Lista – standardowo wyświetla się lista wszystkich osób wpisanych do bazy. Możliwe jest zawężenie listy do pracowników etatowych, zleceniobiorców, pracowników bez zatrudnienia,pracowników B2B. Wyboru dokonujemy z poziomy rozwijanej listy pomocniczej. Poniżej zamieszczamy opis, jak należy rozumieć określenie:
- Etaty – lista osób posiadających aktualne umowy o pracę. Na liście wyświetlani są pracownicy etatowi, którzy byli zatrudnieni chociaż przez jeden dzień w miesiącu, zgodnym z miesiącem ustawionym w polu Data aktualności.
- Umowy – lista osób z trwającymi aktualnie umowami cywilnoprawnymi.
- Bez zatrudnienia – osoby nieposiadające aktualnych umów, dotyczy to zarówno pracowników etatowych jak i zleceniobiorców (wygasł termin trwania umów). Lista ta obejmuje również osoby, którym w programie odnotowano jedynie dane personalne (z tymi osobami nie zawarto jeszcze żadnych umów).
- Wszyscy –na liście tej znajdują się wszystkie osoby wpisane do programu, jest to połączenie list (Etaty + Umowy + Umowa B2B +Bez zatrudnienia).
- Właściciele – lista właścicieli i osób współpracujących. Osoby z tej listy nie pojawiają się na żadnej innej liście.
- Umowa B2B – lista osób z dodaną umową B2B.
Data aktualności – standardowo proponuje się data określona z poziomu Narzędzia/ Data bieżąca, która domyślnie przyjmuje ustawienie daty systemowej.
Program wyświetla na liście osoby, które w danym miesiącu w obrębie daty aktualności spełniają kryteria do wyświetlenia ich na żądanej liście.
W kolumnie Zatrudnienie – opis Etat, Etat/Umowa, Umowa, Umowa B2B Brak – informuje o tym, czy dany pracownik jest, bądź kiedykolwiek był zatrudniony na etat i/lub umowę.
W pozostałych kolumnach Listy pracowników dane wyświetlane są zgodnie z datą aktualności na liście.
Wydział/podwydziały (moduł Płace i Kadry Plus) – możliwość filtrowania pracowników po wydziale, do którego zostali przypisani, zgodnie z wybraną datą aktualności. W celu zawężenia listy pracowników do osób należących do konkretnego wydziału należy kliknąć przycisk Wydział, wybrać odpowiednią komórkę organizacyjną firmy oraz zaznaczyć, czy wybrana komórka ma być wyświetlana razem z jednostkami jej podległymi (parametr Podwydziały [v]). Po wybraniu konkretnego wydziału, lista pracowników zostaje zawężona tylko do osób zatrudnionych w wybranym wydziale/podwydziale. Sortowanie pracowników z pozycji kadr przydatne jest do sporządzania raportów kadrowych i wykonywania operacji seryjnych (np. naliczanie deklaracji PIT-11 dla pracowników danego wydziału, przypisywanie atrybutów).
Centrum podległ./podcentra – możliwość filtrowania pracowników według centrum podległościowego, do którego zostali przypisani, zgodnie z wybraną datą aktualności. W celu zawężenia listy pracowników do osób należących do konkretnego centrum należy kliknąć przycisk Centrum podległ. i wybrać odpowiednią jednostkę organizacyjną firmy. Zaznaczenie parametru Podcentra powoduje wyświetlenie dodatkowo pracowników przypisanych do jednostek organizacyjnych podległych danemu centrum.
Kierownik/ tylko bezpośredni podwładni – wskazanie nazwiska kierownika/zastępcy poprzez wybór z listy pracowników-kierowników/zastępców i ustawienie dodatkowo parametru Tylko bezpośredni podwładni, pozwala na wyświetlenie tylko bezpośrednich podwładnych lub łącznie z pracownikami centrów będących w strukturze poniżej centrum, dla którego dany pracownik jest kierownikiem/zastępcą, na dzień zgodny z datą aktualności.
Pokaż archiwalnych – opcja przydatna przy dużej rotacji pracowników, w celu ułatwienia przeglądania danych. Wyświetla nazwiska byłych pracowników, właścicieli przeniesionych do tak zwanego „archiwum”. Szerzej omówiony w kolejnym podrozdziale.
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.
Panel wyszukiwania – funkcja ta umożliwia szybkie wyszukiwanie osób według podanych przez użytkownika parametrów, między innymi po: dacie zatrudnienia, stanowisku, stawce zaszeregowania, rodzaju stawki zaszeregowania, wymiarze etatu, rodzaju umowy, dacie zatrudnienia:
- Po naciśnięciu
pojawia się okno (rysunek poniżej), gdzie można wpisać wybrane parametry, wg których program ma znaleźć pracownika. - Filtrowanie odbywa się na bieżąco przy włączonej pinezce
- Po wyszukaniu pracowników spełniających określone warunki można ukryć panel wyszukiwania. Służy do tego ikona
.
Założenie do filtrowania osób po zakresie dat w Panelu wyszukiwania jest takie, że w polach Zatrudniony Od… Do… wyświetlane wszystkie osoby, zatrudnione na etat co najmniej jeden dzień w okresie wskazanym filtrem.
W programie Comarch ERP Enterprise HR w polu Filtr z poziomu rozwijalnego menu widoczne są standardowo zdefiniowane następujące filtry:
Filtr wyświetla pracowników, którzy w zapisie aktualnym na wskazany dzień:
- nie mają zaznaczonych parametrów: Nie naliczać składek na FP/FGŚP (warunek jest spełniony także jeżeli jeden z parametrów jest niezaznaczony), a jeżeli jest zaznaczony to dodatkowo sprawdzany jest okres obowiązywania zwolnienia z opłacania składek na FP/FGŚP
- oraz najpóźniej w pierwszym dniu miesiąca z daty aktualności osiągają wiek (na podstawie daty urodzenia): 60 lat w przypadku mężczyzny oraz 55 lat w przypadku kobiety.
Filtr pozwala na wyszukanie osób, którym można ustawić zwolnienie z opłacania składek FP/FGŚP. Po zawężeniu listy pracowników za pomocą filtru dla wybranych pracowników należy zaznaczyć tych pracowników i za pomocą seryjnej zmiany pola (bądź przez edycję formularza pracownika) zaznaczyć parametry Nie naliczać składek na FP oraz/lub Nie naliczać składek na FGŚP z zakresem dat: data Od ustawiona na pierwszy dzień miesiąca, w którym pracownik ma już przez cały miesiąc co najmniej 55/60 lat, data Do pozostawiona pusta, czyli zwolnienie będzie bezterminowe (nie przestanie obowiązywać).
Filtr wyświetla pracowników, którzy w zapisie aktualnym na wskazany dzień:
- nie mają zaznaczonego parametru Chorobowe finansowane przez pracodawcę do i/lub wartości 14 w ilości dni
- oraz do 31-go grudnia roku poprzedzający rok z daty filtra osiągnęli wiek co najmniej 50 lat.
Filtr pozwala na wyszukanie osób, którym należy z początkiem roku ustawić finansowanie wynagrodzenia chorobowego do 14 dni. Po zawężeniu listy pracowników za pomocą filtru dla wybranych pracowników za pomocą aktualizacji zapisu (data aktualizacji: 1 stycznia danego roku) należy zaznaczyć parametr Chorobowe finansowane przez pracodawcę do: i wpisać 14 w pole dni. Aktualizację tych pól można wykonać również za pomocą operacji seryjnej zmiany pola dla zaznaczonych pracowników.
Po wybraniu odpowiedniego filtra na liście pracowników w programie Comarch ERP Optima w oknie z parametrem (data) znajduje się krótka informacja na temat wybranego filtra.
Pokaż archiwalnych – filtr
Pokaż archiwalnych – w celu ułatwienia przeglądania danych, na formularzu danych kadrowych pracownika i właściciela (formularz pełny i uproszczony), na zakładce [Ogólne] znajduje się parametr Archiwalny. Parametr ułatwia przenoszenie danych o osobach od dawna niepracujących, do tak zwanego „archiwum”.
Pracownicy o statusie Archiwalny domyślnie ukrywani są na wszystkich wyświetlanych w programie Listach pracowników tj. dostępnych w module Płace i Kadry, w menu Ogólne, jak i na pomocniczych listach wywoływanych z poziomu innych modułów.
Status Archiwalny dotyczy pracownika, a nie poszczególnych zapisów historycznych.
Zmiana statusu pracownika na Archiwalny:
- Należy edytować formularz danych kadrowych pracownika.
- Na zakładce [Ogólne] zaznaczyć parametr Archiwalny.
- Zapisać formularz pracownika ikoną dyskietki.
- Następnie wyświetlić Listę pracowników Wszyscy, osoba o statusie Archiwalny, nie będzie widoczna. Chcąc zobaczyć takiego pracownika należy zaznaczyć parametr Pokaż archiwalnych (domyślnie nie jest zaznaczony). Nazwisko pracownika o statusie Archiwalny będzie widoczne w kolorze szarym.
Eksport / import danych kadrowych (arkusz Excel)
W danych identyfikacyjnych widnieje kolumna Archiwalny. Pole może przyjmować wartość:
- 0 – pracownik bez statusu Archiwalny,
- 1 – pracownik o statusie Archiwalny.
Eksport danych kadrowych oraz wypłat pracowników archiwalnych do pliku MS Excel jest możliwy, pod warunkiem zaznaczenia przed eksportem osób o tym statusie.
Wypłaty pracowników – zaznaczenie parametru Pokaż archiwalnych pozwala na przeglądanie naliczonych wypłat pracowników w okresie jego zatrudnienia.
Kasy zapomogowo – pożyczkowe (moduł Płace i Kadry Plus) – również tutaj znajduje się parametr Pokaż archiwalnych, który wyświetli nazwiska pracowników archiwalnych i umożliwi przeglądanie ich zapisów odnotowanych w PKZP.
Deklaracje (PIT, ZUS, PFRON) – uwzględniają osoby o statusie Archiwalny, jeśli obejmują okres ich zatrudnienia (w jakim są dla nich naliczone wypłaty).
Wydruki, a osoby o statusie Archiwalny:
- wydruki, które wymagają zaznaczenia pracowników – mogą zawierać osoby o statusie Archiwalny, pod warunkiem, że będzie wyświetlona lista pracowników archiwalnych i zostaną zaznaczone ich nazwiska,
- pozostałe wydruki – osoby o statusie Archiwalny pojawią się, jeśli wydruki będą dotyczyć okresu, w którym były zatrudnione.
– Koszty wynagrodzeń (wypłaty brutto) – funkcjonalność dostępna w przypadku licencji na moduł Analizy z poziomu Wypłaty pracowników. Wykres kosztów wynagrodzeń zawiera wszystkie wypłaty naliczone w podanym okresie, nie ma znaczenie ustawienie parametru Pokaż archiwalnych.