RIBA dla dostawców

RIBA to szczególna forma polecenia zapłaty dla firm stosowana we Włoszech, w której zlecenia obciążeniowe przekazywane są do banku, a następnie przesyłane przez bank do dłużnika (odbiorcy płatności). Dłużnik może przed obciążeniem zdecydować, czy chce zapłacić, czy nie. Wierzyciel (dostawca) otrzymuje informację o zaakceptowanych i odrzuconych poleceniach zapłaty jeszcze przed ich terminem płatności.

W niniejszym artykule opisano zastosowanie RIBA dla dostawców. Aplikacja umożliwia wczytanie, zarządzanie i ponowne przesłanie do banku zapewniającego stałą obsługę wniosków o polecenie zapłaty RIBA dostarczonych przez bank zapewniający stałą obsługę w postaci pliku RIBA.

Opis aplikacji

W aplikacji RIBA dla dostawców wybierz zapytanie o polecenie zapłaty RIBA do wyświetlenia i edycji. Dla wybranego zapytania o polecenie zapłaty wyświetlane są różne informacje nagłówkowe, takie jak zaakceptowane i odrzucone transakcje, które można wyświetlić lub ukryć. Na podstawie informacji o statusie można sprawdzić, w jakim stanie księgowania i weryfikacji znajduje się obecnie zapytanie o polecenie zapłaty.

Polecenia zapłaty zawarte w poleceniu zapłaty można załadować do edytora pozycji w celu wyświetlenia lub edycji. W zależności od stanu przetwarzania pozycji polecenia zapłaty dostępne są tutaj informacje przekazane przez banki, dane przypisanej definicji księgowania oraz księgowania ustalone na podstawie definicji księgowania.

W celu przetworzenia zlecenia polecenia zapłaty RIBA aplikacja oferuje różne działania za pośrednictwem roli działania, które można wywołać w zależności od statusu przetwarzania zlecenia polecenia zapłaty. Dostępne są np. działania umożliwiające importowanie i uzupełnianie wniosków o polecenie zapłaty RIBA, przygotowywanie zaakceptowanych i odrzuconych poleceń zapłaty do przesłania do banku macierzystego oraz tworzenie księgowań dla zaakceptowanych poleceń zapłaty.

Aplikacja RIBA dla dostawców składa się z nagłówka i obszaru roboczego.

Nagłówek

W nagłówku aplikacji użytkownik wprowadza dane umożliwiające jednoznaczną identyfikację zapytania o polecenie zapłaty RIBA.

• Numer zapytania RIBA – w tym polu użytkownik podaje numer zapytania o polecenie zapłaty RIBA, które ma zostać przetworzone. Z pomocą wyszukiwania wartości można wybrać odpowiednie zapytanie.
• Data – w tym polu wyświetlana jest data wybranego zapytania o polecenie zapłaty RIBA
• Bank zapewniający stałą obsługę – w tym polu wyświetlany jest bank zapewniający stałą obsługę (lub kod ABI) przypisany do wybranego zapytania
• Nazwa dla supportu – w tym polu wyświetlana jest nazwa porządkowa pliku

Obszar roboczy

Obszar roboczy aplikacji RIBA dla dostawców składa się z tabeli pozycji, edytora pozycji oraz pól, w których wyświetlane są informacje z nagłówka zapytania. Ponadto prezentowany jest status weryfikacji i księgowania dla wybranego zapytania.

Informacje nagłówkowe

W obszarze roboczym aplikacji wyświetlane są różne informacje nagłówkowe dotyczące zapytania o polecenie zapłaty RIBA, które można pokazywać lub ukrywać. Po otwarciu aplikacji informacje te są domyślnie ukryte, aby umożliwić jednoczesne wyświetlenie większej liczby pozycji zapytania.

Zakładka Ogólne

W tej zakładce użytkownik widzi sumy dotyczące akcji i obrotów, np. sumę zaakceptowanych oraz sumę odrzuconych obrotów. Za pomocą przycisku [Przelicz sumy], dostępnego powyżej zakładki, można ponownie obliczyć prezentowane wartości.

Zakładka Status

W tej zakładce wyświetlane są aktualne wartości statusów zapytania o polecenie zapłaty RIBA dla poszczególnych kategorii statusów.

Tabela pozycji

Tabela pozycji wyświetla wszystkie pozycje polecenia zapłaty zawarte w zapytaniu RIBA. Edycja pozycji odbywa się za pomocą edytora pozycji. Pojedyncze działania, takie jak wywołanie aplikacji Definicje księgowań lub Księgowania w księdze głównej, mogą być uruchamiane bezpośrednio z wiersza pozycji za pomocą odpowiedniego pola.

Zakres wyświetlanych pozycji w tabeli może być ograniczony poprzez ustawienia w polach Weryfikacja, Zarejestrowano oraz Status.

Opis kolumn tabeli pozycji:

• Numer – w tej kolumnie wyświetlany jest numer pozycji polecenia zapłaty
• Nazwa wierzyciela – wyświetlana jest nazwa wierzyciela pochodząca z pozycji polecenia zapłaty
• Data wymagalności – w tej kolumnie widoczna jest data, w której pozycja polecenia zapłaty staje się wymagalna
• Definicja księgowania – kolumna pokazuje definicję księgowania przypisaną do pozycji w wyniku importu lub akcji [Przyporządkuj dane]/[Przyporządkuj wszystkie dane]
• Kwota – wyświetlana jest kwota, która ma zostać obciążona na rachunku bankowym
• Tytuł płatności – w tej kolumnie prezentowany jest cały tytuł płatności przesłany z pozycją polecenia zapłaty; może zawierać np. numer dostawcy, numer faktury itp.
• Weryfikacja – kolumna informuje, czy pozycja została już zweryfikowana i jakie ewentualne błędy wykryto. Możliwe wartości:
  • Niesprawdzony
  • Nie znaleziono definicji księgowania
  • Nie znaleziono konta
  • Nie znaleziono rozrachunku
  • Identyfikacja z definicją zast.
  • Sprawdzono i zidentyfikowano
  • Rozrachunek/kwoty niezgodne
  • Błędne księgowanie
  • Ręcznie skorygowany
  • Nie znaleziono konta (NIP nie jest unikalny)
• Zarejestrowano – kolumna wskazuje, czy pozycja została już zaksięgowana. Możliwe wartości:
  • Niezaksięgowane
  • W trakcie księgowania
  • Zaksięgowana automatycznie
  • Przekazane ręcznie
  • Zaksięgowane ręcznie
• Zaksięgowana pozycja – jeżeli na podstawie przypisanej definicji księgowania utworzono zapisy księgowe, to w tej kolumnie prezentowany jest numer księgowania, pod którym zostały one zarejestrowane
• Typ – kolumna wskazuje, czy pozycja została już zaksięgowana, czy jest w trakcie rejestracji
• Możliwy do zaksięgowania – jeśli pozycja może zostać zaksięgowana, w kolumnie pojawia się znacznik wyboru. Pozycja może być zaksięgowana, jeśli podczas działania [Przyporządkuj dane] lub [Przyporządkuj wszystkie dane] nie wystąpiły błędy
• Status – kolumna pokazuje, czy pozycja została zaakceptowana, odrzucona, czy nadal oczekuje na przypisanie

Edytor pozycji

W edytorze pozycji można wyświetlać lub edytować poszczególne pozycje polecenia zapłaty. W tym celu dostępne są następujące zakładki

• Zakładka Ogólne
• Zakładka Opłaty
• Zakładka Dane wg definicji księgowania
• Zakładka Ustalone księgowanie

Edycja pozycji polecenia zapłaty jest możliwa tylko do momentu zaksięgowania zlecenia polecenia zapłaty RIBA.

Zakładka Ogólne

W tej zakładce użytkownik może wyświetlić dodatkowe informacje dotyczące pozycji polecenia zapłaty lub zmienić bank zapewniający stałą obsługę.

Szczegółowy opis pól:

• Data utworzenia – w tym polu wyświetlana jest data utworzenia pozycji polecenia zapłaty
• Data wymagalności – w tym polu wyświetlana jest data wymagalności pozycji polecenia zapłaty
• Kwota – w tym polu wyświetlana jest kwota pozycji polecenia zapłaty. Kwota ta zostanie zaksięgowana na koncie bankowym banku zapewniającego stałą obsługę podczas księgowania pozycji.
• Bank zapewniający stałą obsługę – w tym polu wyświetlany jest bank przypisany do transakcji. Wartość ta może zostać nadpisana. Bank definiowany jest na podstawie kodów ABI (oddział główny) i CAB (filia). Wskazany tutaj bank musi być filią głównego oddziału i mieć taki sam kod ABI.
• Kod SIA – w tym polu wyświetlany jest kod SIA dłużnika
• Nazwa dłużnika – w tym polu wyświetlana jest nazwa dłużnika pochodząca z pliku RIBA
• NIP – w tym polu wyświetlany jest numer identyfikacji podatkowej wierzyciela (dostawcy) z pliku RIBA
• Nazwa wierzyciela – w tym polu wyświetlana jest pełna nazwa wierzyciela
• Tytuł płatności – w tym polu prezentowany jest pełny tytuł płatności przekazany z pozycją polecenia zapłaty. Tytuł ten może zawierać informacje takie jak numer dostawcy, numer faktury itp. Wraz z kodem operacji stanowi on podstawę do przypisania odpowiedniej definicji księgowania. Tytuł płatności jest również wykorzystywany do identyfikacji konta oraz przypisania rozrachunków.

Zakładka Opłaty

W tej zakładce wyświetlane są informacje dotyczące opłat związanych z pozycją polecenia zapłaty.

Poniżej znajduje się szczegółowy opis pól:

• Numer zapisu księgowego Bank – w tym polu wyświetlany jest numer zapisu księgowego banku powiązanego z pozycją
• Typ faktury – w tym polu wyświetlany jest typ faktury przypisany do pozycji polecenia zapłaty. Możliwe wartości:
  • Płatna z opłatami
  • Płatna bez opłat
  • RIBA
• Należne opłaty – w tym polu wyświetlany jest termin wymagalności opłat. Możliwe wartości:
  • W terminie wymagalności
  • W momencie zapytania

Zakładka Dane wg definicji księgowania

Jeśli pozycja polecenia zapłaty ma przypisaną definicję księgową, w tej zakładce wyświetlane są informacje z definicji księgowej. Informacje te odnoszą się np. do kodu transakcji biznesowej, identyfikacji definicji księgowej, numeru faktury, pod którym zapisano rozrachunek, lub sposobu znalezienia przyporządkowania partnera.

Ponadto zakładka zawiera tabelę pozycji. W tabeli tej wyświetlane są wszystkie rozrachunki przypisane do pozycji polecenia zapłaty.

Zakładka Ustalone księgowanie

W tej zakładce wyświetlane są księgowania utworzone na podstawie definicji księgowania z pozycji polecenia zapłaty. Jeśli przypisane są rozrachunki, są one również wyświetlane w tym miejscu.

Księgowania są dostępne w formie tabeli. Pola tej tabeli pozycji nie są edytowalne i służą wyłącznie do celów informacyjnych.

Akcje związane z aplikacją

W aplikacji RIBA dla dostawców dostępne są następujące działania związane z aplikacją:

• [Importuj RIBA]
• [Przyporządkuj dane]
• [Przyporządkuj wszystkie dane]
• [Akceptuj]
• [Odrzuć]
• [Udostępnienie zaakceptowanych danych]
• [Przygotuj odrzucone dane]
• [Zarejestrowane księgowanie]
• [Sporządzenie księgowań]
• [Anulowanie księgowań]

Akcja [Importuj RIBA]

Za pomocą funkcji [Importuj RIBA] importowane są zapytania o polecenia zapłaty RIBA udostępnione przez banki do aplikacji RIBA dla dostawców. Podczas importu przypisywani są dostawcy i powiązane rozrachunki.

Po wywołaniu tej akcji otwiera się okno dialogowe Import RIBA. Oprócz wyświetlanych parametrów wymagane są następujące informacje dotyczące importu.

• Bank zapewniający stałą obsługę – w tym polu należy podać identyfikator banku zapewniające stałą obsługę, którego zapytania RIBA dotyczące poleceń zapłaty mają zostać zaimportowane. Dopuszczalne są tylko banki zapewniające stałą obsługę, które są aktywowane dla RIBA.
• Plik źródłowy – w tym polu należy podać ścieżkę i nazwę pliku importowanego. Za pomocą pomocy wartości Wybierz plik można wybrać plik.

Aby wykonać akcję [Importuj RIBA], w razie potrzeby należy zmienić ustawienia tła i wybrać przycisk [W tle].

W wyniku importu przypisywane są definicje księgowań, konta i rozrachunki oraz sprawdzana jest możliwość księgowania dokumentów.

W zależności od ustawienia w polu Zmień nazwę/usuń pliku importu używanego banku zapewniającego stałą obsługę, plik importu zostanie usunięty po imporcie lub automatycznie przeniesiony do folderu kopii zapasowej katalogu importu. Jeśli plik ma zostać przemianowany, następuje to poprzez dodanie do nazwy pliku nazwy banku zapewniającego stałą obsługę i sygnatury czasowej (data + godzina) importu. Istniejące pliki o tej samej nazwie są wcześniej uzupełniane 4-cyfrowym numerem zaczynającym się od 1.

Akcja [Przyporządkuj dane]

Za pomocą tej akcji można przypisać do poszczególnych pozycji zlecenia polecenia zapłaty dane, takie jak definicja księgowania, konto itp. W tym celu należy zaznaczyć pozycję polecenia zapłaty, do której mają zostać przypisane dane, a następnie wybrać akcję [Przyporządkuj dane]. Jeśli wybrano tę akcję dla pozycji, do której przypisano już definicję księgowania, konto lub rozrachunek, przypisania te zostaną usunięte.

W przypadku zaznaczonej pozycji analizowane są dane przekazane w zapytaniu o polecenie zapłaty RIBA (np. numer podatkowy, data zapytania, cel wykorzystania itp.), a następnie przypisywane są do nich definicja księgowania, wierzyciel i rozrachunki. Ustawienia w definicji księgowania umożliwiają precyzyjne przypisanie wierzyciela, a w szczególności rozrachunków. Informacje na temat wyszukiwania kont i przypisywania rozrachunków można znaleźć w artykule Wprowadzenie: RIBA dla dostawców.

Ponadto za pomocą akcji [Przyporządkuj dane] sprawdzana jest możliwość księgowania dokumentów. Sprawdzane jest np., czy pozycja ma przypisaną definicję księgowania, właściwego wierzyciela i odpowiednie rozrachunki.

W przypadku wykrycia błędu w wierszu pozycji w kolumnie Weryfikacja pojawia się odpowiedni komunikat. Komunikat ten wskazuje, jaki błąd został wykryty podczas sprawdzania. Jeśli np. nie można było przyporządkować żadnego rozrachunku, w tej kolumnie pojawia się komunikat Nie znaleziono rozrachunków.

Jeśli pozycji obciążenia przypisano rozrachunki, kwota pozycji obciążenia musi być zgodna z sumą kwot wszystkich przypisanych rozrachunków.

Akcja [Przyporządkuj dane] można powtarzać, aby np. wykorzystać zmiany w definicji księgowania do pomyślnego ustalenia rozrachunku.

Akcja [Przyporządkuj wszystkie dane]

Ta akcja powoduje przyporządkowanie i sprawdzenie danych dla wszystkich pozycji polecenia zapłaty w zapytaniu RIBA. Postępuje się tu w taki sam sposób, jak w przypadku akcji [Przyporządkuj dane]. Oznacza to, że w przypadku każdej pozycji polecenia zapłaty ewentualne istniejące przypisania są najpierw usuwane.

Akcja [Akceptuj]

Za pomocą tej akcji można zaakceptować zapytanie dotyczące zaznaczonej pozycji polecenia zapłaty. Statusowi zaakceptowanej pozycji polecenia zapłaty przypisywana jest wartość Zaakceptowano.

Akcja [Odrzuć]

Za pomocą tej akcji można odrzucić zapytanie dotyczące zaznaczonej pozycji polecenia zapłaty. Statusowi odrzuconej pozycji polecenia zapłaty przypisywana jest wartość Odrzucono.

Akcja [Udostępnienie zaakceptowanych danych]

Ta czynność pozwala udostępnić zaakceptowane zlecenia polecenia zapłaty RIBA w pliku do przesłania do banku zapewniającego stałą obsługę.

Po uruchomieniu tej akcji otwiera się okno dialogowe Udostępnianie zaakceptowanych danych. Oprócz parametrów wyświetlanych w celach informacyjnych istotne są następujące informacje.

• Plik docelowy – w tym polu należy podać ścieżkę i plik do wyprowadzenia danych

Przycisk [W tle] uruchamia zadanie przetwarzania, które udostępnia dane. Uwzględniane są wszystkie pozycje polecenia zapłaty RIBA, którym przypisano status Akceptowane.

Akcja [Przygotuj odrzucone dane]

Za pomocą tej akcji można udostępnić odrzucone zapytania RIBA dotyczące polecenia zapłaty w pliku do przesłania do banku zapewniającego stałą obsługę.

Po wywołaniu tej akcji otwiera się okno dialogowe Przygotuj odrzucone dane. Oprócz parametrów wyświetlanych w celach informacyjnych istotne są następujące informacje.

• Plik docelowy – w tym polu należy podać ścieżkę i plik do wyprowadzenia danych

Za pomocą przycisku [W tle] uruchamia się zadanie przetwarzania, które udostępnia dane. Uwzględniane są wszystkie pozycje polecenia zapłaty RIBA, którym przypisano status Odrzucone.

Akcja [Zarejestrowane księgowania]

W tym celu należy zaznaczyć pozycję polecenia zapłaty lub zarejestrowaną księgowanie i wybrać w roli akcji opcję [Zarejestrowane księgowania]. Spowoduje to otwarcie aplikacji Księgowania w księdze głównej. W tej aplikacji można edytować księgowanie utworzone na podstawie pozycji polecenia zapłaty. Księgowanie tej pozycji nie jest możliwe w oknie dialogowym księgowania, ponieważ zawsze księgowane jest całe zapytanie RIBA o polecenie zapłaty.

Akcja [Sporządzenie księgowań]

Jeśli wszystkie kontrole dla zlecenia polecenia zapłaty RIBA zostały przeprowadzone bezbłędnie, wszystkie zlecenia zostały zaakceptowane lub odrzucone, pliki zostały udostępnione, a księgowania zostały wygenerowane i w razie potrzeby edytowane, zlecenie polecenia zapłaty RIBA może zostać zaksięgowane. W tym celu należy wybrać akcję [Sporządzenie księgowań] w roli akcji. Akcja ta uruchamia zlecenie przetwarzania, które tworzy księgowania. Wszystkie księgowania przypisane do tego zlecenia polecenia zapłaty RIBA są ustawiane jako możliwe do zaksięgowania.

Akcja [Anulowanie księgowań]

Akcja ta jest dostępna tylko dla zleceń polecenia zapłaty RIBA, którym przypisano status księgowania Zaksięgowane. Po wywołaniu tego działania wszystkie księgowania zlecenia polecenia zapłaty RIBA są anulowane.

Konfiguracja

Aplikacja RIBA dla dostawców nie wymaga dalszych ustawień w aplikacji Konfiguracja.

Jednostki biznesowe

Jednostka biznesowa RIBA dla dostawców: com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.obj.JournalDefinition  — wykorzystywana jest przez aplikację RIBA dla dostawców między innymi w celu:

• Przyporządkowywania uprawnień
• Konfigurowania definicji działań
• Importu i eksportu danych

Uprawnienia

Uprawnienia mogą zostać przypisane za pomocą ról uprawnień, jak również poprzez przyporządkowanie organizacji. Szczegółowe informacje można znaleźć w artykule Uprawnienia.

Uprawnienia specjalne

Dla aplikacji RIBA dla dostawców nie są dostępne uprawnienia specjalne.

Przyporządkowania organizacyjne

Przyporządkowania organizacyjne służą do kontrolowania, które dane mogą być przeglądane, używane lub edytowane. W tym celu należy aktywować funkcję Uprawnienia do treści w aplikacji Konfiguracja.

Aby aplikacja RIBA dla dostawców była wyświetlana dla danego użytkownika w menu użytkownika, musi on być przypisany do organizacji, która jest połączona z jedną z następujących obszarów organizacyjnych:

• Rachunkowość

Funkcje specjalne

Dla aplikacji RIBA dla dostawców nie są dostępne funkcje specjalne.

Uprawnienia dla partnerów biznesowych

Aplikacja RIBA dla dostawców nie jest dostępna dla partnerów biznesowych