Definicje księgowań

Wprowadzenie

Poprzez Definicje księgowań ustalane są ogólne schematy księgowań, które mają być tworzone z pozycji wyciągów w ramach Automatycznego Księgowania Wyciągów Bankowych. Istnieje możliwość tworzenia definicji księgowań dla różnych wymagań. Przykładowo, w przypadku księgowań na kontach księgi głównej, kwota wyciągu może być rozdzielana na następujące elementy: na jedno lub więcej kont, centra kosztów, jednostki kosztów lub różne klucze podatkowe. Ponadto, za pomocą definicji księgowań określane są kryteria wyszukiwania, za pomocą których otwarte pozycje mogą być wyszukiwane i przypisywane w sposób ukierunkowany.

Niniejszy artykuł opisuje wykorzystanie Definicji księgowań w Księgowości Finansowej. Instrukcje dotyczące pracy z aplikacją, np. w jaki sposób wprowadzana jest nowa Definicja księgowań, znajdują się w artykule Instrukcja: Definicje księgowań.

Opis aplikacji

Aplikacja Definicje księgowań służy do wprowadzania podstawowych ustawień automatycznego księgowania bankowego. Oprócz ogólnych danych, takich jak kod transakcji, bank główny, kwota wyciągu, data wyciągu, numer wyciągu itp., informacje takie jak numer klienta, numer faktury i numer referencyjny są również przesyłane w celu wykorzystania w wyciągach bankowych. Zakładka Przypisanie zawiera pola, w których można zdefiniować wartości porównawcze jako kryteria wyszukiwania dla wartości przesyłanych w pozycjach wyciągu. Definicja księgowania jest przypisywana do pozycji wyciągu na podstawie tych funkcji wyszukiwania.

Definicja księgowania pełni ważne funkcje podczas przetwarzania wyciągów. Na przykład księgowania są generowane z pozycji wyciągu na podstawie zdefiniowanych w nich rekordów księgowania. Ponadto w różnych zakładkach dostępne są pola, których można używać do wyszukiwania i przypisywania kont ksiąg pomocniczych i rozrachunków.

Aplikacja Definicje księgowań składa się z nagłówka i obszaru roboczego.

Nagłówek

W nagłówku aplikacji wprowadzana jest identyfikacja definicji księgowania oraz jej nazwę.

• Definicja księgowania — w tym polu należy wprowadzić dowolnie wybrany identyfikator definicji księgowania, np. skrót lub kolejną numerację. Definicja księgowania składa się z dwóch części: identyfikatora oraz kolejnego numeru. W przypadku utworzenia kilku definicji księgowań dla jednego kodu transakcji, decydujące znaczenie ma sekwencja przypisania.
  Ponieważ definicja księgowań jest przypisywana przede wszystkim na podstawie kodu transakcji bankowej, sekwencja powinna zostać dobrana w taki sposób, aby procesy specjalne otrzymywały niższy numer sekwencji niż procesy ogólne.

• Oznaczenie — dodatkowy opis służy jako dodatkowa cecha identyfikacyjna. Może składać się z dowolnie wybranego tekstu. Aby ułatwić wyszukiwanie zalecanym jest wprowadzenie unikalnej nazwy, może ona zostać wprowadzona w kilku językach.

Zakładka Ogólne

Na tej zakładce wprowadzane są podstawowe ustawienia dla operacji księgowania. Ustalana jest np. kategoria dokumentu dla księgowań i określane jest, w jaki sposób generowany jest numer dokumentu. Dostępne pola:

• Grupa definicji księgowania — służy do podsumowania kilku definicji księgowania. Każda definicja księgowania musi być przypisana do grupy definicji księgowania. W tym polu należy wprowadzić grupę, do której definicja ma zostać przypisana
• Data dokumentu – data dokumentu z którą mają być księgowane wyciągi z konta. Dostępne opcje:
  • Data wyciągu
  • Data waluty wyciągu
  • Data księgowania wyciągu
  • Data bieżąca
• Rodzaj transakcji — typ dokumentu, który będzie używany do księgowania.
• Ustalenie potrąceń – data, za pomocą której ustalana ma być możliwość potrąceń skonta. Dostępne opcje:
  • Data wyciągu
  • Data waluty wyciągu
  • Data księgowania wyciągu
  • Data bieżąca
• Numer dokumentu — pole określa sposobu generowania numeru dokumentu. Dostępne opcje:
  • Z treści definicji księgowania – numer dokumentu jest generowany na podstawie definicji odpowiedniej zawartości definicji księgowania.
  • Z rodzaju transakcji – numer dokumentu jest przypisywany na podstawie schematów numerów dokumentów określonego w polu Rodzaj dokumentu.
• Treść definicji księgowania — pole należy wypełnić, jeśli dla treści numeru dokumentu wybrano opcję Z treści definicji księgowania. W takim przypadku należy wprowadzić odpowiedni identyfikator treści definicji księgowania, w której zdefiniowano utworzenie numeru dokumentu.
• Wykonanie księgowań zastępczych – to pole należy aktywować, aby w razie potrzeby dla danej definicji księgowania mogła zostać ustalona definicja księgowania zastępczego.
  Oznacza to, że podczas przetwarzania pozycji wyciągu zostanie przypisana definicja księgowania, jednak nie zostanie odnaleziony ani otwarty post, ani konto, które można z nią powiązać.
  Jeżeli w tej definicji księgowania pole Wykonanie księgowań zastępczych jest aktywne, system sprawdza w ustawieniach banku głównego, czy zdefiniowano tam księgowania zastępcze — i jeśli tak, wykorzystuje je.
• Definicja księgowania zastępczego – pole to należy aktywować, aby oznaczyć daną definicję księgowania jako definicję zastępczą.
  Tak oznaczoną definicję można następnie przypisać w banku własnym jako:

  • konto definicji księgowania zastępczego

  • definicję księgowania zastępczego rozrachunków

Dzięki przypisaniu definicji zastępczych w banku głównym można np. zaksięgować cały wyciąg bankowy, nawet jeśli nie można było przyporządkować ani konta, ani otwartego postu.

• Słowo kluczowe dla przygotowania tytułu płatności – jeżeli dane tytułu płatności mają zostać przetworzone (sformatowane) na potrzeby wyświetlania w dialogu księgowania, można w tym polu podać słowo kluczowe, które zawiera instrukcje dotyczące sposobu ich przetwarzania.

Zakładka Przypisanie

Poprzez przypisania dostępne na tej zakładce definiowane są cechy wyszukiwania, na podstawie których system decyduje o sposobie przetwarzania wyciągów bankowych oraz o tym, jak otwarte pozycje mają być wyszukiwane i jednoznacznie identyfikowane.
Przypisania obejmują pola obowiązkowe, takie jak kod operacji bankowej i kwota, oraz pola zmienne, np. tytuły płatności czy dane zleceniodawcy.

Kolejność pól obowiązkowych jest zawsze stała.
Oznacza to:

1. Pierwsze przypisanie musi dotyczyć wartości Kod operacji bankowej.

2. Drugie przypisanie musi zawierać jedną z wartości:

   • Kwota dodatnia

   • Kwota ujemna

   • Brak kontroli kwoty

Przypisania traktowane są jako warunek logiczny AND, dlatego podczas konfigurowania definicji księgowań należy uwzględnić tę zasadę.

Dostępne pola:

• Przypisanie – w tym polu określane jest, które pole porównawcze ma zostać użyte podczas wyszukiwania.
  Dostępne są następujące opcje
  • (brak)
  • Kod operacji bankowej
  • Kwota dodatnia
  • Kwota ujemna
  • Tytuł płatności zawiera
  • Tekst księgowania zawiera
  • Informacja dodatkowa zawiera
  • Zleceniodawca zawiera
  • Brak kontroli kwoty

• Kod transakcji bankowej – pole jest dostępne do wprowadzenia tylko wtedy, gdy wybrano przypisanie Kod transakcji bankowej. Należy wprowadzić kod transakcji bankowej, który ma zostać użyty jako wartość porównawcza.

• Zawartość – w tym polu określana jest wartość porównawcza używana podczas wyszukiwania w wyciągach bankowych. Umożliwia to np. wyszukiwanie określonych treści w polu tytułu płatności.
  Jeżeli w tytule płatności znajduje się np. numer umowy, można wybrać opcję Tytuł płatności zawiera i podać numer umowy, który ma zostać odnaleziony.

Obszar roboczy

Do definiowania wpisów dostępna jest tabela i edytor pozycji.

Tabela pozycji

W definicji księgowania definiowane są rekordy księgowania, które mają zostać utworzone z pozycji zestawienia. Na zakładkach Ogólne, Numery i teksty, Dodatkowe informacje, Controlling i Wyszukiwanie konta wprowadza się pola istotne dla rekordu księgowania.

Rekord księgowania, który jest używany dla aktualnie załadowanej definicji księgowania, jest wyświetlany w tabeli pozycji.

Edytor pozycji

Za pomocą edytora pozycji możliwa jest edycja poszczególnych pozycji zapisu księgowego. W zakładkach wprowadzane są dane dotyczące m.in. kont, które mają zostać użyte, kodu podatkowego itp.

Każda pozycja zapisu księgowego zawiera kolejny numer pozycji służący do jednoznacznej identyfikacji. Numer ten jest proponowany automatycznie podczas tworzenia nowego zapisu, jednak może zostać zmieniony ręcznie. Automatyczna numeracja domyślna odbywa się w odstępach co dziesięć.

Zapis księgowy zawsze składa się z kilku pozycji: pozycji wiodącej (księgowanie brutto) oraz co najmniej jednej pozycji częściowej lub podzielonej (księgowanie netto). Oznacza to, że najniższy lub pierwszy numer pozycji reprezentuje pierwsze księgowanie, które – o ile stosowany jest kod podatkowy – zawsze musi być księgowaniem brutto.

Zakładka Ogólne

Zakładka Numery i teksty

Szczegółowy opis pól:

• Numer rozrachunku — w tym polu określany jest sposób generowania numeru otwartej pozycji. Dostępne są następujące ustawienia:

  • (brak)

  • Szukaj w profilu celu płatności – numer otwartej pozycji jest wyszukiwany na podstawie tytułu płatności i, jeżeli zostanie znaleziony, jest przypisywany do księgowania.

  • Szukaj w rozrachunku po kwocie wyciągu – numer otwartej pozycji jest wyszukiwany na podstawie kwoty i, jeżeli zostanie znaleziony, jest przypisywany do księgowania. Ustawienie to jest zalecane wyłącznie dla kont księgi głównej z obsługą otwartych pozycji, np. w przypadku definicji księgowań dla wpłat czekowych.

  • Szukaj w rozrachunku po numerze czeku – numer otwartej pozycji jest wyszukiwany na podstawie numeru czeku z wyciągu i przypisywany do księgowania. Ustawienie to jest zalecane wyłącznie dla kont K/G z obsługą otwartych pozycji, np. w przypadku definicji księgowań dla wpłat czekowych.

  • Szukaj według kolejności szukania rozrachunku – numer otwartej pozycji jest wyszukiwany na podstawie pól wyszukiwania zdefiniowanych w sekwencji wyszukiwania otwartych pozycji i, jeżeli zostanie znaleziony, jest wprowadzany do księgowania.

  • Tworzenie otwartej pozycji – ustawienie to powoduje utworzenie nowej otwartej pozycji w automatycznym księgowaniu bankowym z użyciem tej definicji księgowań. Opcja ta dotyczy wyłącznie kont obiektów z obsługą otwartych pozycji..

• Kolejność wyszukiwania rozrachunku — jeżeli w polu Numer rozrachunku wybrano opcję Szukaj według kolejności szukania rozrachunku, w tym polu należy określić oznaczenie sekwencji wyszukiwania otwartych pozycji lub wybrać je z pomocy wartości.

• Zawartość numeru rozrachunku — w tym polu określany jest sposób generowania tekstu rozrachunku. Dostępne są następujące ustawienia:

  • (brak wyboru)

  • Tytuł płatności – tekst otwartej pozycji jest pobierany z tytułu płatności.

  • Tekst księgowania – jako tekst otwartej pozycji wykorzystywany jest tekst księgowania.

  • Numer czeku – numer czeku jest wykorzystywany jako tekst otwartej pozycji.

  • Informacje dodatkowe – tekst otwartej pozycji jest pobierany z informacji dodatkowych.

  • Z treści definicji księgowań – tekst otwartej pozycji jest tworzony zgodnie z definicją odpowiedniej treści definicji księgowań.

  • Zleceniodawca – jako tekst otwartej pozycji wykorzystywana jest informacja o nadawcy.
    

    Uwaga

    Dane te mogą być częściowo odczytywane wyłącznie z pliku wyciągu bankowego w formacie STATEMENT/TURNOVER.

• Treść definicji księgowań – w przypadku wybrania opcji Z treści definicji księgowań w polu Zawartość numeru rozrachunku należy wprowadzić oznaczenie treści definicji księgowań, w której określono sposób generowania tekstu otwartej pozycji.

• Tekst księgowania — w tym polu określany jest sposób generowania tekstu księgowania. Dostępne są następujące ustawienia:

  • (brak)

  • Powód zapłaty – tekst księgowania jest pobierany z tytułu płatności.

  • Tekst transakcji – tekst księgowania jest wykorzystywany jako tekst księgowania.

  • Numer czeku – numer czeku jest wykorzystywany jako tekst księgowania.

  • Informacje dodatkowe – tekst księgowania jest pobierany z informacji dodatkowych.

  • Z treści definicji księgowań – tekst księgowania jest tworzony zgodnie z definicją odpowiedniej treści definicji księgowań.

  • Zleceniodawca – jako tekst księgowania wykorzystywana jest informacja o nadawcy.
    

    Uwaga

    Dane te mogą być częściowo odczytywane wyłącznie z pliku wyciągu bankowego w formacie STATEMENT/TURNOVER.

• Treść definicji księgowania – w przypadku wybrania opcji Z treści definicji księgowań w polu Tekst księgowania należy wprowadzić oznaczenie treści definicji księgowań, w której określono sposób generowania tekstu księgowania.

Zakładka Dodatkowe informacje

Szczegółowy opis pól:

• Kod podatkowy — kod podatkowy określa konkretną stawkę podatkową dla danego rodzaju podatku, np. podatku naliczonego lub VAT. Jeżeli księgowanie ma być wykonywane z użyciem stałego kodu podatkowego, należy wprowadzić go w tym polu.
  Kod podatkowy jest wymagany w przypadku wybrania opcji Kwota wyciągu netto w polu Kwota księgowania.

• Kwota podatku — w tym polu określany jest sposób generowania kwoty podatku do zaksięgowania. Dostępne są następujące ustawienia:

  • (brak)

  • Wylicz na podstawie artykułów – wybór tej opcji jest dozwolony wyłącznie dla księgowania wiodącego. W kolejnych księgowaniach częściowych w polu kwota księgowania należy wybrać opcję Kwota wyciągu netto.

• Zapisz bank — pole służy do zapisywania informacji bankowych partnera w historii banku. Informacje te mogą zostać wykorzystane do przypisywania przyszłych płatności tego partnera. Dostępne są następujące ustawienia:

  • (brak)

  • Nie zapisuj

  • Zapisz w historii

• Zapisywanie zleceniodawcy — pole służy do zapisywania danych nadawcy w historii nadawców. Umożliwia to odnalezienie klienta przy przyszłych płatnościach na podstawie zapisanych informacji. Dostępne są następujące ustawienia:

  • (brak)

  • Nie zapisuj

  • Zapisz w historii

Zakładka Controlling

Szczegółowy opis pól:

• Rodzaj kosztów — w tym polu wprowadzany jest rodzaj kosztu, jeżeli księgowanie ma być wykonywane z użyciem stałego rodzaju kosztu. Dla rodzaju kosztu należy wprowadzić dwa elementy. W pierwszym polu wprowadzany jest prawidłowy rodzaj kosztu, natomiast w drugim polu wybierana jest klasa kosztów. Dostępne są następujące ustawienia:

  • (brak)

  • Bez klasy kosztów

  • Zmienne koszty ogólne

  • Stałe koszty ogólne

  • Zmienne koszty bezpośrednie

  • Stałe koszty bezpośrednie

• Wymiary opcjonalne – dostępnych jest 20 wymiarów opcjonalnych. Każdy wymiar opcjonalny reprezentuje inne informacje księgowe (określane przez użytkownika), np. nośniki kosztów, miejsca powstawania kosztów, projekty itp. Wymiary wykorzystywane w systemie są definiowane w aplikacji Typy wymiarów.
  W zależności od wymiarów opcjonalnych używanych w zastosowanym typie dokumentu możliwe jest określenie stałych wartości dla odpowiednich wymiarów. Jeżeli na przykład wykorzystywane jest miejsce powstawania kosztów, można wskazać prawidłowe miejsce powstawania kosztów, które ma być używane w księgowaniach.

Zakładka Wyszukiwanie konta

W tej zakładce definiowanych jest maksymalnie pięć funkcji wyszukiwania kont wykorzystywanych podczas księgowania wyciągów bankowych. Każda funkcja wyszukiwania uruchamia własną procedurę wyszukiwania w trakcie przetwarzania pozycji wyciągu w celu odnalezienia konta (np. partnera). Dopiero po jednoznacznej identyfikacji konta możliwe jest wyszukiwanie oraz przypisywanie otwartych pozycji.

Szczegółowy opis instrukcji wyszukiwania znajduje się w artykule Wyszukiwanie partnera i rozrachunków.

Zakładka Wyszukiwanie kont składa się z podzakładek Logika wyszukiwania kont oraz Numer z pól użycia.

Podzakładka Logika wyszukiwania kont

Szczegółowy opis pól:

• Logika wyszukiwania kont — wybór w tym polu umożliwia określenie kryteriów wykorzystywanych do wyszukiwania kont. Dostępne są następujące ustawienia:

  • (brak)

  • Banki partnerów – partner jest przypisywany w danych podstawowych na podstawie swoich danych bankowych.

  • Zapisane banki ze starszych wyciągów – partner jest przypisywany na podstawie informacji bankowych zapisanych w historii banku.

  • Numer partnera z powodu płatności – wyszukiwanie jest wykonywane na podstawie numeru partnera w tytule płatności.

  • Nadawca z historii wyciągów – partner jest przypisywany na podstawie danych nadawcy zapisanych w historii nadawców.

  • Z numeru w polach tytułu płatności – partner może zostać wyszukany np. na podstawie numeru faktury otwartej pozycji zapisanego w tytule płatności. W przypadku wyboru tej opcji dostępne są pola do uzupełnienia w podzakładce Numer w tytule płatności.
    

    Uwaga

    Możliwe jest łączenie wielu logik wyszukiwania.

Podzakładka Numer celu zastosowania

Aplikacja Definicja księgowań nie wymaga dodatkowych ustawień w aplikacji Konfiguracja.

Dla aplikacji Definicja księgowań istotna jest następująca jednostka biznesowa, której można użyć np. do

• Przyporządkowania uprawnień
• Konfigurowania definicji działań
• Importu lub eksportu danych.

Definicja księgowań:

com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.bankstatement.obj.PostingDefinition

Jednostka biznesowa należy do następującej grupy jednostek biznesowych:

com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.bankstatement.MasterData

Uprawnienia

Uprawnienia mogą zostać przyporządkowane za pomocą ról uprawnień jak również poprzez przyporządkowanie organizacji. Szczegółowe informacje można znaleźć w artykule Uprawnienia.

Uprawnienia specjalne

Aplikacja Definicja księgowań nie posiada specjalnych uprawnień.

Przyporządkowania organizacyjne

Jeśli funkcja Uprawnienia do treści została aktywowana w aplikacji Konfiguracja, użytkownik może korzystać z aplikacji Definicja księgowań tylko wtedy, gdy przypisano mu organizację w danych podstawowych partnera, która jest zintegrowana z co najmniej jedną z następujących struktur organizacyjnych:

• Księgowość finansowa

Funkcje specjalne

Aplikacja Definicja księgowań nie ma żadnych specjalnych funkcji.

Uprawnienia dla partnerów biznesowych

Aplikacja Definicja księgowań nie jest dostępna dla partnerów biznesowych.