Automatyczne wyksięgowania

Podczas edycji płatności dla wierzycieli i dłużników w oknie księgowania lub przy przetwarzaniu płatności wierzycieli i dłużników za pomocą automatycznego księgowania wyciągu bankowego (w Niemczech: ABB), mogą wystąpić różnice pomiędzy przypisanymi pozycjami otwartymi a całkowitą kwotą płatności.

W przypadku niewielkich odchyleń wynikających z niedopłat lub nadpłat możliwe jest automatyczne wyksięgowanie tych różnic w momencie księgowania płatności.

Automatyczne księgowanie różnic zależy od spełnienia następujących warunków:

• Do konta osobowego wskazanego w płatności przypisany jest profil wyksięgowania oraz profil potrąceń.

• W używanym profilu wyksięgowania określone są limity dla niedopłat i nadpłat.

• Dostępne są typy potrąceń typu Wyksięgowanie niedopłaty oraz Wyksięgowanie nadpłaty.

• Typy potrąceń służące do wyksięgowań są przypisane do używanego profilu potrąceń.

Dodatkowo sprawdzane jest, czy ustalona różnica mieści się w zdefiniowanych limitach wyksięgowań — zarówno pod względem kwoty, jak i procentowego udziału.

Niniejszy artykuł informuje o wymaganych ustawieniach umożliwiających automatyczne wyksięgowanie drobnych różnic oraz przedstawia ogólny przegląd procesu księgowania.

Ustawienia

Aby możliwe było automatyczne wyksięgowanie różnic płatniczych, konieczne jest dokonanie odpowiednich ustawień w aplikacjach oraz modyfikacja lub konfiguracja danych podstawowych.

Profile wyksięgowania

W aplikacji Profile wyksięgowania należy utworzyć osobne profile dla wierzycieli i dłużników. W tych profilach, za pomocą wartości procentowych i kwotowych, określa się limity, do których ma być dokonywane automatyczne wyksięgowanie niedopłat i nadpłat.

Szczegółowe informacje dotyczące tej aplikacji znajdują się w artykule Profile wyksięgowania.

Rodzaje potrąceń

W celu automatycznego wyksięgowania różnic wynikających z niedopłat lub nadpłat, należy utworzyć osobne kody potrąceń typu Wyksięgowanie niedopłaty oraz Wyksięgowanie nadpłaty w aplikacji Rodzaje potrąceń.

W tych typach potrąceń należy zdefiniować odpowiednie przypisania kont do zaksięgowania kwot wyksięgowań, na przykład w zakładce Przypisz konto.

Szczegółowy opis tej aplikacji znajduje się w artykule Rodzaje potrąceń.

Profile potrąceń

Typy potrąceń stosowane do automatycznych wyksięgowań, które mają obowiązywać dla danego dłużnika lub wierzyciela, muszą być zdefiniowane w profilu potrąceń przypisanym do danego kontrahenta bezpośrednio lub poprzez standardowy profil potrąceń z Konfiguracji.

W zakładce Rodzaje potrąceń wyksięgowania w aplikacji Profile potrąceń należy wskazać typy potrąceń dla niedopłat i nadpłat, które mogą być używane w tym profilu.

Szczegółowy opis tej aplikacji znajduje się w artykule Profile potrąceń.

Konfiguracja

W aplikacji Konfiguracja w funkcji Księgowość finansowa definiuje się profil wyksięgowania dla dłużników oraz profil wyksięgowania dla wierzycieli. Pola do wprowadzenia tych danych znajdują się w podfunkcji Zaległości na zakładce Księgowanie. Profile wyksięgowań stosuje się dla wierzycieli lub dłużników, dla których nie określono oddzielnego profilu wyksięgowania w karcie partnera.
Dodatkowo, standardowy profil potrąceń, określony na zakładce Ogólne w podfunkcji Wartość domyślna, powinien zawierać typy potrąceń dla wyksięgowań. Więcej informacji w Profile potrąceń.

Partner

W aplikacji Partnerzy przypisuje się dłużnikowi lub wierzycielowi indywidualny profil wyksięgowania, jeśli wymagana jest odmienność od standardu. Zobacz także Konfiguracja.
Ponadto, można przypisać profil potrąceń, który ma być używany dla dłużnika lub wierzyciela, jeśli powinien być stosowany profil potrąceń odbiegający od standardowego. Więcej informacji w Profile potrąceń.

Rodzaje dokumentów księgowych

W aplikacji Rodzaje dokumentów księgowych aktywuje się pole Wyksięgowanie pozostałej kwoty pozycji otwartych dla dokumentów używanych przy płatnościach i rozliczeniach pozycji otwartych. Poprzez to pole kontroluje się, czy pozostałe kwoty pozycji otwartych powstałe podczas płatności lub rozliczeń pozycji otwartych powinny być automatycznie wyksięgowane.
Dodatkowo, pozostałe kwoty wyksięgowuje się tylko wtedy, gdy mieszczą się w granicach wyksięgowań określonych specjalnie dla pozostałych kwot pozycji otwartych w używanym profilu wyksięgowania.

Automatyczne odpisy

Aby określić, czy dla dowodu księgowego do zaksięgowania występują różnice w płatnościach, które mogą być automatycznie rozliczone, najpierw porównuje się łączną kwotę do zapłaty z sumą przypisanych pozycji otwartych.
Jeżeli występuje różnica wynikająca z nadpłaty lub niedopłaty, sprawdza się, czy mieści się ona w określonych granicach wyksięgowania. W tym celu system wylicza procent i kwotę istniejącej różnicy oraz porównuje je z procentem i kwotą dla niedopłat i nadpłat określonymi w profilu wyksięgowania.
Na przykład, jeśli występuje niedopłata, a obliczona odchyłka procentowa jest wyższa niż określona wartość, automatyczne wyksięgowanie nie zostaje przeprowadzone. Jeśli natomiast procent odchyłu jest mniejszy lub równy procentowi ustalonemu dla niedopłat w profilach wyksięgowań, program dodatkowo sprawdza kwotę.
Jeżeli odchyłka przekracza określoną kwotę dla niedopłat, automatyczne wyksięgowanie również nie zostanie wykonane. Jeśli natomiast odchyłka nie przekracza ustalonej kwoty, wyksięgowanie następuje automatycznie w momencie księgowania płatności.
Analogicznie, gdy w dowodzie do zaksięgowania występuje różnica z powodu nadpłaty, różnica jest automatycznie wyksięgowana tylko wtedy, gdy mieści się w określonych granicach wyksięgowań dla nadpłat. Opis limitów wyksięgowań znajduje się w dokumencie Profile wyksięgowań.

Dla automatycznych wyksięgowań generowane są księgowania dla niedopłat lub nadpłat na konta przypisane do profilu potrąceń konta osobowego poprzez typ potrącenia.
Jeśli nie zostanie dokonane automatyczne wyksięgowanie, np. z powodu przekroczenia limitów wyksięgowań lub braku limitów w używanym profilu, księgowanie musi zostać przetworzone ręcznie. Opis tego procesu znajduje się w dokumentacji Procedury: Księgowania w księdze głównej.

W przypadku gdy dowód zawiera wymiary (np. centra kosztów), należy zadbać o to, aby dla wyksięgowania wykorzystane zostało centrum kosztów z używanego typu potrącenia. Centrum kosztów z rodzaju kosztu konta wyksięgowania nie jest uwzględniane przy tym księgowaniu.

Okno dialogowe księgowania

Po wprowadzeniu płatności, wywołuje się określenie kwoty księgowania albo poprzez zapisanie dowodu, albo za pomocą akcji Zezwól na automatyczne wyksięgowania w roli akcji. W obu przypadkach tworzona jest pozycja wyksięgowania na kwotę różnicy.
Jeśli dla dialogu księgowania aktywowano automatyczne księgowanie, księgowanie dowodu wywoływane jest jednocześnie z akcją Zezwól na automatyczne wyksięgowania w momencie rozliczenia dowodu.
Procedurę tę obrazuje poniższy przykład. Jeśli do płatności przypisanych jest kilka pozycji otwartych, dla każdej z nich tworzona jest osobna pozycja wyksięgowania. Kwota wyksięgowania jest ustalana proporcjonalnie.

Automatyczny odpis z tytułu niedopłaty

Przykład bazuje na wpływie od dłużnika 136402 w wysokości 3 499,00 EUR. Płatnością mają zostać rozliczone dwie faktury sprzedaży: jedna na kwotę 2 000,00 EUR oraz druga na kwotę 1 500,00 EUR. Dłużnikowi przypisano profil wyksięgowania, w którym określono limit wyksięgowania niedopłat do kwoty 1,00 EUR. W profilu nie określono procentu, dlatego brana jest pod uwagę tylko kwota dla automatycznego wyksięgowania.
W dialogu księgowania płatność w wysokości 3 499,00 EUR zostaje najpierw zaksięgowana na konto bankowe 1201 oraz skredytowana na koncie dłużnika 136402 jako konto przeciwstawne. Następnie do tej płatności przypisuje się pozycje otwarte 201601RA13007 oraz 201601RA13008. Szczegółowe instrukcje dotyczące wprowadzania płatności znajdują się w dokumencie Procedury: Księgowania w księdze głównej.
Po przypisaniu pozycji otwartych, wpływ w dialogu księgowania wygląda następująco:

W tym momencie wpis jest kompletny i dowód zostaje zapisany. Zapis wywołuje szereg kontroli, które wykrywają niedopłatę w wysokości 1,00 EUR.
Ponieważ różnica płatności mieści się w określonych limitach wyksięgowania niedopłat, automatycznie tworzone są pozycje wyksięgowania na koncie wyksięgowań przypisanym do konta osobowego za pomocą typu potrącenia dla niedopłat (tutaj konto 3701).

Po zapisaniu dowodu dialog księgowania przedstawia się następująco:

Kwoty poszczególnych wyksięgowań obliczane są proporcjonalnie na podstawie kwoty płatności, łącznej wartości przypisanych pozycji otwartych oraz powstałej różnicy. Dla przykładowego dowodu 201601BK13006 wygląda to następująco:
Płatność w wysokości 3 499,00 EUR jest rozliczana z łączną kwotą 3 500,00 EUR poprzez przypisane pozycje otwarte, co oznacza niedopłatę 1,00 EUR.
W efekcie dla pozycji otwartej 201601RA13007 kwota wyksięgowania wynosi (2 000,00 / 3 500,00) × 1,00 = 0,57 EUR.
Dla pozycji otwartej 201601RA13008 kwota wyksięgowania wynosi (1 500,00 / 3 500,00) × 1,00 = 0,43 EUR.

Dzięki automatycznie utworzonym pozycjom wyksięgowania dowód zostaje zbilansowany, a księgowanie inicjowane jest za pomocą przycisku Księguj lub Zaksięguj i rozpocznij nowe.
Podczas księgowania takiego dowodu informuje się, że dowód zostanie automatycznie wyksięgowany. Księgowania te można przeglądać w widoku Operacje na koncie / Dziennik księgowań w aplikacji Lista: Księgowość finansowa.

Dla przykładowego dowodu 201601BK13006 w wyniku automatycznych wyksięgowań powstały następujące księgowania:

Obok wpływu dla pozycji otwartej 201601RA13007, na koncie debetowym 3701 zaksięgowano kwotę 0,57 EUR brutto na kredyt oraz 0,48 EUR netto na debet, a na koncie podatkowym 1770 zaksięgowano podatek w wysokości 0,09 EUR na debet dla dłużnika 136402.
Dla pozycji otwartej 201601RA13008 zaksięgowano kwotę wyksięgowania 0,43 EUR brutto na kredyt, 0,36 EUR netto na debet na konto wyksięgowań 3701 oraz podatek 0,07 EUR na debet na konto podatkowe 1770 dla dłużnika 136402.

Kod podatkowy służący do określenia kwoty podatku pobierany jest z przypisanej, odpowiedniej pozycji otwartej.

Automatyczne księgowanie wyciągów

(Niemiecki skrót: ABB)
Nawet podczas przetwarzania płatności dla dłużników i wierzycieli w automatycznym księgowaniu wyciągów bankowych mogą być automatycznie rozliczane drobne różnice płatności.
Jak opisano w artykule Księgowania wyciągów bankowych, po imporcie wyciągu bankowego konieczne jest jego zamknięcie. Akcja Zamknij wyciąg służy do przypisania definicji księgowań, kont oraz pozycji otwartych do pozycji wyciągu oraz do sprawdzenia możliwości zaksięgowania dokumentów. System kontroluje również, czy kwota płatności na pozycji wyciągu odpowiada łącznej kwocie wszystkich przypisanych do niej pozycji otwartych.
W przypadku wykrycia różnicy, wykonywana jest dodatkowa kontrola, czy różnica ta mieści się w limitach wyksięgowania przypisanego profilu wyksięgowania. Jeśli tak, dla pozycji wyciągu automatycznie tworzona jest pozycja wyksięgowania na kwotę różnicy. W przypadku przypisania do pozycji kilku pozycji otwartych, pozycje wyksięgowania tworzone są automatycznie proporcjonalnie dla każdej pozycji otwartej, analogicznie jak w dialogu księgowania.
Za pomocą akcji Zaksięguj wyciąg bankowy różnica dla pozycji wyciągu jest automatycznie księgowana.
Jeżeli różnica przekracza limity wyksięgowania, wyksięgowanie można wprowadzić tylko ręcznie w dialogu księgowania dla danej pozycji wyciągu.