupu dostawcy – dostarczona ilość i status dostawy są aktualizowane po zaksięgowaniu faktury przychodzącej. Dostarczona ilość i status dostawy są również aktualizowane w zamówieniu, gdy faktura przychodząca zostanie anulowana.
  • Przez zaraportowanie pozycji zlecenia dostawy – status dostawy jest aktualizowany na podstawie dostarczonej ilości określonej w zamówieniu dostawy po zakończeniu dostawy zewnętrznej. Dostarczona ilość i status dostawy powiązanych zamówień sprzedaży są również aktualizowane na podstawie specyfikacji.
• Rodzaj zlecenia dostawy dla dostawy zwrotnej – jeśli użytkownik chce również zwracać towary do swoich dostawców za pomocą zamówień tego typu, należy wprowadzić typ zamówienia dostawy typu Zwrot w polu Rodzaj zlecenia dostawy dla dostawy zwrotnej. Określony typ zamówienia dostawy jest używany do generowania zamówień dostawy dla zwrotu towarów z zamówienia zakupu. W przypadku braku tej specyfikacji używany jest typ zamówienia dostawy zapisany w polu Rodzaj zlecenia dostawy w funkcji głównej Zakup, podfunkcji Zwroty towarów w aplikacji Konfiguracja.
• Tworzenie zlecenia zwrotu dla zapasu specjalnego – zapas specjalny podsumowuje ilości zapasów, które są przeznaczone do określonych procesów (np. zwrotów) bez konieczności przypisywania ich do inicjatora zapotrzebowania. Zapasy oznaczone jako specjalne nie są dostępne dla innych procesów biznesowych, takich jak procesy sprzedaży, produkcji i dystrybucji. Jeśli ta funkcja zostanie aktywowana, zlecenia dostawy zwrotnej mogą być generowane dla zapasów specjalnych. Wybrane ustawienie jest wartością domyślną dla pozycji zamówień.
• Wyłączenie z rezerwacji – tego pola należy użyć, aby określić, kiedy pozycje pokrywające zapotrzebowanie są wykluczone z automatycznej rezerwacji. Jeśli nie zostanie wybrany jakikolwiek z dostępnych wpisów, w polu pojawi się (brak). W takim przypadku wykluczenie rezerwacji jest ignorowane. Zwolnione pozycje zamówienia są zawsze uwzględniane przez automatyczną rezerwację. Zmiana tego ustawienia ma wpływ na nowo wprowadzone pozycje. Istniejące dane wymagań i rezerwacje są aktualizowane tylko przy następnej odpowiedniej zmianie pozycji dokumentu. W razie potrzeby należy wybrać spośród następujących możliwości:
  • Ogólny status W realizacji – ten wpis należy wybrać, aby wykluczyć pozycje o statusie W realizacji z automatycznej rezerwacji. Automatyczna rezerwacja zostanie przeprowadzona dopiero po zwolnieniu pozycji.
  • Ogólny status Zablokowane – tą opcję należy wybrać, aby umożliwić uwzględnianie pozycji w automatycznej rezerwacji dopiero po ich zamówieniu jako pokrycie zapotrzebowania.
  • Status zamówienia Niezamówione – wybierając tą opcję, pozycje będą uwzględniane w automatycznej rezerwacji jako pokrycie zapotrzebowania dopiero po otrzymaniu potwierdzenia zamówienia.
  • Status Niezatwierdzone – tą opcję należy wybrać, aby wykluczyć z automatycznej rezerwacji pozycje, które mają ogólny status Zablokowane lub status potwierdzenia Odrzucone lub Potwierdzenie w opracowaniu.

• Typ rezerwacji dla zwrotów – w tym polu należy określić, w jaki sposób mają być rezerwowane ilości dla zwrotów. Należy wybrać jedną spośród dostępnych opcji:
  • Ręcznie
  • Automatycznie bez okresu rezerwacji

• Pochodzenie obowiązywania jednostek – to pole służy do określenia miejsca, z którego pobierane jest ustawienie pochodzenia jednostek. Wybrany wpis jest wartością domyślną dla zamówień tego typu. Należy wybrać jedną z dostępnych opcji:
  • Ręcznie – tego wpisu należy użyć, aby zdefiniować indywidualne ustawienie dla zobowiązania jednostkowego.
  • Artykuł – za pomocą tego wpisu przyjmowane jest ustawienie dla zobowiązania jednostkowego z danych podstawowych artykułu.

Zakładka Dane faktury

Zakładka Dane faktury składa się z następujących pól:

• Pochodzenie ceny – tego pola należy użyć, aby określić, skąd pochodzą dane do określenia ceny w zamówieniu. Zdefiniowane pochodzenie ceny jest również ważne przy zmianie warunków faktury za pomocą odpowiedniej akcji. Należy wybrać jedną z następujących opcji:
  • Cennik
  • Ręcznie
  • Cennik, ręcznie

W ten sposób definiowane jest, co powinno normalnie obowiązywać w nowych zamówieniach tego typu. Tę wartość domyślną można zmienić w zamówieniu. Wybór opcji Cennik, ręcznie ma następujący skutek: jeśli nie można znaleźć ceny dla pozycji zamówienia w cenniku, system automatycznie zmienia pochodzenie ceny tej pozycji na Ręcznie.

Jeśli wybrano Cennik lub Cennik, ręcznie w tym polu, potrzebne są następujące elementy, aby określenie ceny dla zamówień zaopatrzenia działało: co najmniej jeden cennik zamówień z co najmniej jednym cennikiem zawierającym wpisy dla odpowiednich pozycji.

Pochodzenie ceny zdefiniowane w tym polu wpływa również na pochodzenie rabatu w nagłówku zamówienia.

• Klasyfikacja kont dla kodów transakcji – w tym polu należy wprowadzić klasyfikację konta typu transakcji, która jest używana jako wartość domyślna dla dokumentów tego typu. Klasyfikacje kont typu biznesowego są używane do określania kont i można ich użyć do przypisania konta do grupy dokumentów w aplikacji Przyporządkowania kont.

Konfiguracja

Zakres numeracji dla rodzajów zamówień zakupu można zdefiniować w polu Schemat numeracji dla rodzajów zleceń w aplikacji Konfiguracja, funkcja Zakup, podfunkcja Schematy numeracji. Jeśli dla wybranej organizacji zakupu zapisany jest zakres numerów, po wprowadzeniu typu proponowany jest następny wynikający z niego numer.

Typ Zamówienie z magazynu konsygnacyjnego jest dostępny tylko wtedy, gdy ustawienie Wielu właścicieli zapasów jest aktywowane dla klienta w funkcji Logistyka magazynowa.

Pola Wyłączenie z rezerwacji i Typ rezerwacji dla zwrotów są widoczne tylko wtedy, gdy funkcja Rezerwacje jest aktywna dla klienta.

Pole Pochodzenie obowiązywania jednostek jest widoczne tylko wtedy, gdy funkcja Ewidencja stanów w jednostkach logistycznych jest aktywna dla klienta.

Jednostki biznesowe

Następująca jednostka biznesowa jest istotna dla aplikacji Rodzaje zamówień zakupu, używanej m.in. do:

• Przypisywania uprawnień
• Konfigurowania definicji działań
• Importowania lub eksportowania danych

Rodzaj zamówienia zakupu:

com.cisag.app.purchasing.obj.PurchaseOrderType

Jednostka biznesowa należy do następującej grupy jednostek biznesowych:

Dane dokumentu zamówienia zakupu:

com.cisag.app.purchasing.OrderData

Uprawnienia

Uprawnienia mogą być przypisywane zarówno przy użyciu ról uprawnień, jak i poprzez przypisanie organizacji.

Koncepcję autoryzacji można znaleźć w dokumentacji technicznej Autoryzacje.

Funkcje specjalne

Aplikacja Rodzaje zamówień zakupu nie posiada specjalnych funkcji.

Przypisania organizacji

Jeśli funkcja Uprawnienia do treści jest aktywna w aplikacji Konfiguracja, aplikacja Rodzaje zamówień zakupu jest wyświetlana osobie tylko wtedy, gdy przypisano jej organizację w danych podstawowych partnera, która jest zintegrowana z co najmniej jedną z następujących struktur organizacyjnych:

• Zakup

Aplikacja Rodzaje zamówień zakupu zawiera tabelę Uprawnienia. Aby dana osoba mogła korzystać z typu zamówienia, musi być przypisana do co najmniej jednej organizacji w danych podstawowych partnera, która została wprowadzona w tabeli Uprawnienia dla odpowiedniego rodzaju zamówienia zakupu.

Więcej informacji na temat tabeli Uprawnienia oraz kompleksowy przegląd uprawnień związanych z treścią można znaleźć w dokumentacji Uprawnienia do treści.

Funkcje specjalne

Nie ma specjalnych funkcji dla aplikacji Rodzaje zamówień zakupu.

Uprawnienia dla partnerów biznesowych

Aplikacja Rodzaje zamówień zakupu nie jest autoryzowana dla partnerów biznesowych.