Wprowadzenie
Automatyczne księgowanie bankowe jest procedurą elektronicznego przetwarzania plików wyciągów bankowych. Opiera się ono na danych wyciągów i obrotów udostępnianych przez banki.
W niniejszym artykule opisana jest aplikacja Automatyczne księgowania bankowe, która jest centralną aplikacją dla automatycznego księgowania bankowego. W tej aplikacji wyciągi bankowe są importowane, sprawdzane oraz uzupełniane. Na podstawie pozycji wyciągów tworzone są księgowania, które mogą być następnie edytowane w oknie dialogowym księgowania. Sprawdzone i możliwe do zaksięgowania pozycje wyciągów są księgowane za pomocą akcji [Zaksięguj wyciąg].
Instrukcje dotyczące obsługi aplikacji, na przykład dotyczące importu wyciągu bankowego, znajdują się w artykule Instrukcje: Automatyczne księgowania bankowe.
Przegląd ustawień, warunków wstępnych oraz procesów automatycznego księgowania bankowego dostępny jest w artykule Wprowadzenie: Automatyczne księgowanie bankowe.
Opis aplikacji
W aplikacji Automatyczne księgowania bankowe wybierany jest wyciąg bankowy do wyświetlenia i edycji. Dla wybranego wyciągu bankowego prezentowane są różne informacje z nagłówka, które mogą być włączane lub wyłączane. Na podstawie informacji o statusie widoczny jest aktualny stan księgowania i weryfikacji wyciągu bankowego.
Pozycje wyciągu zawarte w wyciągu bankowym mogą zostać załadowane do edytora pozycji w celu ich wyświetlenia lub edycji. W zależności od stanu przetwarzania pozycji wyciągu dostępne są informacje przekazane przez banki, dane przypisanej definicji księgowania oraz księgowania ustalone na podstawie definicji księgowania.
Do przetwarzania wyciągu bankowego aplikacja udostępnia różne akcje za pośrednictwem roli akcji, które mogą być wywoływane w zależności od statusu przetwarzania wyciągu bankowego.
Aby możliwe było przetwarzanie wyciągu bankowego w ramach automatycznego księgowania wyciągów, w pierwszej kolejności należy uruchomić import danych wyciągu dostarczonych przez banki za pomocą akcji [Importuj wyciąg]. Akcja ta wykonuje przede wszystkim formalne kontrole dostarczonych formatów danych.
Dla zaimportowanego wyciągu bankowego następnie przeprowadzane są weryfikacje, które jednocześnie uzupełnią pozycje wyciągu. Na podstawie danych przekazanych w wyciągach bankowych (np. kod operacji bankowej, numer wyciągu, kwota wyciągu, tytuł przelewu itp.) przypisywana jest definicja księgowania. Za pomocą ustawień w definicji księgowania ustalane jest konto, wykonywane jest przypisanie rozrachunków oraz tworzone są wstępnie zadekretowane zapisy księgowe.
Ponadto kontrolowana jest możliwość zaksięgowania dokumentów. Wszystkie stwierdzone nieprawidłowości w danych wyciągu, takie jak na przykład brakujące lub błędne numery faktur, prowadzą do oznaczenia odpowiednich pozycji.
Pozycje księgowe zawierające nieprawidłowości mogą zostać ręcznie poprawione i uzupełnione bezpośrednio z poziomu automatycznego księgowania wyciągów w oknie dialogowym księgowania.
Jeżeli dla wszystkich pozycji wyciągu dostępne są w pełni zadekretowane zapisy księgowe, wyciąg bankowy może zostać dopuszczony do księgowania. W takim przypadku wszystkie dekretacje są przejmowane i księgowane automatycznie.
Aplikacja Automatyczne księgowania bankowe składa się z nagłówka oraz obszaru roboczego.
Nagłówek
W nagłówku aplikacji Automatyczne księgowania bankowe podawany jest numer wyciągu oraz data wyciągu dla wyciągu bankowego, który ma zostać przetworzony.
Numer wyciągu – numer wyciągu jest jednoznaczny wyłącznie w połączeniu z bankiem prowadzącym rachunek. Z tego względu wymagane są dwie informacje.
W pierwszym polu wprowadzana jest identyfikacja banku prowadzącego rachunek, którego wyciągi mają być przetwarzane.
W drugim polu wprowadzany jest numer wyciągu.
Data wyciągu – w tym polu podawana jest data sporządzenia wyciągu. W połączeniu z numerem wyciągu data wyciągu stanowi jednoznaczną identyfikację wyciągu.
Obszar roboczy
Obszar roboczy aplikacji Automatyczne księgowania bankowe składa się z tabeli pozycji, edytora pozycji oraz pól, w których wyświetlane są informacje z nagłówka wyciągu. Dodatkowo prezentowany jest status weryfikacji oraz status księgowania wybranego wyciągu bankowego.
Wyciąg bankowy może posiadać następujący status księgowania:
- Nie zaksięgowano
- W trakcie księgowania
- Częściowo zaksięgowane
- Zaksięgowano
Status weryfikacji informuje o tym, które kontrole zostały już zakończone oraz czy wyciąg jest wolny od błędów. Wyciąg bankowy może posiadać następujący status weryfikacji:
- Niezweryfikowany
- Zweryfikowany, bank prowadzący rachunek nie został odnaleziony
- Zweryfikowany, błąd w nagłówku
- Zweryfikowany, błąd w nagłówku i pozycjach
- Zweryfikowany, błąd w pozycjach
- Zweryfikowany, bez błędów
- Zweryfikowany, wyciąg został już zaimportowany
Informacje nagłówkowe wyciągu
W obszarze roboczym aplikacji wyświetlane są różne informacje nagłówkowe dotyczące wyciągu bankowego, takie jak na przykład salda bankowe oraz informacje o rachunku. Informacje te są podzielone na zakładki Ogólne oraz Sumy, które mogą być włączane lub wyłączane. W momencie uruchomienia aplikacji informacje te są ukryte, aby umożliwić wyświetlenie większej liczby pozycji wyciągu. Poniżej przedstawiono szczegółowy opis poszczególnych zakładek informacji nagłówkowych wyciągu.
Zakładka Ogólne
Na tej zakładce wyświetlane są informacje dotyczące danych rachunku banku prowadzącego rachunek, takie jak numer rachunku oraz nazwa rachunku. Dodatkowo prezentowany jest użytkownik, który zaimportował dany wyciąg bankowy, a także liczba operacji należących do tego wyciągu.
Zakładka Sumy
Na tej zakładce wyświetlane są salda oraz obroty. Saldo początkowe przedstawia saldo bankowe przed zaksięgowaniem pozycji wyciągu. W saldzie końcowym uwzględnione są już pozycje wyciągu przeznaczone do zaksięgowania. Pola Obroty Wn oraz Obroty Ma zawierają odpowiednie sumy obrotów wszystkich pozycji wyciągu.
Tabela pozycji
W tabeli pozycji wyświetlane są wszystkie pozycje wyciągu bankowego. Edycja pozycji wyciągu odbywa się za pomocą edytora pozycji. Poszczególne akcje, takie jak wywołanie aplikacji Definicje księgowań oraz Księgowania w księdze głównej, mogą być wykonywane bezpośrednio z poziomu wiersza pozycji za pomocą odpowiedniego pola.
Wyświetlanie pozycji wyciągu w tabeli pozycji może zostać ograniczone za pomocą pola Możliwy do zaksięgowania. Dostępne są następujące opcje wyboru:
- Wszystkie
- Niemożliwy do zaksięgowania
- Możliwy do zaksięgowania
Kolumny tabeli pozycji
- Numer – numer pozycji wyciągu
- Kod operacji bankowej –kod operacji gospodarczej pozycji wyciągu
- Definicja księgowania –definicja księgowania przypisana do pozycji wyciągu za pomocą akcji [Uzupełnij wiersz] lub [Uzupełnij wyciąg]
- Kwota – kwota pozycji wyciągu
- Tytuł przelewu 01 – wraz z pozycjami wyciągu przekazywane są w tytule przelewu informacje, takie jak na przykład numer klienta, numer faktury itp.; w tej kolumnie wyświetlany jest tytuł przelewu 01
- Tytuł przelewu 02 – w tej kolumnie wyświetlany jest tytuł przelewu 02 przekazany z pozycją wyciągu
- Weryfikacja – w tej kolumnie prezentowana jest informacja, czy pozycja wyciągu została już zweryfikowana oraz jakie ewentualne błędy zostały wykryte. Kolumna może przyjmować następujące wartości:
- Niezweryfikowany
- Nie znaleziono kodu operacji bankowej
- Nie znaleziono definicji księgowania
- Nie znaleziono konta osobowego
- Nie znaleziono rozrachunku
- Nie znaleziono rozrachunku technicznego
- Nieprawidłowa data waluty
- Zidentyfikowano z definicją zastępczą
- Zweryfikowano i zidentyfikowano
- Zweryfikowano, zidentyfikowano, wyksięgowanie
- Ruch zerowy
- Księgowanie – w tej kolumnie wyświetlana jest informacja, czy pozycja wyciągu została już zaksięgowana. Możliwe są następujące wartości:
- Nie zaksięgowano
- W trakcie księgowania
- Zaksięgowano automatycznie
- Przekazano ręcznie
- Zaksięgowano ręcznie
- Zarejestrowane księgowanie – jeżeli na podstawie przypisanej definicji księgowania z pozycji wyciągu zostały wygenerowane księgowania, otrzymują one numer księgowania, pod którym mogą być edytowane i zaksięgowane
- Typ – w tej kolumnie wskazywane jest, czy pozycja wyciągu została zaksięgowana, czy znajduje się w trakcie wprowadzania
- Możliwy do zaksięgowania – jeżeli pozycja wyciągu jest możliwa do zaksięgowania, jest to oznaczone symbolem wyboru. Pozycja jest możliwa do zaksięgowania, jeżeli w wyniku akcji [Uzupełnij wiersz] lub [Uzupełnij wyciąg] nie zostały stwierdzone żadne błędy.
Edytor pozycji
W edytorze pozycji możliwe jest wyświetlanie oraz edytowanie pojedynczych pozycji wyciągu. Do tego celu dostępne są następujące zakładki:
- Zakładka Ogólne
- Zakładka Dodatkowe informacje
- Zakładka Dane wg definicji księgowania
- Zakładka Ustalone księgowanie
- Zakładka Raport o błędach
Edycja pozycji wyciągu jest możliwa wyłącznie do momentu zaksięgowania wyciągu.
Zakładka Ogólne
Na tej zakładce możliwe jest podanie dodatkowych informacji dla pozycji wyciągu, na przykład w celu przypisania odpowiedniej definicji księgowania lub bardziej precyzyjnego wyszukiwania rozrachunków.
Pola:
- Data księgowania – data księgowania pozycji wyciągu
- Tekst księgowania –tekst księgowania pozycji wyciągu; tekst księgowania stanowi opis księgowania
- Kwota – kwota pozycji wyciągu; podczas księgowania kwota ta jest księgowana na rachunku bankowym banku prowadzącego rachunek
- Czek – numer czeku wskazany w pozycji wyciągu
- Tytuł przelewu 01–04 – wraz z pozycjami wyciągu w tytule przelewu przekazywane są informacje, takie jak numer klienta, numer faktury itp.; informacje te służą, w połączeniu z kodem operacji bankowej, do przypisania odpowiedniej definicji księgowania do pozycji wyciągu; ponadto tytuły przelewu są wykorzystywane jako wartości porównawcze przy wyszukiwaniu kont osobowych oraz przy przypisywaniu rozrachunków
- Informacja dodatkowa 1 – pole umożliwia wprowadzenie dodatkowych informacji w celu przypisania odpowiedniej definicji księgowania
- Informacja dodatkowa 2 – pole umożliwia wprowadzenie dodatkowych informacji w celu przypisania odpowiedniej definicji księgowania
- Zleceniodawca 1 – pole umożliwia wprowadzenie informacji o zleceniodawcy, na przykład w celu przypisania płatności do partnera
- Zleceniodawca 2 – pole umożliwia wprowadzenie informacji o zleceniodawcy, na przykład w celu przypisania płatności do partnera
- Bank zleceniodawcy – wyświetlany jest bank zleceniodawcy danej pozycji wyciągu
- Numer konta zleceniodawcy – wyświetlany jest numer rachunku zleceniodawcy danej pozycji wyciągu
Zakładka Dodatkowe informacje
Na zakładce Dodatkowe informacje możliwe jest podanie dodatkowych informacji w tytułach przelewu dla pozycji wyciągu. Dostępne pola:
- Data waluty – data, od której obliczana jest data wymagalności
- Storno – w przypadku anulowanej pozycji wyciągu wyświetlany jest krótki opis wskazujący przyczynę storna
[alret]Informacja ta jest dostępna wyłącznie dla plików wyciągów bankowych w formacie AUSZUG/UMSATZ.[/alert]
- Tytuł przelewu 05–14 – wraz z pozycjami wyciągu w tytule przelewu przekazywane są informacje, takie jak numer klienta, numer faktury itp.; informacje te służą, w połączeniu z kodem operacji bankowej, do przypisania odpowiedniej definicji księgowania do pozycji wyciągu; ponadto tytuły przelewu są wykorzystywane jako wartości porównawcze przy wyszukiwaniu kont osobowych oraz przy przypisywaniu rozrachunków.
Zakładka Dane wg definicji księgowania
Jeżeli do pozycji wyciągu przypisana jest definicja księgowania, na tej zakładce wyświetlane są informacje wynikające z tej definicji. Informacje te dotyczą na przykład kodu operacji bankowej, identyfikacji definicji księgowania, numeru faktury, pod którym zapisany jest rozrachunek, lub sposobu ustalenia przypisania partnera.
W tabeli pozycji wyświetlane są rozrachunki przypisane do danej pozycji wyciągu. Za pomocą roli akcji możliwe jest usunięcie tych przypisań poprzez akcję [Usuń rozrachunek].
Zakładka Ustalone księgowanie
Na tej zakładce wyświetlane są księgowania utworzone na podstawie definicji księgowania dla danej pozycji wyciągu. Jeżeli przypisano rozrachunki, są one również tutaj prezentowane.
Księgowanie zawsze składa się z kilku pozycji: księgowania głównego (księgowanie brutto) oraz co najmniej jednego księgowania częściowego lub rozliczeniowego (księgowanie netto). Oznacza to, że najmniejszy lub pierwszy numer pozycji reprezentuje pierwsze księgowanie, które zawsze jest księgowaniem brutto.
Księgowania prezentowane są w tabeli. Pola tej tabeli nie podlegają edycji i służą wyłącznie celom informacyjnym.
Zakładka Raport błędów
Na podstawie definicji księgowania z pozycji wyciągu tworzone są księgowania. Jeżeli w trakcie tego procesu wystąpią błędy, są one rejestrowane w postaci odpowiednich komunikatów o błędach i wyświetlane w tej zakładce. Na podstawie prezentowanych komunikatów możliwe jest uzyskanie informacji o rodzaju błędów.
Dostępne akcje
Dla automatycznego księgowania wyciągów dostępne są następujące akcje aplikacyjne w ramach roli akcji:
Importuj wyciąg – Dla automatycznego księgowania bankowego banki udostępniają pliki wyciągów bankowych w ustandaryzowanych formatach danych (w Niemczech na przykład AUSZUG/UMSATZ lub MT940). Za pomocą akcji Importuj wyciąg wyciągi bankowe przekazane przez banki są wczytywane do aplikacji Automatyczne księgowania bankowe. Po wywołaniu tej akcji otwierane jest okno dialogowe Import wyciągów.
Istnieje możliwość importu wyciągów bankowych tylko dla jednego banku prowadzącego rachunek. W takim przypadku bank ten musi zostać wskazany w wyświetlanym oknie dialogowym na zakładce Parametry. W danych podstawowych banków sprawdzane jest, czy dla danego banku parametr automatycznego księgowania wyciągów jest aktywny. Jeżeli tak, do importu wykorzystywane są dane automatycznego księgowania wyciągów banku (ścieżka, nazwa pliku, format pliku itd.). Jeżeli nie zostanie wskazany bank prowadzący rachunek, do importu uwzględniane są wyciągi wszystkich banków, dla których parametr automatycznego księgowania wyciągów jest aktywny.
Jeżeli dla banku w danych automatycznego księgowania wyciągów określono ogólną nazwę pliku, importowane są wszystkie pliki wyciągów, których nazwy odpowiadają tej definicji. Dla jednego banku może istnieć kilka plików wyciągów, jeżeli pierwotnie dostarczony plik został podzielony według różnych rachunków bankowych.
Aby wykonać akcję Importuj wyciąg, w razie potrzeby należy zmienić ustawienia przetwarzania w tle, a następnie wybrać przycisk W tle lub Natychmiast. Wyciągi bankowe są importowane z wykorzystaniem filtra importu BANKSTATEMENTHEADER.
Jeżeli w aplikacji Banki główne prowadzące rachunek w polu Format wyciągu (dostępny na zakładce Automatyczne wyciągi bankowe) ustawiona jest opcja PaySystem, możliwy jest import płatności z systemów płatności, takich jak PayPal, karty kredytowe lub Klarna. Płatności te są importowane za pomocą akcji Importuj wyciąg analogicznie do wyciągów bankowych. Dodatkowe informacje znajdują się w artykule Rozszerzenie: Automatyczne Księgowanie Wyciągów/Format: Systemy płatności.
W zależności od ustawienia pola Zmień nazwę / Usuń plik importu w danych banku, plik importu po zakończeniu importu jest usuwany lub automatycznie przenoszony do katalogu kopii zapasowej. Jeżeli plik ma zostać przemianowany, do jego nazwy dodawany jest kod banku oraz znacznik czasu (data i godzina importu). Istniejące pliki o tej samej nazwie są wcześniej uzupełniane czterocyfrowym numerem, zaczynając od 1.
Uzupełnij wiersz – akcja umożliwia uzupełnienie pojedynczych pozycji wyciągu bankowego. W tym celu należy zaznaczyć pozycję wyciągu, która ma zostać uzupełniona, a następnie wybrać akcję Uzupełnij wiersz. Jeżeli akcja zostanie wybrana dla pozycji, do której przypisana jest już definicja księgowania, konto lub rozrachunki, przypisania te zostaną usunięte. Jeżeli dla pozycji zostały już utworzone księgowania, również zostaną one usunięte.
Podczas uzupełniania do zaznaczonej pozycji wyciągu przypisywana jest definicja księgowania ustalona na podstawie danych przekazanych w wyciągu (kod operacji bankowej, data wyciągu, tytuł przelewu itd.). Na podstawie ustawień definicji księgowania ustalane jest konto (osobowe lub księgowe), wykonywane jest przypisanie wszystkich rozrachunków oraz tworzone są wstępnie zadekretowane zapisy księgowe.
Dla prawidłowego ustalenia kont osobowych i przypisania rozrachunków może być konieczne wprowadzenie zmian w definicjach księgowania lub w słowach kluczowych. Aby wykorzystać wprowadzone zmiany, akcja Uzupełnij wiersz może zostać wykonana ponownie. Opis różnych metod wyszukiwania kont oraz przypisywania rozrachunków znajduje się w artykule Wyszukiwanie partnerów i rozrachunków.
Jednocześnie w ramach tej akcji sprawdzana jest możliwość zaksięgowania dokumentów, na przykład poprawność kodu operacji bankowej oraz to, czy do pozycji przypisano definicję księgowania, właściwe konto oraz odpowiednie rozrachunki.
Jeżeli zostanie wykryty błąd, w kolumnie Zweryfikowano wiersza pozycji wyciągu wyświetlana jest odpowiednia informacja. Z informacji tej wynika, jaki błąd został wykryty, na przykład Nie znaleziono rozrachunku.
Jeżeli do pozycji wyciągu przypisano rozrachunki, kwota pozycji wyciągu musi być zgodna z sumą kwot wszystkich przypisanych rozrachunków.
Uzupełnij wyciąg – aby uzupełnić wyciąg bankowy, należy wybrać w roli akcji opcję Uzupełnij wyciąg. W ramach tej akcji wszystkie pozycje wyciągu bankowego są uzupełniane i weryfikowane. Proces ten przebiega analogicznie jak w przypadku akcji Uzupełnij wiersz. Oznacza to, że dla każdej pozycji usuwane są ewentualne wcześniejsze przypisania i księgowania.
Zaksięguj wyciąg – jeżeli dla wyciągu bankowego wszystkie kontrole zostały przeprowadzone bezbłędnie, a księgowania zostały wygenerowane i w razie potrzeby edytowane, wyciąg bankowy może zostać zaksięgowany. W tym celu należy wybrać akcję Zaksięguj wyciąg. W wyniku tej akcji wszystkie księgowania przypisane do wyciągu bankowego zostają oznaczone jako możliwe do zaksięgowania.
Dialog księgowania – w ramach tej akcji należy zaznaczyć pozycję wyciągu lub zarejestrowane księgowanie, a następnie wybrać akcję Dialog księgowania. Spowoduje to otwarcie aplikacji Księgowanie w księdze głównej. W tej aplikacji możliwa jest edycja księgowania wygenerowanego z pozycji wyciągu. Zaksięgowanie księgowania w dialogu księgowania nie jest możliwe, ponieważ zawsze księgowany jest cały wyciąg.
W dialogu księgowania możliwa jest nawigacja pomiędzy wszystkimi księgowaniami wyciągu bankowego (przechodzenie do przodu i do tyłu).
Konfiguracja
Użytkownik nie musi wprowadzać żadnych ustawień dla aplikacji Automatyczne księgowania bankowe w aplikacji Konfiguracja.
Jednostki biznesowe
Poniższa jednostka biznesowa jest istotna dla aplikacji Automatyczne księgowania bankowe, która jest używana np. do
- Przyporządkowywania uprawnień
- Definicji działań
- Importu lub eksportu danych
Automatyczne księgowania bankowe com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.bankstatement.obj.BankStatementHeader
Podmiot gospodarczy należy do następującej grupy podmiotów gospodarczych:
com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.bankstatement.MasterData
Uprawnienia
Uprawnienia mogą zostać przyporządkowane za pomocą ról uprawnień jak również poprzez przyporządkowanie organizacji. Szczegółowe informacje można znaleźć w artykule Uprawnienia.
Uprawnienia specjalne
Nie ma specjalnych uprawnień dla aplikacji Automatyczne księgowania bankowe.
Przyporządkowania organizacyjne
Jeśli funkcja Uprawnienia do treści została aktywowana w aplikacji Konfiguracja, użytkownik może korzystać z aplikacji Automatyczne księgowania bankowe tylko wtedy, gdy przypisano mu organizację w danych podstawowych partnera, która jest zintegrowana z co najmniej jedną z następujących struktur organizacyjnych:
- Rachunkowość
Funkcje specjalne
Nie ma specjalnych funkcji dla aplikacji Automatyczne księgowania bankowe.
Uprawnienia dla partnerów biznesowych
Aplikacja Automatyczne księgowania bankowe nie jest dostępna dla partnerów biznesowych.
