Korekty faktur zakupu

Przegląd tematów

Rejestrowanie otrzymanych faktur kończy faktyczny proces zakupu. Na podstawie zamówienia dostawca został poproszony o wykonanie usługi, tj. dostarczenie zamówionych dóbr materialnych lub niematerialnych. Z reguły towary są następnie dostarczane, a przyjęcie towarów jest rejestrowane w magazynie. Po otrzymaniu towarów przez spółkę są one dodawane do zapasów.

Po otrzymaniu towarów, zwykle otrzymywana jest faktura zakupu od dostawcy, która zawiera listę płatności do zapłaty za dostarczone towary. Faktura zakupu może być również otrzymana przed przyjęciem towarów.

Dodatkowe faktury mogą być również otrzymywane od tego samego lub innego dostawcy w związku z tą samą dostawą lub zamówieniem. Taka oddzielna faktura zawiera wówczas dodatkowe koszty, na przykład koszty transportu towarów, koszty ubezpieczenia lub koszty celne. Zamiast faktury kosztów dodatkowych, dodatkowe koszty mogą być również wymienione jako pozycje na fakturze zakupu za dostarczone towary.

Faktury korygujące (noty obciążeniowe) mogą być generowane dla faktur zakupu, w których określona ilość przekracza ilość faktycznie otrzymanych towarów lub gdy cena przekracza cenę z zamówienia. Faktury korygujące zakupu wyrównują rozbieżne wartości w stosunku do przyjęcia towaru i zamówienia.

Aplikacja Faktury zakupu służy do wprowadzania, sprawdzania i księgowania faktur zakupu oraz przekazywania informacji do działu księgowości finansowej w celu opłacenia faktury. System sprawdza, czy wymienione opłaty za dostarczone produkty lub dodatkowe koszty do podziału są również zgodne z wcześniejszą transakcją biznesową, tj. zamówieniem lub przyjęciem towaru. Dane z faktury zakupu mogą być następnie wykorzystane w rachunkowości finansowej, rachunku kosztów i kontroli zamówień.

Niniejszy dokument opisuje strukturę aplikacji w widoku Korekta faktury zakupu. Korekt faktur zakupu nie można wprowadzać. Są one generowane przez akcję Utwórz korektę faktury zakupu dla faktur zakupu.

Czynności, których można użyć do przetworzenia korekty faktury zakupu oraz instrukcje dotyczące obsługi korekt faktur zakupu można znaleźć w dokumentacji Instrukcje: Korekta faktury zakupu.

Rodzaje faktur zakupu są częścią identyfikacji faktur zakupu i zawierają ustawienia oraz wartości domyślne. Zostały one opisane w dokumentacji Rodzaje faktur zakupu.

Przegląd różnych procesów biznesowych i ich związek z fakturami zakupu i fakturami kosztów dodatkowych opisano w dokumencie Wprowadzenie: Faktury zakupu.

Widok Faktura zakupu aplikacji Faktury zakupu został opisany w dokumencie Faktury zakupu.

Definicje terminów

Faktura zakupu

Faktura zakupu zawiera listę kwot do zapłaty za pozycje dostarczone lub pozostające do dostarczenia. Faktura zakupu jest dokumentem zewnętrznym, który może być również notą uznaniową.

Wyświetlanie opisu

Faktury korygujące są generowane przez system. Służą one do korygowania rozbieżnych ilości lub cen netto. Zasadniczo faktura korygująca jest notą uznaniową dla otrzymanej faktury zakupu. Wygenerowanie faktury korygującej zależy od sytuacji przyjętych towarów:

• Przekroczone zostały tylko ceny zakupu
• Przekroczona została tylko dostarczona ilość
• Przekroczono zarówno ceny zakupu, jak i dostarczoną ilość

Korekta faktury zakupu zawiera nową alokację zamówienia dla każdej pozycji zamówienia przypisanej do pierwotnej faktury zakupu. Dotyczy to tylko tych pozycji, dla których rzeczywiste ceny przekraczają ceny z zamówienia lub dostarczona ilość jest mniejsza niż ilość zafakturowana.

Istniejące odniesienie do pozycji przyjęcia towarów jest również zachowywane w fakturze korygującej. Jeśli jednak istnieje kilka pozycji przyjęcia towarów dla pozycji zamówienia, tylko pierwsza pozycja przyjęcia towarów jest przenoszona do faktury korygującej.

Jeśli ceny zamówienia lub dostarczona ilość zostaną przekroczone dla dwóch pozycji zamówienia, które zostały przypisane do tej samej pozycji faktury zakupu w pierwotnej fakturze zakupu, wówczas pozycje te zostaną również przypisane do wspólnej pozycji faktury zakupu w nowej korekcie faktury zakupu.

Ponadto w korekcie faktury zakupu nie są podsumowywane żadne pozycje zamówień.

Pomiędzy pozycjami faktury zakupu i korekty tworzone są powiązania dla pozycji w ramach łańcucha dokumentów powiązanych.

Przekroczone zostały tylko ceny zamówień

Sytuacja początkowa

Ceny netto z zamówienia i odpowiednie ceny z faktury zakupu nie są zgodne.

Dane korekty faktury zakupu

Różnica między rzeczywistymi cenami netto z zamówienia i rzeczywistymi cenami z faktury zakupu jest określana i wprowadzana jako kwota dla korekty faktury zakupu. Uwzględniane są korekty już utworzone dla faktury zakupu.

Dostarczona ilość jest wprowadzana jako ilość. Odpowiada ona ilości zafakturowanej i nie ma wpływu na ilość zafakturowaną w zamówieniu:

• Ilość zafakturowana w zamówieniu
• Sumy pomocnicze dla logiki wyceny zapasów

Ilość jest wymagana tylko do księgowania materiału korekty i do określenia ceny jednostkowej. Jest ona wyświetlana tylko na korekcie faktury zakupu.

Przekroczona została tylko dostarczona ilość

Sytuacja początkowa

Pozycja zamówienia jest przypisana do pozycji faktury zakupu, a odpowiednie ilości na fakturze zakupu nie są zgodne z ilościami dostarczonymi zgodnie z zamówieniem.

Dane korekty faktury zakupu

Jako ilość wprowadzana jest zawyżona ilość ze znakiem ujemnym. Przy określaniu ilości uwzględniane są ilości, które zostały już skorygowane lub przypisane do innych faktur zakupu.

Zanegowana proporcjonalna kwota faktury zakupu jest wprowadzana jako kwota. Kwota ta odpowiada cenie netto z zamówienia, ponieważ cena nie różni się.

Zarówno ilość, jak i kwota są wyświetlane tylko w korekcie faktury zakupu. Pozycję można usunąć.

Zarówno cena zamówienia, jak i dostarczona ilość zostały przekroczone

Sytuacja początkowa

Pozycja zamówienia jest przypisana do pozycji faktury zakupu, a odpowiednie ilości na fakturze zakupu nie są zgodne z ilościami dostarczonymi zgodnie z zamówieniem. Ponadto górne ceny netto z zamówienia i odpowiednie ceny na fakturze zakupu nie są zgodne.

Dane korekty faktury zakupu

W tym przypadku dla korekty faktury zakupu generowane są dwie pozycje alokacji i faktury zakupu.

Pierwsza pozycja służy do skorygowania kwoty:

• Jako ilość wyświetlana jest tylko całkowita dostarczona ilość. Jeśli ilość wynosi zero, pozycja ta jest pomijana
• Różnica między rzeczywistymi cenami netto z zamówienia a rzeczywistymi cenami z faktury zakupu jest określana i wprowadzana jako kwota. Uwzględniane są korekty już utworzone dla faktury zakupu.

Druga pozycja jest używana do korekty ilości:

• Nadpłacona ilość jest wprowadzana jako ilość ze znakiem ujemnym. Przy określaniu ilości uwzględniane są ilości, które zostały już skorygowane lub przypisane do innych faktur zakupu.
• Zanegowana proporcjonalna kwota faktury zakupu jest wyświetlana jako kwota. Pozycję można usunąć.

Nadwyżka kosztów dodatkowych nie jest kompensowana fakturą korygującą.

Pozycje faktury kosztowej są pobierane z pierwotnej pozycji zamówienia, a powiązane ilości i kwoty z pozycji zamówienia korygującego. Dystrybucja zgodna z pierwotną fakturą nie jest możliwa. Należy dostosować te wartości ręcznie.

Nagłówek

Nagłówek aplikacji zawiera pola, które jednoznacznie identyfikują korektę faktury zakupu. Faktura korygująca zawiera również wszystkie istotne informacje o fakturze zakupu, dla której została utworzona. Opis poszczególnych pól znajduje się w dokumentacji Faktury zakupu.

Poniżej znajdują się tylko te informacje, które różnią się między fakturą zakupu a korekta faktury zakupu.

Pola identyfikacji

Rodzaj faktury zakupu i numer faktury zakupu służą do identyfikacji korekty faktury zakupu. Oprócz tej identyfikacji wyświetlany jest również status faktury korygującej i wystawca faktury.

• Numer faktury przychodzącej – unikalny identyfikator faktury korygującej jest wyświetlany w polu Numer faktury przychodzącej. Składa się on z dwóch wpisów: rodzaju faktury zakupu w pierwszym polu wprowadzania i numeru faktury w drugim polu wprowadzania. Użyty rodzaj faktury zakupu wraz z numerem faktury służy do identyfikacji faktury zakupu.
  • Rodzaj faktury zakupu – należy wybrać rodzaj faktury dla faktury korygującej, która ma zostać poddana edycji. Rodzaj faktury zakupu określa również typ faktury. Rodzaj faktury zakupu musi być typu Korekta faktury zakupu.
  • Numer faktury – należy wprowadzić numer korekty faktury zakupu, która ma być edytowana.
• Status – wyświetlane są informacje o statusie korekty faktury zakupu. Zostało to opisane w dokumentacji Wprowadzenie: Faktury zakupu.
• Wystawca faktury – wystawca faktury pochodzi z oryginalnej faktury.
• Numer księgowania – to pole zawiera numer nadawany w wyniku zaksięgowania korekty faktury zakupu.

Zakładka Ogólne

Wszystkie istotne informacje dotyczące faktury zakupu są podsumowane w zakładce Ogólne. Obejmuje to wystawcę faktury, numer i datę dokumentu zewnętrznego, kwotę brutto oraz informacje o płatności.

Poniżej znajdują informacje, które różnią się między fakturą zakupu a korektą faktury zakupu. Pozostałe opisy pól znajdują się w dokumentacji Faktury zakupu.

• Numer i data dokumentu zewnętrznego – pole zawiera identyfikator faktury zakupu. Można zmienić identyfikator, ale nie datę faktury. Datę dokumentu zewnętrznego można zmienić tylko za pomocą akcji Zmień kurs lub datę faktury zakupu.
• Data wpływu – data utworzenia jest proponowana jako data otrzymania i data korekty faktury zakupu.

Zakładka Podatki

W zakładce Podatki warunki obliczania podatków i różne obliczone wartości są wyświetlane w tabeli. Istnieje wiersz dla każdego kodu podatkowego używanego w obliczeniach wejściowych korekty. Każdy kod podatkowy jest wymieniony osobno według dodatnich i ujemnych kwot pozycji. Jeśli w obliczeniach wprowadzania korekty użyto więcej niż jednego kodu podatkowego, poniżej wierszy dla poszczególnych kodów podatkowych wyświetlany jest kolejny wiersz, który zawiera sumy wartości poszczególnych kluczy podatkowych wymienionych powyżej.

W tej zakładce znajdują się dane odnoszące się do obliczenia wejścia korekty. Opis tej zakładki znajduje się w aplikacji Faktury zakupu.

Zakładka Kurs

W zakładce Kurs wyświetlane są kursy wymiany walut oraz data waluty. Poniżej znajdują informacje, które różnią się między fakturą zakupu a korektą faktury zakupu. Dalsze opisy pól znajdują się w dokumentacji Faktury zakupu.

• Kurs – kurs wymiany wskazuje kurs wymiany waluty użytej w korekcie faktury zakupu na walutę wiodącą. Użyta waluta pochodzi z oryginalnej faktury. Można zmienić kurs wymiany tylko za pomocą akcji Zmień kurs lub datę faktury zakupu.

Zakładka Adres

Zakładka Adres zawiera podsumowanie nazwy i danych adresowych wystawcy faktury. Dane te odnoszą się do korekty faktury zakupu. Opis tej zakładki można znaleźć w dokumentacji Faktury zakupu.

Zakładka Organizacja zakupu

Zakładka Organizacja zakupu może być używana tylko w systemach wielofirmowych lub systemach z aktywną funkcją Uprawnienia do treści w aplikacji Konfiguracja. Na tej karcie znajduje się podsumowanie nazwy i danych adresowych organizacji zakupowej. Dane te dotyczą obliczenia korekty faktury zakupu. Opis tej zakładki można znaleźć w dokumentacji Faktury zakupu.

Zakładka Wydruk dokumentu

Zakładka ta zawiera dane wyjściowe dokumentu związane z korektą faktury zakupu. Opis tej zakładki znajduje się w dokumentacji Faktury zakupu.

Obszar roboczy

Obszar roboczy zawiera pozycje. Zawierają one wszystkie istotne informacje z oryginalnej faktury, tj. poszczególne pozycje do rozliczenia:

• Pozycja
• Kwota netto
• Odniesienie do pozycji zamówienia
• Dodatkowe odniesienie do pozycji przyjęcia towaru, jeśli takie odniesienie było również zawarte w pierwotnej fakturze zakupu.

Tabela pozycji

W tabeli pozycji wymienione są poszczególne pozycje faktury wraz z najważniejszymi danymi. Dane przypisanych pozycji zamówienia są wyświetlane w jednym lub kilku wierszach dla każdej pozycji faktury.

Tabela pozycji zawiera następujące kolumny, w których można edytować dane, jeśli pozycja została utworzona w celu korekty kwoty:

• Wartość netto po rabacie (faktury korygującej)
• Kwota razem pozycji powiązanych (pozycji zamówienia)

W tych kolumnach wprowadzane są kwoty dla pozycji i rozdzielane na przypisane pozycje zamówienia.

Tabela pozycji: Pozycje faktury korygującej

Poniższe dane są wyświetlane dla każdej pozycji korekty faktury zakupu pod określonymi nagłówkami kolumn:

• Pozycja – numer pozycji służy do identyfikacji poszczególnych pozycji faktury. Więcej informacji an temat tego pola znajduje się w rozdziale Edytor pozycji.
• Artykuł – wyświetlany jest artykuł pozycji faktury. Więcej informacji an temat tego pola znajduje się w rozdziale Edytor pozycji.
• Kod podatkowy – wyświetlany jest przypisany kod podatkowy. Jest on pobierany z oryginalnej faktury zakupu. Jeśli kod podatkowy ma zostać zmieniony, jest to możliwe tylko w edytorze pozycji i dla faktur zakupu, które nie zostały jeszcze zaksięgowane.
• Całkowita ilość – w tej kolumnie wyświetlana jest zafakturowana ilość pozycji faktury zakupu.
• Kwota razem pozycji powiązanych – łączna kwota przypisanych pozycji zamówienia jest wyświetlana w sekcji Kwota razem pozycji powiązanych w celach kontrolnych i przeglądowych. Rozdzielonej kwoty nie można zmienić w tabeli pozycji.
• Wartość netto po rabacie – w tej kolumnie można w razie potrzeby zmienić kwotę netto dla pozycji faktury korygującej. Można ją również zmienić w polu Wartość netto po rabacie w edytorze pozycji. Zmiana jest możliwa tylko wtedy, gdy pozycja została utworzona w celu korekty kwoty.

Korekta faktury zakupu może zostać zaksięgowana tylko wtedy, gdy suma kwot netto rozdzielonych na przypisane pozycje zamówienia odpowiada kwocie netto tej pozycji korekty faktury zakupu.

Tabela pozycji: Dane rachunku kosztów

Dane faktury kosztowej mogą być wyświetlane pod danymi pozycji faktury korygującej. W tym celu należy aktywować funkcję Controlling w aplikacji Konfiguracja. Ponadto w fakturze pierwotnej należy wprowadzić odpowiednie dane księgowania kosztów, aby wyświetlić jeden lub więcej wierszy z danymi dotyczącymi księgowania kosztów.

Następujące dane rachunku kosztów są wyświetlane pod określonymi nagłówkami kolumn. Jeśli do pozycji faktury przypisanych jest kilka centrów kosztów lub jednostek kosztowych, wyświetlanych jest kilka wierszy. Ilości i kwoty danych faktury kosztowej w korekcie faktury zakupu zwykle muszą zostać dostosowane do skorygowanych faktur zakupu.

• Centrum kosztów – należy wybrać centrum kosztów obszaru lub działu, dla którego zakupiono pozycję lub odpowiednią częściową ilość pozycji, dla których poniesiono koszty w tym wierszu. Centrum kosztów jest przekazywane do księgowości finansowej w momencie przekazania faktur. Następnie może być wykorzystywane do różnych analiz w ramach rachunku kosztów.
• Jednostka kosztowa – należy wskazać odpowiednią jednostkę kosztową, np. artykuł, grupę artykułów lub projekt. Jednostka kosztowa jest przenoszona do księgowości finansowej po przeniesieniu faktur. Następnie może być wykorzystywana do różnych analiz w ramach rachunku kosztów.
• Ilość – należy wprowadzić proporcjonalną ilość.
• Kwota kosztów – należy wprowadzić częściową kwotę netto pozycji faktury, która ma zostać przypisana do centrum kosztów lub jednostki kosztowej w tym wierszu. Suma kwot kosztów z linii księgowania kosztów nie może przekraczać kwoty netto pozycji faktury.

Tabela pozycji: Pozycje zamówienia

Dane i ilości przypisanych pozycji zamówienia są wyświetlane pod danymi każdej pozycji faktury. Jeśli pozycja faktury zakupu została przypisana do pozycji zamówienia za pośrednictwem pozycji przyjęcia towaru, wyświetlane są również niektóre dane pozycji przyjęcia towaru.

Dane pochodzą głównie z zamówienia lub zarejestrowanego przyjęcia towaru z Zamówienia. Można zmienić tylko kwoty dla tych pozycji. W razie potrzeby można zmienić inne dane w odpowiedniej aplikacji.

Dla przypisanej pozycji zamówienia w tabeli wyświetlane są następujące dane. Jeśli do pozycji faktury przypisanych jest kilka pozycji zamówienia, dla każdej przypisanej pozycji zamówienia wyświetlany jest jeden wiersz.

• Pozycja zlecenia – w tej kolumnie wyświetlane jest odniesienie dokumentu do określonej pozycji zamówienia. Numer referencyjny dokumentu jest generowany przez system i nie można go zmienić. Składa się z rodzaju zamówienia i numeru zamówienia oraz numeru pozycji zamówienia. Sygnatura dokumentu pozycji zamówienia może zostać przeniesiona razem z sygnaturą dokumentu pozycji przyjęcia towaru, do której ta pozycja zamówienia została przypisana w przyjęciu towaru. Pozycja zamówienia, która została już przypisana do pozycji faktury zakupu, może zostać usunięta z faktury zakupu. Alternatywnie do przycisku usuwania na pasku narzędzi tabeli dostępne jest w tym celu menu kontekstowe, które można wywołać prawym przyciskiem myszy, gdy mysz znajduje się na nagłówku wiersza.
• Pozycja przyjęcia towaru – odniesienie dokumentu do konkretnej pozycji przyjęcia towaru jest wyświetlane w kolumnie Pozycja przyjęcia towaru. Numer referencyjny dokumentu jest generowany przez system i nie można go zmienić. Składa się on z rodzaju i numeru przyjęcia towaru oraz numeru pozycji przyjęcia towaru. Wraz z odniesieniem dokumentu do pozycji przyjęcia towaru kopiowane jest również odniesienie dokumentu do pozycji zamówienia, która została przypisana do tej pozycji przyjęcia towaru w przyjęciu towaru. Pozycja przyjęcia towaru, która została już przypisana do pozycji faktury zakupu, może zostać usunięta z faktury zakupu. Alternatywnie do przycisku usuwania na pasku narzędzi listy, możesz użyć menu kontekstowego, które możesz wywołać prawym przyciskiem myszy, gdy mysz jest umieszczona na nagłówku linii.
• Zafakturowana ilość – w tej kolumnie wyświetlana jest obliczona ilość korekty, która odnosi się do przypisanej ilości pozycji zamówienia. Ilość nie może zostać zmieniona. Jeśli pozycja została utworzona w celu korekty ilości, ilość jest zawsze ujemna. W przypadku korekty kwoty ilość jest dodatnia.
• Kwota planowana – kwota planowana to kwota należna za przypisaną ilość pozycji zamówienia. Kwota ta jest obliczana i wyświetlana przez system. Kwota docelowa jest obliczana na podstawie ceny pozycji zamówienia pomnożonej przez przydzieloną ilość pozycji zamówienia.
• Wartość netto po rabacie – w tej kolumnie można w razie potrzeby zmienić kwotę korekty dla przypisanej pozycji zamówienia. Można ją również zmienić w polu Wartość netto po rabacie w edytorze pozycji. Zmiana jest możliwa tylko wtedy, gdy pozycja została utworzona w celu korekty kwoty.

Edytor pozycji

Saldo dla kwoty brutto jest obliczane i wyświetlane przez system po prawej stronie paska narzędzi edytora pozycji. Saldo odnosi się do danych w tabeli pozycji.

Po lewej stronie paska narzędzi znajduje się numer pozycji i możliwe akcje, za pomocą których można edytować pozycję. Więcej informacji na temat pól i akcji znajduje się w dokumentacji Faktury zakupu.

Informacje różniące się w przypadku korekt faktur zakupu zostały opisane poniżej.

• Całkowita ilość – ilość całkowita to zafakturowana ilość pozycji. W przypadku wygenerowanych pozycji, które pochodzą z korekty ilości, ilość jest ujemna, w przeciwnym razie jest dodatnia. Ilość nie może zostać zmieniona w pozycji korekty. W przypadku utworzonych pozycji ilość nie może zostać zmieniona po przeniesieniu pozycji do tabeli.
• Wartość netto po rabacie – w tym polu można w razie potrzeby zmienić kwotę korekty dla utworzonej pozycji. Zmiana jest możliwa tylko wtedy, gdy pozycja nie wynika z odchylenia ilościowego.
• Podział – to pole pozostaje puste dla wygenerowanych pozycji korekt faktur zakupu.
• Pochodzenie konta – pochodzenie konta jest pobierane z oryginalnej pozycji. Możliwe są następujące ustawienia:
  • Z przyporządkowania kont – jeśli wybrano tą wartość, pole Konto jest polem wyświetlania i pokazuje konto, które zostało automatycznie określone na podstawie przypisania konta. Jeśli pozycja zamówienia została już przypisana do pozycji zakupu, pochodzenie konta można zmienić tylko na Z faktury zakupu.
  • Z faktury zakupu – jeśli wybrano tą wartość, pole Konto jest pustym polem wprowadzania, w którym można wprowadzić konto. Konto można zmieniać do momentu jego zaksięgowania. Pochodzenia konta nie można już zmienić, jeśli do pozycji została przypisana pozycja.
  • Z zamówienia – jeśli wybrano tą wartość, pole Konto jest polem wprowadzania i pokazuje konto, które zostało automatycznie określone na podstawie przypisanej pozycji zamówienia. Pochodzenie konta można zmienić na Z faktury zakupu. Istniejący wpis w polu Konto zostanie zachowany.

Działania związane z aplikacją

Nie ma specjalnych akcji dla widoku Korekta faktury zakupu. Działania związane z aplikacją można znaleźć w dokumentacji Faktury zakupu.

Konfiguracja

Niezbędne ustawienia konfiguracyjne dla aplikacji Faktury zakupu, widoku Korekta faktury zakupu można znaleźć w dokumentacji Wprowadzenie: Faktury zakupu.

Jednostki biznesowe

Informacje o jednostkach biznesowych dla aplikacji Faktury zakupu, widoku Korekta faktury zakupu można znaleźć w dokumentacji Wprowadzenie: Faktury zakupu.

Uprawnienia

Informacje o uprawnieniach dla aplikacji Faktury zakupu, widoku Korekta faktury zakupu można znaleźć w dokumentacji Wprowadzenie: Faktury zakupu.