W transakcjach płatniczych jako środki płatnicze do rozliczania należności i płatności mogą być wykorzystywane również weksle oraz czeki przychodzące. Oprócz innych środków płatniczych dopuszczonych w transakcjach płatniczych należy uwzględnić dodatkowe ustawienia i odmienne procedury. W ten sposób dla weksli i czeków przychodzących tworzony jest środek płatniczy, który do momentu przedstawienia zawsze wiąże się z ryzykiem.
Proces ten jest określany przez pole Utwórz zobowiązanie w użytym kodzie płatności, automatycznie aktywowaną dla kodów płatności kategorii Weksel oraz Czek przychodzący.
Ponieważ płatności, na przykład za pomocą czeków wychodzących lub poleceń zapłaty SEPA, również mogą w pewnych okolicznościach wiązać się z ryzykiem, etykieta może zostać aktywowana także dla innych kodów płatności, aby tworzyć dla nich środek płatniczy.
Numer zobowiązania służy do identyfikacji środka płatniczego. Numer jest generowany tymczasowo na podstawie numeru propozycji płatności oraz numeru pozycji propozycji. Następnie numer zobowiązania zostaje ostatecznie nadany za pomocą akcji [Utwórz dokument płatności] w aplikacji Lista: Płatności lub w aplikacji Edytuj propozycję płatności, na podstawie schematów numeracji zobowiązań w banku głównym.
W przetwarzaniu propozycji środek płatniczy pozycji propozycji można wywołać za pomocą przycisku Środek płatniczy. Jeśli pozycja propozycji zawiera kod płatności kategorii Weksel, dla środka płatniczego należy utworzyć dane właściwe dla weksla.
Niniejszy artykuł opisuje rozszerzenie zakresu funkcji w zakresie wykorzystania weksli oraz czeków przychodzących w transakcjach płatniczych. Ogólny opis transakcji płatniczych zawierają między innymi dokumenty Wprowadzenie: Transakcje płatnicze oraz Lista: Płatności.
Definicje terminów
Środki płatnicze
Za środki płatnicze uznaje się wszelkie formy gotówki (monety/banknoty) oraz pieniądz bezgotówkowy, np. saldo na rachunku bieżącym. Środki płatnicze obejmują również wszelkie surogaty pieniądza, zastępujące gotówkę lub pieniądz bezgotówkowy, np. czek, weksel, jak również karty (karty kredytowe, karty EC itp.) wydawane przez banki oraz inne przedsiębiorstwa.
Weksel
Weksel jest papierem wartościowym, który zawiera bezwarunkowe polecenie zapłaty wystawcy skierowane do trasata, aby w określonym terminie i w określonym miejscu zapłacił wskazaną sumę pieniężną na rzecz wystawcy lub osoby trzeciej (beneficjenta). Weksel jest środkiem płatniczym, który ze względu na warunki płatności stanowi jednocześnie instrument kredytowy oraz zabezpieczający.
Czek (przychodzący) z przyszłą datą
Czek z przyszłą datą stanowi przyrzeczenie zapłaty z przyszłą datą wystawienia określoną przez wystawcę czeku.
Ustawienia
Warunkiem obsługi płatności wekslami lub czekami przychodzącymi w transakcjach płatniczych jest wykonanie ustawień w poniższych aplikacjach oraz dostosowanie lub utworzenie danych podstawowych.
Kody płatności
W aplikacji Kody płatności należy skonfigurować odrębne kody płatności kategorii Weksel oraz Czek przychodzący. Dla tych kodów płatności pole Utwórz zobowiązanie w zakładce Przebieg płatności jest automatycznie aktywowane i zabezpieczone przed edycją. Etykieta ta określa tworzenie środka płatniczego w transakcjach płatniczych oraz mechanizmy kontroli w banku transakcyjnym.
Dla innych kodów płatności, na przykład kategorii Polecenie zapłaty, Przelew, Czek itp., etykieta może zostać w razie potrzeby aktywowana, aby również dla tych kodów płatności zapisywać środek płatniczy.
Jeżeli pole Utwórz zobowiązanie jest aktywne dla danego kodu płatności, możliwe jest również aktywowanie etykiet Podatki płatne dopiero przy przepływie środków oraz Uwzględnij niezaksięgowane środki płatnicze na zakładce Przebieg płatności.
Aktywowanie etykiety Podatki płatne dopiero przy przepływie środków oznacza, że podatki, których wymagalność przypada na moment płatności, stają się wymagalne nie wcześniej niż w chwili wpływu lub wypływu środków pieniężnych.
Pole Uwzględnij niezaksięgowane środki płatnicze określa, czy środki płatnicze o statusie Utworzony są uwzględniane w analizach pozycji otwartych.
W obszarze Domyślne wartości dla środków płatniczych możliwe jest zdefiniowanie wartości domyślnych dla tworzenia środków płatniczych dla kodu płatności typu Weksel.
Schematy numeracji
W aplikacji Schematy numeracji należy określić schemat numeracji do automatycznego nadawania numeru zobowiązania dla każdego kodu płatności z aktywną etykietą Utwórz zobowiązanie. Dla tego schematu numeracji należy wybrać kategorię Księgowość finansowa: środki płatnicze oraz ustawienie Kompletny, z listą użycia.
Na zakładce Definicja można zdefiniować komponenty oczekiwane dla numeru zobowiązania generowanego w ramach tego schematu numeracji. W tym celu dla wszystkich komponentów numeru należy wprowadzić pochodzenie wartości oraz jej format. Dla pochodzenia komponentów numeru zobowiązania należy określić wartości: Firma, Bank główny, Stała oraz Płatnik. Komponenty powinny różnić się dla poszczególnych kodów płatności, aby uniknąć podwójnych numerów. Dodatkowe informacje na temat schematów numeracji zawierają artykuły Schematy numeracji oraz Rozszerzenie: Schematy numeracji/Comarch Financials Enterprise.
Schemat numeracji jest przypisywany do banku transakcyjnego i wykorzystywany w transakcjach płatniczych podczas tworzenia plików płatności.
Konta księgowe
W celu księgowania środków płatniczych, na przykład weksli lub czeków przychodzących, dla których w użytym kodzie płatności aktywowano etykietę Utwórz zobowiązanie, konta przepływów środków pieniężnych banku głównego muszą być dopuszczone do księgowania tych środków płatniczych.
W tym celu w aplikacji Konta księgowe należy aktywować pole Zarządzanie zobowiązaniami dla kont księgowych przeznaczonych do użycia. Etykieta ta może zostać aktywowana wyłącznie dla kont księgowych kategorii Środki pieniężne w obiegu lub Domyślny. Dodatkowo konta te muszą być oznaczone jako prowadzone w trybie zarządzania rozrachunkiem.
Banki główne
W aplikacji Banki główne na zakładce Ogólne należy przypisać odrębny schemat numeracji zobowiązań dla każdego kodu płatności z aktywną etykietą Utwórz zobowiązanie. Należy przy tym uwzględnić, że dany schemat numeracji może wystąpić tylko jeden raz.
Dodatkowo konto rozliczeniowe wskazane w obszarze Informacje o Księgowaniu płatności musi mieć aktywną etykietę Zarządzanie zobowiązaniami.
Partner
Kody płatności obowiązujące dla partnera należy zdefiniować w profilu płatności przypisanym do danego partnera lub przypisanym z poziomu aplikacji Konfiguracja. Dotyczy to również kodów płatności kategorii Weksel oraz Czek przychodzący.
Transakcje płatnicze
Jeżeli w transakcjach płatniczych są używane kody płatności kategorii Weksel lub Czek przychodzący, w procesie tworzenia propozycji oraz przetwarzania propozycji należy uwzględnić szczególne cechy. W niniejszym rozdziale przedstawiono szczególne cechy oraz krótkie zestawienie przebiegu instrukcji wykorzystania weksli i czeków przychodzących jako środków płatniczych w transakcjach płatniczych.
Wykorzystanie tych środków płatniczych wymaga wykonania niezbędnych ustawień w danych podstawowych.
Szczegółowy opis transakcji płatniczych zawierają artykuły Wprowadzenie: Transakcje płatnicze, Lista: Płatności oraz inne artykuły.
Tworzenie propozycji płatności
Podczas tworzenia propozycji płatności konta osobowe oraz rozrachunki są przypisywane automatycznie na podstawie dokonanego wyboru oraz innych kryteriów, takich jak na przykład warunki skonta, termin wymagalności netto itp. Można temu zapobiec poprzez aktywowanie pola Ręczne przyporządkowanie w użytym wyborze.
Jeżeli tworzona jest propozycja płatności, w której wybrano kod płatności kategorii Czek przychodzący, pole Ręczne przyporządkowanie musi być aktywne. Pozycje otwarte przeznaczone do rozliczenia czekiem przychodzącym należy następnie dodać ręcznie podczas edycji propozycji.
Edytuj propozycję płatności
Dla kodu płatności wybranego w propozycji płatności, dla którego aktywowano pole Utwórz zobowiązanie, środek płatniczy jest tworzony i zapisywany automatycznie dla pozycji otwartych przypisanych do konta osobowego – na poziomie konta osobowego. Środki płatnicze dla weksli są wstępnie ustawiane zgodnie ze specyfikacją przypisanego kodu płatności. Do identyfikacji środka płatniczego służy numer zobowiązania. Numer jest generowany tymczasowo na podstawie numeru propozycji płatności oraz numeru pozycji zapisu konta.
Podczas edycji pozycji zapisu konta, dla której zapisano środek płatniczy, przycisk Środek płatniczy jest aktywny na pasku narzędzi edytora pozycji. Po kliknięciu przycisku następuje przejście do aplikacji Środki płatnicze, w której wyświetlany jest utworzony środek płatniczy dla tej pozycji. Jeżeli środek płatniczy jest wekslem, w tym miejscu można wprowadzić lub edytować dane właściwe dla weksla.
Jeżeli w propozycji płatności użyto kodu płatności kategorii Weksel, w aplikacji Środki płatnicze należy utworzyć dodatkowe dane właściwe dla weksla dla środka płatniczego.
Dopóki środek płatniczy ma status W trakcie tworzenia, zmiany w pozycji propozycji konta są również uwzględniane w środku płatniczym. Przykładowo, w przypadku usunięcia przypisanej pozycji otwartej lub dodania kolejnej pozycji, aktualizowane jest także łączne saldo w środku płatniczym.
Dla zamkniętej propozycji płatności kolejną akcją musi być wygenerowanie plików płatności. Ostateczny numer zobowiązania dla środka płatniczego jest nadawany dopiero po uruchomieniu akcji Utwórz dokument płatności, na podstawie numerów zobowiązań w użytym banku transakcyjnym. Jednocześnie status środka płatniczego zmienia się z W trakcie tworzenia na Utworzony.
Po uruchomieniu akcji Księguj płatności status środka płatniczego zmienia się dodatkowo na Zaksięgowany.
Alternatywnie względem oddzielnych akcji Utwórz dokument płatności oraz Księguj płatności proces ten można uruchomić również za pomocą akcji Wykonaj płatności.
Szczegółowy opis akcji dostępnych w aplikacjach zawierają artykuły Lista: Płatności oraz Edytuj propozycję płatności.
Środki płatnicze
Aplikacja Środki płatnicze wyświetla dane środka płatniczego dla pozycji propozycji, które są tworzone wyłącznie w transakcjach płatniczych.
Jeżeli środkiem płatniczym jest weksel, w tej aplikacji należy utworzyć dodatkowe dane właściwe dla weksla. Utworzenie jest możliwe wyłącznie z poziomu edycji propozycji płatności i tylko tak długo, jak środek płatniczy ma status W trakcie tworzenia.
Środki płatnicze o statusie Zaksięgowany lub Rozliczony mogą być zmieniane za pomocą akcji Zmiana statusu przyrzeczenia płatności z Zaksięgowany na Rozliczony lub z Rozliczony na Zaksięgowany.
Szczegółowy opis aplikacji zawiera artykuł Środki płatnicze.
Okno dialogowe księgowania
Jeżeli w oknie dialogowym księgowania zostanie utworzone księgowanie na konto księgowe, dla którego aktywowano zarządzanie zobowiązaniami, przypisany środek płatniczy otrzymuje status Rozliczony poprzez przypisanie do rozrachunku.
Jeżeli pozycja otwarta zostanie rozliczona zaledwie częściowo w ramach księgowania, przypisany środek płatniczy mimo to otrzymuje status Rozliczony, a w oknie dialogowym księgowania zostanie wyświetlone odpowiednie ostrzeżenie.
Analiza
Środki płatnicze można analizować w widoku Rozrachunki w aplikacjach Lista: Księgowość finansowa, a także w raportach Rozrachunki dłużników, Rozrachunki wierzycieli, Wartości walutowe rozrachunków dłużników oraz Wartości walutowe rozrachunków wierzycieli.
W tych analizach wyprowadzanie środków płatniczych dla wybranych pozycji otwartych jest sterowane etykietą Uwzględnij środki płatnicze.
Lista: Środki płatnicze
Aplikacja Lista: Środki płatnicze służy do prezentacji wszystkich środków płatniczych utworzonych w transakcjach płatniczych. W tym miejscu możliwy jest wybór oraz analiza środków płatniczych na podstawie różnych kryteriów. Szczegółowy opis tej aplikacji zawiera artykuł Lista: Środki płatnicze.
