Przegląd tematu
Niniejsza dokumentacja opisuje procedury korzystania z aplikacji Potwierdzenia zamówienia.
Procedury zawierają instrukcje, np. wprowadzania i edytowania potwierdzenia zamówienia. Użytkownik zostanie również poinformowany o możliwych wymaganiach wstępnych i skutkach.
Opis aplikacji Potwierdzenia zamówienia, który zawiera również opisy pól i akcji, znajduje się w dokumentacji Potwierdzenia zamówienia i Potwierdzenia zamówienia: Akcje.
Działania standardowe
Procedury standardowych akcji Zapisz, Usuń, Weryfikuj, Aktualizuj oraz interakcji między listą pozycji a edytorem pozycji opisano w dokumencie Procedury: Aplikacje dokumentów.
Tworzenie potwierdzenia z zamówienia
Akcja Utwórz z zamówienia służy do generowania potwierdzenia zamówienia, które zawsze odnosi się do zamówienia i jest na nim oparte. Potwierdzenie zamówienia jest informacją zwrotną od dostawcy i może zawierać potwierdzenia, odrzucenia i sugerowane zmiany.
Ze względu na odniesienie do zamówienia, zawsze istnieje również odniesienie do powiązanego zamówienia zakupu. Schemat numeracji jest używany do wygenerowania potwierdzenia z wynikowego rodzaju zamówienia zakupu.
Aby można było wygenerować potwierdzenie zamówienia, nie może być w toku żadne inne potwierdzenie zamówienia dla tego samego zamówienia.
Warunki wstępne:
- Zamówienie zakupu/zmiana zamówienia zakupu, dla którego ma zostać wygenerowane potwierdzenie, ma status Zakończone. Oznacza to, że zostało ono wygenerowane w całości
- Żadne inne potwierdzenie zamówienia nie jest przetwarzane dla zamówienia zakupu
- Schemat numeracji został wprowadzony w polu Schemat numeracji dla potwierdzeń zamówień zakupu w rodzaju zamówienia
W celu wygenerowania potwierdzenia zamówienia z zamówienia należy:
- Otworzyć aplikację Potwierdzenia zamówienia.
- Wybrać przycisk [Utwórz z zamówienia] na standardowym pasku narzędzi. W wyniku tego działania otwarte zostanie okno dialogowe.
- Wprowadzić dane do pól obowiązkowych w tym oknie dialogowym i w razie potrzeby zmienić wartości domyślne. Jeśli wszystkie pozycje zamówienia nie mają zostać zaakceptowane lub nadal mają zostać zmienione, należy aktywować funkcję Przejmij pozycje za pomocą edytora i wprowadzić odpowiednie statusy w polu Status potwierdzenia, aby kontrolować, które pozycje mają zostać przeniesione. Pominięte pozycje można dodać następnie za pomocą akcji Dodaj pozycje.
- Nacisnąć [OK], aby system mógł wygenerować potwierdzenie zamówienia. Jeśli wszystkie wpisy są dozwolone, system wygeneruje nowe potwierdzenie zamówienia na podstawie wybranego zamówienia/zmiany zamówienia i ustawień określonych w oknie dialogowym. Jeśli dla tego samego zamówienia istnieje już poprzednie potwierdzenie, jego wartości są uwzględniane w nagłówku potwierdzenia, a wszystkie pozycje potwierdzenia są generowane jako wartości domyślne. O ile nie aktywowano funkcji Przejmij pozycje za pomocą edytora i nie wystąpią żadne błędy, potwierdzenie zamówienia zostanie zapisane automatycznie.
- W razie potrzeby wprowadzić zmiany lub dodać wartości domyślne.
- W razie potrzeby zmienić lub dodać pozycje potwierdzenia, przykładowo zmienić ceny pozycji.
- Zapisać nowe potwierdzenie za pomocą przycisku na standardowym pasku narzędzi. Status potwierdzenia zaakceptowanych pozycji zamówienia i nagłówek zamówienia zostaną zaktualizowane. W tym procesie tworzone są również relacje łańcucha dokumentów między zamówieniem zakupu, zamówieniem i potwierdzeniem zamówienia.
Przesunięcie terminu dostawy
Opis akcji Przesuń termin dostawy można znaleźć w dokumentacji Akcje: Ponowne przesłanie, wysyłka, dostawa i preferowana data.
Anulowanie pozycji
Pozycje potwierdzenia zamówienia mogą potwierdzać anulowanie pozycji zamówienia, odrzucać anulowanie zamówienia lub wycofywać anulowanie pozycji zamówienia.
Anulowanie pozycji
W celu anulowania pozycji potwierdzenia zamówienia należy:
- Otworzyć aplikację Potwierdzenia zamówienia.
- Otworzyć dokument, dla którego ma zostać anulowana pozycja.
- Na standardowym pasku narzędzi pod przyciskiem [Edytuj termin i status dostawy] wybrać akcję Anuluj pozycje. W wyniku tego działania otwarte zostanie okno dialogowe z listą pozycji, które mogą zostać anulowane.
- Wybrać pozycje, które mają zostać anulowane.
- Wybrać przycisk [OK], aby anulować wybrane pozycje. W wyniku tego działania system anuluje wybrane pozycje, a dokument zostanie automatycznie zapisany.
Cofnięcie anulowania pozycji
W celu wycofania anulowania pozycji należy:
- Otworzyć aplikację Potwierdzenia zamówienia.
- Otworzyć dokument, dla którego ma zostać cofnięte anulowanie pozycji.
- Na standardowym pasku narzędzi pod przyciskiem [Edytuj termin i status dostawy] wybrać akcję Cofnij anulowanie pozycji. W wyniku tego działania otworzy się okno dialogowe z listą pozycji, których anulowanie może zostać cofnięte.
- Wybrać pozycje, dla których anulowanie ma zostać wycofane.
- Wybrać przycisk [OK], aby cofnąć anulowanie wybranych pozycji. W wyniku tego działania system cofnie anulowanie, a dokument zostanie automatycznie zapisany.
Zmiana oznaczenia pseudoartykułów
Opis procedury dla akcji Zmień oznaczenia pseudoartykułów, dostępnej na standardowym pasku narzędzi i Zmień opis pseudoartykułów na pasku narzędzi edytora pozycji można znaleźć w dokumentacji Akcje: Zmień opisy pseudoartykułów.
Przygotowanie realizacji
Akcja Przygotuj realizację pomaga w wypełnianiu potwierdzenia zamówienia w odniesieniu do definiowania wartości dla ustawienia Zmień zlecenie podczas załatwiania w nagłówku i pozycjach.
Warunki wstępne:
- Wszystkie wymagane dane zostały wprowadzone w potwierdzeniu zamówienia
- Dokument został zapisany, a aplikacja znajduje się w trybie wyświetlania
- Potwierdzenie zamówienia nie zostało zakończone
W celu przygotowania realizacji należy:
- Otworzyć aplikację Potwierdzenia zamówienia.
- Otworzyć potwierdzenie zamówienia, które ma zostać przygotowane do realizacji.
- Wybrać akcję Przygotuj realizację, dostępną pod przyciskiem [Wykonać] na standardowym pasku narzędzi. W wyniku tego działania system przetworzy dane i wyda komunikaty.
Zmiana ustaleń zmiany zlecenia
Za pomocą akcji Zmień ustalenie zmiany zlecenia można jednocześnie wprowadzić wpis zarówno dla nagłówka, jak i pozycji dla ustawienia Zmień zlecenie podczas załatwiania. W wyniku wyboru tej funkcji, otwarte zostanie okno dialogowe, w którym można wybrać pozycje i zdefiniować dla nich ustawienia.
Wymagania wstępne:
- Dokument został zapisany, a aplikacja znajduje się w trybie wyświetlania
- Potwierdzenie zamówienia nie zostało zakończone
W celu zmiany ustaleń zmiany zlecenia należy:
- Otworzyć aplikację Potwierdzenia zamówienia.
- Otworzyć potwierdzenie zamówienia, dla którego mają zostać określone ustawienia zmiany ustaleń zmiany zlecenia.
- Wybrać akcję Zmień ustalenie zmiany zlecenia, znajdującą się pod przyciskiem [Wykonać] na standardowym pasku narzędzi. W wyniku tego działania otwarte zostanie okno dialogowe. Bieżące ustawienie nagłówka potwierdzenia zamówienia wyświetlane jest w polu Ustalenia zmiany nagłówka zlecenia.
- W razie potrzeby zmienić charakterystykę wyboru dla listy pozycji a następnie wybrać przycisk [Aktualizuj] na pasku narzędzi listy pozycji, aby zaktualizować widok zgodnie z wybranymi cechami wyboru. Lista elementów zostanie zaktualizowana.
- Wybrać elementy za pomocą pola wyboru w kolumnie Wybór na liście pozycji.
- W polu Ustalenie zmiany pozycji zlecenia wybrać pozycję, która ma zostać określona. Aby ponownie wykonać akcję Przygotuj realizację przydatne może być również wybranie pustego wpisu.
- Użyć funkcji Przejmuj ustalenie zmiany nagłówka, aby określić, czy ustawiony wpis dla nagłówka potwierdzenia zamówienia również powinien zostać zmieniony.
- Wybrać przycisk [OK], aby system mógł przetworzyć nowe ustalenia. Okno dialogowe zostanie zamknięte. Specyfikacja Zmień zlecenie podczas załatwiania zostanie odpowiednio zmieniona w potwierdzeniu zamówienia a dokument zostanie zapisany.
Zakończenie potwierdzenia zamówienia
Akcji Zrealizować potwierdzenie zamówienia należy użyć, aby ukończyć potwierdzenie zamówienia i nadać mu status Zakończone.
Należy pamiętać, że dla jednego zamówienia może istnieć tylko jedno nieukończone potwierdzenie zamówienia. Dopóki nie zostanie ono ukończone, nie można wygenerować nowego potwierdzenia zamówienia. Nie jest również możliwe wygenerowanie zmiany zamówienia dla zamówienia, do którego odwołuje się potwierdzenie.
Warunki wstępne:
- Wszystkie wymagane dane zostały wprowadzone do potwierdzenia zamówienia
- Dokument został zapisany, a aplikacja znajduje się w trybie wyświetlania
- Potwierdzenie zamówienia nie zostało zakończone
W celu zakończenia potwierdzenia zamówienia należy:
- Otworzyć aplikację Potwierdzenia zamówienia.
- Otworzyć potwierdzenie zamówienia, które ma zostać zakończone
- Wybrać akcję Zrealizować potwierdzenie zamówienia, dostępną pod przyciskiem [Wykonać] na standardowym pasku narzędzi. W wyniku tego działania potwierdzenie otrzyma status Zakończone.
Dodawanie pozycji (tabela pozycji)
Akcji Dodaj pozycje można użyć, aby dodać pozycje zamówienia do potwierdzenia, których brakuje w potwierdzeniu zgodnie z powiązanym zamówieniem. Należy wybrać ten przycisk, aby otworzyć okno dialogowe wyboru.
Dostępne będą tylko te pozycje, które zostały zamówione w ramach powiązanego dokumentu i nie są wymienione w potwierdzeniu.
Warunki wstępne:
- Dokument został zapisany, a aplikacja znajduje się w trybie wyświetlania
- Potwierdzenie zamówienia nie zostało zakończone
W celu dodania pozycji z poziomu tabeli pozycji należy:
- Otworzyć aplikację Potwierdzenia zamówienia.
- Otworzyć potwierdzenie zamówienia, dla którego mają zostać dodane pozycje.
- Wybrać przycisk [Dodaj pozycje] na pasku narzędzi tabeli pozycji. W wyniku tego działania zostanie wyświetlone okno dialogowe.
- W razie konieczności zoptymalizować listę poprzez wprowadzenie charakterystyki wyszukiwania w polach zapytania i wybranie statusu. Następnie za pomocą przycisku [Aktualizuj] wywołać pozycje spełniające określone wymagania.
- Wybrać pozycje do dodania za pomocą pola wyboru w kolumnie Wybór w tabeli pozycji.
- W sekcji Zastosowanie pozycji zdefiniować ustawienia w polach Termin dostawy pozycji i Wartości propozycji dla ilości.
- W razie potrzeby wybrać przycisk [Weryfikuj] na pasku narzędzi okna dialogowego, aby sprawdzić, czy zdefiniowane ustawienia prowadzą do komunikatów uniemożliwiających dodanie pozycji. W wyniku tego działania dane są weryfikowane, a w razie potrzeby wyświetlane są odpowiednie komunikaty.
- Wybrać jeden z przycisków [Zastosuj wszystkie] lub [Przejmij pojedynczo]. System doda wybrane pozycje do dokumentu. W przypadku przejęcia pozycji pojedynczo, nowe pozycje są przenoszone jedna po drugiej do edytora pozycji. Przejmując wszystkie pozycje, elementy akceptowane są w jednym kroku, a dokument docelowy jest automatycznie zapisywany. Jeśli wystąpią błędy, system automatycznie przełączy się na przesyłanie za pomocą edytora pozycji.
Wprowadzanie pozycji szczegółowej
W przypadku podstawowej pozycji potwierdzenia można użyć akcji Dodaj pozycje szczegółowe na pasku narzędzi edytora pozycji, aby utworzyć nową pozycję szczegółową. Można użyć pozycji, które różnią się od zamówienia z pozycją szczegółową. Po zapisaniu pozycji szczegółowej nie można już jej zmienić.
Wymagania wstępne:
- Dokument został zapisany, a aplikacja znajduje się w trybie wyświetlania
- Potwierdzenie zamówienia nie zostało zakończone
Aby wprowadzić pozycję szczegółową należy:
- Otworzyć aplikację Potwierdzenia zamówienia.
- Otworzyć potwierdzenie zamówienia, dla którego ma zostać wprowadzona pozycja szczegółowa.
- Wybrać przycisk [Pozycje szczegółowe] na pasku narzędzi tabeli pozycji, aby wyświetlić pozycje szczegółowe w tabeli.
- Otworzyć pozycję podstawową zamówienia dla pozycji podstawowej potwierdzenia w edytorze pozycji.
- Wybrać przycisk [Dodaj pozycję szczegółową] na pasku narzędzi edytora pozycji. W wyniku tego działania edytor pozycji zostanie przygotowany do wprowadzenia pozycji szczegółowej. Automatycznie zostanie przypisany numer pozycji szczegółowej, a pola zostaną opróżnione lub wypełnione wartościami domyślnymi, które można następnie edytować.
- Wprowadzić dane dla pozycji szczegółowej.
- Nacisnąć przycisk [Zastosuj] na pasku narzędzi edytora pozycji. Nowa pozycja szczegółowa zostanie dodana do tabeli pozycji. Jest ona wyświetlana tylko po naciśnięciu przycisku [Pozycje szczegółowe].
- Nacisnąć przycisk [Zapisz] na standardowym pasku narzędzi. Potwierdzenie zamówienia zostanie zapisane.
Zmiana opisu pseudoartykułu
Procedurę dla akcji Zmień oznaczenia pseudoartykułów można znaleźć w dokumentacji: Działania: Zmień opis(y) pseudoartykułu.
Alternatywne warianty (edytor pozycji)
Podczas wprowadzania nowej pozycji szczegółowej można użyć akcji Alternatywne warianty, dostępnej pod przyciskiem [Wykonać] na pasku narzędzi edytora pozycji, aby wybrać odpowiednią pozycję wariantową dla pozycji referencyjnych wprowadzonych w danej pozycji.
Więcej informacji można znaleźć w dokumentacji Akcja: Wybierz wariant artykułu dla artykułu referencyjnego.
