Księgowania okresowe

Księgowania okresowe to księgowania wywoływane w określonym, powtarzającym się cyklu. Zapis tych księgowań odbywa się w dialogu księgowania, a ich automatyczne utworzenie następuje w późniejszym momencie, np. miesięcznie lub kwartalnie. Księgowania okresowe mogą być wykorzystywane m.in. do rozliczeń międzyokresowych, ofert lub innych regularnych, powtarzalnych procesów.

Z jednej strony księgowania okresowe odciążają liczbę dokumentów księgowych wprowadzanych ręcznie, a z drugiej – zapewniają, że takie zapisy nie zostaną pominięte dzięki precyzyjnemu określeniu daty obowiązywania lub wymogów dotyczących uruchomienia.

Ustawienia

Przy wprowadzaniu księgowań okresowych dozwolone są wyłącznie kody transakcji, do których przypisano jeden z typów transakcji: Faktury, Księgowanie w księdze głównej lub Nota kredytowa. Dodatkowo w kodach transakcji wykorzystywanych do księgowań okresowych należy zdefiniować specjalny zakres numeracji.

Do korzystania z księgowań okresowych konieczne jest wprowadzenie ustawień w następujących aplikacjach.

Schematy numeracji

W aplikacji Schematy numeracji należy określić schemat numeracji, który ma być wykorzystywany przy pobieraniu księgowań okresowych. Dla tego schematu konieczne jest wybranie typu Księgowość finansowa numer dokumentu księgowego oraz ustawienia Bez luk, z potwierdzeniem zastosowania.

Na karcie Definicja należy wskazać komponenty, z których ma być zbudowany numer wywołania schematu numeracji. W tym celu określa się pochodzenie wartości oraz format dla wszystkich elementów numeru.

Dla pochodzenia komponentów numeru wywołania obowiązkowe jest ustawienie wartości Firma, aby zapewnić odrębne przypisywanie numerów dla każdej firmy. Dodatkowo zalecane jest wykorzystanie wartości Numer dokumentu oraz Licznik.

Szczegółowe informacje dotyczące schematów numeracji znajdują się w artykule Schematy numeracji.

Rodzaje dokumentów księgowych

W aplikacji Rodzaje dokumentów księgowych na zakładce Księgowanie istotne dla księgowań okresowych są pola Zakres numerów dokumentów dokumentów oraz Schemat numeracji księgowania okresowego, dostępne w podzakładce Schematy numeracji.

Dla rodzajów dokumentów księgowych wykorzystywanych przy księgowaniach okresowych obowiązkowe jest wskazanie schematu numeracji w polu Schemat numeracji księgowania okresowego. To właśnie z tego schematu następuje przypisywanie numerów dokumentów wywołań, generowanych w zależności od czasu ich uruchomienia.

Określenie schematu numeracji dla dokumentów pierwotnych w polu Zakres numerów dokumentów jest opcjonalne w przypadku rodzajów dokumentów księgowych używanych dla księgowań okresowych.

Okresowe księgowania

W aplikacji Księgowania w księdze głównej wprowadzane są księgowania okresowe. Liczbę wersji można określić indywidualnie. W dialogu księgowania możliwe jest wprowadzanie nowych księgowań okresowych lub ich duplikowanie z istniejących. Dostępna jest również edycja, usuwanie, aktywowanie, wykonywanie oraz wywoływanie istniejących księgowań okresowych. Szczegółowe procedury dotyczące tych operacji znajdują się w artykule Procedury: Księgowania w księdze głównej.

Aby możliwe było wywołanie księgowania okresowego, należy na zakładce Księgowanie okresowe określić interwał, w jakim księgowanie ma być wywoływane, np. miesięcznie, kwartalnie itp. Opis poszczególnych pól tej karty znajduje się w artykule Księgowania w księdze głównej.

Przykład

Poniżej przedstawiono przykładowe wartości dla księgowania okresowego w okresie od 01.02.2016 do 31.12.2017, wykonywanego 10. dnia każdego miesiąca:

Parametry przykładowe:

• Interwał: miesiące kalendarzowe

• Odstęp w miesiącach: 1

• Pierwsze wywołanie: 01.02.2016

• Ostatnie wywołanie: 31.12.2017

• Dzień wystawienia dokumentu księgowego: 10

• Dni wykonania: 0

Na podstawie tych informacji pierwsze księgowanie okresowe zostaje przeprowadzone 10 lutego 2016 r.. Kolejne wywołania następują 10 marca 2016 r., 10 kwietnia 2016 r., itd. Proces księgowania okresowego kończy się ostatnim wywołaniem w dniu 10 grudnia 2017 r..

Wywoływanie okresowych księgowań

Pojedyncze księgowanie okresowe może zostać wywołane bezpośrednio w dialogu księgowania. Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w artykule Księgowanie w księdze głównej oraz Procedury: Księgowania w księdze głównej.

Dodatkowo dostępna jest aplikacja działająca w tle Wywołaj księgowania okresowe, która umożliwia automatyczne i sterowane czasowo uruchamianie księgowań okresowych. Aplikacja wsadowa jest zintegrowana z menu użytkownika w obszarze Księgowość finansowa.

Po uruchomieniu aplikacji otwiera się okno dialogowe, w którym – oprócz wyświetlanych parametrów informacyjnych – brane są pod uwagę następujące pola:

• Podmiot – pole chronione przed edycją, zawsze zawiera organizację, w której aktualnie znajduje się użytkownik w momencie wywołania aplikacji

• Dokument – w tym polu można wprowadzić numer dokumentu dla tworzonych księgowań okresowych. Może on służyć jako dodatkowe kryterium wyboru księgowań okresowych do wywołania. Jeśli pole pozostanie puste, do wywołania zostaną uwzględnione wszystkie aktywne księgowania okresowe. Istnieje także możliwość podania wartości ogólnych do selekcji księgowań.

• Wywołanie na – w tym polu należy wprowadzić datę, do której mają zostać wywołane księgowania okresowe. Jeśli pole pozostanie puste, wywołania realizowane są do bieżącej daty.

Po wprowadzeniu danych wywołanie można uruchomić za pomocą przycisku W tle.

Jeśli wywołania mają być realizowane automatycznie, należy aktywować serię wywołań w tej aplikacji działającej w tle. W tym celu należy utworzyć zlecenie przetwarzania na karcie Ustawienia, które będzie cyklicznie sprawdzać, czy dostępne są księgowania okresowe do wywołania.

Okresowe księgowania zawarte w przebiegu w tle mają przypisany typ księgowania Nieprawidłowe księgowanie okresowe (nadrzędne). Następnie należy ponownie przekonwertować te księgowania na Aktywne księgowanie okresowe w oknie dialogowym księgowania.

Jeśli odwołania mają być wykonywane automatycznie, aktywuj serię odwołań w tej aplikacji działającej w tle. W tym celu utwórz zlecenie przetwarzania w zakładce Ustawienia, które regularnie sprawdza, czy okresowe delegowania są dostępne do pobrania.

Aktywacja serii odwołań

Procedura:

1. Należy przejść na kartę Ustawienia.

2. W polu Zlecenie przetwarzania należy wprowadzić nazwę zlecenia.

3. W polu Start należy wybrać ustawienie Aktywacja czasowa: seryjnie.

   • Wybór ten aktywuje dodatkowe pola, w których można określić początek serii wywołań oraz wzorzec serii.

4. W polu Początek należy wprowadzić datę i godzinę rozpoczęcia serii wywołań, np. 01.02.2016 23:00:00.

5. W polu Wzór seryjny należy skorzystać z pomocy wejściowej, aby otworzyć okno dialogowe do określenia standardowego wzorca zlecenia przetwarzania.

6. W oknie dialogowym należy wybrać wersję pod nagłówkiem Bazowy np. Codziennie, Miesięcznie, Tygodniowo itp.

7. W zależności od wybranego wariantu wykonania należy uzupełnić pola pod nagłówkiem Reguła, które umożliwiają ustawienie czasu i częstotliwości realizacji zlecenia.

   • Aby zdefiniować wzorzec Codziennie o godz. 6:00, należy wybrać ustawienie Codziennie, wprowadzić wartość 1 w polu Co oraz ustawić godzinę na 6:00.

8. Należy kliknąć przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe.

9. Wzorzec serii zostaje przeniesiony do pola o tej samej nazwie na karcie Ustawienia np. Codziennie o godz. 6:00.

10. W razie potrzeby należy zmienić inne ustawienia wsadowe, takie jak kolejka przetwarzania czy użytkownik.

11. Należy zapisać dane za pomocą przycisku W tle.

• Aplikacja zostaje w tym momencie zamknięta.

Na podstawie podanych danych przykładowe zlecenie przetwarzania rozpoczyna się 01.02.2016 o godz. 6:00 i każdego dnia sprawdza, czy powinny zostać wykonane księgowania okresowe, które następnie są automatycznie tworzone i księgowane.

Ocena okresowych księgowań

Księgowania okresowe można dokumentować i oceniać za pomocą aplikacji raportowej Raport: Księgowania okresowe. Szczegółowe informacje dotyczące tej aplikacji znajdują się w artykule Raport: Księgowania okresowe.

Dostępna jest również aplikacja Lista: Księgowania okresowe, która umożliwia uzyskanie przeglądu wszystkich lub wybranych księgowań okresowych. Dokładny opis tej aplikacji znajduje się w artykule Lista: Księgowania okresowe.