Dialog przyporządkowania rozrachunku

Dialog przyporządkowania rozrachunku może być wywołany tylko z dialogu księgowania i tylko dla określonych rodzajów dokumentów. Dotyczy to dokumentów, w których przypisywane lub rozliczane są rozrachunki. Przykłady obejmują tworzenie płatności, księgowanie bankowe, ręczną aktualizację pozycji w obcej walucie lub rozrachowanie rozrachunków.

W dialogu księgowania dialog przyporządkowania rozrachunku można otworzyć, w zależności od typu dokumentu, za pomocą skrótu klawiaturowego Alt+Down lub poprzez pole Przyporządkowanie rozrachunku na zakładce Przyporządkowanie rozrachunku lub pole Numer rozrachunku na zakładce Rozrachunek lub Pola lustrzane. W przypadku dokumentów księgowych z kategorii Płatności dialog przyporządkowania rozrachunku otwiera się automatycznie, jeśli zostało to odpowiednio ustawione w typie dokumentu.

W większości przypadków nie jest konieczne ręczne przypisanie rozrachunków do dokumentu (np. płatności) przez dialog przyporządkowania rozrachunku. Rozrachunki mogą być przypisane automatycznie na podstawie numeru rozrachunku wprowadzonego w zakładce Przyporządkowanie rozrachunku oraz kwoty. Jeśli przypisanie nie jest możliwe z powodu różnic (np. niedokładne przypisanie), system automatycznie przechodzi do dialogu przyporządkowania.

Dokument ten opisuje funkcjonalność dialogu przyporządkowania rozrachunku.

Opis aplikacji

Po wywołaniu dialogu przyporządkowania rozrachunku, wszystkie rozrachunki dla konta wprowadzonego w dokumencie księgowym są wyświetlane w tabeli do przypisania. Wyświetlanie można ograniczyć za pomocą różnych pól nagłówka.

Jeśli rozrachunki mają być przypisane w ramach rozrachunku międzyfirmowego z różnych organizacji, można zmienić organizację dla selekcji pozycji. W polu Organizacja dostępna jest pomoc wartościowa, która pozwala wyświetlić wszystkie dozwolone organizacje do wyboru. Szczegółowe informacje na temat rozrachunku międzyfirmowego znajdują się w dokumencie Wprowadzenie: Rozliczenia pomiędzy podmiotami powiązanym.

Rozrachunki, dla których należy uwzględnić potrącenia lub które zostały już zaksięgowane, mają zaproponowaną kwotę kompensacyjną do przypisania, pomniejszoną o potrącenie. Szczegółowe informacje na temat potrąceń znajdują się w dokumencie Wprowadzenie: Potrącenia.

Rozrachunki, które mają zostać przypisane do dokumentu, są wybierane w tabeli. Typ selekcji zależy od kategorii dokumentu (np. płatność, nota kredytowa itp.). Dla dokumentów kategorii Nota kredytowa, Podział rozrachunku lub Zmiana rozrachunku możliwe jest tylko proste przypisanie. Dla dokumentów kategorii Płatności, Księgowanie waluty lub Rozliczenie rozrachunku możliwe jest wybranie wielu rozrachunków do przypisania, zaznaczając pole wyboru.

Dodatkowo, można wyszukiwać rozrachunki, które mają zostać przypisane do płatności. W tym celu można wprowadzić sekwencję wyszukiwania rozrachunku i odpowiednią wartość wyszukiwania w edytorze przypisania.

Przed przypisaniem wybrane rozrachunki mogą być edytowane. Można zmienić kwotę rozrachunku lub kwotę potrącenia dla poszczególnych rozrachunków lub usunąć potrącenia dla wszystkich wybranych rozrachunków, korzystając z dostępnych akcji w roli akcji.

Dialog przyporządkowania rozrachunku składa się z nagłówka i obszaru roboczego.

Nagłówek

Nagłówek zawiera pola kryteriów wyszukiwania, których można użyć do wybrania otwartych elementów do wyświetlenia. Po wywołaniu okna dialogowego przydziału dostępne są tylko pola wyszukiwania Konto, Organizacja, Numer rozrachunku i Zewnętrzny numer dokumentu w celu wyświetlenia zwiększonej liczby rozrachunków.  W razie potrzeby można wyświetlić inne pola wyszukiwania.

Do przypisania rozrachunków do dokumentu organizacja oraz konto są zazwyczaj wstępnie wypełniane na podstawie żądającego dokumentu, dzięki czemu wszystkie rozrachunki danego konta mogą zostać od razu wyświetlone.

• Konto — w tym polu należy wprowadzić konto jako kryterium wyszukiwania otwartych pozycji, które mają zostać wyświetlone, jeśli jest to wymagane. Konto jest zwykle wstępnie wypełniane przez dokument żądający, ale może zostać nadpisane.
• Organizacja — w tym polu należy wprowadzić organizację jako kryterium wyszukiwania danych do wyświetlenia, jeśli jest to wymagane. Organizacja jest zwykle wstępnie wypełniana przez dokument żądający, ale może zostać nadpisana. W przypadku przypisania do dokumentów kategorii Nota kredytowa organizacja jest blokowana przed wprowadzeniem.
• Numer rozrachunku — w tym polu należy wprowadzić jeden lub więcej numerów rozrachunków jako kryteria wyszukiwania danych, które mają być wyświetlane, jeśli są ponownie wymagane. Można również użyć symboli zastępczych w celu określenia numerów rozrachunku, na przykład 12* wyświetla wszystkie otwarte pozycje, których numer rozrachunku zaczyna się od 12. Można użyć następujących symboli zastępczych do wyszukiwania:
  • %
  • *
  • <>
  • ~
  • =- ?
• Zewnętrzny numer dokumentu — w tym polu należy wprowadzić jeden lub więcej zewnętrznych numerów dokumentów jako kryteria wyszukiwania danych do wyświetlenia, jeśli jest to wymagane. Można także użyć symboli zastępczych do określenia zewnętrznych numerów dokumentów, na przykład „12*” wyświetla wszystkie otwarte pozycje, których zewnętrzny numer dokumentu zaczyna się od „12”. Możesz użyć następujących symboli zastępczych do wyszukiwania:
  • %
  • *
  • <>
  • ~
  • =- ?
• Status rozrachunku — tutaj należy wybrać dane, które mają być wyświetlane zgodnie z ich statusem. Można wybrać następujące ustawienia:
  • (Wszystkie)
  • Otwarty
  • Uregulowany
  • (pozostałe)
• Blokada — tutaj użytkownik wybiera otwarte elementy, które mają być wyświetlane zgodnie z ich blokadą. Można wybrać następujące ustawienia:
  • (Wszystkie)
  • Niezablokowany
  • Zablokowane przez program księgowania
  • Zablokowane ze względu na monitowanie
  • Zablokowane przez propozycję zapłaty
  • Zablokowane przez LSV
  • Zablokowane przez polecenie zapłaty
  • Zablokowane przez opracowanie rozrachunku
  • Zablokowane ze względu na nową wycenę
  • Zablokowane przez zamykanie rozrachunku
  • Zablokowany przez rozliczenie rozrachunku pomiędzy powiązanymi przedsiębiorstwami
  • (pozostałe)
• Data wymagalności — tutaj należy wybrać rozrachunki, które mają być wyświetlane zgodnie z ich terminem płatności, jeśli jest to wymagane
• Data powstania — w tym miejscu należy wybrać otwarte pozycje, które mają być wyświetlane zgodnie z datą ich utworzenia, jeśli jest to wymagane
• Kwota — w tym miejscu należy wybrać rozrachunki, które mają być wyświetlane zgodnie z ich kwotą, jeśli jest to wymagane
• Kwota waluta obca —  w tym miejscu należy wybrać otwarte pozycje, które mają być wyświetlane zgodnie z ich kwotą w walucie obcej, jeśli jest to wymagane
• Grupa podmiotów —  w tym polu należy wprowadzić jeden lub więcej numerów powiązań jako kryteria wyboru otwartych pozycji, które mają być wyświetlane, jeśli jest to wymagane
• Realizator płatności — w tym polu należy wprowadzić jeden lub więcej realizatorów płatności jako kryteria wyboru dla otwartych pozycji, które mają zostać wyłączone, jeśli jest to wymagane
• Członek grupy podmiotów — w tym polu należy wprowadzić jednego lub więcej członków podmiotów jako kryteria wyboru dla otwartych pozycji, które mają być wyświetlane, jeśli jest to wymagane
• Grupa kont zbiorczych — w tym polu należy wprowadzić jedną lub więcej grup kont zbiorczych jako kryteria wyboru dla otwartych pozycji, które mają być wyświetlane, jeśli jest to wymagane
• Status zaliczek — tutaj użytkownik wybiera otwarte pozycje, które mają być wyświetlane zgodnie z ich statusem zaliczki. Można wybrać następujące ustawienia:
  • (Wszystkie)
  • Bez zaliczek
  • Polecenia wpłaty zaliczki
  • Zaliczki
• Wyświetl konta mieszane — za pomocą tej etykiety można wybrać, czy rozrachunki kont mieszanych będą również brane pod uwagę przy wyświetlaniu. Można użyć tej funkcji do wybrania rozrachunków konta referencyjnego również do wyświetlenia
• Okres księgowania poprzez — to pole jest wyświetlane tylko w przypadku przypisywania rozrachunków w aktualizacji wyceny waluty. Zawiera okres przeszacowania, który został określony zgodnie z datą księgowania dokumentu

Obszar roboczy

W obszarze roboczym okna dialogowego przypisania znajduje się tabela przypisań oraz, w zależności od rodzaju dokumentu, edytor przypisań.

Tabela przypisań

Tabela przypisań wyświetla wszystkie rozrachunki do wyboru, które spełniają kryteria wyszukiwania wprowadzone w nagłówku. Nad nagłówkiem znajdują się przyciski Teksty i Realizator płatności, których można użyć do wyświetlenia innych informacji o rozrachunkach.

Przycisk Teksty

Po kliknięciu przycisku Teksty dla każdego rozrachunku i zostanie wyświetlony dodatkowy wiersz z tekstem księgowania i tekstem rozrachunku, a także datą dokumentu. Inne kliknięcie spowoduje ukrycie tego wiersza.

Przycisk Realizator płatności

Po kliknięciu przycisku Realizacja płatności dla każdego rozrachunku zostanie wyświetlony dodatkowy wiersz zawierający informacje o realizatorze płatności, grupie podmiotów, członku grupy podmiotów i liście faktur, jeśli istnieją. Kolejne kliknięcie spowoduje ukrycie tego wiersza.

W tabeli przypisań wyświetlane są następujące kolumny:

• Wybór pola wyboru — nie jest edytowalne dla wszystkich rodzajów dokumentów. Jeśli to pole wyboru zostanie aktywowane przed otwartą pozycją, zostanie wybrane do przypisania.
• Numer rozrachunku — ta kolumna zawiera numer otwartej pozycji
• Zewnętrzny numer dokumentu — w przypadku rozrachunków wierzycieli kolumna ta zwykle zawiera numer dokumentu strony fakturującej. Jednak zewnętrzny numer dokumentu może być również wypełniony dla dłużników.
• Konto — w tej kolumnie wyświetlany jest numer dłużnika lub wierzyciela, dla którego utworzono rozrachunek
• Kwota waluta obca — jeśli rozrachunek został zaksięgowany w walucie obcej, w tej kolumnie wyświetlane jest saldo rozrachunku w odpowiedniej walucie
• Kwota — ta kolumna zawiera saldo rozrachunku w walucie podstawowej
• Wn/Ma — ta kolumna zawiera flagę debetową/ kredytową salda rozrachunku
• Wyrównanie — ta kolumna zawiera kwotę rozliczenia, z uwzględnieniem możliwych potrąceń, która ma zostać rozliczona z otwartą pozycją. Jeśli dla danego zlecenia nie określono kwoty rozliczenia, kwota ta zostanie obliczona automatycznie. W tym celu zostanie obliczona suma potrąceń dla rozrachunku i odjęta od salda rozrachunku. Wynikiem jest oczekiwana kwota rozliczenia, która jest następnie używana jako domyślna. Pole można edytować tylko dla pozycji wybranych do przypisania
• Potrącenia — ta kolumna zawiera sumę wszystkich autoryzowanych potrąceń dla otwartej pozycji (wygasłe rabaty gotówkowe nie są uwzględniane w tej kwocie). Jeśli dla przydziału nie określono kwoty potrącenia, kwota ta zostanie obliczona automatycznie. Jeśli kwota rozliczenia została utworzona ręcznie dla pozycji, kwota ta zostanie użyta jako kwota bazowa do obliczenia potrąceń. Jeśli dla zadania nie określono kwoty rozliczenia, potrącenia zostaną obliczone zgodnie z saldem rozrachunku.
• Skonto przeterminowane od — w przypadku rabatów gotówkowych, które wygasły, w tej kolumnie wyświetlane są dni od wygaśnięcia rabatu gotówkowego.
• Akceptuj przeterminowane skonta — w przypadku wygasłych rabatów gotówkowych zwykle oczekuje się pełnego rozliczenia rozrachunku. Jeśli jednak chcemy zaakceptować odliczenie rabatu gotówkowego, aktywuj tę etykietę.
• Inne potrącenia — ta kolumna wskazuje, czy oprócz potrącenia rabatu gotówkowego do otwartej pozycji mają zastosowanie inne potrącenia (np. rabat). Inne odliczenia są oznaczone zielonym kółkiem.
• Data wymagalności — w tej kolumnie wyświetlany jest termin płatności otwartej pozycji
• Info — ta kolumna wskazuje, czy dla rozrachunku dostępny jest tekst informacyjny
• Blokada — ta kolumna wskazuje, czy istnieje blokada dla rozrachunku, np. z przebiegu księgowania. Jeśli otwarta pozycja jest zablokowana, jest to oznaczone czerwonym kółkiem

W zależności od rodzaju dokumentu żądającego księgowania, okno dialogowe przypisania oferuje różne procedury wyboru otwartych pozycji do przypisania.

Na przykład w przypadku dokumentów z kategorii Płatności, Rozliczenie rozrachunku lub Księgowanie różnic kursowych można również wybrać otwarte pozycje do przypisania. Wyboru dokonuje się poprzez aktywację pola wyboru przed odpowiednią otwartą pozycją.

Wybrany w ten sposób rozrachunek jest automatycznie przenoszony na początek tabeli. W tym samym czasie obliczana jest kwota rozliczenia z uwzględnieniem możliwego odliczenia rabatu gotówkowego (i innych odliczeń, jeśli istnieją, np. rabatów), a także określane jest możliwe odliczenie. W przypadku rabatu gotówkowego, który wygasł, dni wygaśnięcia rabatu gotówkowego są określane i wyświetlane.

Jeśli istnieje różnica między kwotą płatności a ustaloną kwotą rozliczenia, można zmienić kwotę rozliczenia lub możliwą kwotę potrącenia. W przypadku zmiany kwoty rozliczenia, jeśli otwarta pozycja jest niezaliczalna lub istnieją inne potrącenia, kwota potrącenia jest obliczana ponownie. Jeśli kwota potrącenia zostanie zmieniona, kwota rozliczenia zostanie odpowiednio przeliczona.

Z drugiej strony, w przypadku kuponów z kategorii Nota uznaniowa, Podział rozrachunku i Zmiana rozrachunku można obecnie wybrać i przypisać tylko jedną otwartą pozycję. W tym przypadku nie można również zmienić kwoty rozliczenia ani kwoty potrącenia.

Przycisk Suma

Przycisk Suma nad tabelą przypisań jest dostępny tylko wtedy, gdy otwarte pozycje np. płatności są przypisane do wyceny waluty lub do rozliczenia rozrachunku. Po kliknięciu przycisku w dolnej części tabeli zostaną wyświetlone dwa wiersze.

Pierwszy wiersz zawiera łączne saldo, łączną kwotę rozliczenia i łączną kwotę potrącenia wszystkich otwartych pozycji wybranych do przypisania, a w przypadku płatności – utworzoną kwotę płatności księgowania. Jeśli istnieje różnica między kwotą płatności a całkowitą kwotą rozliczenia, zostanie ona również wyświetlona w pierwszym wierszu. Na podstawie tej różnicy możesz na przykład rozpoznać, czy wszystkie otwarte pozycje są wybrane do przypisania, czy też poszczególne pozycje nadal wymagają edycji.

W drugim wierszu wyświetlana jest łączna kwota przeterminowanych skont. Sumy są zawsze wyświetlane w walucie rozliczeniowej.

Edytor przypisań

Dla rodzajów dokumentów z kategorii Płatności, Rozliczenie rozrachunku i Księgowanie różnic kursowych, w dolnej części okna dialogowego przypisania dostępny jest edytor przypisań. Za jego pomocą można wyszukać jedną lub więcej otwartych pozycji i automatycznie je przypisać.

Wyszukiwanie odbywa się za pomocą zdefiniowanej sekwencji wyszukiwania rozrachunku, która wskazuje, jakie pola będą używane jako odniesienie (np. numer rozrachunku, numer dokumentu zewnętrznego, tekst rozrachunku).

Wartość referencyjną wpisuje się w polu Przypisanie. Jeśli sekwencja wyszukiwania obejmuje numer OI, należy tam wpisać numer otwartej pozycji. Można używać symboli zastępczych: %, *, <>, ~, =, ?.

Przykłady:

• 1* – wybiera wszystkie pozycje zaczynające się od 1
• 1*25 – wybiera pozycje zaczynające się od 1 i kończące na 25

Dane zatwierdza się zieloną strzałką lub klawiszem Enter. Wybrane pozycje zostaną zaznaczone i przeniesione na początek tabeli przypisań. Jeśli wybrano tylko jedną otwartą pozycję i istnieje różnica między kwotą płatności a kwotą rozliczenia, odpowiednią kwotę można zmienić za pomocą pól Wyrównanie i Potrącenie.

• Kolejność wyszukiwania rozrachunku — aby wybrać otwarte pozycje za pomocą edytora przypisań dla przydziału, należy określić kolejność wyszukiwania, która ma zostać użyta. W tym miejscu definiowane są pola (np. numer rozrachunku, numer zewnętrzny dokumentu lub tekst rozrachunku), które powinny być używane jako odniesienie podczas wyszukiwania.
• Akceptuj przeterminowane skonta — pole pozwala zaakceptować pomniejszoną kwotę mimo wygaśnięcia rabatu
• Przypisanie –pole do wpisania wartości wyszukiwanej otwartej pozycji (np. numeru rozrachunku)
• Wyrównanie — ręczne określenie kwoty rozliczenia dla pozycji. Kwota wyrównania nie zostanie przyjęta w przypadku znalezienia wielu pozycji na podstawie terminu przydziału.
• Wn/Ma — wskazuje typ kwoty wyrównania
• Potrącenie — ręczne określenie kwoty potrącenia. Kwota potrącenia nie zostanie przyjęta w przypadku znalezienia wielu pozycji na podstawie terminu zlecenia
• Wn/Ma — wskazuje typ kwoty potrącenia

Przypisz

W celu przypisania wybranych rozrachunków do odpowiedniego dokumentu w oknie dialogowym księgowania, okno dialogowe przypisywania otwartych pozycji oferuje przyciski Przypisz oraz Przyporządkuj i kontynuuj.

Przycisk Przypisz

Po kliknięciu przycisku Przypisz wybrane pozycje zostają przypisane, okno przypisania zamyka się, a użytkownik wraca do okna księgowania. Jeśli nie wystąpią żadne różnice między sumą przypisanych otwartych pozycji a kwotą płatności (również z uwzględnieniem odliczenia rabatu gotówkowego i innych odliczeń), przypisanie rozrachunku zostanie zamknięte, a dokument może zostać zaksięgowany. Jeśli aktywowano automatyczne księgowanie dla okna dialogowego księgowania w Konfiguracji lub w ustawieniach użytkownika, dokument zostanie zaksięgowany automatycznie. Więc informacji można znaleźć w artykule Ustawienia księgowania finansowego. Z drugiej strony, jeśli występują różnice między sumą rozliczeniową przypisanych rozrachunków a kwotą płatności, dokument zostanie wyświetlony ze wszystkimi przypisanymi otwartymi pozycjami w tabeli pozycji księgowania w oknie dialogowym księgowania. W tym miejscu użytkownik może przejąć poszczególne pozycje dokumentu do przetworzenia w edytorze księgowań lub przypisać inne otwarte pozycje.

Przycisk Przyporządkuj i kontynuuj

Dostępny tylko dla niektórych rodzajów dokumentów (np. z kategorii Płatności). Pozwala przypisać otwarte pozycje bez zamykania okna przypisań, umożliwiając dalsze przypisywanie. Aby zakończyć przypisanie należy użyć przycisku Przypisz.

Działania oparte na aplikacjach

Dostępne są dodatkowe akcje, np. dla kuponów z kategorii Płatności i Księgowanie różnic kursowych:

• Usuń przypisanie
• Akceptuj przeterminowane skonta
• Nie akceptuj przeterminowanych skont
• Cofnij kwoty
• Usuwanie potrąceń
• Ukryj przyporządkowane pozycje
• Pokaż przyporządkowane pozycje
• Przypisz najstarszy rozrachunek do kwoty

Usuń przypisanie

Za pomocą tej akcji użytkownik może usunąć znacznik wyboru dla wszystkich rozrachunków, które są wybrane do przypisania. Otwarte pozycje zostaną ponownie posortowane w tabeli zgodnie z bieżącą kolejnością sortowania. Ponadto usunięte zostaną obliczone kwoty wyrównania, kwoty potrąceń, przeterminowane skonta.

Akceptuj przeterminowane skonta

Za pomocą tej akcji użytkownik może ustawić znacznik wyboru Akceptuj przeterminowane skonta dla wszystkich wybranych otwartych pozycji, dla których rabat gotówkowy już wygasł.

Nie akceptuj przeterminowanych skont

Za pomocą tej akcji użytkownik może cofnąć znacznik wyboru Akceptuj przeterminowane skonta dla wszystkich wybranych otwartych pozycji.

Cofnij kwoty

Jeśli użytkownik zmieniał kwoty rozliczenia lub kwoty potrąceń dla wybranych otwartych pozycji, zostaną one zresetowane do wartości domyślnej po wywołaniu tej akcji.

Usuwanie potrąceń

Za pomocą tej akcji użytkownik może usunąć potrącenia dla wszystkich wybranych otwartych pozycji. W tym samym czasie kwota wyrównania zostanie ponownie obliczona.

Ukryj przyporządkowane pozycje

Za pomocą tej akcji użytkownik może usunąć już wybrane otwarte pozycje z wyświetlacza. Jest to przydatne na przykład, gdy przypisanych jest wiele otwartych pozycji, ponieważ już wybrane otwarte pozycje są zawsze wyświetlane na początku tabeli.

Pokaż przyporządkowane pozycje

Ta akcja spowoduje wyświetlenie ukrytych otwartych pozycji w tabeli.

Przypisz najstarszy rozrachunek do kwoty

Jeśli użytkownik wywoła tę akcję, system wybierze tyle pozycji, zaczynając od najstarszych wybranych do przypisania, aż do osiągnięcia określonej kwoty księgowania. Zostanie podjęta próba znalezienia jak największej liczby otwartych pozycji. Oznacza to, że podczas wyszukiwania preferowany będzie wybór otwartych pozycji z mniejszymi kwotami, a pozycje debetowe i kredytowe będą obliczane względem siebie i wybierane, jeśli ma to zastosowanie.