Rozszerzenie: Automatyczne Księgowanie Wyciągów/Format: Systemy płatności

Wprowadzenie

Coraz więcej portali internetowych oferuje produkty na sprzedaż z dostępnymi różnymi metodami płatności, np. PayPal, karta kredytowa, Klarna itp. W artykule opisano procedury i warunki wstępne importowania płatności z różnych systemów płatności do Comarch Financials Enterprise oraz ich przetwarzania.

Płatności dokonywane za pomocą PayPal, karty kredytowej itp. są importowane i przetwarzane za pomocą automatycznego księgowania wyciągów. Jest to procedura elektronicznego przetwarzania plików wyciągów z rachunków i opiera się na wyciągach i danych sprzedażowych udostępnianych przez banki, przesyłanych w standardowych formatach.

Aby przetwarzać płatności z różnych systemów płatności internetowych za pośrednictwem automatycznego księgowania wyciągów, płatności muszą być dostarczone przez dostawcę. Mogą one być dostarczane jako plik o standardowej strukturze lub o niestandardowym układzie pól.

W przypadku korzystania ze standardowego formatu pliku, w wyciągu muszą zostać zawarte następujące pola:

PaySystemID – identyfikacja (nazwa) przetwarzanego systemu płatności. System płatności musi istnieć w aplikacji Definicje systemu płatności.

TransactionDate – data transakcji (płatności) w formacie YYYYMMDD

TransactionID – identyfikator płatności; służy jako kryterium wyszukiwania przy przyporządkowaniu otwartych pozycji rozrachunku.

PurchaseNumber – numer, który może zostać przekazany jako informacja dodatkowa i również może służyć jako kryterium wyszukiwania przy przyporządkowaniu rozrachunku.

TransactionAmount – kwota transakcji (kwota płatności)

Fees – kwota opłat naliczonych przy płatności w danym systemie płatniczym

Currency – waluta płatności w podstawowej walucie organizacji

Niezależnie od tego, czy używany jest domyślny format pliku, czy plik o zmiennej strukturze, do wyprowadzania płatności ma zastosowanie następująca zasada:

• w jednym pliku mogą znajdować się wyłącznie płatności jednego systemu płatności

• wszystkie płatności muszą posiadać tę samą datę transakcji – oznacza to, że w jednym pliku mogą być przekazywane tylko płatności z jednego dnia

• wszystkie płatności muszą być podane w podstawowej walucie organizacji przetwarzającej.

Aby możliwy był import tak przygotowanych płatności jako wyciągi bankowe w module Automatyczne księgowania wyciągów, konieczne jest uzupełnienie danych podstawowych wykorzystywanych przez automatyczne księgowania wyciągów oraz utworzenie nowych danych podstawowych. W rozdziale Ustawienia opisano, jakie dane podstawowe należy skonfigurować.
Dodatkowe informacje dotyczące danych podstawowych wykorzystywanych w automatycznych księgowaniach wyciągów i ich funkcji można znaleźć m.in. w artykule Wprowadzenie: Automatyczne księgowanie wyciągów oraz w artykułach do poszczególnych danych podstawowych.

Rozdział Import płatności zawiera informacje o etapach przetwarzania podczas importu oraz opisuje sposób dalszego przetwarzania danych.

Ustawienia

Aby przetwarzać płatności z różnych systemów płatności za pośrednictwem automatycznych księgowań wyciągów, należy skonfigurować lub uzupełnić następujące dane podstawowe:

• Definicje systemu płatności
• Kody operacji bankowych
• Banki główne
• Grupy definicji księgowań
• Definicje księgowań

Definicje systemu płatności

W aplikacji Definicje systemów płatności określane są systemy płatności, które mają być importowane i przetwarzane za pomocą automatycznego księgowania wyciągów. Ponadto wskazywane są kody operacji bankowych, służące do przyporządkowania odpowiednich definicji księgowań dla danego systemu płatności.

Definiowana jest również kolejność wyszukiwania numeru transakcji, wykorzystywana do odnajdywania i przyporządkowywania otwartych pozycji na podstawie tytułu płatności.

W aplikacji określa się także, czy płatności dla danego systemu płatności będą udostępniane w standardowym formacie pliku, czy w pliku o zmiennej strukturze. Jeśli nie jest stosowany standardowy format pliku, należy wskazać pola istotne dla importu płatności oraz sposób ich przetwarzania.
Niezależnie od przypisanych dla systemu płatności kodów operacji gospodarczych dotyczących kwot głównych i opłat, możliwe jest dodatkowo przypisywanie kodów operacji bankowych w sposób dynamiczny przy użyciu stałych wyszukiwania.

Szczegółowy opis działania aplikacji znajduje się w artykule Definicje systemów płatności.

Kody operacji bankowych

W aplikacji Kody operacji bankowych należy skonfigurować wszystkie kody operacji bankowych, które będą używane w automatycznym księgowaniu wyciągów. Kod ten służy do przypisania definicji księgowania. W przypadku importowania płatności z systemów płatności można skonfigurować oddzielne kody operacji bankowych, jeśli ma to zastosowanie, w celu rozróżnienia importowanych wyciągów bankowych.

Szczegółowy opis tej aplikacji znajduje się w artykule Kody operacji bankowych.

Banki główne

Dla każdego systemu płatności, który ma być przetwarzany w aplikacji Księgowanie wyciągów bankowych, konieczne jest utworzenie banku głównego oraz jego aktywacja.
Aby aktywować bank główny dla dodatkowego systemu płatności, na zakładce Automatyczne wyciągi bankowe aplikacji Banki główne należy w polu Format wyciągu wybrać PaySystem. Następnie do banku głównego przypisywany jest system płatności przeznaczony do przetworzenia, zdefiniowany w aplikacji Definicje systemów płatności.

Ponadto należy określić nazwę oraz ścieżkę dostępu do lokalizacji pliku importu, w którym udostępniane są płatności danego systemu płatności. Dalsze informacje znajdują się w artykule Banki główne.

Grupy definicji księgowania

W grupie definicji księgowań łączone są różne definicje księgowań. Poprzez przypisanie grupy do banku głównego określa się, które definicje księgowań są dla niego dopuszczalne.
W aplikacji Grupy definicji księgowań można w razie potrzeby tworzyć również oddzielne grupy przeznaczone dla księgowań pochodzących z systemów płatności.

Dodatkowe informacje dotyczące tej aplikacji znajdują się w artykule Grupy definicji księgowań.

Definicje księgowań

Za pomocą definicji księgowań określane są ogólnie obowiązujące zapisy księgowe, które mają być tworzone w ramach automatycznego księgowania wyciągów. Ponadto w definicjach księgowań ustalane są cechy wyszukiwania, które umożliwiają ukierunkowane wyszukiwanie i przyporządkowywanie otwartych pozycji.

Aplikacja Definicje księgowań umożliwia tworzenie definicji księgowań dostosowanych do różnych potrzeb. W razie konieczności można tam również utworzyć osobne definicje księgowań dla operacji pochodzących z systemów płatności.

Szczegółowy opis działania aplikacji znajduje się w artykule Definicje księgowań.

Import płatności

Dane udostępnione przez systemy płatności są importowane tak samo jak wyciągi bankowe — za pomocą akcji [Importuj wyciąg] w aplikacji Księgowanie wyciągów bankowych, w celu dalszego przetwarzania w Comarch Financials Enterprise. Informacje, które nie znajdują się w plikach z płatnościami, takie jak numer wyciągu, numer rachunku bankowego czy kod operacji bankowej, są ustalane podczas importu na podstawie danych podstawowych skonfigurowanych dla automatycznego księgowania wyciągów. Szczegóły w rozdziale: Ustawienia.

Jeżeli numer wyciągu nie jest dostępny w pliku, system generuje go na podstawie daty wyciągu, stosując poniższy algorytm:

Jeśli data wyciągu w pliku to np. 15.07.2025, numer wyciągu obliczany jest jako suma dni od początku roku:
Styczeń: 31 + luty: 28 + marzec: 31 + kwiecień: 30 + maj: 31 + czerwiec: 30 + lipiec: 15 = 196 dni.
W związku z tym numer wyciągu wynosi 00196.

W dalszej części importu przypisywane są definicje księgowania, konta i otwarte pozycje, podobnie jak w przypadku importu wyciągów bankowych, a dla płatności generowane są bloki księgowania. Dalsze przetwarzanie odbywa się również w aplikacji Księgowanie wyciągów bankowych.

Szczegółowe informacje znajdują się w dokumentacji dotyczącej ABB, np. w artykule Wprowadzenie: Automatyczne księgowanie wyciągów.