W przypadku, gdy rozrachunki są kompensowane ze sobą lub przypisywane do płatności, mogą powstać różnice, np. z powodu nieuzasadnionych potrąceń rabatów lub innych redukcji faktur. Takie różnice mogą zostać przekazane partnerowi biznesowemu do wyjaśnienia w formie pisma dotyczącego różnic.
Pismo dotyczące różnic może zostać utworzone wyłącznie podczas przetwarzania dokumentu w oknie księgowania. Oprócz danych wymaganych do księgowania płatności lub kompensaty rozrachunków zawiera ono moduły tekstowe dla nagłówka i stopki, a w razie potrzeby również teksty indywidualne stanowiące uzupełnienie.
Definicje pojęć
Pismo dotyczące różnic w płatnościach
Pismo dotyczące różnicy w płatności stanowi powiadomienie nadawcy płatności o różnicy w płatności lub różnicy wynikającej z kompensaty rozrachunków.
Ustawienia
Następujące ustawienia oraz dane podstawowe są istotne dla tworzenia pism dotyczących różnic w płatnościach.
Konfiguracja
W celu wygenerowania pism dotyczących różnic w płatnościach konieczne jest zdefiniowanie odpowiednich ustawień w różnych funkcjach aplikacji Konfiguracja w obszarze Księgowość finansowa.
W funkcji Dokumenty definiowane są ustawienia dotyczące wydruku dokumentów księgowych. W tym miejscu wybierany jest szablon dokumentu księgowego, który określa strukturę oraz sposób wydruku dokumentu Pismo dotyczące różnicy w płatności, np. jego wysyłkę na drukarkę lub e-mailem. Jeśli dla danej kategorii dokumentów zdefiniowano wiele ustawień, wykorzystywane jest to oznaczone jako Preferowane.
W funkcji Wartości domyślne, na karcie Różnica w płatnościach, należy wprowadzić moduły tekstowe oraz osoby kontaktowe, które mają być używane jako propozycja przy tworzeniu pisma dotyczącego różnicy w płatności.
Elementy tekstowe
W piśmie dotyczącym różnicy w płatności wykorzystywane są dwa moduły tekstowe: moduł tekstowy typu Tekst nagłówka oraz moduł tekstowy typu Tekst stopki. Tekst nagłówka jest umieszczany na początku pisma dotyczącego różnicy w płatności i może pełnić funkcję wprowadzenia. Tekst stopki jest umieszczany na końcu pisma i zazwyczaj stanowi formułę końcową.
W modułach tekstowych można stosować tzw. symbole zastępcze, które podczas generowania pisma zostają automatycznie zastąpione rzeczywistymi wartościami, np. kwotą płatności.
Elementy tekstowe wykorzystywane w piśmie dotyczącym różnicy w płatności należy utworzyć w aplikacji Elementy tekstowe.
Proces tworzenia pisma dotyczącego różnicy w płatności
W niniejszym rozdziale przedstawiono poszczególne etapy procesu tworzenia pisma dotyczącego różnicy w płatności.
Dialog księgowania
Podczas wprowadzania płatności oraz kompensaty rozrachunków w oknie księgowania istnieje możliwość zażądania utworzenia pisma dotyczącego różnicy w płatności dla danego księgowania. W tym celu w edytorze księgowania dostępna jest karta Pismo dot. różnic. Karta ta jest aktywna wyłącznie podczas księgowania na odpowiednim koncie pomocniczym, przypisania pozycji otwartych, tworzenia nowych pozycji otwartych lub wykonywania odpisu ogólnego. Składa się z pola Edycja pisma dot. różnic oraz edytora tekstu.
W przypadku częściowego księgowania na koncie osobowym w polu Edycja pisma dot. różnic można określić, czy pismo dotyczące różnicy w płatności ma zostać utworzone dla danego księgowania oraz czy wymagane jest jego dalsze przetwarzanie.
Jeśli zażądano utworzenia pisma dotyczącego różnicy w płatności, w edytorze tekstu można wprowadzić dodatkowe treści przeznaczone do pisma. W zależności od rodzaju pozycji księgowania może to być tekst ogólny, tekst powiązany z przypisanymi pozycjami otwartymi lub odnoszący się do odpisu ogólnego.
Pismo dotyczące różnicy w płatności jest tworzone w momencie zaksięgowania wpływu. Informacje zdefiniowane w aplikacji Konfiguracja, takie jak moduły tekstowe i osoby kontaktowe, są automatycznie przypisywane w piśmie. Status pisma dotyczącego różnicy w płatności przyjmuje wartość Zażądano pisma dotyczącego różnicy.
Dalsze przetwarzanie pisma dotyczącego różnicy w płatności odbywa się wyłącznie za pośrednictwem aplikacji Lista: Pismo dot. różnic w płatnościach.
Lista: Pismo dot. różnic w płatnościach
Za pomocą aplikacji Lista: Pismo dot. różnic w płatnościach można uzyskać przegląd wszystkich lub wybranych pism dotyczących różnic w płatnościach wraz z ich statusem przetwarzania. W zależności od statusu przetwarzania możliwe jest edytowanie, wydanie lub usunięcie pisma dotyczącego różnicy w płatności za pomocą działań dostępnych w aplikacji.
Szczegółowy opis funkcji aplikacji znajduje się w artykule Lista: Pismo dot. różnic w płatnościach.
Edycja listy różnic płatności
Pisma dotyczące różnic w płatnościach, które wymagają przetworzenia, nie mogą zostać wydane przed ich zatwierdzeniem po zakończeniu edycji. W aplikacji Lista: Pismo dot. różnic w płatnościach należy wybrać pismo przeznaczone do edycji i przejść do aplikacji o tej samej nazwie za pomocą akcji Edytuj pismo dotyczące różnicy w płatności.
W tej aplikacji możliwe jest edytowanie pisma dotyczącego różnicy w płatności, a następnie jego zatwierdzenie i wydanie za pomocą odpowiednich działań w ramach aplikacji.
Szczegółowy opis funkcji aplikacji znajduje się w artykule Edycja pisma dotyczącego różnicy w płatności.
